En quoi les services PEO et de paie diffèrent-ils ?

• Une organisation professionnelle d’employeurs (PEO) fournit une assistance en matière d’administration et de conformité de la paie, ainsi que des services RH supplémentaires.
• Un fournisseur de services de paie (PSP) gère l’administration et la conformité de votre paie sans aucune charge légale partagée.
• Deux facteurs qui influenceront votre décision sont de savoir si vous souhaitez des services RH supplémentaires au-delà du traitement de la paie et le type d’équipe RH interne que vous avez en place.
• Cet article s’adresse aux propriétaires de petites entreprises qui tentent de décider s’il est préférable de sous-traiter leur paie à un PEO ou à un service de paie .

Le choix du service qui convient à votre entreprise dépend de plusieurs facteurs, notamment la taille de votre entreprise, si vous avez une équipe RH interne et si vous avez besoin de services supplémentaires en plus du traitement de la paie. Avant de faire un choix quant au service que vous souhaitez embaucher, il est important de comprendre d’abord ce que chacun offre aux propriétaires de petites entreprises.

Qu’est-ce qu’un OPE ?

Un PEO est une entreprise tierce qui fournit l’administration et la conformité de la paie, ainsi que d’autres services de ressources humaines (RH). Grâce à un PEO, vous pouvez accéder à l’assurance maladie, à l’indemnisation des accidents du travail et à d’autres plans d’assurance commerciale qui pourraient autrement ne pas vous être disponibles. C’est parce qu’un PEO est un gros employeur – ce qui le rend beaucoup moins risqué et donc moins coûteux à couvrir pour les assureurs – qui agit comme votre co-employeur.

Cet accord de co-emploi est ce qui différencie les PEO des autres types de services d’externalisation des RH. Lorsque vous vous associez à une PEO, elle devient techniquement l’employeur. Bien que vous contrôliez toujours qui vous embauchez, licenciez et ce que votre personnel fait chaque jour, le PEO est chargé de payer vos employés et de leur fournir des avantages sociaux.

Le saviez-vous? Bien qu’il s’occupe de certaines tâches RH, vous vous occupez toujours de toutes les affaires courantes et de la gestion des employés. Si, cependant, vous craignez qu’un PEO utilise injustement ses pouvoirs de co-employeur, choisissez un PEO qui a été certifié par l’IRS ou l’Employer Services Assurance Corporation (ESAC).

Comment fonctionne un PEO ?

Lorsque vous travaillez avec un PEO de haut niveau, vous signez un accord de co-emploi dans lequel vous confiez au PEO le contrôle et la responsabilité de certaines tâches RH. En tant que co-employeur, votre PEO dépose et verse toutes les taxes sous son numéro d’identification d’employeur (EIN) au lieu du vôtre, ce qui vous permet d’économiser potentiellement les coûts fiscaux du chômage de l’État (SUTA).

Qu’est-ce qu’une PSP ?

Un PSP s’occupe du traitement de la paie, de la conformité fiscale et des besoins administratifs de votre entreprise. Si vous embauchez un PSP pour gérer votre paie, il paie vos employés selon le calendrier de paie que vous avez défini et inclut les déductions appropriées pour les chèques de paie des employés, telles que les impôts et les primes d’avantages sociaux.

Les PSP peuvent également préparer, déposer et payer vos déclarations de revenus fédérales de chômage (FUTA) et vos déclarations de revenus trimestrielles sous votre EIN. Ils peuvent également déposer et fournir vos formulaires W-2 et W-3. Vous pouvez également désigner votre PSP comme agent déclarant qui peut communiquer avec l’IRS en votre nom pour résoudre tout problème fiscal. Cependant, contrairement aux PEO, il n’existe pas d’accords de co-emploi avec un PSP.

Comment fonctionne une PSP ?

Lors de l’embauche d’un PSP, vous signez un accord qui indique combien vous paierez par mois au PSP et quels services le PSP fournira. Un représentant de votre PSP devient alors votre point de contact pour toutes vos questions et préoccupations en matière de paie. Cependant, étant donné que le logiciel PSP est principalement automatisé, vous n’aurez peut-être pas besoin de contacter votre représentant de l’assistance très souvent.

Si vos employés ont des questions ou des préoccupations concernant leurs chèques de paie, leurs avantages ou leurs congés – et que vous utilisez un PSP pour la paie – vos employés vous contacteront. Vous communiquerez ensuite avec votre PSP au nom de l’employé. Avec les PEO, cet arrangement peut différer, car votre PEO est votre co-employeur et peut donc être en contact avec vos employés. [Vous cherchez un prestataire de paie ? Consultez nos recommandations pour les meilleurs services de paie .]

Pour vous aider à comprendre les distinctions entre un PEO et un fournisseur de paie, ce tableau de comparaisons côte à côte peut vous aider :

PEO vs fournisseurs de paie

Bien que les PEO et les fournisseurs de paie supervisent tous deux votre paie, ils le feront de différentes manières. Ces différences comprennent des services supplémentaires, des prix variables et des obligations contractuelles différentes. Voici comment cela se décompose :

Services fournis

En tant que co-employeur, votre PEO peut superviser beaucoup plus de tâches qu’un PSP. Votre PEO obtiendra et administrera probablement votre assurance contre les accidents du travail, et il peut également gérer vos processus d’embauche et de licenciement. Votre PEO peut également parrainer les régimes d’assurance maladie de votre entreprise et vous proposer des régimes de haute qualité pour les grands employeurs auxquels vous n’auriez peut-être pas accès autrement. Certains PSP proposent une assurance maladie, mais les plans PEO sont généralement bien supérieurs.

Un PSP se concentre sur le traitement de votre paie et veille à ce que vous remplissiez vos responsabilités en matière de charges sociales. Cependant, de plus en plus de fournisseurs de services de paie proposent des services RH supplémentaires tels que des plans de retraite des employés et des conseils en RH.

Coût

Les PEO sont souvent plus chers que les PSP, mais dans une perspective plus large et à plus long terme, les PEO peuvent coûter moins cher. Pour commencer, les régimes d’assurance maladie supérieurs qui vous sont offerts par l’intermédiaire des PEO peuvent vous coûter moins cher que les régimes d’assurance que vous pourriez obtenir auprès d’un courtier d’assurance. De plus, votre PEO ne vous facturera pas plus à mesure que vous ajoutez des services.

Les PEO vous facturent généralement jusqu’à 15 % de votre salaire brut par période de paie ou des frais fixes mais élevés par employé chaque mois. Vous pouvez également payer des frais d’installation qui peuvent coûter des milliers de dollars.

En comparaison, un PSP ne coûtera probablement pas plus de 200 $ par employé et par an, mais ces frais ne s’accompagnent d’aucun des services RH économiques pour lesquels les PEO sont connus.

Obligation contractuelle

Si vous embauchez un PEO, les règles applicables aux grands employeurs qui s’appliquent à votre PEO s’appliquent à vous. Vous devrez vous conformer aux formalités supplémentaires de l’Americans with Disabilities Act (ADA), de l’Affordable Care Act (ACA) et du manuel de l’employé. Cependant, ces règles supplémentaires s’accompagnent d’énormes gains de temps, car le PEO peut superviser une grande partie de vos besoins en RH.

Si vous choisissez un PSP, vous serez confronté à peu de changements réglementaires et contractuels, puisque votre PSP n’est pas votre co-employeur. Il est également important de noter qu’avec ni un PSP ni un PEO, vous ne perdez le contrôle de vos employés. Vous contrôlerez toujours les opérations quotidiennes telles que les tâches des employés, les affectations et les emplacements requis.

Risque et conformité

Comme toute entreprise tierce que vous engagez pour externaliser certains services, un PSP ne partage pas la responsabilité légale des erreurs de conformité qu’il peut commettre. En d’autres termes, si votre PSP gâche vos charges sociales, vous seul en supportez la charge légale. En tant que tel, l’embauche d’un PSP ne fait pas grand-chose pour minimiser les risques de votre entreprise et atténuer les problèmes de conformité.

Les PEO sont une autre histoire. Ils constituent un excellent choix pour gérer les risques et la conformité, car, en tant que co-employeur, ils partagent la responsabilité légale avec vous. Les PEO sont incités à minimiser les risques. Ils peuvent vous aider à obtenir des plans d’indemnisation des travailleurs de haut niveau pour votre entreprise. Ils s’occuperont également de l’enquête, de la représentation et de la gestion des demandes d’indemnisation de vos travailleurs. Les PEO abordent plusieurs autres risques et problèmes de conformité des petites entreprises, tels que le dépistage des drogues, l’embauche et le licenciement, et la sécurité sur le lieu de travail.

Employeur officiel

Un PEO agit en tant qu’employeur officiel (EOR), ce qui signifie qu’il établit les règles concernant vos avantages. Bien que cet arrangement change peu vos affaires quotidiennes, il peut limiter votre régime d’avantages sociaux et vos options de transporteur.

Cela dit, les avantages d’un PEO servant de votre EOR l’emportent généralement sur les inconvénients. En tant qu’EOR, votre PEO – qui est une entreprise beaucoup plus grande que la vôtre – a accès à des avantages avec une qualité supérieure et des primes inférieures à celles que vous trouveriez probablement par vous-même. Votre arrangement EOR délègue également la déclaration et le versement des impôts au PEO sous son EIN au lieu du vôtre, ce qui peut réduire vos charges fiscales SUTA et FUTA.

Un PSP, en revanche, n’est ni votre EOR ni votre co-employeur. L’embauche d’un PSP ne change que la façon dont vous traitez votre paie et peut-être les services RH supplémentaires offerts par votre PSP. Vous restez l’employeur officiel et toutes les taxes sont déposées et versées sous votre EIN.

Lequel choisir ?

Pour une «main plus ferme» dans la gestion de votre paie et des opérations RH supplémentaires susceptibles de sécuriser vos finances à long terme, les PEO sont votre meilleur pari. Vous pouvez également ajouter de nombreux types de services RH à votre contrat PEO et ainsi économiser le temps et l’argent qui seraient nécessaires si vous les gériez en interne.

Cependant, les frais d’installation de PEO et les frais mensuels peuvent être élevés, et les PEO peuvent contrôler plus de vos affaires que la plupart des entreprises externes, vous pouvez donc préférer les PSP si ces conditions vous concernent. Les PSP peuvent également être plus efficaces si vous gérez déjà de nombreux services RH en interne et que vous recherchez uniquement une assistance pour la paie.