Comptes fournisseurs et votre entreprise : ce que vous devez savoir

• Les comptes fournisseurs sont des factures qu’une entreprise doit payer. C’est l’argent qu’une entreprise doit à ses fournisseurs pour les biens et services fournis.
• Quelques exemples de comptes créditeurs incluent les services de nettoyage, les uniformes du personnel, les abonnements aux logiciels et les fournitures de bureau. Les comptes créditeurs ne comprennent pas la masse salariale.
• Le processus de comptabilité fournisseur comprend trois étapes : l’achat de la commande, la réception de la commande et le paiement de la facture du fournisseur.
• Cet article s’adresse aux propriétaires de petites entreprises souhaitant mettre en place ou rationaliser leurs processus de dépenses professionnelles.

«Comptes fournisseurs» est un terme comptable désignant l’argent que votre entreprise doit aux fournisseurs et aux vendeurs. Toutes les factures et dettes, autres que la masse salariale, entrent dans cette catégorie, ce qui en fait un aspect essentiel de toute entreprise.

Pour vous assurer que votre entreprise peut produire des informations financières toujours exactes, vous avez besoin d’un système de comptes fournisseurs fiable. Un processus simplifié et précis de comptes fournisseurs aidera votre entreprise à atteindre ses objectifs à court et à long terme et sa santé financière.

Nous examinerons le processus des comptes fournisseurs et partagerons des conseils pour suivre les comptes fournisseurs et accéder aux ressources comptables.

Le processus des comptes fournisseurs

Le processus des comptes créditeurs est crucial pour la santé financière globale d’une entreprise, y compris sa cote de crédit. « L’exactitude et l’exhaustivité des états financiers d’une entreprise dépendent du processus des comptes créditeurs », a noté Harold Averkamp, ​​fondateur et auteur du contenu du site Web de conseils comptables AccountingCoach.com. « L’efficience et l’efficacité du processus des comptes fournisseurs affecteront également la situation de trésorerie, la cote de crédit et les relations avec ses fournisseurs de l’entreprise. »

Pour créer un processus complet de comptes fournisseurs, il est crucial de comprendre les étapes clés impliquées.

1. Bon de commande : Pour lancer un processus d’achat, le service des achats de l’organisation envoie un bon de commande à un fournisseur.
2. Rapport de réception : une fois que l’entreprise a reçu les biens ou les services achetés, un rapport de réception est créé pour documenter l’expédition, y compris les problèmes et les dommages.
3. Facture du fournisseur : Enfin, le fournisseur créera et enverra une facture pour demander le paiement des biens ou services achetés et reçus. Lorsque l’entreprise reçoit la facture, elle notera les conditions de paiement et traitera le paiement dans ces conditions.

Suivi des comptes fournisseurs

De nombreuses petites entreprises effectuent un suivi mensuel des comptes fournisseurs, parfois abrégé en A/P. Cependant, à mesure qu’une entreprise se développe, il est conseillé de suivre les comptes fournisseurs chaque semaine. La fréquence accrue aide les petites entreprises à profiter des remises pour paiement anticipé incluses sur les factures et à résoudre les crédits dus aux retours de stocks.

Voici quelques bonnes pratiques pour suivre les comptes fournisseurs et assurer le bon fonctionnement des finances de votre entreprise :

• Tenir des registres précis des comptes fournisseurs. Conservez un registre détaillé des comptes créditeurs en cas de litiges de paiement, pour rappeler à l’entreprise les factures en cours ou impayées, ou comme preuve de dépenses au moment des impôts. Créez ces rapports comptables manuellement ou avec un logiciel de comptabilité.
• Utilisez un excellent logiciel de comptabilité. Le meilleur logiciel de comptabilité automatise les comptes fournisseurs et simplifie le processus. Il peut programmer et suivre les paiements tout en contrôlant qui a accès à vos données financières. Cela peut également réduire les erreurs et accélérer le processus des comptes fournisseurs.
• Restez attentif aux détails. Travailler avec les comptes fournisseurs nécessite une excellente attention aux détails. Chaque facture doit être vérifiée pour l’exactitude, la date de facturation et la date de paiement. Les détails de la facture doivent être saisis correctement dans le grand livre ou le logiciel de comptabilité. L’embauche de comptables et d’aides-comptables qualifiés contribue à garantir l’exactitude.
• Référencez les factures originales. Travaillez à partir de la facture originale dans la mesure du possible. Certaines factures sont envoyées par voie électronique. Pour éviter les erreurs et minimiser la confusion avec les factures électroniques, imprimez la facture et classez l’e-mail initial.
• Standardisez votre convention de nommage. Utilisez la même convention ou le même système de dénomination à chaque fois. Suivez un processus cohérent et reproductible chaque fois que vous attribuez un numéro de facture dans votre système. Déterminez la méthode, par exemple en utilisant des zéros non significatifs, et respectez-la.
• Entrez chaque facture individuellement. Saisissez chaque facture individuellement, y compris plusieurs factures mensuelles du même fournisseur. En cas de litige, vous souhaiterez pouvoir le retrouver facilement dans votre système.
• Faites approuver toutes les factures. Avant de saisir une facture, obtenez l’approbation de la personne appropriée. La partie approbatrice doit être différente du membre du personnel qui saisit la facture. Idéalement, gardez ces attributions de rôles séparées et distinctes. Cependant, si vous êtes un propriétaire unique qui tient ses livres, cela peut ne pas être possible. Dans ce cas, assurez-vous d’avoir un processus clair pour l’approbation et l’entrée. Conservez des enregistrements de processus solides pour prendre en charge chaque rôle afin d’être prêt à déléguer ou à externaliser cette tâche à mesure que votre entreprise se développe.
• Recherchez des remises pour paiement anticipé pour économiser de l’argent. Les réductions peuvent s’accumuler sur 12 mois. Certains fournisseurs offrent une légère réduction – généralement un pourcentage du montant total dû – en échange de la réception du paiement plus tôt. Si vous regroupez généralement toutes vos factures de comptes fournisseurs à examiner et à payer en même temps, envisagez un nouveau système. Trouvez un système qui vous permet d’identifier, de signaler, de classer et de payer des factures avec des conditions de remise plus rapidement.

La trésorerie est vitale pour une petite entreprise. Un système solide de surveillance et de paiement des comptes fournisseurs vous donne une image claire de vos dépenses par rapport à vos revenus, permettant de meilleures décisions commerciales.

Point clé à retenir : certaines personnes sont initialement confuses entre les comptes créditeurs et les comptes débiteurs. Alors que les comptes clients sont de l’argent que d’autres vous paieront, les comptes fournisseurs représentent ce que vous devez à vos fournisseurs.

Exemples de comptes fournisseurs

Les comptes fournisseurs impliquent une facturation B2B. Votre entreprise doit payer une autre entreprise pour les biens ou les services qu’elle fournit. Voici quelques exemples de situations de comptes fournisseurs :

• Services de nettoyage : Un exemple de comptes créditeurs est lorsque la société A engage la société B pour gérer ses besoins de nettoyage. Dans cet exemple, la société A doit envoyer des paiements réguliers à la société B en échange de services de nettoyage rapides et fiables.
• Uniformes du personnel : Un autre exemple de comptes créditeurs est lorsqu’une entreprise engage une autre entreprise pour produire les uniformes de son personnel. Il s’agit d’un exemple de dépense commerciale récurrente ou périodique. Le roulement du personnel et les uniformes perdus ou endommagés nécessiteront des commandes supplémentaires. Dans cet exemple, l’entreprise B facture l’entreprise A lorsqu’elle reçoit une nouvelle commande, puis le service des comptes clients de l’entreprise A traite le paiement.
• Fournitures de bureau : de nombreuses entreprises achètent des fournitures de bureau en gros et mettent en place des commandes automatiques en fonction de la fréquence d’utilisation pour s’assurer qu’elles ne manquent jamais de fournitures essentielles. Ces propriétaires d’entreprise ont souvent des paiements en attente à leurs entreprises de fournitures de bureau pour assurer un flux de travail efficace.
• Assainissement : De nombreuses entreprises paient d’autres entreprises pour que leurs ordures et leurs matières recyclables soient transportées. Ces services sont généralement hebdomadaires.

Ressources comptables supplémentaires

Vous trouverez de plus amples informations sur la gestion des comptes fournisseurs dans les articles suivants :

• Qu’est-ce qu’un rapport chronologique des comptes fournisseurs ?
• Comment définir la comptabilité pour les entreprises
• Ratios et formules comptables : les bases que vous devez connaître
• Quelle est la différence entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice ?
• Qu’est-ce que le cycle comptable ?

Adam Uzialko a contribué au reportage et à la rédaction de cet article.