10 conseils pour organiser une visioconférence productive

• Comme tout type de réunion, les conférences téléphoniques peuvent facilement dérailler et devenir improductives.
• La vidéoconférence contribue à rendre les conférences téléphoniques plus productives en permettant aux participants de voir le langage corporel de chacun et de se sentir plus impliqués.
• L’activation obligatoire des caméras vidéo, la définition d’agendas stricts et la délégation de tâches pendant un appel peuvent rendre les visioconférences plus productives.
• Cet article s’adresse aux propriétaires d’entreprise qui souhaitent améliorer la productivité des appels de vidéoconférence.

Entre mauvaises connexions, bruits de fond gênants, participants ne sachant pas de quoi il s’agit et conversations hors sujet, une conférence téléphonique peut rapidement dérailler. Comme pour tout autre type de réunion, personne ne veut assister à un appel où rien n’est accompli. Cela est particulièrement vrai avec la gêne que les conférences téléphoniques traditionnelles peuvent inspirer lorsque le langage corporel et les signaux non verbaux sont manqués.

Cependant, les modalités de travail à distance et hybrides deviennent la norme, ce qui signifie que les conférences téléphoniques sont là pour rester. Heureusement, la visioconférence peut atténuer certains des problèmes liés aux conférences téléphoniques typiques. Dans cet esprit, nous avons élaboré une introduction sur la manière de maximiser la productivité des visioconférences afin de garantir qu’elles constituent un outil de communication vraiment utile pour votre entreprise.

Comment organiser une visioconférence productive

Pour aider les propriétaires d’entreprise à organiser des vidéoconférences productives, nous avons demandé conseil à des professionnels chevronnés qui organisent et participent régulièrement à ce type de réunions. Voici 10 conseils qu’ils ont proposés sur la meilleure façon d’augmenter la productivité lors des appels de vidéoconférence.

1. Offrez différentes options de service.

En tant que consultant indépendant pour les petites entreprises et les communications, Rob Swystun participe à de nombreuses vidéoconférences. Pour assurer le bon déroulement de ces réunions, il est flexible sur le logiciel de visioconférence qu’il utilise. Par exemple, certains clients peuvent préférer Skype, tandis que d’autres utilisent Zoom. [Voir notre comparaison de Zoom contre RingCentral .]

« Je laisse toujours les clients choisir [la plateforme] pour qu’ils soient à l’aise », a déclaré Swystun. « Cela garantit qu’il n’y aura pas de tâtonnements et de perte de temps avec un service qu’ils ne connaissent pas. »

2. Choisissez un réglage approprié.

Christopher Westfall, Sr., directeur général du Senior Savings Network, a déclaré que le choix d’un endroit calme et approprié est essentiel pour ceux qui hébergent ou participent à des appels vidéo en dehors du lieu de travail.

« L’environnement dans lequel le participant se connectera à la réunion est important », a déclaré Westfall. « Les bébés qui pleurent, les chiens qui aboient, les enfants qui courent dans la maison ne sont pas propices à un échange productif. »

Le saviez-vous ? : Zoom et Dialpad sont deux exemples d’applications de visioconférence particulièrement adaptées à la collaboration professionnelle à distance.

3. Soyez à l’heure.

Shannon DeJong, PDG de House of Who, a déclaré que beaucoup de temps était perdu lorsque les retardataires se joignaient à la réunion et présentaient les excuses obligatoires.

« Cela demande des efforts considérables, car la ponctualité est profondément ancrée dans la culture d’une entreprise, et particulièrement apparente avec les appels interentreprises », a-t-elle déclaré.

Pour développer des habitudes de ponctualité en visioconférence, DeJong suggère que les réunions commencent à cinq heures du matin ou à une autre heure impaire, afin que les gens tiennent davantage compte de l’heure de début. Elle a dit de mettre dans la description de l’ordre du jour, « Nous commencerons exactement à 9h01 » ou « Veuillez être ponctuel. »

« Si la ponctualité est difficile [pour certains participants], commencez quand même les réunions à l’heure et intégrez une culture de » ne soyez pas en retard, mais si vous le faites, venez tranquillement « pour éviter toutes les petites discussions et les excuses », DeJong a dit.

4. Utilisez les bons outils.

Les outils de visioconférence tels que les caméras à 360 degrés, le partage d’écran et les hôtes de réunions virtuelles permettent de garantir que tous les employés peuvent suivre ce qui se passe et rester engagés, a déclaré Frank Weishaupt, PDG d’Owl Labs.

« Mais plus important encore, ces outils aideront les participants à distance à se sentir dans la pièce, au lieu d’être simplement une mouche sur le mur », a-t-il déclaré. « Les participants à distance sont plus susceptibles de contribuer à la réunion lorsqu’ils n’ont pas l’impression que leur présence n’était qu’une réflexion après coup.

5. Assurez-vous que la technologie fonctionne correctement.

Dave Crenshaw, consultant en productivité et leadership, a déclaré que pour s’assurer que la réunion commence à l’heure et se déroule sans heurts, vérifiez que le service de conférence fonctionne correctement avant le début de votre réunion.

« Assurez-vous que votre visage est visible et clair, que vous pouvez partager l’écran pour une collaboration facile et que les bruits de fond sont minimisés en étant dans un espace calme et privé », a-t-il déclaré.

La feuille de triche de vidéoconférence de Business News Daily décrit les fonctionnalités que vous devriez tester sur Zoom, Skype, Microsoft Teams et GoTo Meeting pour une meilleure expérience.

6. Allumez votre vidéo.

Trop souvent, les participants à la visioconférence n’allument pas leurs caméras vidéo pendant les réunions. Suz O’Donnell, chef de portefeuille au point B, a déclaré que c’était un énorme manque.

« Toute la conversation change lorsque votre visage est également sur la vidéo », a-t-elle déclaré. « Vous pouvez voir les expressions de chacun, vous sentir plus comme une équipe, et cela empêchera presque tout le monde de faire du multitâche. »

O’Donnell a déclaré que le multitâche est beaucoup plus difficile lorsque les autres peuvent vous voir, expliquant: «Cela signifie que votre personnel à distance ne peut pas être en réunion avec vous tout en vérifiant ses e-mails, en terminant une feuille de calcul ou en vérifiant son téléphone. Cela tuera la productivité de votre organisation.

7. Gardez tout le monde en sourdine.

Le bruit de fond peut être particulièrement gênant lors d’un appel de vidéoconférence. C’est pourquoi Ciara Hautau, responsable du marketing numérique chez Sparro, estime qu’il est essentiel que tout le monde éteigne son microphone lorsqu’il ne parle pas.

« Vous ne pouvez pas imaginer ce que nous entendons en arrière-plan : d’autres employés discutant, des gens tapant, le bruit de la rue, etc. », a-t-elle déclaré. « C’est super distrayant. Assurez-vous que la seule personne qui a son audio est la personne qui parle. Cela aide à garder la réunion plus ciblée, et tout le monde peut clairement entendre et communiquer.

8. Ayez un ordre du jour.

Préparer un ordre du jour et l’envoyer avant la réunion est une étape conseillée par presque tous les experts en vidéoconférence. Un ordre du jour fixe permet à tous les participants de savoir exactement ce qui sera discuté. De cette façon, les participants peuvent se préparer à peser sur ces sujets.

Daniela Andreevska, stratège et créatrice de contenu indépendante, a déclaré qu’un ordre du jour aide les gens à se préparer pour la réunion et à suivre la discussion.

« Pour une productivité maximale, il est recommandé d’avoir [listé] non seulement les sujets que vous devez aborder, mais aussi combien de temps vous prévoyez de rester sur chacun », a-t-elle déclaré. « Cela montrera aux participants l’importance de chaque problème et le niveau de détail dans lequel vous aimeriez en discuter. »

9. Mettez quelqu’un en charge.

Pour une réunion qui est organisée tout au long et se termine par des résultats précis, vous devez avoir une personne en charge de la discussion, selon Andreevska.

« Cela ne doit pas nécessairement être la personne qui accueille la réunion ou qui l’a organisée », a-t-elle déclaré. « Vous pouvez déléguer la tâche à votre collègue qui possède le plus d’expertise sur la question qui fait l’objet de la réunion. »

L’hôte doit coordonner avec cette personne pour aider à préparer l’ordre du jour.

« Au début de la réunion, si vous êtes l’hôte, commencez la réunion en présentant le sujet et la personne responsable, puis laissez-les diriger à partir de là », a déclaré Andreevska. « Bien sûr, si vous voyez que la réunion se perd, vous pouvez intervenir, mais essayez de limiter vos interventions au minimum. »

10. Restez professionnel.

« Ce n’est pas grave de parler de choses personnelles entre les [sujets], mais cela ne devrait pas distraire tout le monde de l’ordre du jour », a-t-il déclaré.

Le respect de l’étiquette commerciale est particulièrement important lors des réunions avec les clients.

Importance des réunions en visioconférence

Avec le travail à distance, ou des variantes de celui-ci, ici pour rester, les vidéoconférences sont rapidement devenues la méthode de réunion de choix pour de nombreuses organisations. C’est parce que la technologie vidéo améliore l’expérience de communication plus qu’un appel téléphonique typique.

Joe Manuele, ancien vice-président senior du développement de l’entreprise et des affaires de la société de plate-forme de communication Dialpad, a déclaré que les conférences téléphoniques uniquement audio sont médiocres car elles ne donnent pas aux participants la possibilité de voir ceux qui parlent et de comprendre pleinement ce qui se passe. a dit. [Découvrez les outils de visioconférence de Dialpad dans notre examen détaillé du système téléphonique professionnel Dialpad .]

« Voir quelqu’un en face à face dans une vidéo garantit qu’il peut communiquer verbalement et non verbalement et crée une sensation dans la chambre pour les appelants distants qui leur permet de se sentir à l’aise et de participer pleinement », a déclaré Manuele.

De plus, la visioconférence connecte les gens quel que soit leur emplacement, permet aux participants de présenter des informations à l’écran et facilite la collaboration. Il suffit d’utiliser ces réunions à bon escient.

« L’hébergement de réunions vidéo productives est essentiel à la mission dans l’environnement de travail actuel », a déclaré Manuele. « Lorsque les réunions deviennent chronophages, elles entraînent de la frustration pour toutes les personnes impliquées et un gaspillage d’argent pour l’entreprise. »

Soulignant l’importance des réunions par visioconférence – et la nécessité de les organiser efficacement – sont les conclusions de l’ état de la visioconférence de Dialpad . Selon les recherches de l’entreprise, la personne type a en moyenne 9 ou 10 réunions par vidéoconférence par mois. Au total, près de 40 % des travailleurs passent entre 10 et 30 % de leur semaine en visioconférence.

Avec autant de temps consacré aux visioconférences, elles doivent en valoir la peine. Sinon, vous passerez à côté des avantages que votre entreprise peut tirer de la visioconférence et, plutôt que d’améliorer la productivité, vous finirez par la réduire.

Maximiser les appels en visioconférence

Qu’on les aime ou qu’on les déteste, les visioconférences font partie intégrante des affaires modernes. Cependant, une grande partie de l’inefficacité et de la maladresse de ces réunions peut être facilement corrigée en suivant les conseils ci-dessus. Pour les entreprises qui ont encore du mal à trouver leur flux, vérifiez si la plate-forme que vous utilisez convient à vos cas d’utilisation professionnelle. Si ce n’est pas le cas, lisez notre tour d’horizon des meilleurs systèmes téléphoniques professionnels pour les petites entreprises. Un certain nombre de solutions offrent des capacités de vidéoconférence exceptionnelles.

Jeremy Bender a contribué à la rédaction et au reportage de cet article. Des entrevues avec des sources ont été menées pour une version précédente de cet article.