Peux tu m’entendre maintenant? Évitez les faux pas les plus courants lors des téléconférences

• Pour éviter de perdre du temps lors des conférences téléphoniques, commencez rapidement et ayez un ordre du jour.
• Lors d’une conférence téléphonique, choisissez un endroit calme et mettez votre téléphone en sourdine pour réduire le bruit de fond pendant la réunion.
• Nommez quelqu’un pour rédiger le procès-verbal et envoyez-le au groupe après la réunion pour aider les participants à se souvenir de ce qui a été discuté.

Les retardataires, les bruits de fond gênants et les gens qui se parlent ne sont que quelques-uns des problèmes ennuyeux que l’on rencontre lors des conférences téléphoniques. Il est essentiel d’éviter ces perturbations et d’autres perturbations pour avoir des réunions téléphoniques efficaces et productives.

Voici 12 conseils d’étiquette que les experts suggèrent de suivre pour vous assurer que vos conférences téléphoniques sont aussi bénéfiques que possible pour toutes les personnes impliquées.

Quels sont les pires faux pas de conférence téléphonique ?

Les recherches de la société de recrutement OfficeTeam de Robert Half ont révélé que parler par-dessus les autres, le bruit de fond et ne pas prêter attention sont parmi les plus grandes infractions à l’étiquette des conférences téléphoniques. Près de 40 % des personnes interrogées ont déclaré que plusieurs participants parlant en même temps étaient le comportement le plus distrayant lors d’une conférence téléphonique, suivi d’un bruit de fond excessif (24 %).

Comment améliorer vos conférences téléphoniques

Les conférences téléphoniques et les réunions en personne ont le même objectif : elles vous aident, vous et votre équipe, à planifier et à préparer des projets et des responsabilités futures. Mais comme les conférences téléphoniques reposent uniquement sur la communication vocale, il est important de suivre certaines directives pour garantir le bon déroulement de votre conférence téléphonique. Joanne Blake, experte en étiquette commerciale et PDG de Style for Success , a déclaré que la préparation est la clé d’une conférence téléphonique productive.

« Beaucoup de faux pas peuvent être éliminés si des règles de base sont établies à l’avance ou révisées périodiquement », a-t-elle déclaré.

Voici 12 lignes directrices pour vous aider à gérer efficacement vos conférences téléphoniques.

1. Commencez vos réunions à l’heure . Si vous craignez que les retardataires manquent des informations, demandez à l’un des membres de votre équipe de les remplir plus tard. La plupart des membres de votre groupe seront déjà à l’appel, il est donc important de respecter leur temps et de commencer et de terminer la réunion dans les délais.
2. Ayez un ordre du jour. Préparez et diffusez une copie de l’ordre du jour bien avant la réunion afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Idéalement, les participants devraient passer du temps à revoir l’ordre du jour avant le début de la réunion.
3. Nommez un chef. Une conférence téléphonique ne devrait pas être une situation gratuite pour tous, a déclaré Barbara Mitchell, consultante en ressources humaines et en gestion et auteur de The Big Book of HR. Idéalement, a déclaré Mitchell, celui qui lance l’appel devrait guider l’appel.
4. Prenez le temps pour les présentations. Lorsque des personnes se joignent à l’appel, demandez-leur de s’annoncer. Une fois que tout le monde est présent, faites un appel nominal juste pour vous assurer qu’il ne manque personne. Au cours de la réunion, avant de partager vos réflexions avec le groupe, présentez-vous en disant : « C’est [votre nom] », a déclaré Jacqueline Whitmore, experte en étiquette commerciale et fondatrice de The Protocol School of Palm Beach . « Si vous parlez à quelqu’un qui ne vous connaît pas ou ne connaît pas les membres de votre entreprise, il est utile de savoir qui parle. »
5. Gérer le bruit de fond. Blake a déclaré que les hôtes et les participants à la conférence téléphonique devraient choisir avec soin l’endroit d’où ils appellent. « Choisissez un endroit calme, que vous soyez un participant ou la personne qui préside l’appel », a-t-elle déclaré. « Si [vous] appelez d’un bureau à domicile, les chiens qui aboient et les enfants qui courent peuvent être entendus. » Whitmore a déclaré que les participants devraient savoir comment couper leur téléphone pour éviter les bruits gênants pendant la réunion. Entraînez-vous à vous mettre en sourdine, même si vous ne parlez pas ou dans un environnement bruyant. Le silence vous permet d’éternuer, de changer de position et d’émettre des sons sans déranger les autres lors de l’appel. « Vous voulez bloquer tout bruit ambiant », a déclaré Blake. « Assurez-vous que tout le monde sait comment utiliser son bouton de sourdine. »
6. Encouragez la participation de tous les participants. Il est important que tout le monde se sente inclus lors d’un appel. Il est très facile pour les participants de se désengager, car beaucoup pensent que puisqu’ils ne peuvent pas être vus, comme dans une réunion en face à face ou par vidéo, ils peuvent s’occuper d’autres tâches, comme travailler sur d’autres devoirs, manger, taper ou fouiller dans les tiroirs, a déclaré Blake. « Lorsque vous êtes distrait, vous pouvez trébucher lorsqu’on vous demande de parler », a-t-elle déclaré. Encouragez les participants à poser des questions et à partager leurs opinions. Évitez les monologues, et si vous êtes l’animateur de la réunion, venez préparé avec votre propre série de questions pour l’équipe. Cela encourage les participants à se concentrer et à contribuer à l’appel.
7. Nommez un preneur de notes. Pendant la réunion, nommez quelqu’un pour prendre des notes ou des procès-verbaux. Lorsqu’il y a autant de personnes sur un appel, de nombreuses idées sont partagées et il peut être difficile de se souvenir de tout. Demandez à quelqu’un de suivre les décisions clés et les résultats de la discussion. « Envoyez un e-mail de suivi avec ce qui a été convenu, comme vous le feriez si vous vous rencontriez en face à face », a déclaré Mitchell.
8. Faites savoir aux autres si vous devez partir plus tôt. Faites savoir à tout le monde au début de la réunion (ou avant, si possible) si vous ne pouvez pas rester pendant la durée de l’appel. Il est moins distrayant si les personnes au téléphone savent que vous allez partir afin que personne ne soit confus lorsque vous raccrochez. « Si vous devez raccrocher pour une raison quelconque, faites savoir à l’animateur que vous partez afin que nous ne vous appelions pas et que nous perdions du temps », a déclaré Mitchell.
9. Terminez la réunion à l’heure. Il est important de respecter le temps de chacun. Réduisez vos remarques au minimum afin de pouvoir parcourir l’ordre du jour et d’éviter de dépasser le temps imparti. Ne pas terminer les conférences téléphoniques à temps est considéré comme irrespectueux, a noté Blake. « Cela affecte la productivité et peut vous faire passer pour un mauvais gestionnaire de temps », a-t-elle déclaré.
10. Résumez les éléments d’action. Vers la fin de l’appel, l’hôte doit résumer les affectations, tâches ou autres éléments d’action que les membres de l’équipe ont acceptés pendant l’appel. Cela aide les participants à comprendre ce qu’ils sont censés faire après la fin de l’appel.
11. Suivi avec les contacts clés. Si vous êtes censé vous connecter avec certains membres de l’équipe après avoir raccroché le téléphone, envoyez-leur un e-mail ou connectez-vous avec eux avant la fin de la journée de travail. Cette mini-réunion peut aider tout le monde à confirmer rapidement que vous êtes tous sur la même page à propos de ce qui a été discuté au téléphone.
12. Notez vos propres notes après la réunion. Même si quelqu’un a pris des notes pour le groupe, notez vos propres notes après la réunion. Cela vous aide à vous souvenir des éléments d’action qui vous ont été attribués et renforce les parties clés de l’appel qui vous concernent et qui peuvent ne pas être incluses dans le procès-verbal.

Pourquoi l’étiquette des conférences téléphoniques est-elle importante ?

Il est important de revoir l’étiquette des conférences téléphoniques, car il est facile de prendre de mauvaises habitudes qui rendent les conférences téléphoniques ennuyeuses ou inefficaces.

« Bien qu’il puisse sembler qu’une conférence téléphonique n’est qu’un autre appel téléphonique, ce n’est pas le cas », a déclaré Mitchell. « Les conférences téléphoniques ont besoin de quelques lignes directrices pour réussir. »

Si vous rencontrez toujours un comportement impoli et des conférences téléphoniques improductives, Mitchell a recommandé de constituer un groupe de travail pour examiner les nouvelles pratiques et processus que votre entreprise peut mettre en œuvre à l’avenir.

« Cela devrait aider tout le monde à être sur la même longueur d’onde et rendre vos appels plus productifs », a-t-elle déclaré.

Malgré la popularité croissante de Zoom et d’autres services de visioconférence, cela ne signifie pas que la conférence téléphonique est obsolète. Whitmore ne le voit pas disparaître de si tôt.

« C’est un outil très utile », a déclaré Whitmore. Tout le monde ne se sent pas à l’aise avec la technologie vidéo, et la conférence téléphonique ne nécessite que de décrocher un téléphone et de composer quelques numéros.

« Selon le niveau de technologie de vos participants, ils pourraient ne pas savoir comment utiliser les services de vidéoconférence », a déclaré Whitmore. «Ainsi, les conférences téléphoniques sont très faciles à impliquer tout le monde. C’est beaucoup plus facile pour la plupart des gens.

Reportage supplémentaire de Chad Brooks. Certaines interviews de sources ont été menées pour une version précédente de cet article.