8 conseils de gestion du temps lorsque vous travaillez dans différents fuseaux horaires

Un défi critique mais souvent négligé auquel les travailleurs à distance sont confrontés est de travailler efficacement dans différents fuseaux horaires. Les entreprises virtuelles embauchent souvent dans le monde entier. Bien que la collaboration avec des professionnels mondiaux favorise la croissance de carrière, elle vous oblige également à suivre des horaires chargés. Vous ne pouvez probablement pas travailler le quart de travail typique de 9 à 5.

La coordination avec des personnes dans différents fuseaux horaires est difficile. Pour vous aider à gérer votre journée de travail, nous partagerons huit conseils pour une collaboration fluide avec des partenaires étrangers.

1. Informez les tiers de votre emplacement dès le départ

Indiquez immédiatement votre fuseau horaire. Mentionnez votre emploi du temps et vos canaux de communication préférés tout en vous présentant afin que vos collègues sachent comment vous joindre. Aussi, profitez-en pour fixer des limites. Expliquez les rares cas où il serait acceptable d’envoyer un message même après la fin de votre quart de travail.

Pour mieux communiquer votre emploi du temps, indiquez-le sur vos profils en ligne. Tout le monde ne s’en souviendra pas, après tout. Inclure vos heures de bureau dans votre signature d’e-mail, votre profil de chat professionnel, votre compte LinkedIn et votre profil Google évitera les malentendus.

Assurez-vous simplement de les mettre à jour chaque fois que nécessaire. Que vous ayez des quarts de travail différents ou que vous partiez tôt, il est de votre responsabilité de partager les changements avec votre emploi du temps.

2. Téléchargez un convertisseur de fuseau horaire précis

Fixer des rendez-vous avec des équipes distantes est délicat. Non seulement ils suivent des horaires de travail non coordonnés, mais certains oublient de calculer les différences de fuseau horaire. Les hôtes de réunion ne peuvent pas simplement fournir le même horaire dans 24 fuseaux horaires.

Pour s’assurer que tout le monde suit le même horaire, votre équipe doit utiliser des convertisseurs de fuseau horaire. Il y a plusieurs options disponibles. Vous pouvez même les intégrer à des outils de travail à l’échelle de l’équipe tels que des systèmes de gestion de projet et des applications de calendrier.

3. Utilisez les heures militaires et spécifiez les fuseaux horaires lors de la planification des plans

Prenez l’habitude d’utiliser l’heure militaire et de spécifier les fuseaux horaires lors de la planification des réunions. Ne laissez aucune place aux conjectures. Vous pouvez même inclure un rappel indiquant aux destinataires de convertir l’heure indiquée dans leur fuseau horaire local. De cette façon, personne ne néglige les abréviations des fuseaux horaires.

Pour éviter toute confusion, suivez le fuseau horaire le plus couramment utilisé dans votre équipe. Disons que vous venez de New York. Bien qu’il soit pratique d’utiliser votre fuseau horaire local, vos coéquipiers d’un autre état ou pays pourraient trouver les conversions fréquentes un problème.

Comme pour les pigistes, suivez les fuseaux horaires qui profitent à vos clients. Faire des ajustements de votre côté vous donnera un air professionnel et courtois, laissant à vos partenaires une impression positive de vous.

4. Automatisez la prise de rendez-vous avec des outils de planification

Lors de la prise de rendez-vous avec des travailleurs à distance, vous remarquerez que beaucoup de temps est perdu à attendre la confirmation. Les différences de fuseau horaire rendent difficile l’obtention de réponses en temps réel. Si les autres parties vivent à l’autre bout du monde, vous n’aurez probablement pas de leurs nouvelles avant le jour ouvrable suivant. Même quelques e-mails aller-retour peuvent prendre une semaine.

Pour rationaliser le processus, utilisez un outil de prise de rendez-vous fiable. Des options largement utilisées comme Google Calendar et Calendly affichent automatiquement les dates disponibles pour toutes les parties impliquées. Les utilisateurs sélectionnent simplement leurs emplacements préférés. Une fois que tout le monde a choisi une date, l’application comptabilise les résultats afin que l’hôte puisse décider de poursuivre ou non la réunion.

5. Externaliser ou automatiser certains processus métier

Si vous modifiez fréquemment les horaires pour des tâches urgentes mais répétitives, envisagez plutôt de les décharger sur l’IA. Libérez votre temps pour des projets plus complexes. Les systèmes automatisés peuvent gérer des tâches fastidieuses telles que la planification des rendez-vous, l’enregistrement du temps, le tri des e-mails et le suivi des projets.

Pour les tâches que l’IA ne peut pas automatiser, embauchez des pigistes. Recherchez des professionnels compétents et de confiance qui peuvent vous remplacer pendant vos heures creuses. Mais une fois que la charge de travail de votre équipe augmente, demandez à votre service des ressources humaines ou à votre superviseur d’embaucher un employé permanent.

6. Utilisez une plateforme de gestion de projet organisée pour votre équipe

Bien que cruciaux, les processus d’approbation entravent l’achèvement des tâches. Même l’examen d’argumentaires de vente ou de propositions commerciales peut faire perdre plusieurs jours si les parties mettent des heures à répondre.

Pour accélérer le processus, simplifiez le suivi des tâches. Utilisez les logiciels de gestion de projet comme emplacement central pour les projets à l’échelle de l’équipe dans lesquels les utilisateurs peuvent attribuer, cocher, annuler et approuver des tâches à leur propre rythme. Ici, les télétravailleurs peuvent effectuer des tâches sans communiquer en dehors de la plateforme.

7. Familiarisez-vous avec les jours fériés observés dans différents pays

Étant donné que vous travaillez avec des équipes distantes dans le monde entier, vous devez vous familiariser avec les jours fériés observés dans d’autres pays. Les religions et les cultures ont des croyances différentes. Il est irrespectueux de minimiser la grande fête d’un autre pays simplement parce que vous ne la suivez pas.

Disons que vous travaillez avec des Indiens. Bien que Thanksgiving soit une fête mineure pour la plupart des Indiens, ils accordent beaucoup d’importance à Diwali, une fête des lumières célébrée vers octobre ou novembre. Il serait inconsidéré d’attribuer des missions critiques pendant cette période.

Gardez également une trace des pays qui observent l’heure d’été (DST). Les personnes qui utilisent l’heure d’été avancent leur horloge d’une heure pendant l’été pour économiser de l’électricité. Ce n’est pas un jour férié. Cependant, cela pourrait prêter à confusion lors de la prise de rendez-vous.

8. Essayez différents horaires de travail

Bien que le travail à distance offre une flexibilité horaire, il s’accompagne également d’horaires irréguliers qui nécessitent des ajustements de routine. Les équipes distantes doivent trouver des créneaux horaires qui conviennent à tout le monde. Vous travaillerez probablement des quarts de travail que vous n’avez pas faits en tant qu’employé de bureau, alors préparez quelques astuces pour rester éveillé au travail.

Gardez l’esprit ouvert aux différents horaires. Si vous avez travaillé le même quart de travail tout au long de votre carrière, profitez-en pour revoir votre routine. Par exemple, vous pourriez faire vos corvées et vos entraînements plus tôt dans la journée. Qui sait? Vous découvrirez peut-être que vous êtes plus efficace et productif lorsque vous travaillez en dehors des heures normales de bureau.

Travaillez efficacement dans différents fuseaux horaires

Travailler efficacement avec des partenaires étrangers nécessite une planification minutieuse. La personne à l’autre bout de l’écran ne vit pas dans le même fuseau horaire que vous, vous ne devez donc pas forcer les délais d’exécution rapides et les demandes urgentes. De même, gérez votre charge de travail en conséquence. Déchargez-vous des tâches critiques chronophages telles que l’organisation de réunions, le tri des e-mails et la réalisation d’annonces sur les systèmes d’IA.

Si vos tâches quotidiennes impliquent la gestion d’une équipe à distance, envisagez de créer un calendrier à suivre à l’échelle de l’équipe. Oui, les gens ont des préférences de quart de travail différentes. Même si vous voudriez les accommoder, vos employés pourraient ne pas faire grand-chose s’ils travaillent rarement le même horaire.