9 erreurs courantes à surveiller dans les e-mails professionnels

Avez-vous déjà reçu un e-mail mal écrit dans votre boîte de réception ? Vous vous êtes peut-être demandé en quoi consistait cet e-mail et comment y répondre. Pour éviter d’envoyer vous-même un e-mail moche, passez en revue cette liste d’erreurs courantes dans les e-mails professionnels.

1. Ligne d’objet manquante

L’une des erreurs les plus courantes lors de la rédaction d’e-mails professionnels consiste à ne pas inclure de ligne d’objet. Une liste de lignes d’objet est la première chose que les gens voient lorsqu’ils ouvrent leur compte de messagerie. Si quelqu’un reçoit une tonne d’e-mails, un e-mail sans objet descriptif et approprié sera probablement ignoré.

HubSpot Blog Research montre que des lignes d’objet efficaces doivent inspirer la curiosité et être personnalisées. Faites savoir à votre destinataire pourquoi votre e-mail est important via votre ligne d’objet. L’objet « Newsletter 1 » est vague et n’intéresse personne. Mais « Newsletter 1 : Les meilleurs artistes du mois » obtiendra probablement plus de vues.

2. Utiliser le mauvais ton

Le ton d’un e-mail peut refléter la façon dont vous voulez être perçu. Votre choix de mots reflète un ton positif ou négatif. Par exemple, commenter que l’idée de quelqu’un est « étrange » a une connotation différente de dire que l’idée est « unique ». Apprenez à distinguer les nuances de sens et à choisir les bons mots.

Les e-mails professionnels doivent avoir un son professionnel. Le degré de formalité dépend de votre culture de travail et de votre relation professionnelle avec le destinataire. Si la culture de travail est conviviale ou si vous êtes collègue depuis longtemps, vous pouvez commencer votre e-mail professionnel par « Salut John ». Mais si vous contactez quelqu’un que vous ne connaissez pas dans une autre entreprise, il est plus sûr de s’adresser à eux en utilisant le format « Cher M. Smith ».

Lorsque vous doutez de votre choix de mots, consultez un thésaurus ou un dictionnaire en ligne. L’assistant de saisie en ligne Grammarly comprend également un détecteur de tonalité d’écriture dans ses fonctionnalités. Vous pouvez modifier le ton dans les paramètres pour un son confiant et professionnel.

3. Détails et pièces jointes manquants

C’est ennuyeux de recevoir un e-mail professionnel avec des détails incomplets. Envoyer des e-mails pour obtenir des informations est une énorme perte de temps. Pour éviter cela, décrivez toutes les bases : qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment. Vous pouvez suivre le format suivant :

1. Premier paragraphe : salutation et le point principal de l’e-mail.
2. Deuxième paragraphe : Tous les détails pertinents que le destinataire doit connaître sur le sujet.
3. Troisième paragraphe : appel à l’action (par exemple, doivent-ils répondre, établir un lien, etc.).
4. Quatrième paragraphe : Merci.

N’oubliez pas de joindre tout autre fichier dont votre destinataire a besoin. Une erreur courante consiste à dire que vous avez joint un fichier sans le faire ! Vous pouvez éviter cela en lisant votre e-mail avant de l’envoyer.

4. Négliger d’éditer et de relire

Un e-mail rempli d’erreurs grammaticales et de phrases semble peu professionnel. Votre destinataire pourrait penser que vous n’avez pas réfléchi attentivement à votre communication. Les erreurs se produisent généralement lorsque vous êtes pressé ou pensez plus vite que vous ne tapez. Mais il existe des moyens d’éviter ou de réduire cela.

Vous pouvez commencer par un aperçu avant de remplir tous les détails. Après avoir rédigé votre e-mail, prenez le temps de le relire avant d’appuyer sur envoyer. Puisqu’il est plus difficile de détecter les erreurs lorsque vous êtes l’auteur, utilisez des outils en ligne. Si vous n’aimez pas télécharger des applications et des extensions, recherchez les meilleurs vérificateurs d’orthographe et de grammaire sans téléchargement.

5. Adresse e-mail non professionnelle

Imaginez comment un client ou un collègue réagirait s’il recevait un e-mail de spongebob@hotmail.com. Les adresses e-mail non professionnelles vous font paraître, eh bien, non professionnelles. Pour éviter ce faux pas digne de grincer des dents, utilisez votre e-mail professionnel.

Si vous n’avez pas d’adresse e-mail professionnelle, découvrez comment utiliser une adresse e-mail personnalisée avec Gmail pour les e-mails professionnels. Supposons que Gmail ne soit pas votre tasse de thé. Vous pouvez explorer les options de configuration d’un e-mail personnalisé avec les fournisseurs de messagerie les plus populaires, mieux que Gmail et Yahoo Mail.

6. Pas de bloc de signature

Considérez le bloc de signature comme votre carte de visite. Cet élément est placé après votre signature et contient votre nom complet et vos coordonnées. Le bloc de signature aide le destinataire à identifier votre entreprise et le poste que vous occupez. Il permet aux destinataires de trouver rapidement vos informations s’ils ont besoin de vous joindre par des canaux autres que le courrier électronique.

Demandez à votre entreprise si elle a un format requis pour le bloc de signature. Sinon, vous pouvez ajouter les éléments suivants :

• Nom et prénom
• Rôle
• Equipe/Département
• Nom de la compagnie
• Numéro de contact
• site Web d’entreprise
• Comptes de médias sociaux de l’entreprise

Vous pouvez personnaliser le bloc de signature dans vos paramètres de messagerie. N’oubliez pas de modifier et de relire également cette partie. Une fois enregistré, votre bloc de signature sera inclus dans votre e-mail sortant.

7. Ne pas connaître la différence entre Cc et Bcc

Cc et Bcc sont les champs après la partie À . L’une des erreurs courantes est de ne pas savoir quand les utiliser. Cc signifie copie carbone. Lorsque vous ajoutez l’adresse e-mail de quelqu’un dans le Cc :

• Ils recevront également une copie de l’e-mail
• Son adresse e-mail est exposée au destinataire principal dans le champ À.
• Ils sont informés de la communication mais ne sont pas tenus d’agir ou de répondre à l’e-mail.

Vous utilisez Cc pour faire savoir au destinataire principal que vous tenez les autres au courant. Vous l’utilisez également pour tenir la personne en Cc informée. Par exemple, vous souhaitez informer votre responsable de l’avancement du projet de votre équipe. Ainsi, les adresses de vos coéquipiers doivent être dans le To , tandis que l’adresse de votre manager doit être dans le Cc .

Cci signifie copie carbone invisible. Lorsque vous ajoutez l’adresse e-mail de quelqu’un en Cci :

• Ils reçoivent une copie du courriel.
• Leur adresse e-mail n’est pas exposée aux autres destinataires.

Vous utilisez Cci pour empêcher les boîtes de réception des gens de déborder. Si quelqu’un des champs À ou Cc clique sur Répondre à tous , les destinataires en Cci ne recevront pas d’e-mail. Vous pouvez également utiliser Cci pour empêcher les autres destinataires de savoir que quelqu’un d’autre est inclus dans l’e-mail. Par exemple, si vous envoyez la même newsletter à tous vos clients, vous ne voudriez pas exposer leurs adresses e-mail les unes aux autres.

8. Envoi d’e-mails en dehors des heures de travail

Il est facile de se laisser emporter par l’excitation d’un nouveau projet et d’envoyer un e-mail à votre patron ou à vos collègues à deux heures du matin. Cependant, cela pourrait devenir un problème. Votre patron ou vos collègues pourraient penser que vous ne respectez pas leur temps.

S’il ne s’agit pas d’une urgence, envoyez-le dans les heures ouvrables et donnez aux autres suffisamment de temps pour répondre. De plus, si votre problème est urgent, il est préférable d’envoyer un SMS, un appel ou un message instantané. Une bonne solution de contournement serait de programmer vos e-mails. Les meilleurs outils de planification des e-mails que vous devriez essayer aideront votre e-mail à atterrir dans la boîte de réception de quelqu’un aux moments appropriés de la journée.

9. Répondre en retard

Lorsque vous répondez tardivement aux e-mails, cela peut refléter un manque d’engagement envers votre travail. Une règle simple consiste à répondre dans les 24 heures ou dans le délai imparti à l’expéditeur. Communiquez rapidement et clairement si vous avez besoin de plus de temps pour élaborer une réponse.

Une bonne pratique serait d’activer les fonctionnalités de réponse automatique de votre e-mail si vous êtes occupé ou absent du bureau. Par exemple, vous pouvez vérifier comment configurer un répondeur de vacances récurrent dans Gmail. La plate-forme de messagerie propose également des modèles, qui vous permettent d’enregistrer des réponses prédéfinies.

Évitez les erreurs courantes d’e-mail et laissez une bonne impression

Vos e-mails peuvent laisser une impression positive ou négative sur vos collègues. Pour améliorer votre étiquette de messagerie professionnelle, évitez ces erreurs courantes dans les e-mails professionnels. Et rappelez-vous, en cas de doute, ne l’envoyez pas !

Si vous avez besoin d’aide supplémentaire pour créer des e-mails, essayez d’utiliser des modèles d’e-mail. L’utilisation de modèles garantit que votre communication sonne et a l’air professionnelle. Commencez à explorer les plates-formes qui vous permettent de télécharger des packs de modèles gratuits que vous pouvez utiliser dans votre application de messagerie.