Choisir un service de visioconférence : guide de l’acheteur

Au fur et à mesure que sa fiabilité et sa facilité d’utilisation ont augmenté, le nombre d’organisations s’appuyant sur la visioconférence a également augmenté. Qu’il s’agisse de réunir des équipes à distance ou de rencontrer des clients, la vidéoconférence permet aux organisations d’avoir des réunions en face à face qui n’étaient pas possibles auparavant.

Le coût de ces services a également joué un rôle dans son adoption accrue. Auparavant, le coût et la complexité des systèmes de visioconférence les rendaient mieux adaptés aux grandes organisations. Les systèmes d’aujourd’hui, cependant, sont simples à installer, faciles à utiliser et relativement bon marché, ce qui a ouvert leur utilisation aux entreprises de toutes tailles.

Alors que de plus en plus de personnes travaillent à distance, la visioconférence aide les équipes à collaborer d’une manière que les téléconférences ne peuvent tout simplement pas égaler. Par exemple, avec une vidéoconférence, vous pouvez voir les gestes physiques et les expressions faciales, et vous avez la possibilité de partager des écrans.

La nouvelle simplicité de la visioconférence a également ouvert la porte à une utilisation accrue. Au lieu d’héberger principalement des réunions de grands groupes, ces systèmes peuvent également être facilement utilisés pour des conversations vidéo en tête-à-tête.

Choisir le bon service de visioconférence pour votre entreprise est important, et poser les bonnes questions est important. Combien de participants assisteront régulièrement à vos appels ? Avez-vous besoin d’intégrer d’autres applications, telles que Microsoft Outlook ou Salesforce ? À quelle fréquence comptez-vous programmer des vidéoconférences ?

Vous devez tenir compte de tous ces facteurs avant de vous décider. Une plate-forme avec des dizaines de fonctionnalités peut s’avérer être un gaspillage d’argent, mais un service de visioconférence gratuit peut ne pas fournir les fonctionnalités dont vous avez besoin.

Note de l’éditeur : Vous recherchez une solution de visioconférence ? Remplissez le questionnaire ci-dessous pour être mis en contact avec des fournisseurs qui peuvent vous aider.

Qu’est-ce qu’un service de visioconférence ?

Les services de visioconférence vous permettent de vous rencontrer et de collaborer avec d’autres via un flux vidéo HD. Contrairement à un appel téléphonique, la visioconférence vous permet de voir ceux avec qui vous êtes en réunion, comme si vous étiez dans la même pièce.

Les services de visioconférence sont accessibles depuis de nombreux endroits, y compris les ordinateurs et les smartphones connectés à Internet. Selon les besoins de votre entreprise, vous pouvez également mettre en place une visioconférence dans un lieu spécifique, comme une salle de conférence. Avec cette option, les caméras sont configurées pour montrer toute la pièce et les microphones amplifient ceux qui parlent.

Les services de visioconférence donnent aux hôtes le contrôle total d’une réunion. Les hôtes décident qui peut parler, qui peut être en vidéo et qui peut partager son écran. Par exemple, si une personne participant à la réunion fait une présentation, l’hôte peut lui permettre de partager son écran afin que tous les participants à l’appel puissent voir une présentation PowerPoint.

Pour ceux qui ne peuvent pas assister à une réunion par vidéo, ces services offrent aux gens la possibilité de se joindre par téléphone. Et tandis que l’individu ne verra pas ce qui se passe, il pourra au moins entendre ce que tout le monde dit.

Coût des services de vidéoconférence

La plupart des services de visioconférence facturent par hôte. Cela signifie que si vous souhaitez que plusieurs employés organisent leurs propres réunions, ils ont chacun besoin d’une licence utilisateur. Avec plusieurs licences utilisateur, plusieurs employés peuvent organiser des appels de vidéoconférence en même temps. Avec cette structure de coûts, vous ne payez que pour chaque hôte. Il n’y a aucun coût pour les autres pour rejoindre une réunion.

La plupart des fournisseurs proposent plusieurs niveaux de service qui varient en fonction des prix, du nombre de participants que vous pouvez héberger dans une réunion et des fonctionnalités incluses. Certains services proposent un forfait entièrement gratuit. Ces plans limitent généralement le nombre de participants et limitent la durée des appels vidéo.

Pour les forfaits payants utilisant un modèle par hôte, les coûts varient entre 5 $ et 50 $ par hôte, par mois. De plus, certains plans nécessitent un nombre minimum de licences utilisateur.

Au lieu de facturer par hôte, certains services fondent leur structure tarifaire sur le nombre de participants à une vidéoconférence. Par exemple, vous pourriez payer 145 $ par mois pour pouvoir organiser des vidéoconférences avec jusqu’à 500 personnes. Cette structure de coûts est conçue pour les entreprises qui hébergent des webinaires.

De nombreux services de conférence proposent des essais gratuits qui durent entre une semaine et un mois ; certains offrent des essais gratuits jusqu’à ce qu’une certaine quantité de données soit utilisée. Il n’est pas nécessaire de s’inscrire et de payer pour un service que vous n’avez jamais utilisé lorsque les entreprises proposent autant de tests. Profitez des essais gratuits et assurez-vous qu’un service répond vraiment à vos besoins et répond à vos priorités de manière satisfaisante avant d’acheter.

Comment choisir le bon service de vidéoconférence

Comme pour tout autre achat, il est important de savoir ce dont vous avez besoin de votre système de visioconférence avant d’en choisir un. Par exemple, une grande entreprise peut avoir besoin de boucler des dizaines d’utilisateurs à la fois, tandis qu’une petite entreprise peut n’avoir besoin que de conférences individuelles.

Voici ce que vous devez garder à l’esprit lorsque vous recherchez une solution :

• Nombre de participants : Tenez compte du nombre de participants susceptibles d’assister régulièrement à vos conférences. Avec certains services, vous pouvez vous connecter gratuitement avec une poignée de participants, donc si vous n’avez pas besoin de vous connecter avec beaucoup de personnes, vous pourriez ne pas payer beaucoup (ou rien du tout). D’autres services se spécialisent dans la connexion d’un grand nombre d’utilisateurs. La gamme est large, donc savoir ce dont vous avez besoin avant de commencer à chercher peut vous faire gagner beaucoup de temps.
• Flux vidéo : alors que de nombreux services de visioconférence se vantent que leurs réunions peuvent accueillir des centaines, voire des milliers, de participants à la fois, ils limitent généralement le nombre de flux vidéo ; cependant, d’autres ne le font pas. Il vous sera utile de savoir comment ou si le service limite les flux avant d’acheter. Vous voulez également vous assurer que la qualité vidéo est de premier ordre.
• Facilité d’utilisation : ne laissez pas une interface utilisateur déroutante freiner votre activité. Sinon, vous commencerez les présentations sans que les participants essentiels ne regardent, ou vos réunions seront caractérisées par de longs retards et interruptions lorsque les gens auront du mal à activer ou désactiver leurs flux vidéo et leurs micros, ou à partager leur écran.
• Types de réunions : avec certains services haut de gamme, vous pouvez lancer différentes salles en fonction du type de réunion que vous organisez. Organisez-vous des questions-réponses sur un forum ouvert où tout le monde peut donner son avis ? Vous faites une présentation ou une conférence et préférez que les participants soient mis en sourdine ? Sachez quels types de réunions vous organisez généralement, et si vous organisez une variété de réunions, recherchez un service qui répond à tous vos besoins.
• Expérience mobile : l’intérêt de la visioconférence est de se connecter à des personnes à distance, et parfois cela signifie se connecter à partir d’appareils mobiles. Essayez un service de visioconférence sur tablettes et smartphones pour vous assurer que les participants ont une expérience aussi positive sur ces appareils que ceux qui se connectent via des ordinateurs de bureau ou des configurations de salle de conférence.
• Enregistrement : Parfois, il est utile de sauvegarder les temps forts d’une réunion pour plus tard. La capacité d’enregistrement vidéo est essentielle si vous devez revenir en arrière et revoir les conférences. De plus, une archive en ligne des réunions passées peut être utile. Par exemple, vous pouvez enregistrer des extraits de réunions pour le matériel d’introduction ou de formation des nouveaux employés. Faites attention à l’espace d’enregistrement dont vous disposerez. De nombreux services stockent les enregistrements dans le cloud et limitent l’espace de stockage de chaque utilisateur.
• Partage d’écran : le partage d’écran maintient l’engagement des participants et rend une réunion plus interactive. Si vous avez besoin d’expliquer les subtilités d’une présentation ou de montrer à un employé distant comment accéder à certains documents, le partage d’écran peut vous aider à le faire plus efficacement.
• Systèmes de salle : En fonction de vos besoins, vous souhaiterez peut-être configurer une salle de conférence pouvant être utilisée spécifiquement pour la visioconférence. Assurez-vous de vérifier si le service peut s’intégrer à la configuration de votre salle de réunion. Parfois, cela nécessite de faire appel à un autre fournisseur pour équiper la salle d’un équipement audio et vidéo approprié. D’autres fois, le service de vidéoconférence lui-même peut fournir tout l’équipement nécessaire moyennant un coût supplémentaire.
• Intégration d’applications : de nombreuses solutions de visioconférence vous permettent d’intégrer des applications tierces, telles que Microsoft PowerPoint. Joindre un logiciel que vous possédez déjà à un système de visioconférence peut vous aider à importer des présentations et des documents. De plus, de nombreux services ont des capacités de prise de notes, et certains permettent aux participants d’ajouter leurs propres notes. Réfléchissez aux applications que vous utiliserez avec votre système de conférence et à l’influence que vous souhaitez que les participants aient sur une réunion. Une autre intégration à considérer est votre calendrier ou votre client de messagerie. Certains services de visioconférence fournissent des plug-ins pour des programmes tels que Google Calendar et Outlook. Cela vous permet de programmer rapidement et facilement des réunions.
• Réunions intelligentes : certaines plateformes de visioconférence ont intégré l’intelligence artificielle (IA) pour augmenter la productivité des réunions. Par exemple, certaines réunions prendront automatiquement des notes pour tout le monde et enverront un résumé une fois la conférence terminée. La technologie intelligente peut également attribuer automatiquement des tâches d’élément d’action aux participants. Toutes ces fonctionnalités supplémentaires sont conçues pour que les participants restent plus impliqués dans ce qui se passe, au lieu de se démener pour prendre des notes.
• Support client : Ne négligez pas la qualité du service client d’une entreprise. Cela vaut la peine que vous preniez le temps d’appeler le service client des entreprises que vous envisagez pour avoir une idée de la façon dont elles vous traiteront. Lorsque quelque chose ne va pas, vous voulez une ligne d’assistance technique qui réponde rapidement et avec précision, avec des représentants qui vous traitent avec le sérieux et le respect que votre entreprise mérite.

Que réserve l’avenir?

L’effet de la vidéoconférence sur les communications humaines est presque comparable à l’effet du téléphone plus d’un siècle et demi plus tôt. Et les technologies émergentes continueront d’améliorer la visioconférence basée sur le cloud telle que nous la comprenons, car elle continue de devenir une partie intégrante de la conduite des affaires à l’ère numérique.

La réalité augmentée et la réalité virtuelle ouvrent la possibilité de collaborer sur de vastes distances géographiques comme si les participants se trouvaient physiquement dans la même pièce. Imaginez-vous debout dans un espace virtuel avec vos associés, discutant des opérations au milieu d’une mer de graphiques interactifs, de schémas et de prototypes. Cet avenir approche rapidement à mesure que la technologie évolue, et cela rendra l’expérience plus immersive et percutante.

L’IA ajoutera probablement également à l’expérience de vidéoconférence à l’avenir. Dans un article qu’il a écrit pour Yale Insights , Scott Wharton, vice-président et directeur général du groupe de collaboration vidéo chez Logitech, a déclaré qu’ils développaient une technologie qui profitera aux salles de réunion avec plusieurs caméras.

« Nous travaillons sur une technologie où la vision par ordinateur et l’IA peuvent automatiquement cadrer la prise de vue », a écrit Wharton. « Même si vous avez 20 personnes dans une pièce, tout comme les humains sont assez intelligents pour savoir où se déroule l’action, l’IA peut décider de choisir la personne qui se lève et se dirige vers le tableau blanc. »

Reportage supplémentaire par Adam Uzialko.