Choisir un système de gestion du temps et des présences

• Les systèmes de gestion du temps et des présences sont des logiciels de suivi du temps des employés qui s’intègrent au logiciel de paie.
• L’exécution de la paie avec un système de temps et de présence améliore l’efficacité et la précision en réduisant le besoin de double saisie.
• Les systèmes de temps et de présence sont de différents types, y compris les systèmes biométriques.
• Ce guide aidera les acheteurs qui choisissent un système de gestion du temps et des présences à comprendre comment rechercher le marché et choisir le meilleur système pour leur entreprise.

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Que sont les systèmes de gestion du temps et des présences ?

Les systèmes de gestion du temps et des présences permettent aux employés de pointer leurs entrées et leurs sorties électroniquement via des horloges, des ordinateurs connectés à Internet, des appareils mobiles et des téléphones. Certaines solutions offrent également la possibilité d’entrer et de sortir via des messages texte, des programmes de médias sociaux comme Twitter et d’autres programmes de communication, tels que Slack. Lorsqu’un employé pointe à l’arrivée ou au départ, les données sont instantanément transférées vers un logiciel qui peut les importer de manière transparente dans votre solution de paie.

Ces systèmes font plus que suivre les allées et venues des employés. Ils surveillent également les employés mobiles via la géolocalisation et le géorepérage, gèrent les congés payés (PTO), créent les horaires des employés, fournissent des rapports de travail détaillés et fournissent des données en temps réel sur qui travaille, qui ne travaille pas, qui s’est présenté en retard et qui approche. au fil du temps.

Conseil : Les systèmes de gestion du temps et des présences ne se limitent pas au suivi des heures des employés. Vous pouvez également les utiliser pour la planification, la gestion des congés et des congés, les rapports sur la main-d’œuvre, etc.

Les systèmes de gestion du temps et des présences offrent un libre-service qui permet aux employés de gérer eux-mêmes de nombreuses tâches de suivi du temps, telles que l’examen des heures travaillées, leurs horaires actuels et futurs et leurs cumuls de prise de force.

Bon nombre de ces systèmes offrent à la fois des solutions basées sur le cloud et sur site. Les systèmes sur site sont stockés sur des serveurs au sein de votre entreprise, tandis que les systèmes basés sur le cloud sont hébergés par votre fournisseur de système de temps et de présence et accessibles en ligne.

Types de systèmes de gestion du temps et des présences

Compte tenu de l’étendue de leurs fonctions, il n’est pas surprenant qu’il existe différents types de systèmes de gestion du temps et des présences. En comparant vos options, vous rencontrerez probablement les types de systèmes suivants :

• Carte de pointage : L’option de carte de pointage est essentiellement l’horloge à poinçon mécanique classique devenue numérique. Lorsque vous installez un système de fiche de présence, vous donnez à vos employés une fiche de présence qui ressemble beaucoup à une carte de crédit. Ces cartes automatisent le suivi du temps, mais tout comme avec les feuilles de temps physiques, rien n’empêche les employés de se glisser les cartes les uns des autres pour couvrir les collègues absents ou en retard.
• Cartes de proximité, badges et porte-clés : Au lieu de vous obliger à glisser une carte, ces options de suivi du temps et des présences reposent sur des lecteurs qui scannent les cartes d’identification, les badges ou les porte-clés à une certaine distance. Bon nombre de ces options de suivi du temps et des présences ne servent pas uniquement à pointer les entrées et les sorties, elles peuvent également suivre les mouvements de vos employés sur votre lieu de travail.
• Biométrique : Avec les systèmes biométriques de temps et de présence, vous saurez exactement qui entre et sort de votre bureau. Ces systèmes de suivi du temps et des présences de haute technologie utilisent la reconnaissance faciale, les empreintes digitales, le balayage des yeux et d’autres identifiants biologiques uniques à une personne pour s’assurer que la personne pointant est bien la personne qui travaille. Bien sûr, vous paierez plus pour ces fonctionnalités haut de gamme, mais vos dépenses supplémentaires s’accompagnent d’un suivi du temps et des présences presque infaillible.

Le saviez-vous? Vous pouvez utiliser les caractéristiques biologiques uniques des employés, telles que les empreintes digitales, pour suivre leur présence sans aucune possibilité de pointage de copain.

• Connexion Web : si vos employés travaillent à distance, vous vous demandez probablement comment l’une des solutions ci-dessus pourrait fonctionner pour votre entreprise. C’est pourquoi il existe des stations de connexion basées sur le Web. Vous pouvez mettre en œuvre ces systèmes afin que vos employés puissent se connecter à partir de leurs ordinateurs portables, ordinateurs personnels ou appareils mobiles, où qu’ils se trouvent. Notre examen de QuickBooks Time explique pourquoi ce système de temps et de présence est excellent pour les travailleurs mobiles.
• Réponse vocale interactive : Une autre solution pour les employés distants, un outil de réponse vocale interactive (IVR) est un système par lequel les employés distants ou sur le terrain se connectent via un appel téléphonique.

Avantages et inconvénients des systèmes de gestion du temps et des présences

Avantages des systèmes de gestion du temps et des présences

Voici quelques-uns des avantages des systèmes de gestion du temps et des présences :

Conseil : Les flux de travail personnalisés peuvent améliorer l’efficacité d’un système de gestion du temps et des présences. Lisez notre examen de BambooHR pour en savoir plus sur un système qui offre des flux de travail personnalisables.

Inconvénients des systèmes de gestion du temps et des présences

Voici les principaux pièges des systèmes de gestion du temps et des présences :

• Coût. Le plus gros inconvénient des systèmes de suivi du temps est qu’ils sont plus coûteux que la méthode manuelle où les employés écrivent leurs heures chaque jour ou entrent et sortent sur une feuille de pointage papier.
• Les erreurs. Même les meilleurs logiciels peuvent parfois avoir des problèmes. Il existe toujours un léger risque d’erreurs de suivi ou de calcul lorsque vous utilisez un logiciel, y compris les systèmes de gestion du temps et des présences.

Frais

La structure de coût des systèmes de gestion du temps et des présences varie selon que vous choisissez une solution basée sur le cloud ou sur site. Les systèmes basés sur le cloud ont des coûts mensuels récurrents plus faibles, tandis que les systèmes sur site ont généralement des frais uniques plus élevés.

Avec les systèmes sur site, vous payez tous vos coûts à l’avance. Vous pouvez vous attendre à payer plusieurs centaines à plusieurs milliers de dollars pour le logiciel, les licences pour chaque employé et l’installation. Il n’y a pas de frais mensuels pour le service par la suite. Cependant, les coûts ponctuels ne couvrent généralement pas le support continu ou les mises à jour logicielles.

Pour un système basé sur le cloud, la plupart des services facturent des frais par employé allant de 1 $ à 10 $ par mois. Certains services cloud facturent également des frais mensuels de base ou minimum.

Certains fournisseurs facturent des frais d’installation et de mise en œuvre uniques. Contrairement aux systèmes sur site, cependant, toutes les mises à niveau logicielles et le support sont inclus dans vos dépenses mensuelles.

Astuce : Consultez notre examen de Rippling pour en savoir plus sur un système de temps et de présence qui prend moins d’un mois pour être entièrement mis en œuvre et configuré.

Un autre coût que vous pourriez encourir pour l’une ou l’autre option est celui d’une horloge. De nombreux systèmes de gestion du temps et des présences fonctionnent avec une gamme d’horloges. Ces horloges peuvent fonctionner avec des codes PIN, des badges à balayage ou de proximité, ou des données biométriques telles que des empreintes digitales ou des scans faciaux. La complexité de l’horloge que vous sélectionnez déterminera le coût. Les prix varient généralement de quelques centaines de dollars pour une horloge de base à plusieurs milliers pour une horloge biométrique sophistiquée.

Que rechercher dans un système de gestion du temps et des présences

Avec autant de systèmes sur le marché, il peut être difficile de savoir lequel convient le mieux à votre entreprise. Lorsque vous magasinez pour un système, vous devez rechercher plusieurs éléments.

FAQ sur le temps et les présences

Vous avez encore des questions sur les systèmes de gestion du temps et des présences ? Voici quelques questions et réponses courantes qui peuvent vous aider à prendre une décision.

En quoi les systèmes de gestion du temps et des présences sont-ils différents des horloges et fiches de pointage traditionnelles ?

La plus grande différence est que tout est numérisé et automatisé. Les horloges et cartes de pointage traditionnelles nécessitent une saisie manuelle des données pour tout. Les systèmes de gestion du temps et des présences ne nécessitent qu’une simple pression sur un bouton pour que toutes les informations soient synchronisées avec votre logiciel. Ce logiciel s’intègre ensuite de manière transparente à votre solution de paie. Cela élimine les entrées en double et les conjectures. De plus, les systèmes de gestion du temps et des présences enregistrent les heures, les codes de travail et les informations sur les pauses et les prises de force numériquement et en temps réel.

Quels types d’horloges sont compatibles avec les systèmes de gestion du temps et des présences ?

Il n’y a plus de simples horloges à poinçonner. Les horloges d’aujourd’hui collectent l’heure de plusieurs manières différentes, notamment via des cartes perforées, des cartes magnétiques, des codes-barres, des codes PIN et des données biométriques telles que les empreintes digitales ou les scans faciaux.

Y a-t-il une différence entre un système de gestion du temps et des présences et un système biométrique ?

Tout système de temps et de présence qui fonctionne avec une horloge biométrique est un système biométrique. Étant donné que presque toutes les solutions de gestion du temps et des présences qui fonctionnent avec des horloges physiques offrent des options biométriques, il y a très peu de différence entre les deux. Les horloges biométriques sont préférables si vous êtes préoccupé par le poinçonnage des copains.

Les seuls systèmes de gestion du temps et des présences qui n’ont pas d’options biométriques sont ceux qui n’intègrent pas d’horloges biométriques, s’appuyant plutôt sur des ordinateurs et des appareils mobiles pour faire entrer et sortir les employés. Cependant, même certains de ces systèmes proposent désormais des scanners d’empreintes digitales qui se branchent sur des ordinateurs ou utilisent des programmes qui prennent des photos des employés avec une caméra d’ordinateur comme moyen d’intégrer des options biométriques.

Devez-vous utiliser une horloge avec un système de temps et de présence?

Non. Certaines entreprises préfèrent que les employés pointent leurs entrées et leurs sorties uniquement via un ordinateur, une application mobile ou un téléphone. Ne pas utiliser une horloge peut réduire les coûts, car ils peuvent coûter entre quelques centaines et plusieurs milliers de dollars chacun.

Les systèmes de temps et de présence ne sont-ils bons que pour les entreprises avec des employés horaires ?

Bien qu’il puisse sembler que les systèmes de gestion du temps et des présences ne soient nécessaires que pour les entreprises employant des travailleurs horaires, les entreprises employant des salariés peuvent également en tirer un certain nombre d’avantages. Un système qui suit la durée de travail des employés sur des projets spécifiques peut aider à établir des projections de main-d’œuvre. De plus, les entreprises avec des employés salariés peuvent apprécier les aspects de gestion des prises de force du système.

Comment fonctionnent les systèmes de gestion du temps et des présences pour les employés distants ?

Ces systèmes utilisent la technologie GPS pour surveiller les employés distants via des appareils mobiles. Certains systèmes utilisent la géolocalisation pour limiter les points d’entrée et de sortie des employés, tandis que d’autres utilisent la géolocalisation pour enregistrer exactement où se trouvent les travailleurs lorsqu’ils pointent à l’entrée et à la sortie. Les systèmes peuvent également utiliser la géolocalisation pour suivre les employés tout au long de la journée, et pas seulement là où ils commencent et terminent leurs quarts de travail.

Comment les systèmes de gestion du temps et des présences s’intègrent-ils aux systèmes de paie ?

Les systèmes de temps et de présence s’intègrent aux systèmes de paie en vous permettant de transférer vos données de temps et de présence dans votre programme de paie en appuyant simplement sur un bouton. Cela réduit les erreurs et rationalise l’ensemble du processus de paie.

Comment les systèmes de gestion du temps et des présences gèrent-ils les congés payés ?

Les systèmes de gestion du temps et des présences gèrent le PTO de plusieurs manières. Ils peuvent suivre le temps de congé que les employés ont gagné et utilisé, ainsi que les accumulations pour les congés de maladie, les vacances, le deuil et tout autre type de congé que les employés peuvent recevoir.

Certains systèmes de gestion du temps et des présences gèrent également le processus de demande et d’approbation. Cela permet aux employés de demander des congés directement dans le système, et les responsables peuvent approuver ou refuser ces demandes.

Max Freedman a contribué à la rédaction et à la recherche de cet article.