Combien y a-t-il de périodes de paie dans une année ?

• Payer vos employés selon un horaire régulier assure la stabilité de votre main-d’œuvre.
• Certains barèmes de paie sont plus populaires que d’autres, et chacun a des avantages et des inconvénients pour les employeurs et les employés.
• Hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuel et mensuel sont des calendriers de paie que les employeurs peuvent envisager.
• Cet article s’adresse aux propriétaires de petites entreprises et aux professionnels des ressources humaines qui souhaitent en savoir plus sur les différents barèmes de paie et décider lequel convient le mieux à leur entreprise.

Bien que les taux de rémunération et les avantages sociaux soient des facteurs majeurs pour s’assurer que les employés sont satisfaits de leur rémunération, il est également important de tenir compte de la fréquence à laquelle vous rémunérez vos employés. Certaines grilles salariales profitent plus aux employés qu’aux employeurs, et vice versa, alors assurez-vous de bien comprendre les avantages et les inconvénients de chaque grille salariale avant de décider de la fréquence à laquelle vous payez vos employés.

Quelles sont les périodes de paie?

Une période de paie (ou cycle de paie) est la période de temps récurrente pendant laquelle le salaire d’un employé est calculé pour le paiement ; cette période peut s’étendre sur une semaine, deux semaines ou une autre durée.

Bien que cela puisse sembler vague, les États sont souvent plus précis quant à leurs exigences en matière de dépannage . Par exemple, le Nebraska permet aux employeurs de choisir le moment où les employés sont payés, tandis que le Maine oblige les employeurs à payer les employés à intervalles réguliers de 16 jours ou moins. Le Vermont exige un avis écrit des employeurs avant de pouvoir mettre en œuvre un cycle de paie bihebdomadaire ou bimensuel. En cas de doute, vérifiez les directives de votre état.

Y a-t-il une différence entre une période de paie et un jour de paie?

Comme indiqué précédemment, une période de paie est la période de temps récurrente pendant laquelle le salaire d’un employé est calculé pour le paiement. Un jour de paie, en revanche, est la date exacte à laquelle un employé reçoit son chèque de paie.

« Si la société ABC paie ses employés le 1er et le 15 de chaque mois, chacun est une date de paie », a déclaré Ruhal Dooley, conseiller en connaissances RH à la Society for Human Resource Management . « Les périodes de paie correspondantes pourraient couvrir du 1er au 15 et du 16 au dernier jour du mois. »

Combien y a-t-il de périodes de paie dans une année ?

Le nombre de périodes de paie dans une année dépend du calendrier de paie que vous utilisez, et il existe plusieurs options. Gardez à l’esprit que le meilleur horaire pour les employés n’est peut-être pas le plus avantageux pour votre entreprise. Vous devrez peser le pour et le contre de chaque grille de paie pour prendre la bonne décision.

« Certains petits employeurs paient mensuellement parce qu’il est administrativement plus facile de payer une fois par mois lorsque toutes les autres factures sont payées, [mais] les employés ne préfèrent généralement pas cela », a déclaré Dooley. « Les chèques sont plus gros, mais c’est long d’attendre un autre chèque de paie. Les petits employeurs peuvent ne pas payer plus fréquemment parce que la paie prend trop de temps et parce que les flux de trésorerie peuvent ne pas permettre une telle fréquence.

Types de calendriers de paie

Voici les quatre calendriers de paie des employés les plus courants, selon le Bureau of Labor Statistics (BLS) des États-Unis :

Hebdomadaire. Un barème de paie hebdomadaire est le deuxième barème de paie le plus courant, avec 34 % des employeurs qui l’utilisent. Avec ce barème de paie, vous paierez vos employés le plus fréquemment – ​​généralement, 52 fois par an. Gardez à l’esprit, cependant, que l’année bissextile pourrait ajouter une période de paie supplémentaire, car elle pourrait conduire à une 53e semaine.

Les calendriers de paie hebdomadaires sont l’option de paie la plus longue et la plus coûteuse. Si vous gérez vous-même la paie, cela pourrait vous faire perdre beaucoup de temps. Et si vous utilisez un service de paie en ligne, vous devrez peut-être payer un supplément si votre fournisseur vous facture chaque fois que vous exécutez la paie. Cependant, certains services de paie facturent un tarif forfaitaire pour des cycles de paie illimités. Si vous utilisez un calendrier de période de paie hebdomadaire, nous vous recommandons de trouver un fournisseur de paie qui offre cette option. Voici nos choix pour les meilleurs services de paie en ligne.

Bihebdomadaire. Un horaire bihebdomadaire signifie que vous payez les employés toutes les deux semaines. Selon le BLS, il s’agit du barème de rémunération le plus populaire, 42 % des employeurs américains utilisant ce modèle. Grâce à ce barème de paie, les employés peuvent s’attendre à recevoir 26 chèques de paie par an. Cependant, comme l’année ne se divise pas uniformément en semaines de sept jours, un chèque de paie supplémentaire pourrait toujours se produire, ce qui entraînerait 27 périodes de paie en un an.

Semi-mensuelle. Avec un calendrier de paie bimensuel, les employeurs paient leurs travailleurs deux fois par mois – généralement, le premier et le 15 du mois ou le 15 et le dernier jour du mois – ce qui donne 24 chèques de paie par an. Cette méthode permet aux employés de fixer des dates auxquelles ils seront payés, bien que vous deviez prendre des décisions telles que la façon de gérer les paiements si le 15 tombe un week-end et la façon dont vous paierez les heures supplémentaires si votre période de paie n’est pas strictement basée sur un 40- heure de travail semaine.

Mensuel. Si des périodes de paie plus fréquentes sont trop coûteuses et difficiles à gérer pour vous, vous pouvez choisir un calendrier de paie mensuel. Ce barème de rémunération est moins courant que les autres, avec seulement 5% des lieux de travail américains utilisant cette méthode, selon le BLS. C’est en grande partie parce que les employés ont du mal à planifier soigneusement leurs budgets pour un mois entier.

Le saviez-vous? Si vous décidez d’opter pour un calendrier de paie plus fréquent, vous trouverez peut-être avantageux de passer à un système de paie sans papier. Plus vous exécutez la paie, plus vous aurez de paperasse. La numérisation du processus peut aider à garantir que rien ne soit perdu ou mal classé.

Un barème de rémunération spécifique peut-il être considéré comme un avantage ?

Parfois, comment et quand vous payez vos employés peut être considéré comme un avantage. En comprenant le fonctionnement de votre secteur et la façon dont les employés de ce secteur aiment être payés, vous pouvez adapter votre calendrier de rémunération en fonction de ces préférences, a déclaré Sean Manning, PDG de Payroll Vault.

« Les employés pourraient préférer être payés plus tôt que tard, donc une période de paie hebdomadaire pourrait être préférée, ou ils peuvent préférer une période de paie bihebdomadaire plutôt que bimensuelle », a-t-il déclaré.

Selon le type de travail effectué par vos employés et leurs besoins financiers, votre calendrier de paiement pourrait enrichir leur situation actuelle. Prenez les moissonneuses, par exemple; l’idée qu’ils soient payés en espèces à la fin d’une journée ou d’une semaine leur convient le mieux, mais serait terrible dans d’autres industries, a déclaré Dooley.

« L’argent liquide est bon parce qu’il n’est pas nécessaire de se rendre à la banque, et les montants ne sont généralement pas si importants que les employés craignent de manipuler ces sommes », a-t-il déclaré. « Dans d’autres industries, l’argent liquide serait un moyen inhabituel de payer les employés, car administrativement et en tant que transaction, il est trop nuancé et détaillé et tout à fait difficile et potentiellement même dangereux. »

En fin de compte, il s’agit de comprendre les préférences et les besoins de vos employés et de les comparer avec la façon dont vous souhaitez que les flux de trésorerie de votre entreprise fonctionnent.

FYI : Un facteur qui peut perturber votre calendrier de paie, du moins pour certains employés, est qu’ils demandent une avance sur salaire. Mettez en place une politique sur la meilleure façon de gérer ces situations afin de ne pas perturber totalement votre emploi du temps.

Comment choisir le meilleur barème de rémunération pour votre entreprise

En gardant à l’esprit les points ci-dessus, vous devriez être en mesure de déterminer quel barème de paie conviendra le mieux à votre entreprise et à vos employés. Manning a déclaré qu’il était important de ne pas précipiter la décision.

Vous allez avoir besoin d’un « temps raisonnable pour collecter des informations, traiter la paie avec précision et distribuer les chèques de paie aux employés », a-t-il déclaré. « Mais il est souvent plus avantageux de sélectionner d’abord un système efficace et fiable, un processus ou un système sur lequel un propriétaire de petite entreprise peut compter et auquel il peut faire confiance. »

Assurez-vous d’être prudent dans votre prise de décision, discutez de la situation financière de votre entreprise avec un professionnel et réfléchissez à ce que les travailleurs de votre secteur attendent de vous, a déclaré Dooley.

« Lors de l’élaboration de la stratégie de paie, les employeurs doivent tenir compte de leurs flux de trésorerie et de leurs autres obligations financières et de leur date d’échéance », a-t-il déclaré. « Les employeurs devraient tenir compte des attentes et des préférences de leur personnel et devraient faire ce qui est administrativement le plus avantageux. »

À retenir : lorsque vous décidez de la fréquence de rémunération des employés, tenez compte des normes de votre secteur, des préférences des employés et de vos besoins de trésorerie.