12 outils de collaboration pour les petites entreprises

2023/01/27

Le travail à distance a poussé les entreprises à adopter rapidement des logiciels de communication et de collaboration en ligne.
Ces outils basés sur le cloud permettent aux collègues de travailler facilement ensemble, où qu’ils se trouvent.
Certains, tels que Zoom et Slack, sont des noms familiers, mais de nombreuses autres options sont également disponibles.
Cet article s’adresse à tout propriétaire de petite entreprise qui souhaite mettre en œuvre des outils plus collaboratifs dans les opérations quotidiennes de son entreprise.

Des réunions en personne aux vidéoconférences en ligne, la technologie a rendu la communication avec les employés et les clients plus facile et plus abordable que jamais. Que vous vous connectiez via un logiciel, une application mobile ou des plateformes de médias sociaux comme Twitter et Facebook, il existe divers outils de collaboration à considérer pour votre petite entreprise. Ce guide propose un aperçu de 12 outils utiles que vous pouvez utiliser pour garder vos équipes connectées.

BlueJeans par Verizon
Windstream Enterprise OfficeSuite UC
CiscoWebex
Cliquez sur Réunion
Fusée
Google Meet
Aller à une réunion
Équipes Microsoft
Mou
TeamViewer
Réunion Zoho
Zoom

Point clé à retenir : ces 12 outils de collaboration et de communication devraient être au premier plan de l’esprit de tout propriétaire de petite entreprise lorsqu’il cherche une solution appropriée pour amener l’équipe à travailler ensemble.

Principaux outils de communication interne et de collaboration

Du chat textuel aux appels vidéo en direct, ces programmes se distinguent comme des solutions puissantes et abordables pour toute petite entreprise cherchant à s’assurer que les employés et les responsables peuvent rester en contact facilement.

1. BlueJeans de Verizon

Tout le monde a une façon préférée d’assister aux réunions en ligne. BlueJeans , une plate-forme de communication vidéo basée sur le cloud, offre aux participants la possibilité de rejoindre des vidéoconférences à l’aide d’un navigateur Web, d’une application de bureau ou d’un téléphone mobile, tout en rendant les réunions plus productives grâce à un large éventail de fonctionnalités de collaboration disponibles sur toutes les plates-formes. Celles-ci incluent la possibilité d’héberger des réunions dans des salles de conférence et des mairies, de partager des écrans et d’enregistrer des réunions.

BlueJeans facilite la combinaison des workflows. Par exemple, vous pouvez planifier des réunions avec Outlook et Google Calendar et intégrer le logiciel à d’autres applications et services professionnels populaires. Tout le contenu est transmis avec un cryptage AES-GCM 256 bits et les conversations peuvent bénéficier du sous-titrage codé en temps réel de BlueJeans pour les utilisateurs malentendants. Les utilisateurs qui ne disposent pas d’appareils compatibles avec la vidéo ou l’audio peuvent téléphoner pour rejoindre des réunions.

Les plans pour les réunions BlueJeans commencent à 9,99 $ par hôte, par mois, si facturés annuellement. La version Pro, qui prend en charge jusqu’à 75 participants à la réunion et 5 heures d’enregistrement, commence à 13,99 $ par hôte, par mois, si facturée annuellement et étend les réunions à 150 participants et 25 heures d’enregistrement. Le plan Entreprise est au prix de 16,66 $ par hôte, par mois, lorsqu’il est facturé annuellement et prend en charge jusqu’à 200 participants et un enregistrement illimité. [Votre entreprise pourrait-elle bénéficier de la visioconférence ? Si tel est le cas, consultez les services de vidéoconférence que nous recommandons aux petites entreprises .]

2. Windstream Enterprise OfficeSuite UC

Vos employés sont toujours en déplacement ? OfficeSuite UC est un système UCaaS (communications unifiées en tant que service) 100 % basé sur le cloud, entièrement accessible à tout moment et en tout lieu. En plus des conférences audio, Web et vidéo, OfficeSuite offre des appels nationaux illimités, un service téléphonique sans frais et une télécopie numérique. Il dispose également de fonctions de mobilité utiles : le jumelage mobile, qui fait sonner simultanément tous les appels entrants sur votre bureau et votre téléphone portable ; hot-desking pour permettre les appels entrants et sortants depuis n’importe quel téléphone ; et la messagerie vocale virtuelle, vous permettant de recevoir des notifications et des messages depuis n’importe quel téléphone, en ligne ou par e-mail.

OfficeSuite UC intègre des intégrations avec des applications tierces telles que Salesforce, Skype, Google Workspace (anciennement G Suite), Slack et Microsoft Teams. UC propose également des services de centre de contact pour aider les utilisateurs à créer des files d’attente pour les appels et les discussions, ainsi que l’activité en direct et historique des agents et la possibilité d’enregistrer les appels. Contactez Windstream Enterprise pour obtenir des informations sur les prix.

3. CiscoWebex

Les entreprises qui dépendent fortement des réunions ont besoin d’un logiciel de communication complet. Le Webex de Cisco propose des vidéoconférences haute définition (HD) avec des fonctionnalités de collaboration et de partage de fichiers pour tous les types de réunions, y compris des présentations, des démonstrations de vente, des sessions de formation en ligne, des événements Web, des réunions du personnel et une assistance technique à distance.

Webex est entièrement accessible sur les appareils mobiles avec l’application mobile Webex pour iPhone, iPad, Android et BlackBerry. La version de base de Webex est gratuite et prend en charge jusqu’à 100 participants à la réunion, mais elle est limitée à un seul utilisateur et les réunions ne peuvent durer que 50 minutes. Les versions Premium commencent à 25 $ par mois et incluent les appels téléphoniques, les transferts de fichiers, 5 Go de stockage d’enregistrement dans le cloud et une assistance en direct 24h/24 et 7j/7.

4. Cliquez sur Réunion

Pour les entreprises qui hébergent de nombreux webinaires, ClickMeeting propose des dizaines d’outils pour vous aider à configurer et à exécuter une présentation fluide. Vous pouvez planifier votre webinaire à l’avance avec votre image de marque, vos diaporamas et votre partage d’écran. Vous pouvez créer des invitations personnalisées et des pages d’inscription pour que toutes les personnes dont vous avez besoin accèdent à votre salle de webinaire.

Pendant la présentation, vous pouvez ajouter des sondages, utiliser un outil de chat Q&R et créer des appels à l’action. Le webinaire peut également être enregistré pour une visualisation ultérieure. ClickMeeting commence à 25 $ par mois si facturé annuellement, avec une prise en charge jusqu’à 25 participants aux réunions et jusqu’à six heures de stockage d’enregistrement. Il existe également un plan de 40 $ par mois qui comprend des automatisations de webinaires utiles et un plan personnalisé pour les entreprises qui ont besoin d’une solution sur mesure.

5. Fusée

Vous avez besoin de plus de flexibilité dans vos réunions ? Fuze (maintenant une entreprise 8 × 8) regorge de fonctionnalités pour faire passer les réunions en ligne et en direct au niveau supérieur. En plus d’offrir des conférences audio et vidéo HD pouvant accueillir jusqu’à 1 000 participants, Fuze permet aux utilisateurs de présenter des documents, du multimédia, des animations et d’autres types de contenu riche.

Les participants peuvent accéder à Fuze sur n’importe quel appareil, qu’ils soient dans la même salle que la réunion, au bout du couloir ou à travers le pays. Vous pouvez facilement planifier des réunions directement depuis Microsoft Outlook ou Google Calendar. Fuze commence à 15 $ par utilisateur, par mois, avec la possibilité de passer à des niveaux avec plus de fonctionnalités et une prise en charge pour plus d’utilisateurs.

Le saviez-vous? Notre examen 8 × 8 a révélé que la société était le meilleur système téléphonique professionnel pour les services de base. Considérez-les si votre entreprise a besoin d’un système téléphonique efficace qui ne vous ruinera pas.

6. Google Meet

Que vous ayez besoin de passer des appels vocaux ou des appels vidéo ou de discuter et d’envoyer des messages multimédias, Google Meet est le type d’outil de collaboration de groupe qui facilite tous les types de communication entre les employés, quels que soient l’emplacement et les appareils des membres de votre équipe.

Comme d’autres composants de Google Workspace, Meet propose des améliorations par rapport à l’ancien outil phare de communication d’équipe de Google, Hangouts. Grâce à Meet, vous pouvez passer des appels vocaux directement depuis votre ordinateur (les appels vers les États-Unis et le Canada sont gratuits), organiser des vidéoconférences et des réunions et événements en direct. Les utilisateurs qui n’ont pas accès à un ordinateur ou à une connexion Internet peuvent se connecter avec un numéro de téléphone de réunion unique.

Le niveau Business Starter commence à 6 $ par utilisateur et par mois et comprend une adresse e-mail professionnelle personnalisée, des réunions vidéo de 100 participants, 30 Go de stockage dans le cloud par utilisateur et une assistance standard. Des niveaux de service supérieurs sont également disponibles, y compris des forfaits à 12 $ par utilisateur, par mois, 18 $ par utilisateur, par mois et des forfaits personnalisés avec des fonctionnalités améliorées pour prendre en charge les étiquettes de prix plus élevées.

7. Aller à la réunion

Si vous avez besoin d’une solution de conférence Web basique et facile à utiliser, GoToMeeting de LogMeIn peut vous aider à démarrer immédiatement. Vous pouvez utiliser sa fonction de réunion en un clic pour planifier des réunions via des intégrations avec Microsoft Office 365, Slack, Google Calendar et Microsoft Teams.

En plus de la visioconférence HD, GoToMeeting propose des dizaines d’outils utiles pour rendre vos réunions plus productives et interactives. Ceux-ci incluent le partage d’écran, l’audio Web, une ligne de conférence téléphonique, des outils de dessin et la possibilité d’enregistrer des réunions.

GoToMeeting commence à 12 $ par mois, par utilisateur, si facturé annuellement et prend en charge jusqu’à 150 participants. Si vous avez besoin de plus de participants et de fonctionnalités, consultez le plan Business (16 $ par utilisateur, par mois, si facturé annuellement) pour 250 participants. Il existe également le plan Entreprise pour un maximum de 3 000 participants, bien que cela nécessite un devis personnalisé du service commercial de LogMeIn. Un essai gratuit de 14 jours est disponible. [Envie d’en savoir plus ? Consultez notre examen complet de GoToMeeting .]

8. Équipes Microsoft

Les entreprises avec des abonnements Office 365 ont accès aux outils de visioconférence et de chat robustes de Microsoft. Ayant effectivement remplacé Skype for Business en tant que principale plate-forme de communication professionnelle de l’entreprise, Microsoft Teams est une plate-forme de chat vidéo par excellence dotée de fonctionnalités puissantes telles que le partage d’écran et de fichiers, des applications et des flux de travail partagés et un style visuel appelé Mode Ensemble qui donne l’impression que tout le monde participe. à la réunion est dans la même pièce.

La version gratuite propose de nombreuses fonctionnalités, notamment des outils de collaboration et de partage d’écran, des arrière-plans personnalisés, des messages de discussion illimités, une collaboration en temps réel dans Microsoft Office et des outils de planification via Outlook. Microsoft Teams est également inclus dans les plans d’abonnement Microsoft 365 existants. Les plans payants incluent Essentials, Basic et Standard, qui coûtent respectivement 4 $, 6 $ et 12,50 $ par utilisateur et par mois.

9. Mou

Slack est une plateforme polyvalente pour la gestion de projet, la messagerie instantanée et la visioconférence. Il vous permet de créer plusieurs canaux pour différentes équipes et facilite l’ajout de nouveaux membres à plusieurs canaux. À partir de là, les membres de l’équipe peuvent s’envoyer des messages instantanés, partager et stocker des fichiers avec jusqu’à 1 To de stockage par membre dans le niveau de service Entreprise et démarrer des appels vidéo.

Slack a une version gratuite pour un nombre illimité d’utilisateurs. Les versions payantes Pro et Business Plus, qui coûtent 8,75 $ et 15 $ par utilisateur et par mois, conservent un historique consultable illimité de vos messages et vous permettent d’organiser des réunions vidéo avec jusqu’à 15 participants. Le partage d’écran, les groupes d’utilisateurs personnalisés, les paramètres d’authentification à deux facteurs et les applications et intégrations illimitées sont tous disponibles dans les versions payantes. Slack propose également un plan d’entreprise personnalisé pour les entreprises qui ont besoin de solutions sur mesure.

10. TeamViewer

L’assistance à distance a parcouru un long chemin depuis que les utilisateurs ont relayé leurs problèmes par téléphone. TeamViewer donne à chacun un accès complet aux bureaux, aux applications et aux données afin que les utilisateurs puissent éviter d’expliquer les problèmes et réduire les problèmes de communication. Disponible 24h/24 et 7j/7, ce programme ne nécessite aucune installation de la part de votre entreprise. En plus de l’assistance à distance, il fournit une plateforme de collaboration en ligne pour organiser des réunions, des présentations et des sessions de formation.

TeamViewer commence à 6,95 $ par mois pour un utilisateur sous licence, tandis qu’une option multi-utilisateur est disponible pour 38,90 $ par mois et une option orientée équipe est disponible pour 112,90 $ par mois.

11. Réunion Zoho

Les conférences Web ne se limitent pas aux réunions du personnel. Zoho Meeting est une solution de réunion en ligne complète qui permet aux entreprises d’organiser des réunions en direct pour partager des démonstrations de produits avec des prospects, fournir une assistance client à distance et bien plus encore. Les utilisateurs se connectent avec leurs comptes Google, Facebook ou Yahoo ; via Google Apps ; ou en entrant un ID de session de réunion à partir de n’importe quel appareil Windows, Mac ou Linux. Vous pouvez également intégrer des réunions sur des pages Web, des blogs et des wikis pour un accès facile.

Zoho Meetings propose une version gratuite qui permet des réunions de 60 minutes. Les versions payantes incluent 1 $ par hôte par mois et 3 $ par hôte par mois Plans de réunion, qui offrent des délais de réunion prolongés, des arrière-plans personnalisés, un contrôle d’écran à distance et un enregistrement. Zoho Meetings propose également deux niveaux de webinaire à 8 $ par hôte et par mois et 16 $ par hôte et par mois. Ces plans incluent plusieurs organisateurs et outils tels que les invitations par e-mail et le partage d’écran pour organiser de grandes conférences, des panels et des webinaires.

12. Zoomer

Zoom est un outil de collaboration tout-en-un au niveau de l’entreprise avec un prix pour les petites entreprises. Zoom a pris tout son sens après les fermetures de COVID-19 qui ont balayé les États-Unis. En tant qu’outil, il a été préparé pour répondre à l’occasion avec des solutions de vidéoconférence et de conférence Web ainsi que des fonctionnalités de messagerie instantanée et de partage de fichiers multiplateformes.

Zoom permet aux utilisateurs d’organiser tous les types de réunions en ligne, telles que des vidéoconférences individuelles, des réunions publiques, des formations, des webinaires et des événements marketing. Le service peut être utilisé sur les ordinateurs de bureau, les appareils mobiles et les systèmes de vidéo et de salle de conférence de votre entreprise. Une plate-forme de développement est disponible pour intégrer les fonctionnalités de Zoom, telles que la vidéo, la voix et le partage d’écran, avec les applications que votre entreprise utilise déjà.

Zoom propose un plan de base gratuit qui permet des réunions individuelles et des réunions de groupe limitées dans le temps pouvant accueillir jusqu’à 100 participants. Les plans payants incluent le plan Pro à 149,90 $ par an, le plan Business à 199,90 $ par an et le plan Business Plus à 250 $ par an. Les niveaux payants de Zoom incluent des fonctionnalités telles que des réunions d’une durée allant de 30 heures à un nombre illimité, un stockage dans le cloud, des outils de tableau blanc et de collaboration, etc.

Le saviez-vous ? : Découvrez notre comparaison côte à côte de Zoom et RingCentral pour déterminer quel système pourrait vous convenir le mieux.

Les avantages d’utiliser des outils de collaboration

L’utilisation de ces outils de collaboration (ou de tout autre outil adapté aux besoins de votre équipe) peut offrir des avantages clés à toute entreprise. Les équipes hybrides et distantes trouveront ces outils inestimables, mais même les équipes en personne peuvent profiter de certains des avantages suivants lorsqu’elles mettent en œuvre ces solutions.

Contact avec les équipes distantes

Pour les entreprises dont les télétravailleurs ne sont pas toujours sur place, les outils de communication et de collaboration sont essentiels. Ils aident à connecter les travailleurs à distance lors des réunions et offrent aux responsables un moyen simple de s’assurer que ces employés restent concentrés sur leur tâche. Cela signifie également que les membres de l’équipe qui doivent travailler en étroite collaboration n’ont pas besoin d’être physiquement proches les uns des autres. Qu’il s’agisse d’un message Slack rapide ou d’un appel Zoom, ils peuvent partager toutes les informations et tous les fichiers dont ils ont besoin pour faire leur travail efficacement.

Connexion transparente entre plusieurs emplacements

Même si vos employés travaillent tous sur place, vous pouvez avoir plusieurs emplacements qui doivent communiquer entre eux. Plus il y a de connectivité entre vos emplacements, mieux c’est, car vous pouvez optimiser le flux de travail de chaque emplacement et aider à trouver des solutions participatives aux problèmes. Plutôt que de laisser vos sites dans des silos isolés, les outils de communication et de collaboration vous aident à combler l’écart pour devenir plus efficace et construire une culture d’entreprise plus forte.

Communication 24 heures sur 24

Même si certains membres de l’équipe ont terminé, ceux qui travaillent encore peuvent laisser des messages utiles ou les informer des mises à jour qu’ils verront à leur retour au travail. Cela signifie que moins de choses seront oubliées qui auraient dû attendre jusqu’à une réunion du matin. Si l’employé qui envoie ces mises à jour n’est pas à l’heure au retour du destinataire, il n’aura pas à attendre qu’il commence la tâche suivante.

Intégrations avec d’autres logiciels d’entreprise

La plupart des outils de collaboration ci-dessus s’intègrent à d’autres logiciels, ce qui peut améliorer leurs capacités pour améliorer la façon dont les entreprises gèrent leur travail. Par exemple, l’intégration de Slack à des plateformes de gestion de projet telles que monday.com ou Asana permet aux équipes de suivre les tâches au fur et à mesure qu’elles sont terminées et de recevoir des notifications lorsqu’un élément nouveau requiert leur attention. L’utilisation d’outils de communication et de collaboration comme canal supplémentaire pour les notifications et les alertes garantit que rien ne sera manqué simplement parce qu’un employé n’a pas consulté l’application de gestion de projet. De même, ces solutions peuvent s’intégrer à des outils de stockage cloud tels que Google Drive, offrant un accès direct aux fichiers dont votre équipe a le plus besoin.

Les outils et logiciels de collaboration permettent à votre équipe de rester connectée

En incorporant le bon mélange d’outils de communication et de collaboration pour votre équipe, vous pouvez les garder connectés et productifs, où qu’ils se trouvent. Que vous ayez plusieurs lieux de travail situés dans le pays ou dans le monde ou que vous ayez une importante main-d’œuvre distante, ces solutions logicielles peuvent vous aider à faire le travail comme si tout le monde était sur place ensemble.

Tejas Vemparala a contribué à la rédaction et à la recherche de cet article.