Gmail : Guide pour créer des listes de diffusion sur PC, Android, iPhone
L’envoi de messages à plusieurs personnes en même temps est une fonctionnalité pratique que l’on trouve sur la plupart des plateformes de messagerie. Cette fonctionnalité est très appréciée par les organisations qui souhaitent rejoindre régulièrement un groupe de personnes spécifique par le biais de newsletters, d’offres promotionnelles, d’alertes ou de mailings quotidiens de toutes sortes.
Gmail est également doté de la possibilité de créer des listes de diffusion pour envoyer rapidement des messages aux masses, mais cette fonctionnalité a tendance à être négligée ou négligée par les utilisateurs car elle est cachée dans les niches de la plateforme. Dans cet article, nous partagerons tout ce que vous devez savoir sur les listes de diffusion Gmail – où les trouver, comment les créer et pourquoi vous devriez créer des listes de diffusion.
Qu’est-ce qu’une liste de diffusion ?
Grâce à son application Contacts, Google met en œuvre une fonctionnalité de liste de diffusion dans Gmail pour regrouper les contacts sous différentes étiquettes en fonction du type de messages à transférer à tous les membres d’un groupe particulier.
Les listes de diffusion facilitent la redondance associée à l’envoi d’e-mails à un grand nombre de destinataires en même temps.
Par exemple, si vous êtes le chef de département responsable de toutes les classes d’un lycée, vous pouvez créer une étiquette pour chaque classe afin de transférer les e-mails liés à tous les contacts de l’étiquette sélectionnée.
Sur quels appareils pouvez-vous créer et gérer une liste de diffusion ?
Vous pouvez utiliser le site Web Gmail sur n’importe quel appareil, il est donc très facile de le faire sur un PC à l’aide d’un navigateur Web. Mais en ce qui concerne l’application Gmail, seule l’application Android la prend en charge, pas l’application iOS, vous ne pouvez donc pas créer et gérer des listes de diffusion sur iPhone ou iPad.
Comment créer une liste de diffusion pour Gmail
Pour créer une liste de diffusion dans Gmail, vous devez utiliser l’application Google Contacts. Voici comment vous pouvez le faire sur les ordinateurs et les appareils mobiles.
Sur PC (2 voies)
Vous pouvez accéder à Google Contacts sur contact.google.com. Ci-dessous, nous vous montrerons comment accéder à Google Contacts depuis Gmail et comment créer des raccourcis.
Méthode 1 : créer un raccourci avec les contacts sélectionnés
Accédez à l’interface Web de Gmail dans un navigateur et connectez-vous à votre compte. Appuyez sur l’icône de la grille (icône des applications Google) dans le coin supérieur droit de la page.
Cliquez sur l’icône Contacts.
Survolez n’importe quel contact pour voir le drapeau. Cliquez et choisissez la même chose.
Répétez les étapes pour sélectionner tous les contacts que vous souhaitez ajouter à la même balise.
Cliquez sur l’icône Gérer les étiquettes dans la barre d’outils en haut.
Dans la liste des options, cliquez sur + Créer une étiquette.
Entrez un nom pour la nouvelle étiquette.
Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.
La nouvelle étiquette apparaîtra dans la section Raccourcis de la barre latérale gauche.
Méthode 2 : ajouter des contacts à une étiquette vierge
Examinons maintenant les étapes de création et de gestion d’une étiquette vierge.
Pour créer une étiquette vide, cliquez sur le bouton + Nouvelle étiquette.
Nommez votre nouveau raccourci comme bon vous semble.
Cliquez sur Enregistrer.
Survolez le contact que vous souhaitez ajouter au raccourci et cochez la case dans la fenêtre qui apparaît.
Répétez les étapes pour sélectionner tous les contacts que vous souhaitez ajouter à la même balise.
Cliquez sur l’icône Gérer les étiquettes dans la barre d’outils en haut.
Dans la liste des options, cliquez sur la nouvelle étiquette.
Cliquez sur Appliquer pour ajouter des contacts.
Les modifications seront immédiatement reflétées dans la section Raccourci et vous verrez un message d’achèvement du système au bas de la page.
Connexe : Résoudre les problèmes de Gmail lent
Sur Androïd
Pour créer une liste de diffusion sur votre téléphone, l’application Google Contacts doit être installée sur votre téléphone.
Lancez Google Contacts sur votre téléphone ou votre tablette Android.
Assurez-vous d’être connecté à votre compte. Touchez et maintenez n’importe quel contact dans votre liste de contacts pour le sélectionner.
Appuyez sur Ajouter au raccourci.
Cliquez sur « Créer un nouveau… » sous la liste des raccourcis existants.
Appuyez sur la zone de texte Nom du raccourci pour nommer le raccourci.
Cliquez sur OK dans la fenêtre.
Cliquez sur l’étiquette nouvellement créée dans la section « Sélectionner une étiquette ».
C’est tout! Les contacts sélectionnés seront ajoutés à la balise sélectionnée comme ça.
Comment gérer une liste de diffusion
Bien sûr, quelque chose comme une liste de diffusion a tendance à être très dynamique et à être constamment révisé à mesure que des contacts sont ajoutés ou supprimés de la liste. Pour Gmail, vous pouvez mettre à jour n’importe quelle liste de diffusion à l’aide de l’option Gérer les libellés dans Google Contacts.
Sur PC
Voici comment vous pouvez gérer les raccourcis sur les ordinateurs.
Méthode 1 : ajouter un contact
Dans la section Gérer les raccourcis, vous pouvez modifier n’importe quel raccourci existant pour ajouter ou supprimer des contacts. Voici comment c’est fait.
Accédez à la page Google Contacts dans un navigateur Web. Assurez-vous d’être connecté à votre compte Gmail.
Survolez et cochez la case à côté du contact que vous souhaitez ajouter au raccourci.
Répétez les étapes pour sélectionner tous les contacts que vous souhaitez ajouter à la même balise.
Cliquez sur l’icône Gérer l’étiquette dans la barre d’outils en haut.
Cliquez sur le raccourci que vous souhaitez modifier dans la liste Gérer les raccourcis.
Cliquez sur Appliquer pour ajouter des contacts.
Vous verrez un message système indiquant la fin de l’action. La modification sera immédiatement répercutée dans la section Raccourci du volet de gauche.
Méthode 2 : supprimer un contact
Vous pouvez également supprimer quelqu’un de la liste de diffusion. Cliquez sur n’importe quelle étiquette dans la section Raccourcis du volet de gauche.
Cliquez sur « Supprimer du raccourci ».
Lorsque l’action est terminée, un message système apparaîtra au bas de la page.
Sur Androïd
C’est ainsi que vous pouvez gérer vos raccourcis sur un appareil Android.
Méthode 1 : ajouter un contact
Ci-dessous, nous vous montrerons comment ajouter une personne qui fait déjà partie de vos contacts au tag.
Lancez Google Contacts sur votre téléphone ou votre tablette Android.
Assurez-vous d’être connecté à votre compte. Cliquez sur l’icône hamburger dans le coin supérieur gauche.
Appuyez sur le raccourci auquel vous souhaitez ajouter de nouveaux contacts.
Cliquez sur l’icône Ajouter des amis dans le coin supérieur droit de la page.
Cliquez sur n’importe quel contact de la liste de contacts pour l’ajouter au raccourci.
Le contact sera immédiatement ajouté au raccourci.
Méthode 2 : supprimer un contact
Pour supprimer quelqu’un d’un libellé, appuyez longuement sur n’importe quel contact répertorié sous le libellé.
Cliquez sur Supprimer du raccourci.
Le contact sera immédiatement supprimé de l’étiquette.
Méthode 3 : Ajouter un contact qui ne figure pas dans votre liste de contacts
Nous allons maintenant vous montrer comment ajouter un contact à un raccourci qui ne figure pas dans votre liste de contacts.
Lancez Google Contacts sur votre téléphone ou votre tablette Android.
Appuyez sur le raccourci auquel vous souhaitez ajouter de nouveaux contacts.
Appuyez sur l’icône + dans le coin inférieur droit de la page d’étiquettes.
Remplissez les détails pertinents pour créer un nouveau contact
Cliquez sur « Enregistrer » dans le coin supérieur droit de la page pour créer un nouveau contact et l’ajouter au raccourci.
Le contact est créé et initialement affiché sous l’étiquette.
Comment envoyer un e-mail de groupe à une liste de diffusion Gmail
Lorsque vous appuyez sur le champ de texte « À » pour saisir l’adresse du destinataire, le serveur proposera automatiquement toutes les étiquettes correspondant à vos mots clés.
Cependant, si vous utilisez des listes de diffusion à des fins professionnelles, il est toujours sage de garder privés les identifiants de messagerie de tout le monde sous l’étiquette choisie. La raison principale est que la plupart des gens considéreront qu’il n’est pas professionnel et qu’il s’agit d’une violation de la vie privée si vous partagez sans discernement des informations sensibles telles qu’un identifiant de messagerie avec d’autres.
Heureusement, vous pouvez éviter ce problème en utilisant la fonction BCC (Blind Copy) de Gmail. Le destinataire du courrier que vous avez transféré à l’aide du champ Cci ne recevra aucune information sur la personne à qui le courrier a été transféré.
Nous allons maintenant voir comment vous pouvez envoyer un email à une liste de diffusion.
Sur PC
Accédez à l’interface Web de Gmail dans un navigateur et connectez-vous à votre compte. Cliquez sur l’icône « Ecrire » dans le coin supérieur gauche de la page.
Cliquez sur le premier champ de texte intitulé Destinataires.
Cliquez sur SK.
Entrez un nom d’étiquette dans la zone de texte Cci et cliquez sur la suggestion automatique de l’étiquette pour la sélectionner.
Remplissez la ligne d’objet et le corps du texte selon vos besoins et cliquez sur « Soumettre » une fois que vous avez terminé.
C’est tout, votre courrier sera envoyé à toute personne répertoriée dans le champ « Cci » sans exposer les adresses e-mail d’autres personnes à aucun destinataire. Sachez que les e-mails transférés à partir d’adresses e-mail inconnues (en utilisant Cci) sont parfois plus susceptibles d’être signalés comme spam par Google.
Si vos e-mails importants continuent d’être redirigés vers le dossier spam du destinataire, demandez-lui de mettre votre adresse e-mail sur liste blanche.
Sur Androïd
Pour utiliser une liste de diffusion dans l’application Gmail pour Android, l’application Google Contacts doit être installée sur votre appareil. Assurez-vous d’avoir activé la synchronisation des contacts dans les paramètres de l’application pour vous assurer que tous les raccourcis entre le site Web Gmail et l’application sont correctement synchronisés.
Lancez Google Contacts sur votre téléphone ou votre tablette Android.
Appuyez sur le raccourci auquel vous souhaitez ajouter de nouveaux contacts.
Dans les options, sélectionnez Envoyer un e-mail.
Cliquez sur n’importe quel contact dans le champ « À ».
Cliquez sur Copier tous les destinataires pour copier toutes les adresses e-mail dans le champ À.
Cliquez maintenant sur la flèche vers le bas à côté du champ À pour développer la vue.
Appuyez et maintenez dans la zone de texte Cci et appuyez sur Coller.
Revenez maintenant au champ « À » et appuyez sur la fenêtre contextuelle avec le nombre de destinataires masqués dans le champ de texte.
Appuyez sur la touche Retour arrière de votre clavier pour supprimer toutes les adresses du champ À.
Remplissez la ligne d’objet et le corps de l’e-mail et préparez l’e-mail avec tout ce dont vous avez besoin. Cliquez sur « Soumettre » lorsque vous avez terminé.
Je ne peux pas envoyer d’e-mails à ma liste de diffusion Gmail. Pourquoi?
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles cela peut se produire avec votre compte Gmail. Les plus courants sont énumérés ci-dessous.
- Limite quotidienne : Si vous dépassez la limite quotidienne de 500 e-mails sortants depuis votre compte, vous aurez des difficultés à envoyer de nouveaux e-mails ce jour-là depuis votre compte. Ainsi, la raison pour laquelle vous ne pouvez pas envoyer d’e-mails à vos contacts sur une liste de diffusion peut être que vous avez dépassé votre quota. Veuillez attendre le lendemain pour réessayer.
- Adresses e-mail invalides : si cela ne pose pas de problème de votre côté, assurez-vous que l’adresse e-mail du destinataire est valide. Vos e-mails rebondiront si l’adresse que vous avez utilisée n’existe pas.
- Limite d’e-mails du destinataire atteinte : si l’adresse est valide mais que vous ne parvenez toujours pas à joindre un contact spécifique de votre liste de diffusion, c’est peut-être parce qu’il reçoit un nombre anormal d’e-mails et que le vôtre est simplement bloqué dans la file d’attente. La file d’attente peut être assez longue et vous ne pourrez pas les contacter par e-mail ce jour-là. Ainsi, vous devrez peut-être rechercher des canaux alternatifs pour les contacter.
- Une adresse e-mail qui a été bloquée ou marquée comme spam. Vous devrez peut-être également considérer qu’ils peuvent bloquer votre adresse ou signaler vos e-mails comme spam Gmail. Il est recommandé d’aller au fond des choses en en discutant directement avec le destinataire visé. Si tous les e-mails que vous envoyez avec le tag ne sont pas livrés, c’est peut-être parce que Gmail vous a bloqué en raison de soupçons ou de spam. Cela se produit si vous envoyez trop d’e-mails à plusieurs destinataires ou groupes en même temps.
Questions fréquemment posées
Outre les informations ci-dessus, voici quelques réponses à quelques questions que vous pourriez vous poser sur l’utilisation des listes de diffusion dans Gmail.
La fonction de liste de diffusion fonctionne-t-elle sur iPhone ou iPad ?
Comme expliqué ci-dessus, seule l’application Android prend en charge cette fonctionnalité, à l’exception du site Web Gmail, qui est facilement accessible via un navigateur PC. Étant donné que l’application Gmail pour iOS ne dispose pas de cette fonctionnalité, vous ne pouvez pas l’utiliser sur iPhone ou iPad.
Pourquoi utiliser une liste de diffusion dans Gmail ?
Si vous transférez régulièrement des e-mails à un groupe spécifique de contacts avec le même contenu d’e-mail, les listes de diffusion vous aident à augmenter la productivité et l’efficacité dans l’exécution de la tâche, plutôt que de perdre du temps à ajouter manuellement des contacts au champ du destinataire dans un cycle répétitif.
L’application de listes de diffusion ne se produit que si vous envoyez régulièrement des e-mails en masse à des contacts que vous avez regroupés sous une étiquette. Le courrier envoyé à une étiquette avec plusieurs contacts sera fusionné en un seul courrier dans le dossier Éléments envoyés, mais cela n’affectera pas la façon dont vous pouvez suivre les réponses individuelles reçues au courrier.
Lorsque vous créez une liste de diffusion, vos critères doivent être de regrouper les données démographiques qui répondent à une certaine exigence. Par exemple, si vous êtes un responsable RH, la création d’une liste de diffusion dédiée à chaque service ouvre des canaux de communication plus rapides pour signaler tous les contacts qui relèvent du label (regroupant un service spécifique) de manière exclusive et indépendante.
Les listes de diffusion peuvent également être modifiées pour ajouter ou supprimer de nouveaux contacts afin que vous puissiez facilement suivre les changements dans la population de chaque groupe.
J’espère que vous avez obtenu les réponses que vous cherchiez ! Dites-le nous dans les commentaires!
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