Meilleures nouvelles fonctionnalités Gmail pour les entreprises

• Gmail a déployé une vue intégrée qui vous permet de basculer entre Gmail, Google Chat, Google Meet et Google Spaces.
• Cette « vue intégrée » offre un accès facile aux outils, vous permettant de mieux vous concentrer sur chacun d’eux.
• Gmail permet de nombreuses intégrations pour améliorer l’efficacité de l’équipe – lisez la suite pour nos critiques de certains des meilleurs add-ons et plug-ins.
• Cet article est destiné aux propriétaires d’entreprise et aux professionnels qui cherchent à comprendre ce qui change avec la mise à jour 2022 de Gmail et comment ses fonctionnalités peuvent améliorer les flux de travail.

Google Workspace lance une vue intégrée pour Gmail, qui a été déployée pour la première fois en février 2022 et devrait devenir la norme d’ici juin 2022. Cette mise à jour facilite le basculement entre les applications Google. Les utilisateurs peuvent choisir de tester l’intégration, mais d’ici avril, tous les utilisateurs verront la mise à jour comme interface par défaut. Si un utilisateur n’aime pas les modifications, il peut consulter ses paramètres et revenir à l’expérience Gmail d’origine, mais uniquement jusqu’à la fin du deuxième trimestre 2022.

Bien que ce déploiement s’applique à tous les comptes Gmail, les propriétaires d’entreprise doivent comprendre comment cela les affectera, eux et leurs employés, à l’avenir.

Gmail dispose déjà de plusieurs fonctionnalités qui peuvent rendre les journées de travail des propriétaires de petites entreprises plus efficaces, mais tout le monde n’est pas au courant de l’existence de ces fonctionnalités. Nous verrons également comment tirer parti des offres existantes de Gmail.

Qu’est ce qui a changé?

Comme indiqué ci-dessus, la nouvelle interface de Gmail propose des écrans distincts pour chaque outil de messagerie. Cette vue intégrée offrira un accès facile aux outils, ce qui permettra aux utilisateurs d’avoir une perspective plus cloisonnée sur chacun. Il enverra également des alertes via des bulles de notification lorsqu’un outil reçoit un nouveau message.

Pour votre information : selon Google, ces mises à jour seront disponibles pour Google Workspace Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus et d’autres types de comptes.

Comment obtenir le nouveau Gmail

Si vous n’avez pas été invité à vous inscrire au nouveau Gmail, vous pouvez vous inscrire manuellement en cliquant sur l’icône d’engrenage des paramètres en haut à droite de Gmail. Ensuite, tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur « Essayez la nouvelle vue Gmail », la première option du menu déroulant. À partir de là, vous découvrirez la première nouvelle fonctionnalité de Gmail : la possibilité d’afficher les pièces jointes sans ouvrir complètement les e-mails. Pour accéder à cette fonction, choisissez l’option d’espacement par défaut. [Consultez notre guide de Google for Business .]

Meilleures nouvelles fonctionnalités

La nouvelle version de Gmail est plus organisée et permet une meilleure concentration des utilisateurs. Voici quelques-unes des nouvelles fonctionnalités utiles de Gmail :

• Affichage intégré : cette fonctionnalité vous permet d’afficher chaque application de messagerie Google (y compris Gmail, Google Chat, Google Meet et Google Spaces) sur des écrans séparés, offrant un accès facile à différents outils.
• Menu de navigation : le menu de navigation permet de basculer facilement entre différents écrans pour afficher une application de messagerie à la fois.
• Bulles de notification : le nouveau Gmail envoie des bulles de notification chaque fois que vous recevez un message, de sorte que vous ne manquerez jamais une alerte de l’un de vos outils de messagerie Google.

Comment cela affectera-t-il le flux de travail ?

Le menu de navigation vous permettra de basculer facilement entre les différents écrans, comme votre boîte de réception, les conversations de chat et les réunions. Avec des bulles de notification vous alertant des nouveaux messages ou e-mails, vous et les membres de votre équipe ne manquerez jamais une conversation ou une réunion importante. Cette vue intégrée permettra un flux de travail plus organisé et vous aidera à vous concentrer sur une tâche à la fois, plutôt que de vous précipiter entre trop d’applications de messagerie sur un seul écran.

Point clé : cette nouvelle intégration est utile pour les propriétaires d’entreprise et les professionnels qui souhaitent améliorer leur productivité, réduire le « grignotage d’e-mails » et être moins distraits par une interface chargée.

Puis-je encore utiliser l’ancienne interface ?

Bien que vous puissiez choisir d’utiliser l’ancienne interface Gmail jusqu’au deuxième trimestre 2022, la nouvelle interface deviendra la seule option d’ici juillet 2022. Après le deuxième trimestre, la nouvelle interface restera standard et les demandes de modification de l’ancienne interface ne seront pas être honoré. Si vous rencontrez des problèmes affectant les fonctions de travail quotidiennes avec la nouvelle interface, signalez-les à l’équipe de Google pour un déploiement rapide de la mise à jour.

Caractéristiques notables existantes

Gmail propose actuellement plusieurs fonctionnalités professionnelles interactives que vous ne connaissez peut-être pas.

• Répétition : si vous recevez un e-mail urgent ou quelque chose que vous souhaitez traiter plus tard dans la journée, vous pouvez répéter le message en passant votre curseur sur le côté droit. Cela peut vous aider à hiérarchiser ce qui est important tout en supprimant l’encombrement de votre boîte de réception.
• Nudging : cette fonctionnalité de Gmail fait automatiquement resurgir les e-mails que Google juge urgents. Par exemple, si un collègue pose une question sur un projet, cet e-mail resurgira avant la date limite si vous n’y avez pas répondu. Google a déclaré que cette fonctionnalité reflète la technologie utilisée dans les réponses intelligentes.
• Barre des tâches : sur le côté droit de l’écran, Google dispose d’une barre pliable que vous pouvez utiliser pour afficher votre calendrier, les notes Google Keep et toutes les tâches via le programme de tâches de Google. Cette fonctionnalité transforme Gmail en un outil intégré où vous pouvez afficher votre emploi du temps, prendre des notes rapides et planifier des tâches importantes. Vous pouvez également ajouter des applications telles que Trello et Asana à cette fenêtre avec le petit signe plus sous l’icône Tâches.
• E-mails confidentiels : Gmail prend en charge les e-mails confidentiels, ce qui signifie que vous pouvez définir une date d’expiration pour les e-mails ou les révoquer après un certain laps de temps. Si vous envoyez un e-mail avec un document important ou des informations confidentielles, vous pouvez le configurer pour que le destinataire ne puisse pas voir ou ouvrir le message après une certaine date ou heure. Vous pouvez également bloquer le transfert, la copie, le téléchargement et l’impression de certains messages. Une dernière fonctionnalité de sécurité est l’authentification à deux facteurs pour les messages. Vous pouvez demander à votre destinataire de vérifier son identité via une authentification à deux facteurs afin d’ouvrir un message. Ceci est idéal pour les entreprises qui traitent des informations hautement sensibles.

Meilleurs add-ons et plug-ins pour Gmail

Indépendamment des nouvelles mises à jour, Gmail offre une multitude d’intégrations pour améliorer l’efficacité de l’équipe. Découvrez ci-dessous quelques-uns des meilleurs add-ons et plug-ins pour Gmail.

RingCentral pour Gmail

Avec ce module complémentaire, vous pouvez accéder au système téléphonique basé sur le cloud à partir de votre messagerie. Une fois l’extension installée, les contacts, les messages et l’historique des appels RingCentral s’affichent dans les fils de discussion Gmail. Vous pouvez également voir l’état en ligne de vos connexions RingCentral, envoyer des SMS et passer des appels sortants. Si vous n’utilisez pas encore de téléphone cloud, consultez notre revue RingCentral pour voir si ce système téléphonique convient à votre entreprise.

Trello pour Gmail

L’extension Trello pour Gmail vous aide à organiser votre boîte de réception et à travailler avec une productivité maximale. Vous pouvez convertir vos e-mails en éléments à faire, que vous pouvez envoyer directement aux tableaux et listes Trello pour action. Les lignes d’objet des e-mails sont automatiquement ajoutées en tant que descriptions de cartes, ce qui facilite la visualisation et garantit que rien ne se perd.

Slack pour Gmail

Un autre excellent outil de communication que vous pouvez ajouter à Gmail est Slack, une application de messagerie et un outil de productivité que les entreprises peuvent utiliser pour organiser les communications des employés. Si votre entreprise utilise déjà Slack ou cherche un moyen de rationaliser la messagerie, pensez à l’application Slack pour Gmail. Il vous permet de basculer entre les plates-formes à votre convenance et rend l’envoi de pièces jointes et l’organisation de discussions plus simples et accessibles.

DocuSign

DocuSign est un excellent complément pour les entreprises qui traitent des documents nécessitant des signatures, car il annote des documents et crée des signatures électroniques. Il peut être utilisé par des avocats, des spécialistes du marketing, des agents immobiliers, des consultants, des indépendants ou tout professionnel de l’industrie dont l’activité dépend de la signature et de l’enregistrement de documents officiels. Le module complémentaire DocuSign pour Gmail garantit que le processus de demande et de réception de signatures électroniques reste simple et indolore.

Boomerang

Boomerang, commun aux utilisateurs de Gmail et d’Outlook, vous permet de programmer des e-mails, de les répéter pour plus tard, de recevoir les accusés de lecture les plus importants et de créer des rappels de suivi pour les e-mails en attente. Parce qu’il peut collecter une variété de données sur les boîtes de réception et ceux qui répondent (ou simplement ignorent) les messages, ce plug-in révolutionne l’organisation de la boîte de réception.

Le niveau gratuit vous offre l’ensemble des fonctionnalités de base, mais les outils mobiles et l’apprentissage automatique avancé nécessitent l’un des abonnements premium qui commencent à 4,99 $ par mois.

FollowUp.cc

Conçu exclusivement pour Gmail, FollowUp.cc propose une version du 21e siècle de ce qui était autrefois connu sous le nom de fichier tickler – un dossier de fichiers dans lequel vous pouvez mettre tout ce que vous prévoyez de récupérer plus tard. FollowUp.cc vous permet de récupérer d’anciens messages, d’ajouter des notes sur les contacts et de programmer des coups de pouce pour rester en contact et faire avancer les projets.

Après l’essai de 14 jours, vous devez choisir un plan d’abonnement, à partir de 18 $ par mois. Il existe également une édition qui s’intègre aux données de Salesforce et coûte 40 $ par mois.

Juste pas désolé

Cette extension Chrome pratique créée pour les utilisateurs de Gmail élimine les phrases telles que « Je voulais juste savoir » et « Désolé pour ça » dans les e-mails, signalant à l’auteur d’approuver leur utilisation et d’apprendre à éviter la langue. Des phrases comme celles-ci échouent dans les pratiques de communication confiantes. Vous serez peut-être surpris de voir à quelle fréquence de telles phrases se glissent dans les e-mails – et à quel point les messages sonnent plus fort sans elles.

Evernote

Evernote reste un outil d’organisation populaire qui comprend plusieurs fonctionnalités de collaboration. Compte tenu de la quantité d’informations transmises par e-mail, un moyen en un clic d’enregistrer quelque chose dans Evernote peut être utile pour la création de listes, la communication et la gestion de projet.

Evernote fait un plug-in pour Outlook, ainsi qu’un pour Chrome qui remplit les mêmes fonctions. Une fois que vous avez enregistré un message, vous pouvez l’ajouter à un bloc-notes, l’étiqueter et ajouter quelques notes pour vous-même.

Matt D’Angelo, Charell Star et Derek Walter ont contribué à la rédaction et au reportage de cet article.