Meilleurs outils de travail à distance pour aider votre équipe à rester connectée

• Avec la bonne technologie en place, votre main-d’œuvre distante peut organiser des réunions virtuelles, communiquer à l’aide de la messagerie en temps réel, collaborer sur des projets et partager des documents.
• De nombreux outils de travail à distance ont un niveau gratuit, ce qui permet aux équipes de petites entreprises de rester productives, responsables et connectées à un prix abordable lorsqu’elles ne sont pas au bureau. Les versions payantes peuvent mieux répondre à vos besoins et objectifs.
• En plus de permettre aux membres de l’équipe de travailler à domicile ou partout où ils disposent d’une connexion Internet, les outils de travail à distance peuvent améliorer la communication, la gestion et la collaboration.

Le coronavirus a changé la façon dont le travail est effectué dans le monde entier. Au lieu de travailler chaque jour dans un bureau, de nombreux employés travaillent désormais depuis leur salon, leur cuisine ou leur bureau à domicile. Alors que le travail à distance a gagné en popularité ces dernières années, le climat actuel en a fait un incontournable pour une grande partie de la population active. Pour faciliter ce nouvel environnement de travail, de nombreuses petites entreprises recherchent assidûment des outils de travail à distance gratuits. Si les options gratuites ne conviennent pas à votre entreprise, les versions payantes peuvent mieux répondre à vos besoins et à vos objectifs.

Quels sont les différents types d’outils de télétravail ?

Il existe de nombreux types d’outils de travail à distance que vos employés peuvent utiliser pour travailler efficacement à domicile. Selon Miranda Nicholson, vice-présidente des ressources humaines chez Formstack , les quatre principaux types de logiciels de travail à distance à rechercher sont la communication, la planification, la gestion de projet et le partage de fichiers.

Quels sont les avantages d’utiliser des outils de travail à distance ?

L’utilisation d’outils de travail à distance a pour objectif de donner à vos employés qui ne sont pas au bureau (et qui peuvent même vivre à l’autre bout du pays) le sentiment qu’ils sont dans la cabine juste à côté de vous. Les outils de travail à distance peuvent garder votre équipe connectée, quelle que soit leur répartition. En ces temps incertains, vous ne pouvez pas vous permettre une mauvaise communication, des progrès au point mort, des opportunités manquées ou laisser tomber vos clients.

Alors que les entreprises repensent leur environnement d’équipe et leur stratégie culturelle, le moment est venu de se pencher sur les avantages des outils de travail à distance, a déclaré Billy Boughey, fondateur et président d’ Elevate Experiences .

« Il existe de nombreuses ressources que les employés peuvent utiliser à la maison pour leur propre travail et pour se connecter avec les employés afin que la productivité ne soit pas perdue », a déclaré Boughey au Business News Daily. « Les outils de travail à distance peuvent aider les employés à rester sur la bonne voie, à augmenter les résultats et à maximiser la production. Avoir le bon état d’esprit est la clé pour débloquer d’excellents environnements de travail à distance, et nous devons également nous rappeler que nous n’avons pas besoin d’être en personne pour faire quelque chose de personnel.

En plus de permettre aux membres de l’équipe de travailler partout où une connexion Internet est disponible, les outils de travail à distance permettent une meilleure communication, gestion et collaboration. Lorsque vous disposez d’intégrations et d’une connectivité transparentes au sein de votre main-d’œuvre distante, vous pouvez rapidement héberger des appels vidéo et vous envoyer des messages en temps réel, ce qui permet à votre équipe d’accéder facilement les unes aux autres.

Quels sont les meilleurs outils de travail à distance gratuits et payants ?

Les meilleurs outils de travail à distance gratuits et payants permettent à votre équipe de rester productive, responsable et connectée. Ces outils sont essentiels pour les entreprises qui passent au travail à distance en raison de la COVID-19 ou d’autres raisons. En plus de fournir aux employés les ressources dont ils ont besoin pour être productifs lorsqu’ils travaillent en dehors du bureau, ils sont gratuits, ce qui est essentiel pour les petites entreprises qui surveillent de près leurs résultats. Voici les meilleurs outils de travail à distance gratuits ainsi que des options payantes, classés par type de logiciel.

Outils de communication à distance

Ces outils permettent aux équipes de rester connectées via la messagerie instantanée, la visioconférence et les appels téléphoniques. [Les systèmes téléphoniques professionnels comme Nextiva offrent des intégrations des deux via VoIP] . Le courrier électronique est important, mais les boîtes de réception peuvent compliquer la gestion et le maintien des conversations. Les nouvelles plateformes de communication permettent aux équipes de suivre facilement les fils de discussion et d’ajouter d’autres personnes à la conversation. Ils font tomber les barrières, s’assurant que les conversations sont sur le sujet et pertinentes.

Mou

Slack est une plate-forme de messagerie instantanée qui organise les conversations en canaux partagés, permettant aux entreprises de communiquer avec les membres de l’équipe du monde entier.

Slack propose un niveau gratuit que les petites entreprises peuvent utiliser pendant une durée illimitée. Il comprend l’accès à 10 000 des messages les plus récents de votre équipe, des appels vocaux et vidéo individuels entre coéquipiers et jusqu’à 10 intégrations avec d’autres applications, telles que Google Drive et Office 365.

L’option payante Slack est recommandée aux petites entreprises qui organisent régulièrement des réunions en ligne. Des inclusions de protection de l’identité sont en place, ainsi qu’une intégration complète avec les outils Slack. Un historique des messages est également enregistré. Le programme payant de Slack assure la sécurité des réunions d’équipe et des communications sans aucune restriction de temps.

Zoom

Zoom est un service de visioconférence à distance qui permet à votre équipe de rester connectée via le chat vidéo, les salles de conférence et les appels téléphoniques. Le service propose des réunions en ligne, des webinaires vidéo, une messagerie multiplateforme et un partage de fichiers, où que vous soyez.

Le plan de base de Zoom est gratuit et comprend l’hébergement de jusqu’à 100 participants et des réunions individuelles illimitées. Des groupes de trois personnes ou plus peuvent se réunir jusqu’à 40 minutes à la fois dans le cadre de ce plan. Le plan de base gratuit fournit également la vidéo et la voix HD, la vue plein écran et la galerie, le partage d’écran simultané et les plug-ins Chrome et Outlook. Il prend en charge les systèmes d’exploitation Mac, Windows, Linux, iOS et Android.

De nombreux télétravailleurs optent pour la version payante de Zoom pour s’adapter aux communications virtuelles. L’un des inconvénients majeurs de la version gratuite sur Zoom est la limite de temps. De nombreuses entreprises ont du mal à limiter les temps de réunion à moins de 40 minutes. Avec le plan payant, des temps de réunion illimités sont autorisés. Les forfaits payants prennent également en charge le stockage en nuage des réunions et la diffusion en continu sur les sites de médias sociaux.

Équipes Microsoft

Avec la version gratuite de Microsoft Teams , les équipes distantes bénéficient d’un chat illimité, d’appels audio ou vidéo de groupe et individuels intégrés, de 10 Go de stockage de fichiers d’équipe et de 2 Go de stockage de fichiers personnels par utilisateur. Si votre entreprise dispose d’une licence pour Office 365, vous avez déjà accès à Microsoft Teams.

Convoquer

Avec Convene , vous bénéficiez d’une assistance supplémentaire pour vos réunions virtuelles, telles que des questions-réponses interactives et des options de sondage. Vous pouvez organiser des réunions d’une durée allant jusqu’à deux à quatre heures par jour, avec des salles de sous-commission proposées. Le niveau le plus élevé fournit des analyses détaillées pour vous aider à évaluer l’engagement des participants.

Outils de planification à distance

Les équipes peuvent utiliser ces outils pour planifier des réunions et partager des calendriers. Cela donne aux employés la possibilité de voir la disponibilité de chacun et d’assurer des vérifications régulières. Beaucoup de ces outils se synchronisent directement avec votre calendrier et envoient automatiquement des rappels de réunion et des invitations, réduisant ainsi les e-mails inutiles.

Réunions HubSpot

Setmore

Setmore est un outil de prise de rendez-vous qui organise votre calendrier, vos listes de clients, votre page de réservation et les profils de votre personnel. Cet outil offre un accès à tous vos rendez-vous de n’importe où dans le monde, permettant à votre équipe et à vos clients de reprogrammer directement depuis leurs boîtes de réception pour économiser sur les appels téléphoniques chronophages.

Le plan de base gratuit de Setmore comprend jusqu’à quatre connexions et calendriers du personnel, avec des alertes et des notifications automatisées. Vous pouvez utiliser le service pour prendre rendez-vous avec des clients en ligne. Le plan de base gratuit s’intègre également aux applications et plates-formes tierces, telles que Facebook, Mailchimp, Zendesk et Zapier.

10 à 8

Le programme de rendez-vous et d’horaire de 10 à 8 est devenu plus populaire depuis que de plus en plus de travailleurs travaillent à domicile. Une version gratuite est disponible, mais vous êtes limité à deux connexions de personnel et à 100 rendez-vous par mois. Les forfaits payants prennent en charge deux connexions d’employés ou plus par mois et 100, 300, 600 (ou un nombre personnalisé) de rendez-vous mensuels. Les versions payantes peuvent également être personnalisées avec la marque de votre entreprise.

Outils de gestion de projet à distance

Ceux-ci permettent aux équipes de créer et de partager diverses tâches et affectations à partir d’un seul emplacement. Cela permet aux membres de l’équipe de collaborer plus facilement sur des projets et aux responsables de suivre les progrès et l’achèvement des projets.

Les outils de gestion de projet sont généralement des plates-formes multi-utilisateurs basées sur le cloud avec de nombreuses fonctionnalités, y compris des applications mobiles pour les mises à jour de statut en déplacement et des vues de tâches en temps réel pour surveiller plusieurs projets à la fois.

Camp de base

Basecamp est un outil de gestion qui place tout ce dont votre équipe a besoin pour faire son travail en un seul endroit. Dans chaque projet, votre équipe reçoit des forums de discussion, des listes de tâches, un stockage de fichiers, une discussion de groupe en temps réel et des questions d’enregistrement automatisées. Basecamp peut également s’intégrer à des applications mobiles et de bureau tierces, telles que TaskClone, Zapier, Project Buddy et Zoho Flow.

Basecamp Personal est un plan gratuit pour les projets individuels et les petites équipes. Le plan, qui comprend 16 Go de stockage en nuage, permet trois projets distincts et jusqu’à 20 utilisateurs.

La majorité des utilisateurs préfèrent Basecamp Business pour les besoins de leur entreprise. Avec cette option payante, des fonctionnalités et des utilisateurs illimités sont autorisés. Une grande quantité d’espace de stockage fait également partie du plan payant, une nécessité pour maintenir le flux de travail. Cela garantit également des projets enregistrés aussi longtemps que vous avez besoin d’y accéder.

Asana

Asana est un outil de gestion de projets et de tâches conçu pour aider votre équipe à organiser, suivre et gérer son travail, où qu’elle se trouve. Ses fonctions d’automatisation réduisent les goulots d’étranglement, rationalisent les approbations, convertissent les projets standard en modèles personnalisés et vous font gagner du temps lors de la mise à jour manuelle des calendriers de projet lorsque les délais changent.

Asana propose un plan de base gratuit pour un maximum de 15 membres d’équipe, comprend des vues de calendrier et de liste et vous permet d’attribuer des tâches et des dates d’échéance. Le plan gratuit s’intègre à des applications tierces, telles que Jira Cloud, Adobe Creative Cloud, Gmail et Slack.

Outils de partage de fichiers à distance et de stockage dans le cloud

Boîte de dépôt

Dropbox est un service de partage de fichiers qui fournit un stockage en nuage et une synchronisation de fichiers dans un espace de travail centralisé. Il vous permet de créer, de stocker et de partager du contenu cloud à partir de Google Docs, Sheets et Slides ; fichiers Microsoft Office ; et papier Dropbox .

Dropbox Basic est un compte gratuit avec 2 Go de stockage. Avec lui, vous pouvez accéder et partager des photos et des documents depuis n’importe quel appareil et sauvegarder et récupérer facilement des fichiers partagés. Dropbox Basic est compatible avec les systèmes d’exploitation Windows, Mac, iOS et Android.

Google Drive

Google Drive est un service de stockage en nuage qui vous permet de stocker, de synchroniser, de partager et d’accéder à des fichiers sur n’importe quel appareil. En tant que service G Suite , Google Drive s’intègre à d’autres applications Google, notamment Google Forms, Drawings, Docs, Sheets et Slides.

Le plan personnel de Google Drive fournit 15 Go de stockage cloud gratuit. Votre compte de stockage est utilisé par Google Drive, Gmail et Google Photos, ce qui vous permet de stocker des fichiers, d’enregistrer des pièces jointes à des e-mails et de sauvegarder des photos ou des vidéos dans un seul espace de travail. Google Drive propose des téléchargements pour Windows, Mac, iOS et Android. La version gratuite de Google Drive a tendance à se remplir rapidement.

Suivi du temps

Les applications de feuille de temps et les outils logiciels sont indispensables pour la responsabilisation des membres du personnel de votre entreprise. Les applications de suivi du temps sont essentielles pour la planification budgétaire des projets. Les options suivantes sont gratuites et payantes pour le suivi virtuel du temps.

Horloger (Gratuit)

Si vous recherchez un outil convivial et gratuit, pensez à Clockify. L’application a la particularité de supporter un nombre illimité d’utilisateurs et aucune limite sur les projets. Les fonctionnalités incluent des heures suivies via des minuteries virtuelles, des feuilles de temps préremplies et des catégorisations par projet. Les utilisateurs peuvent également marquer les feuilles de temps comme facturables ou payées. Les fonctionnalités de création de rapports sont personnalisables avec une ventilation visuelle disponible.

Toggl (forfaits gratuits et payants)

L’inscription à Toggl est gratuite, avec des options payantes qui offrent des fonctionnalités plus avancées telles que les tarifs facturables, l’audit du temps, les intégrations de calendrier et les modèles de projet. Le programme fonctionne comme une application mais prend également en charge une extension de navigateur. Toggl fonctionne également hors ligne.