Un guide des besoins logiciels de votre entreprise.

Lorsqu’il s’agit de votre petite entreprise, les applications logicielles – ou « applications » – sont vos partenaires silencieux.

Sans applications – les programmes qui indiquent à vos ordinateurs quoi faire avec tous les 1 et 0 qui sont la pierre angulaire de la plupart des entreprises modernes – votre matériel coûteux est impuissant. Pour la plupart des jockeys de bureau d’entreprise, les applications signifient utiliser le logiciel Microsoft Office, qui comprend généralement Word, une application de traitement de texte, Excel, un tableur et son logiciel de présentation de diaporamas PowerPoint. Office est à peu près la référence en matière d’applications de productivité bureautique.

Aussi puissant et universel qu’Office puisse être, cependant, pour les petites entreprises et les startups, cela peut être une solution coûteuse et ne pas être en mesure de gérer tous vos besoins en matière de technologie de l’information. Voici un aperçu général des différentes catégories de logiciels d’application d’entreprise qui devraient figurer sur votre liste d’achats et quelques-unes des autres façons de satisfaire vos besoins sans vous ruiner.

Suivi de vos finances : logiciel de comptabilité

Que votre entreprise soit grande ou petite, les affaires d’aujourd’hui consistent à faire des chiffres. C’est beaucoup plus compliqué que de simplement équilibrer votre chéquier, surtout si vous avez de nombreux clients, avez des stocks et avez différents types de cycles de facturation. Pour obtenir une image fidèle de la santé financière de votre entreprise, vous avez besoin d’un logiciel de comptabilité.

Un logiciel de comptabilité vous permet d’enregistrer et de traiter des transactions comptables de base telles que les comptes fournisseurs, les comptes clients et la paie, ainsi qu’une multitude de tâches financières plus complexes. Parce qu’un logiciel de comptabilité vous permet de suivre les relations financières avec vos clients au fil du temps, il vous donne également un aperçu de votre clientèle.

« Cela devient une formidable base de données sur vos clients », a déclaré Ellen DePasquale, consultante et formatrice en informatique depuis 20 ans.

[Pour des avis sur tous les logiciels de comptabilité pour petites entreprises, visitez notre meilleur logiciel de comptabilité pour la page des petites entreprises.]

Mise en relation : E-mail

Pour de nombreuses petites entreprises, le courrier électronique est le principal lien avec les clients et les fournisseurs. Les entreprises virtuelles peuvent ajouter des employés à la liste. L’aspect fonctionnel du courrier électronique tourne autour du fournisseur de services Internet (FAI) qui fournit votre compte de courrier électronique et l’application logicielle client de courrier électronique que vous utilisez pour envoyer et recevoir votre courrier. Vous pouvez utiliser un service de messagerie payant ou une variété de services de messagerie gratuits.

Il existe un certain nombre de sociétés d’hébergement telles que GoDaddy.com qui fourniront votre propre domaine et compte de messagerie. Une autre façon d’acquérir votre propre domaine est de passer par votre fournisseur de câble local ou votre compagnie de téléphone. Si l’argent est un intérêt critique, vous pouvez toujours opter pour la voie gratuite avec un compte de messagerie en ligne avec Gmail, Hotmail ou Yahoo.

En ce qui concerne les clients, l’étalon-or reste Outlook de Microsoft, qui est un client de messagerie riche, associé à des fonctions de gestion des contacts et de calendrier. Il existe également d’autres clients complets disponibles tels que Thunderbird de Mozilla, les navigateurs Firefox ou le client Mail d’Apple. Il existe également un certain nombre de comptes en ligne tels que Gmail qui ne nécessitent aucun logiciel client distinct, mais qui ont une écurie plus limitée de cloches et de sifflets.

Se présenter sous son meilleur jour : Documentation

Votre entreprise doit présenter de nombreux visages au monde. C’est là qu’interviennent les applications de documentation. Votre documentation est tout ce qui permet aux gens de vous connaître, ce que vous faites et comment vous le faites – documents texte, plans d’affaires, présentations. Tout est question de mots – verbiage. Et là où il y a des mots, il doit y avoir un traitement de texte – une application de traitement de texte est indispensable pour la correspondance, la rédaction de texte pour toute garantie commerciale ou votre site Web. Les applications de présentation, telles que PowerPoint souvent décrié de Microsoft, sont agréables à avoir, mais à moins que vous ne passiez un peu de temps à des salons professionnels et à des conventions ou que vous cherchiez de l’argent pour obtenir des fonds, cela est facultatif.

Qu’y a-t-il là-bas?

La solution de documentation par défaut pour presque tous les utilisateurs d’ordinateurs est le package d’applications Office de Microsoft, qui comprend Word pour le traitement de texte et PowerPoint pour les présentations. Les deux ont tellement de fonctionnalités et de capacités que vous pourriez facilement apprendre à les utiliser à plein temps. Une alternative est OpenOffice, une suite logicielle de bureau gratuite que vous pouvez télécharger et qui comprend des applications de traitement de texte, de tableur, de présentation, de graphiques et de base de données. Et il existe des suites en ligne telles que Google Docs et Zoho, entre autres. L’avantage d’utiliser une application en ligne telle que Google ou Zoho est que votre travail est automatiquement sauvegardé sur leurs serveurs.

Combien cela coûtera-t-il ?

Microsoft Office n’est pas bon marché. Si vous voulez juste Word ou PowerPoint, ils coûtent 139,99 $ chacun. Mais vous pouvez obtenir le package complet, qui comprend les deux applications ainsi qu’Outlook et Excel pour seulement 199,99 $ si vous téléchargez les applications, ou 279,99 $ si vous voulez avoir les disques réels. OpenOffice est gratuit, tout comme Google et Zoho, pour les utilisateurs individuels.

Gardez un œil sur votre clientèle : CRM

Si vous n’avez que quelques clients, il n’est généralement pas difficile de garder un œil sur vos relations avec eux, y compris quand vous les avez contactés, ce que vous avez fait pour eux et vos plans pour l’avenir. Lorsque ce nombre augmente (comme vous l’espérez), la tâche peut être plus compliquée et prendre plus de temps. C’est là que le logiciel de base de données client pour les petites entreprises (autrement connu sous le nom de CRM) peut venir à votre secours. Comme son nom l’indique, il vous aide à suivre vos clients et vos relations avec eux.

Le CRM vous aide à organiser vos relations avec les clients à chaque étape du processus, du moment où vous commencez à travailler avec un nouveau client jusqu’à la fin de cette relation. Et même lorsque la relation professionnelle est terminée, cela peut vous rappeler de faire un suivi auprès d’anciens clients pour voir s’ils sont intéressés à renouveler la relation.

Qu’y a-t-il là-bas?

Si vous voulez un logiciel crm bon marché (comme Less Annoying CRM ) que vous pouvez installer sur votre propre ordinateur, le principal jeu en ville pour aider les petites entreprises à gérer leurs clients est Act! Logiciel. Mais le CRM en ligne de Salesforce.com est un concurrent redoutable.

Et si vous êtes à l’aise avec le CRM en ligne, vous devriez absolument jeter un œil aux capacités CRM de Zoho.

Combien cela coûtera-t-il ?

L’acte de base! Le logiciel commence à 171,99 $. Salesforce.com propose un CRM à partir de 5 $ par mois. Une version du logiciel en ligne CRM de Zoho avec des fonctionnalités réduites est gratuite pour un maximum de trois utilisateurs.

Faire le tri : feuilles de calcul

Les feuilles de calcul sont la matière première des applications comptables et bien plus encore. Ils affichent plusieurs cellules contenant du texte alphanumérique, des nombres ou des formules dans une grille composée de lignes et de colonnes. Ils sont bons pour garder une trace des choses, trier les choses (découper en tranches et en dés dans le langage des affaires) tester les effets des changements sur des choses comme la tarification et le calcul. Ils sont noueux, mais ils sont nécessaires.

Qu’y a-t-il là-bas?

Microsoft Excel est de loin le plus utilisé , mais le vénérable Lotus 1-2-3 d’IBM compte de nombreux ardents partisans. OpenOffice propose des applications de tableur téléchargeables en ligne, et Google et Zoho proposent des offres de tableur.

Combien cela coûtera-t-il ?

Vous pouvez acheter Excel seul pour 139,99 $, mais vous auriez de l’argent pour l’obtenir dans le cadre de l’ensemble Office, car vous aurez également besoin d’une application de traitement de texte. Lotus 1-2-3 pèse 322 $. Open Office est gratuit. Et en ligne, Google et Zoho proposent des applications de tableur gratuites.

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