Guide d’embauche d’employés

• Votre processus d’embauche d’employés doit être méthodique et bien pensé.
• Préparez-vous au processus en recherchant les conditions d’embauche du marché et en mettant en ordre tous les documents appropriés.
• Une fois que vous avez commencé le processus, réfléchissez au rôle exact pour lequel vous embauchez et au montant que vous êtes prêt à négocier une fois que vous avez fait une offre.
• Cet article s’adresse aux propriétaires d’entreprise et aux responsables du recrutement qui cherchent à embaucher de nouveaux employés et souhaitent un guide complet pour un processus de recrutement réussi.

Le processus d’embauche des employés est long et détaillé. Si vous le faites correctement, vous trouverez et embaucherez des candidats de grande qualité qui restent et représentent votre entreprise comme vous le souhaitez. En tant que propriétaire de petite entreprise, vous ne savez peut-être pas par où commencer si vous n’avez pas d’expérience en RH, comme de nombreux propriétaires de petites entreprises n’en ont pas. Continuez à lire pour obtenir des conseils d’experts sur l’embauche d’employés.

Préparer votre entreprise à l’embauche d’employés

Que vous en soyez à votre première embauche ou à votre millième, vous devez avoir un processus défini en place pour le recrutement et l’intégration. Au fil du temps, il deviendra plus rationalisé à mesure que vous acquerrez de l’expérience en matière d’embauche et que vous adapterez vos procédures opérationnelles standard en conséquence. Pour toute embauche, suivez ces étapes pour préparer votre entreprise à accueillir le nouvel employé.

1. Faites vos recherches.

Rich Deosingh, président de district du bureau de Robert Half à Midtown, New York, suggère de rechercher le marché local avant même d’envisager des postes vacants au sein de votre entreprise.

« Recherchez qui embauche, quel est le paysage économique de votre région et examinez d’autres offres d’emploi », a déclaré Deosingh au Business News Daily. « Cela vous donnera une idée de choses comme le salaire et la concurrence sur le marché – qui d’autre recherche quelqu’un avec ces compétences particulières? »

Une fois que vous savez cela, vous pouvez adapter le reste de votre processus d’embauche à ce que font les autres – ou aller dans l’autre sens et vous démarquer afin que les candidats soient plus intrigués par votre entreprise que par les autres.

2. Obtenez vos documents en ordre.

Dans certains cas, votre paperasse peut être unique, où vous créez un modèle et insérez les informations nécessaires pour chaque nouvelle embauche. Dans d’autres cas, vous pouvez complètement automatiser le processus.

Voici quelques-uns des formulaires que les documents de nouvelle embauche peuvent inclure.

• W-4 : Cela vous aide à déterminer le montant exact des impôts à retenir sur chaque chèque de paie.
• I-9 : Cela vérifie l’admissibilité à l’emploi du nouvel employé.
• Formulaire de dépôt direct : Cela vous donne les informations bancaires d’un employé pour un paiement plus facile et plus rapide.
• Accord de non-concurrence : Un accord de non-concurrence précisera généralement une durée pendant laquelle l’employé est interdit de travailler, d’être consultant et de mener d’autres activités pour une entreprise qui exerce des activités similaires à la vôtre.
• Manuel de l’employé : Un manuel de l’employé énonce la mission, la vision, les politiques, le code vestimentaire, le code de conduite de l’entreprise, etc.
• Formulaire d’attestation : Sur ce formulaire, le nouvel employé confirme qu’il a lu et compris tous les documents nécessaires.
• Consentement au dépistage antidrogue : Certaines entreprises exigent que les nouveaux employés consentent au dépistage antidrogue avant l’embauche et acceptent de subir un dépistage aléatoire pendant la durée de leur emploi.

Jennifer Walden, directrice des opérations chez WikiLawn, a déclaré que son entreprise avait ajouté une liste de contrôle de la sécurité du réseau domestique, avec un champ permettant à l’employé de faire savoir à l’entreprise s’il aura besoin de nouveau matériel pour assurer un réseau sécurisé. « Et nous nous assurons que les nouveaux employés disposent d’informations de connexion prêtes à l’emploi, ainsi que des coordonnées de toute personne avec laquelle ils travailleront fréquemment. »

C’est beaucoup de paperasse, mais tout est nécessaire. La bonne nouvelle est qu’il existe des ressources en ligne pour vous faciliter la tâche, à vous ou à votre responsable du recrutement.

« Utilisez un SIRH (système d’information sur les ressources humaines) comme Gusto, ADP ou Paycom qui fournit les documents administratifs RH à l’employé en mode libre-service », a déclaré Laura Handrick, professionnelle des RH chez Choose Therapy. « Il n’y a aucune raison pour qu’un être humain traîne du papier de nos jours. Les systèmes en ligne avec signature électronique rationalisent la paperasserie pour vous, garantissant que les données sont capturées avec précision et faisant gagner du temps à tout le monde (y compris la nouvelle recrue).

Pour votre information : Le meilleur logiciel RH du marché aura des fonctionnalités pour vous aider à rationaliser la paperasserie et l’intégration des employés. Vous pouvez lire notre revue de Gusto et notre revue Paychex Flex pour en savoir plus sur certaines des meilleures options.

Quel que soit le système que vous utilisez, la clé est de l’avoir prêt avant de commencer le processus d’embauche.

« Tous ces éléments doivent être préparés à l’avance et facilement accessibles en ligne », a déclaré Deosingh. « La communication avant le premier jour est essentielle – si vous avez besoin que le nouvel employé fournisse des documents ou une pièce d’identité, cela doit être noté à l’avance. »

Matthew Dailly, directeur général de Tiger Financial, était d’accord avec Deosingh. « En utilisant les embauches précédentes comme modèle, examinez toutes les informations recueillies auprès d’eux, puis mettez à jour ou ajoutez des documents plus importants qui ont été mis en œuvre depuis », a-t-il ajouté.

3. Sous-traitez si vous en avez besoin.

Toutes les petites entreprises ne disposent pas d’un service RH, ni même d’un membre du personnel qui connaît les processus RH, et ce n’est pas grave. Il est préférable de trouver quelqu’un qui peut bien faire le travail plutôt que de commettre constamment des erreurs lors de l’embauche et de se retrouver avec un taux de roulement élevé ou des employés qui ne conviennent pas.

«Pour les entreprises qui ont un seul service des ressources humaines, l’utilisation de ressources externalisées pour le recrutement, la paie, l’administration des avantages sociaux, etc. peut être très utile pour gérer la lourde charge des exigences de conformité et de déclaration pour les nouveaux employés, ainsi que la base d’employés actuelle de l’entreprise », a déclaré Karen L. Roberts, SHRM-SCP et directrice des ressources humaines chez Flaster Greenberg PC.

L’un des meilleurs conseils pour l’embauche est de laisser le soin aux professionnels et de s’associer à un service d’externalisation RH de premier ordre. « Ne déléguez pas l’embauche à un superviseur non formé », a déclaré Handrick. « Passer des entretiens et être capable de discerner les talents, c’est une compétence. »

Processus étape par étape pour embaucher des employés

Suivez ces étapes pour un processus d’embauche efficace.

1. Évaluez les postes que vous devez pourvoir.

Sonya Schwartz, fondatrice de Her Norm, a déclaré que cette étape était importante pour éviter la redondance des postes dans l’entreprise.

« La meilleure chose que vous puissiez faire est d’aborder le processus avec l’esprit de répondre aux besoins, pas aux bureaux », a ajouté Deosingh. « Vous recherchez la meilleure personne pour répondre à un besoin spécifique, pas seulement pour faire venir quelqu’un et l’appeler un jour. »

2. Déterminez votre stratégie de recrutement.

Avec le recrutement, vous avez toujours des options. Dailly suggère d’abord de déterminer si vous allez faire appel à un cabinet de recrutement. « Sinon, indiquez sur les formulaires de recrutement » pas d’agences, s’il vous plaît « , car cela économisera une tonne d’appels commerciaux entrants. »

Vous voudrez peut-être aussi que vos employés actuels puisent dans leurs réseaux.

Bien que le processus d’embauche puisse être long, vous voulez toujours vous assurer de trouver le bon candidat pour le poste spécifique pour lequel vous embauchez. Cela ne signifie pas toujours choisir le meilleur candidat dans l’ensemble.

« Les recruteurs et les responsables du recrutement doivent prendre leur temps pour trouver le meilleur candidat pour le poste et ne pas se contenter du meilleur candidat dans le bassin de candidats », a déclaré Lori Rassas, consultante en ressources humaines, coach de cadres et auteur de The Perpetual Paycheck. « Si vous interviewez 10 candidats et qu’aucun ne correspond à leur rôle, il y aura probablement une pression pour choisir le meilleur candidat. Les responsables du recrutement doivent résister à cette pression et retourner dans le bassin de recrutement pour trouver d’autres candidats. »

3. Rédigez la description du poste.

Avant de publier une offre d’emploi, discutez avec vos chefs d’équipe du candidat idéal pour le poste afin d’avoir une bonne idée de ce dont vous avez exactement besoin. C’est aussi une bonne pratique d’informer les employés existants de l’ouverture. Rédigez une description de poste qui correspond à ce que vous recherchez, y compris des détails tels que les exigences du poste, les responsabilités et les attentes. Incluez des informations concernant vos valeurs fondamentales et la culture de votre entreprise afin que vous puissiez trouver la bonne adéquation culturelle.

Dailly a déclaré que vous devriez également déterminer le salaire afin de pouvoir l’indiquer dans la description de poste et ne pas recruter de candidats sous- ou surqualifiés.

« Dans certaines situations, les responsables du recrutement ne sont pas très francs sur les défis auxquels le candidat sera confronté, ce qui conduit à la méfiance, à un roulement élevé et à un impact négatif global sur la culture du lieu de travail », a déclaré Rassas. « Mais cela peut être évité en étant explicite sur ce que l’on attend de la personne qui remplit le rôle et en s’assurant que les candidats que vous avez choisis peuvent le remplir. »

4. Publiez votre offre d’emploi.

La plupart des entreprises utilisent des sites Web de carrière pour annoncer une nouvelle offre d’emploi. Commencez par répertorier le poste sur le site Web de votre entreprise pour atteindre un public ciblé. Si vous souhaitez élargir votre portée, tournez-vous vers les petites annonces professionnelles en ligne gratuites et payantes. Voici quelques sites d’offres d’emploi à considérer.

• CareerBuilder : Créé il y a plus de deux décennies, CareerBuilder fournit des ressources aux employés et aux employeurs, y compris une capacité de recherche localisée. Le site fait de la publicité auprès de plus de 80 millions de demandeurs d’emploi dans le monde entier qui utilisent sa base de données pour rechercher des postes. Le prix d’affichage est bas et basé sur le nombre de postes que vous embauchez pour votre entreprise.
• Monster : Sur Monster , les demandeurs d’emploi peuvent effectuer une recherche par lieu, ensemble de compétences, mots-clés et intitulé du poste. La société a ajouté de nouvelles fonctionnalités, comme la vidéo, pour faire ressortir les petites annonces. Le prix varie selon les besoins d’embauche et la taille de l’entreprise.
• ZipRecruiter : Sur ZipRecruiter , vous pouvez créer un compte recruteur gratuitement. ZipRecruiter dispose d’outils de mise en relation innovants pour vous aider à trouver le bon talent pour votre offre d’emploi. Toutes les communications sont gérées sur la plateforme.
• LinkedIn : LinkedIn a une énorme base de candidats avec plus de 690 millions d’utilisateurs. Les offres d’emploi sont gratuites, mais le site vous facture l’utilisation d’outils de recrutement plus complets.

5. Passez au crible les candidats.

« Lorsque nous sélectionnons et embauchons nos employés… nous publierons généralement [l’offre d’emploi] pour cibler des groupes spécifiques pour certains ensembles de compétences », a déclaré Walden. « Les candidatures sont envoyées et nous examinons d’abord les CV pour exclure immédiatement toute personne qui n’est tout simplement pas qualifiée ou qui ne correspond pas à ce que nous recherchons. Si nous sommes sur la clôture, nous lisons les lettres d’accompagnement et réduisons le pool.

Si vous ne trouvez pas le bon candidat pour votre offre d’emploi dans le vivier de candidats actuel, vous devrez peut-être revoir votre description de poste.

« Si vous ne voyez pas le bon type de candidat, pivotez pour voir les meilleurs candidats », a déclaré Rassas. « Oui, le travail s’accumule probablement, et oui, vous voulez obtenir un candidat pour le poste tout de suite, mais un peu plus d’efforts sur le processus d’embauche avant de prolonger l’offre vous fera gagner beaucoup de temps à long terme .”

6. Interviewez les candidats les plus qualifiés.

Avant d’interviewer les candidats, donnez-leur un préavis suffisant pour vous assurer d’en tirer le meilleur parti.

« Informez le candidat de l’entretien à l’avance afin qu’il puisse se préparer davantage », a déclaré Schwartz. « Cela vous permettra de mieux connaître le candidat et de savoir s’il correspond parfaitement au poste, car vous lui avez donné le temps de se préparer. »

Walden a déclaré que la première série d’entretiens sur WikiLawn intervient après avoir encore réduit le bassin de candidats. Ensuite, ils enchaînent avec une deuxième série d’entretiens.

« Que ce soit en personne ou virtuellement, [l’entretien] reste la partie la plus importante du parcours d’embauche », a déclaré Deosingh. « C’est quand vous arrivez à poser les questions nécessaires et, idéalement, à créer un lien avec le candidat. »

Saviez-vous? Certaines questions d’entrevue sont illégales. Révisez les types de questions d’entrevue que vous devriez et ne devriez pas poser à l’avance.

7. Faites un suivi avec les personnes interrogées.

Cette étape ne sert pas seulement à appeler ou à envoyer un e-mail aux candidats. Deosingh a déclaré que l’évaluation post-entretien est également importante.

« Ne soyez pas victime de l’effet de halo et soyez aveuglé par les faiblesses potentielles », a-t-il déclaré. « Maintenez la perspective et prenez tout en compte – pas seulement l’entretien ou le curriculum vitae, mais la totalité de ce que vous avez vu. Obtenez les commentaires des autres, mais limitez-les à un petit groupe pour éviter la fuite des cerveaux.

Le suivi peut prendre plusieurs formes. Cela peut être aussi simple qu’une note de remerciement pour le temps de la personne interrogée, jusqu’à une offre d’emploi formelle.

8. Prolongez l’offre d’emploi.

Si vous avez interviewé de nombreuses personnes et trouvé des candidats de qualité pour le poste, vous souhaitez agir rapidement.

L’offre exacte que vous faites est également importante.

« Assurez-vous de faire une offre d’emploi irrésistible », a déclaré Schwartz. « La plupart des employés de haute qualité exigent un salaire plus élevé et de bons avantages. »

Pour votre information : Offrir un ensemble d’avantages sociaux concurrentiel vous aide non seulement à attirer les meilleurs talents, mais peut également accroître la rétention des employés.

Quelle que soit la qualité de l’offre, préparez-vous à des négociations sur le salaire et les avantages sociaux.

« Permettez à l’employé potentiel de réfléchir à votre offre et s’il n’est pas d’accord, essayez de négocier », a déclaré Schwartz. « La négociation doit toujours être une situation gagnant-gagnant. »

9. Effectuez une vérification des antécédents.

Une dernière étape que vous devriez envisager consiste à effectuer une vérification des antécédents pour vous assurer qu’il n’y a pas de signaux d’alarme importants avant d’amener la personne sur votre lieu de travail.

« Si vous pensez que le candidat potentiel convient au poste dont vous avez besoin, vous pouvez faire une vérification des antécédents », a déclaré Schwartz. « Cela confirmera la décision que vous avez prise. »

Embaucher des employés à distance

L’embauche de travailleurs à distance est devenue courante pour les entreprises au milieu de la pandémie de COVID-19, et elle s’accompagne de son propre ensemble de défis. Lorsque vous dirigez des candidats distants tout au long du processus d’embauche, vous devrez faire quelques ajustements.

« Bien que les principes fondamentaux de l’intégration restent les mêmes, il existe des différences », a déclaré Deosingh. «Ils ne peuvent pas voir votre espace physique. Une grande partie du processus d’intégration comprend la possibilité de voir l’espace et de s’acclimater à l’emplacement physique. »

Voici quelques façons d’adapter le processus pour les embauches à distance afin de les maintenir engagés :

1. Installez l’employé avant son premier jour. Lorsque vous examinez spécifiquement la technologie, assurez-vous que les informations d’identification et les connexions de leurs employés sont toutes définies et qu’ils disposent de tout l’équipement dont ils ont besoin avant le premier jour.
2. Offrez-leur un accueil enthousiaste. Cela peut sembler basique, mais cela peut aller très loin. Organisez une vidéo de présentation avec l’équipe de la nouvelle recrue afin qu’elle se sente la bienvenue. N’oubliez pas qu’ils entrent dans votre organisation à un point très différent de celui où d’autres ont commencé dans le passé. Faites-leur sentir les bienvenus même si vous ne pouvez pas être au même endroit physique.
3. Être disponible. Il est facile de dire que vous êtes disponible tout en l’ignorant dans la pratique. Votre nouvelle recrue aura sans aucun doute des questions. S’ils ne peuvent pas marcher jusqu’à votre bureau ou se pencher pour demander à leurs coéquipiers, ils doivent se sentir à l’aise de tendre la main via des canaux de communication à distance. Transmettre des informations à outrance et se rendre disponible et ouvert aux questions est crucial si vous intégrez de nouvelles recrues à distance.

Deosingh a également déclaré qu’il était important de fournir un guide en ligne complet et clair, car le nouvel employé n’aura pas de documents ou de documents physiques avec lui.

Embaucher votre nouvel employé

Voici les cinq aspects les plus importants de l’intégration, selon Deosingh :

1. Fournir une orientation. Cela peut être éloigné, mais une vue d’ensemble de l’entreprise est importante pour toute nouvelle recrue.
2. Expliquez les valeurs fondamentales et les attentes de votre entreprise. Ceci est toujours important lorsque vous vous lancez dans un voyage avec une nouvelle recrue. Plus tôt vous définirez vos attentes, mieux votre entreprise et votre nouvel employé s’en porteront.
3. Passez en revue les responsabilités professionnelles. Vous avez probablement couvert une grande partie de cela au cours du processus d’entretien, mais il est utile d’entrer plus en détail sur les attentes des employés maintenant qu’ils ont le poste.
4. Donnez-leur un projet de départ. Beaucoup de nouvelles recrues sont impatientes de commencer. Au lieu de les faire s’asseoir à travers des orientations et des aperçus de l’entreprise au début, donnez-leur quelque chose à se mettre sous la dent tout de suite.
5. Attribuez un mentor. Trouvez un mentor dans un poste similaire au rôle du nouvel employé pour lui donner quelqu’un qui peut répondre à ses questions et l’orienter dans la bonne direction.

Roberts a déclaré que le processus d’intégration de son entreprise commence par une trousse de bienvenue (une lettre d’offre, des documents de nouvelle embauche, des informations sur les avantages et un manuel de l’employé) et se poursuit par l’orientation et la formation jusqu’au premier jour où l’employé exerce ses nouvelles fonctions.

« Cela devrait inclure des présentations aux membres clés du personnel, des ressources pour les employeurs, des visites de bureaux, etc., [tout] qui aidera une nouvelle recrue à s’assimiler à son nouveau rôle en tant que membre de votre équipe », a-t-elle déclaré.

Selon Schwartz, l’intégration devrait également consister en tout codage de données personnelles nécessaire, une explication de la mission et de la vision de votre entreprise, une formation sur vos procédures opérationnelles standard et la délivrance de fournitures et d’uniformes, le cas échéant.

« L’intégration concerne les premières impressions et l’engagement de la nouvelle recrue dans son engagement à travailler avec votre entreprise », a déclaré Handrick. « C’est bien plus que de la paperasse. » Elle a ajouté que vous devriez cartographier, sous forme de liste de contrôle, toutes les tâches et activités nécessaires pour aider la nouvelle recrue à se sentir la bienvenue, à être productive et à vouloir rester.

Handrick a également noté que, bien que les activités de la première semaine aient tendance à se concentrer sur la paperasse, la valeur réelle de l’intégration est ce qui se passe au cours des 30 à 90 premiers jours et ses effets à l’avenir.

Point clé : le processus d’embauche ne s’arrête pas une fois qu’une offre a été acceptée. Vous devez passer du temps à intégrer et à former correctement les nouveaux employés pour les aider à démarrer.

Skye Schooley a contribué à la rédaction et au reportage de cet article. Certaines interviews de sources ont été menées pour une version précédente de cet article.