Comment créer une base de données dans Notion

Les bases de données dans Notion sont essentiellement des collections de pages que vous pouvez personnaliser pour répondre à vos besoins ou à ceux de votre organisation. Vous pouvez insérer des informations pour former vos plans, gérer vos données ou collaborer avec d’autres personnes.

Cependant, Notion peut être accablant pour un débutant. Cet article va essayer de vous aider à surmonter les difficultés d’un débutant Notion et à créer votre première base de données.

Créer une base de données notionnelle

Les bases de données Notion peuvent être décrites comme des classeurs intelligents pouvant contenir des milliers de pages. Semblable à Excel et OneNote, Notion est différent dans les aspects suivants :

• Chaque élément de la base de données peut être ouvert en tant que nouvelle page et modifié en conséquence.
• Vous pouvez personnaliser chaque élément de la base de données en leur ajoutant plus de contexte, comme des dates, des délais, des liens, des participants, etc.
• Les bases de données peuvent être visualisées de différentes manières, pas seulement sous forme de tableau.

Pour créer votre première base de données, vous devrez créer un compte. Vous pouvez vous connecter avec un e-mail, un compte Google ou un compte Apple. Ensuite, choisissez simplement ce pour quoi vous utiliserez Notion (usage personnel, votre équipe ou votre école), et vous êtes prêt à partir.

Dès le départ, vous recevrez des modèles prédéfinis pour vous aider à démarrer. Vous serez également initié aux bases qui vous aideront à former votre première base de données.

Vous pouvez créer une base de données dans Notion de deux manières :

• Cliquez sur « Ajouter une page »
• Commencez à écrire « /database » et choisissez une base de données dans le menu déroulant

Comment personnaliser votre base de données

Vous pouvez maintenant commencer à personnaliser votre base de données comme vous le souhaitez.

1. Choisissez l’une des six options de mise en page de la base de données : tableau, tableau, liste, galerie, calendrier ou chronologie.

   

2. Dans le panneau de droite, vous pouvez sélectionner une source de données pour lier le contenu d’une base de données existante dans votre espace de travail ou cliquer sur « + Nouvelle base de données » pour recommencer.

   

3. En haut de la page, vous pouvez nommer votre nouvelle base de données.

   

4. Chaque mise en page de base de données a déjà certaines directives et une structure que vous pouvez remplir. Notez qu’une table a un nom, des balises et une date par défaut, mais vous pouvez les modifier et ajouter autant de lignes et de colonnes (appelées « propriétés » dans Notion) que nécessaire pour votre projet.

   

5. Une fois que vous avez ajouté un nouvel élément (comme le nom d’un participant au projet), vous pouvez ouvrir l’élément en tant que nouvelle page en plaçant votre curseur au-dessus et en cliquant sur « Ouvrir ».

   

6. Là, vous pouvez écrire tout autre détail que vous ne jugez pas nécessaire dans la section principale de la base de données.

   

7. Ajoutez des balises, des commentaires ou des propriétés.

   

8. Une fois que vous avez terminé de créer votre base de données, vous pouvez la déplacer dans votre espace de travail ou l’ajouter à des pages existantes.

Comment ajouter des propriétés à une base de données Notion

Les propriétés font référence à des éléments d’information qui apparaîtront pour chaque page que vous stockez dans une seule base de données. Ils sont principalement utilisés pour le tri et le filtrage des données. Vous pouvez décocher ceux que vous souhaitez afficher et ceux que vous ne souhaitez pas. Cela vous donne une meilleure vue d’ensemble de la base de données.

Comme mentionné, vous pouvez ajouter autant de propriétés que vous le souhaitez. Ils se présentent sous différentes formes et formes, telles que des dates, des cases à cocher, des formules, des URL, etc. Vous pouvez modifier et ajouter des propriétés sous forme de colonnes ou ajouter une propriété pour chaque entrée de ligne.

Voici comment ajouter une propriété à une table dans Notion :

1. Cliquez sur l’icône « + » dans la dernière colonne du tableau.

   

2. Choisissez un type de propriété.

   

3. Personnalisez la propriété en modifiant son nom, en sélectionnant ou en supprimant son icône, etc.

   

Si vous choisissez une propriété comme « État », vous pourrez ajouter autant d’options d’état que nécessaire, telles que « Non commencé », « En cours » et « Terminé », changer la couleur de chaque option d’état, ou affichez-les sous forme de cases à cocher.

Vous pouvez masquer chaque propriété en cliquant dessus et en sélectionnant « Masquer dans la vue ». Dans le même menu contextuel, vous pouvez les dupliquer, les supprimer ou les afficher dans un ordre croissant ou décroissant.

Une fois que vous avez personnalisé une propriété, vous n’aurez plus besoin d’appuyer sur « Enregistrer » ou sur un bouton similaire. Il sera enregistré dans le tableau au fur et à mesure que vous le ferez.

Comment ajouter plus de vues de base de données

Les vues dans les bases de données Notion vous permettent de voir les mêmes informations dans différents arrangements. Vous remarquerez qu’il s’agit d’une fonctionnalité utile lorsque vous créez vos propres bases de données et saisissez de plus en plus d’informations au fil du temps.

Certaines mises en page ne rendent tout simplement pas justice à vos informations après un certain temps. Par exemple, si vous avez commencé avec une disposition de tableau et que vous avez ajouté davantage d’informations axées sur la date, vous souhaiterez probablement passer à une disposition de calendrier.

Heureusement, vous n’avez pas besoin de créer une toute nouvelle base de données et d’ajouter à nouveau les mêmes informations. Vous pouvez simplement ajouter une autre vue avec une mise en page différente tout en gardant la vue initiale intacte.

Voici comment ajouter une vue à une base de données existante :

1. Cliquez sur l’icône « + » à côté du nom de votre vue existante.

   

2. Tapez un nom de vue et sélectionnez la disposition de la vue.

   

3. Personnalisez la nouvelle vue.

   

Chaque vue a son propre menu qui vous permet de filtrer toute information qui ne convient pas à sa mise en page. Vous pouvez masquer, trier ou filtrer certaines propriétés pour une organisation optimale des données. Ce que vous modifiez dans une vue sera également modifié dans d’autres vues de la même base de données. Mais la façon dont vous personnalisez une vue n’affectera pas les autres vues.

FAQ

Que fait le verrouillage de la base de données dans Notion ?

Le verrouillage d’une vue dans une base de données Notion empêchera les autres de modifier les vues et les propriétés de votre base de données. Cependant, ils peuvent toujours modifier le contenu de la base de données à leur guise. De plus, toute personne ayant accès à votre compte peut déverrouiller la vue.

Qui peut modifier ma base de données Notion ?

Vous trouverez les options de collaboration de Notion en cliquant sur le bouton « Partager » en haut de la page. Là, vous pouvez modifier qui peut afficher, commenter, modifier ou dupliquer votre base de données. Ensuite, il vous suffit de copier le lien de la base de données et de le transmettre à qui vous voulez.

Organisez votre espace de travail avec Notion

Les bases de données Notion sont une solution parfaite pour organiser votre espace de travail et suivre vos tâches quotidiennes. Vous pouvez même l’utiliser pour votre vie personnelle pour planifier des voyages, organiser des événements ou suivre vos finances. Notion offre de nombreuses fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour gérer tous les aspects de votre vie en un seul endroit.

Avez-vous déjà essayé de créer une base de données dans Notion ? Si oui, à quoi servait la base de données ? Dites-nous dans la section commentaires ci-dessous.