Trouver l’équilibre entre les déplacements des employés et l’expérience client

• Les voyages d’affaires peuvent être un avantage majeur pour les employés, car c’est comme un voyage tous frais payés, mais ils peuvent aussi perturber les routines régulières, les habitudes de sommeil et la santé globale.
• L’expérience client s’améliore avec les voyages d’affaires, car les réunions en personne sont meilleures pour établir des relations avec les clients et résoudre des problèmes complexes.
• Équilibrer les préoccupations des employés et des clients alors que les voyages d’affaires reprennent au milieu de la pandémie nécessite de définir des politiques de sécurité, de rationaliser vos rapports de dépenses et de rester agile dans votre planification.
• Cet article s’adresse aux propriétaires d’entreprise et aux gestionnaires qui cherchent à équilibrer les expériences des employés et des clients dans les voyages d’affaires.

Le COVID-19 a introduit des risques imprévus dans les voyages d’affaires, qui étaient déjà potentiellement préjudiciables à la santé des employés avant la pandémie. Ces préoccupations méritent d’être reconsidérées alors que les voyages d’affaires deviennent plus répandus dans un monde aux prises avec le coronavirus indéfiniment.

Mais si vous choisissez de limiter les déplacements professionnels par souci du bien-être de vos collaborateurs, qu’est-ce que cela signifie pour vos clients ou vos clients avec qui vous pourriez nouer de meilleures relations en personne ? Voici notre guide pour équilibrer la santé des employés avec l’expérience client.

Comment les voyages d’affaires affectent-ils l’expérience des employés ?

Les voyages d’affaires peuvent à la fois améliorer et aggraver l’expérience des employés. Il peut améliorer l’expérience des employés grâce aux éléments suivants.

• Voyages frais payés : Traditionnellement, lorsque les employés voyagent en votre nom, vous payez leurs frais. Cela signifie toutes leurs dépenses – où ils séjournent, ce qu’ils mangent et comment ils se déplacent. À cet égard, les déplacements professionnels peuvent sembler être une offre de voyage tout compris pour l’employé. Vos employés pourraient apprécier l’escapade entièrement payée.
• Des relations client plus solides : Lorsque vous passez du temps avec quelqu’un en personne, vous pouvez établir des relations et établir une confiance plus naturellement que via les meilleurs services de vidéoconférence. Pensez-y : chacun de vos chats vidéo avec un ami ne se termine-t-il pas par la promesse de se revoir bientôt ? Vous pouvez également exploiter ce pouvoir en personne pour votre entreprise.
• Meilleur moral : il est bien établi que des clients et des clients heureux font des employés heureux. Lorsque vous combinez tous les avantages des voyages d’affaires avec les relations clients plus solides qu’ils favorisent, vous pouvez améliorer le moral des employés. Ce moral élevé est un antidote aux taux de roulement élevés des employés.
• Opportunités de réseautage : les voyages d’affaires ne se limitent pas aux réunions ; des conférences et d’autres événements sont également à l’ordre du jour. Ces activités sont d’excellentes opportunités de réseautage qui peuvent connecter vos employés à de nouveaux clients ou fournisseurs potentiels. Ces découvertes et connexions peuvent donner aux employés un sentiment de fierté dans leur travail qui rend les équipes heureuses et productives.

• Défis dans le suivi et le remboursement des dépenses. Payer les voyages d’affaires de vos employés ne se limite pas à leur faire un chèque en blanc. Cela signifie suivre, catégoriser et rembourser correctement leurs achats sur la route. Cela peut obliger vos employés à déposer des rapports de dépenses et à passer par un processus d’approbation. Les inefficacités en matière d’approbation sont courantes et peuvent rendre les déplacements des employés beaucoup moins agréables. Le résultat est une expérience globale pire pour les employés.
• Temps loin de la famille et de la vie familiale. Chaque jour qu’un employé retourne dans un hôtel plutôt que chez lui est un jour qu’il ne peut pas passer avec ses proches. Même si le membre du personnel vit seul, les différences entre un hôtel et sa maison peuvent perturber ses habitudes de sommeil. C’est un gros problème : un mauvais sommeil peut avoir de nombreux effets néfastes sur la santé.
• Équilibre travail-vie difficile. Les employés ayant un équilibre travail-vie approprié sont moins sujets à l’épuisement professionnel et à d’autres impacts négatifs sur le travail. Cependant, les déplacements professionnels peuvent brouiller la frontière entre le travail et la vie. Après tout, il est plus difficile de faire une pause lorsque le travail plane sur chacune de vos actions.
• Perturbations générales de routine. Une enquête mondiale menée par CWT auprès des personnes qui voyagent fréquemment pour le travail a révélé que 40 % de ces personnes ont du mal à maintenir leurs routines lors de leurs déplacements. Dans le Hindustan Times, l’auteur de l’étude a cité le manque d’accessibilité aux gymnases et à des aliments sains abordables comme exemples de défis.

Le saviez-vous ? : Un nombre record de 4,5 millions de personnes ont quitté leur emploi en novembre 2021, selon le Bureau of Labor Statistics des États-Unis . En février 2022, le chiffre équivalent du BLS était de 4,4 millions. Équilibrer les expériences des employés et des clients dans votre entreprise peut être l’une des clés pour minimiser les impacts de la grande démission.

Comment les voyages d’affaires affectent-ils l’expérience client ?

Voyager pour rencontrer des clients est avant tout un avantage pour le client. Sinon, pourquoi serait-il devenu une partie si importante du monde des affaires au cours du siècle dernier ? Les voyages d’affaires sont très efficaces pour améliorer l’expérience client pour deux raisons principales :

• Les réunions en personne établissent des relations. Chaque fois que votre équipe fait l’effort de monter dans un avion et de rendre visite à des clients en personne, le lien entre l’entreprise et le client se renforce. Les interactions en personne sont généralement plus fluides et plus agréables, et l’énergie que vous mettez dans votre voyage ne passera pas inaperçue.
• Les réunions en personne sont préférables pour résoudre des problèmes complexes. La tenue de vidéoconférences productives peut demander beaucoup de travail. Entre l’épuisement de Zoom et les problèmes techniques, beaucoup de choses peuvent mal tourner. C’est pourquoi bon nombre des réunions les plus importantes doivent avoir lieu en personne. Les clients et les clients peuvent être beaucoup plus confiants et satisfaits des solutions que vous présentez lorsque vous travaillez avec eux en face à face.

Comment conciliez-vous expérience employé et expérience client ?

Ces priorités peuvent sembler incompatibles : vous ne voulez pas que votre personnel subisse les conséquences négatives des voyages d’affaires, mais vous voulez offrir aux clients une interaction personnelle et une attention en personne. Pour équilibrer les expériences des employés et des clients de manière saine pour votre entreprise, suivez les étapes suivantes.

1. Définissez clairement quand le voyage devrait ou ne devrait pas avoir lieu.

Les services de vidéoconférence sont suffisamment avancés pour que vous n’ayez probablement pas besoin de tenir des réunions de vente initiales en personne. Vous pouvez également éviter les déplacements en personne pour la plupart des réunions en petits groupes, mais l’itinéraire en personne peut être utile lors de la vente à de grands groupes. Une partie de l’équilibre entre l’expérience des employés et celle des clients consiste à s’assurer que les employés ne voyagent que lorsque les clients en ont réellement besoin.

Le fait est que vous seul pouvez savoir quand les réunions en personne et les déplacements qu’elles nécessitent feront ou non une différence significative pour votre entreprise. Revenez sur vos voyages d’affaires passés et sur l’historique de vos ventes pour savoir quand voyager a et n’a pas de sens. Modifiez vos politiques de voyage d’affaires en conséquence et notez les changements dans votre manuel de l’employé.

2. Établissez des politiques de sécurité des voyages.

Invariablement, le COVID-19 est désormais une considération clé dans les voyages d’affaires. Votre besoin de pousser un prospect le long de votre entonnoir de vente ne devrait jamais l’emporter sur la sécurité des employés. Cependant, vous pouvez mettre en place des politiques de sécurité pour refléter l’équilibre entre le souci de vos employés et le souci de vos relations avec la clientèle.

Une analyse récente de McKinsey sur la façon de voyager en toute sécurité pour affaires au milieu du COVID-19 en est un excellent exemple. Une entreprise a initialement maintenu ses usines ouvertes pendant la pandémie tout en fermant ses bureaux et en gelant les voyages d’affaires. Sa stratégie de reprise des voyages d’affaires a impliqué des «portes» ou des étapes – les voyages des cadres et les réunions de vente critiques reprendraient en premier, puis les événements internes d’entreprise et de vente générale. La formation et les événements internes seraient les derniers. La société redémarrerait ces activités en fonction des taux de cas actuels de COVID-19 et des taux de vaccination et ferait des recommandations en conséquence sur les masques, l’hébergement et la taille du groupe. Cette méthode garantit aux employés un niveau de sécurité lorsqu’ils voyagent, et les prospects et clients obtiennent les interactions en personne qui les satisfont.

3. Facilitez le processus de remboursement des dépenses.

C’est une chose d’exiger de vos employés qu’ils conservent les reçus papier de chaque achat qu’ils effectuent lors d’un voyage d’affaires. C’en est une autre de mettre en place une application de suivi des dépenses à laquelle ils peuvent connecter leurs cartes de crédit. Ces applications peuvent automatiquement suivre tous les achats du membre du personnel lors de ses déplacements au nom de l’entreprise. L’employé n’a alors besoin que de quelques minutes pour séparer ses dépenses professionnelles de ses dépenses personnelles. Après cela, l’utilisation de l’application pour compiler les dépenses professionnelles dans un rapport ne devrait prendre que quelques secondes.

Fournir un protocole simple sur la façon dont les employés doivent remettre leurs notes de frais et quand vous les rembourserez peut atténuer l’une des principales préoccupations concernant les voyages d’affaires. Les travailleurs seront assurés que leurs dépenses seront entièrement couvertes – et c’est une excellente façon de les garder sur la route.

Astuce : L’un des meilleurs outils de suivi des dépenses devrait rationaliser suffisamment votre processus de remboursement pour améliorer l’expérience des employés pendant les voyages d’affaires.

4. Soyez agile dans votre planification.

La décision d’exiger ou non que vos employés voyagent pour affaires dépendra de plus d’un facteur. Vous devrez équilibrer le besoin de voyages d’affaires avec les taux de cas actuels de COVID-19, les finances de l’entreprise, les charges de travail et bien plus encore. Vous devrez également évaluer si les préférences des clients et les stratégies de vos concurrents exigent que vos employés se déplacent pour réaliser des ventes. Tout cela demande de la flexibilité.

Si vous avez hâte de revoir certains clients en personne, demandez-vous : les taux de cas de COVID-19 près de chez vous et de vos clients sont-ils faibles ? Sinon, cela vaut la peine d’attendre plus longtemps pour protéger la santé de tous. Ou, si vous remarquez que les taux de cas chutent rapidement, il est peut-être temps de réserver cette réunion à travers le pays avant que les taux ne remontent. Et, bien sûr, si des entreprises concurrentes ont repris leurs voyages d’affaires – et réalisé des ventes – sans que personne ne tombe malade, il pourrait être avantageux pour vous de faire de même.

Organisez vos voyages d’affaires de la bonne manière et vos employés aimeront peut-être retourner dans le monde. Pour vous faciliter la tâche, voici les meilleures applications pour les voyageurs d’affaires et plus de conseils pour éviter le stress pendant les voyages d’affaires.