Comment créer Alexa pour les compétences professionnelles sans expérience de codage

• Alexa for Business est un assistant vocal qui aide à améliorer la productivité de votre entreprise.
• Il permet de placer des appareils partagés dans tout votre bureau, que les employés peuvent utiliser sur leurs appareils personnels.
• À l’aide des plans de compétences d’Amazon, vous pouvez créer des compétences Alexa personnalisées sans aucune expérience de codage.
• Cet article est destiné aux entrepreneurs et aux professionnels qui souhaitent apprendre à créer des compétences Alexa for Business sans codage.

Alors qu’Alexa d’Amazon est devenu un outil populaire pour allumer les lumières, écouter de la musique et stocker vos listes de courses, il offre désormais des avantages supplémentaires sur le lieu de travail.

Qu’il s’agisse de répondre aux questions des employés ou de planifier des réunions, Alexa for Business est un appareil utile pour augmenter la productivité au bureau. Cependant, certains professionnels hésitent à utiliser cet assistant vocal car ils ne savent pas à quel point il sera difficile – et coûteux – de créer les tâches qu’ils souhaitent mettre en œuvre.

La bonne nouvelle pour les professionnels non techniques est qu’Amazon a publié ses propres plans de compétences . Ceux-ci vous permettent de créer vos propres compétences en quelques minutes, gratuitement et sans codage requis. C’est l’une des nombreuses technologies qui peuvent améliorer la productivité tout en économisant de l’argent.

Qu’est-ce qu’Alexa pour les entreprises ?

Alors que votre Alexa à la maison se concentre sur des tâches plus personnelles, Alexa for Business est spécialement conçue pour aider les employés à rester organisés en répondant à leurs questions et en augmentant la productivité.

Avec Alexa for Business, les employeurs peuvent installer des appareils partagés sur leur lieu de travail. Par exemple, ils peuvent être placés dans des salles de conférence et utilisés pour lancer et contrôler des systèmes de conférence. Les appareils partagés pourraient également être placés dans d’autres zones, comme les salles de copie et les halls d’entrée.

Parmi les appareils Alexa que vous pouvez utiliser de cette manière figurent Echo, Echo Plus et Echo Dot. De plus, les employés peuvent avoir leurs propres appareils dans leurs bureaux pour les aider à augmenter leur productivité en gérant leurs calendriers et leurs listes de tâches.

Lorsqu’ils sont utilisés dans des espaces personnels comme un bureau, les employés sont considérés comme des utilisateurs inscrits. Ils peuvent accéder à Alexa for Business sur n’importe quel appareil Alexa au travail ou à la maison. La possibilité d’accéder à Alexa for Business à partir d’appareils domestiques permet aux employés d’accéder à leur calendrier et à d’autres compétences personnelles depuis leur bureau ou leur salon.

Comment configurer Alexa pour les entreprises

Le processus de configuration d’Alexa for Business commence par l’enregistrement et la configuration d’un compte dans la console Alexa for Business. Ensuite, achetez les appareils que vous voulez pour votre entreprise. Une fois qu’ils arrivent, suivez les étapes du guide d’administration Amazon pour la configuration de l’appareil et pour commencer à inscrire des utilisateurs individuels.

Le coût d’Alexa for Business se compose de deux éléments. Il y a des frais mensuels pour chaque appareil partagé de votre organisation et le nombre d’utilisateurs inscrits.

• Appareils partagés : 7 $ par appareil
• Utilisateurs inscrits : 3 $ par utilisateur

Conseil : si votre entreprise souhaite profiter d’Alexa for Business dans des espaces communs tels que des salles de conférence et des halls, plutôt que de laisser les employés utiliser le service dans leurs bureaux ou à domicile, vous n’avez pas besoin d’avoir d’utilisateurs inscrits. Payez simplement les frais mensuels pour chaque appareil partagé.

Comment utiliser Alexa pour les entreprises

Les entreprises de toutes tailles peuvent profiter d’Alexa for Business de différentes manières. Les appareils partagés peuvent être placés n’importe où dans un bureau, généralement dans des salles de conférence, car Alexa for Business peut s’intégrer aux services de vidéoconférence populaires.

Voici une partie du matériel actuellement compatible :

• Systèmes de téléprésence Cisco
• Kits de salle Cisco Webex
• Poly Group Series (avec Alexa for Business intégré aux unités Poly Trio 8500 et 8800)
• Salles Zoom
• Crestron série 3

Alexa for Business intègre également les calendriers Office 365, Google Workspace et Microsoft Exchange. Cela vous permet d’utiliser des commandes vocales pour rechercher des réunions planifiées ou rejoindre automatiquement des réunions à partir d’un certain nombre de systèmes de communications unifiées, notamment Amazon Chime, BlueJeans, Cisco, RingCentral et Zoom.

Le saviez-vous? Nous avons précédemment identifié Webex comme le meilleur service de visioconférence pour la collaboration.

Les fonctions spécifiques qu’Alexa peut gérer incluent le démarrage, la participation et la fin d’une réunion, et la demande d’un appel au service informatique en cas de difficultés techniques. Nous considérons quelques autres utilisations courantes ci-dessous.

Études de cas Alexa for Business

Harsha Reddy, co-fondatrice et rédactrice en chef de Small Biz Genius, envisageait d’embaucher un assistant de bureau qui pourrait aider aux réunions et garder les autres détails en ordre. Au lieu de cela, la société a opté pour Alexa for Business pour gérer certaines de ces tâches.

« Nous utilisons principalement Alexa pour vérifier les réunions et gérer les horaires, ainsi que pour vérifier l’avancement de divers processus », a déclaré Reddy. « Nous l’avons connectée à Google Agenda de notre entreprise et à nos calendriers de travail individuels. »

Les employés qui sont des utilisateurs inscrits peuvent utiliser Alexa de plusieurs manières : pour planifier et rejoindre des réunions, accéder aux applications de l’entreprise, consulter les calendriers, créer des listes de tâches, définir des rappels et passer des appels.

En tant que PDG d’Ecopreneurist, Ollie Smith a vu la valeur d’Alexa pour les entreprises. « D’après mon expérience, le service a permis à mes employés de devenir beaucoup plus productifs grâce à la gestion automatisée des horaires, aux alertes de rappel et à la possibilité de se connecter à distance aux conférences téléphoniques de l’équipe. De plus, le système intuitif permet à mes responsables de surveiller l’utilisation de chaque appareil à partir du tableau de bord central, ce qui permet de gagner un temps précieux dans le processus. »

David Alexander, propriétaire du blog éducatif Mazepress, a déclaré qu’il utilisait Alexa dans son bureau au cours des deux dernières années et qu’il l’avait trouvé bénéfique. Il pense que l’assistant numérique peut accélérer votre flux de travail si vous utilisez les bonnes compétences.

« L’utilisation d’Alexa en tant qu’assistant virtuel numérique peut certainement vous faire gagner du temps au bureau, mais cela dépend en grande partie du type de tâches récurrentes que vous pouvez automatiser, et cela diffère d’une personne à l’autre », a déclaré Alexander. « Je m’attends à voir davantage de suites et de fonctionnalités d’entreprise disponibles au cours des deux prochaines années, ce qui élargira les possibilités d’Alexa. »

Exemples de compétences Alexa for Business et leurs avantages pour les petites entreprises

Chaque entreprise (et industrie) aura ses propres exigences et opportunités pour des compétences spécifiques. Voici quatre exemples universels d’utilisation d’Alexa for Business et des avantages qu’elle offre.

1. Rappels et planification : La définition de rappels pour effectuer des actions spécifiques à certains moments garantit que les délais ne sont pas manqués. Par exemple, vous pouvez définir un rappel pour exécuter la paie hebdomadaire, en vous assurant qu’il n’est pas oublié parmi d’autres tâches administratives. Alexa peut également s’intégrer aux services de calendrier, en verbalisant les entrées en réponse à la question « Qu’y a-t-il sur mon calendrier ? » Il peut même lire et répondre aux e-mails reçus via Gmail ou Microsoft 365, garantissant que le personnel est au courant des e-mails liés aux événements.
2. Gestion des événements : vous pouvez utiliser Alexa for Business pour réserver des salles de réunion ou savoir qui a réservé certains espaces. Vous pouvez également demander la date de la prochaine réunion dans cette salle et prolonger le temps que vous avez réservé dans une salle de conférence si elle est gratuite. Ceci est avantageux pour garder un œil en temps réel sur les espaces de réunion disponibles. Il permet également l’annulation instantanée d’une réservation, libérant ainsi cette zone pour d’autres personnes. Ceci est particulièrement précieux de nos jours, lorsque les espaces de conférence suffisamment grands pour accueillir des réunions à distance sociale peuvent être limités.
3. Surveillance des sites Web : Alexa peut être programmée pour surveiller les sites Web, en s’assurant qu’ils restent en ligne et en signalant les pannes ou les temps d’arrêt. L’application Vigil diffusera des notifications push en cas de panne d’un site, permettant une réponse rapide pour le remettre en ligne. De la perte de productivité aux demandes de renseignements manquées, même une panne temporaire peut causer des dommages importants à la marque et une perte de données. La détection instantanée minimise les conséquences de tout abandon.
4. Assistance à la facturation : Tâche répétitive et souvent prévisible, l’automatisation de la facturation peut rationaliser les affaires financières. Par exemple, Alexa pourrait être configurée pour fournir des rappels sur la facturation de fin de mois ou pour poursuivre une dette impayée à un moment donné. La compétence Affacturage des comptes clients calcule les totaux des factures et le taux d’affacturage. Si le financement ne représente qu’une petite partie de la charge de travail du personnel, une aide peut être la bienvenue.

Point clé à retenir : la possibilité de créer et d’offrir ces compétences aux employés pourrait faire pencher la balance en faveur de l’assistant virtuel d’Amazon par rapport aux autres haut-parleurs intelligents de l’IA. Lisez notre examen complet de l’IA de Siri contre Cortana contre Google Assistant contre Alexa.

Comment créer vos propres compétences Alexa

Bien que les compétences ci-dessus conviennent à la plupart des clients et des secteurs, Alexa for Business prend tout son sens lorsque vous créez des compétences spécifiques au fonctionnement de votre entreprise. Les compétences prédéfinies peuvent être bénéfiques, mais de nombreuses organisations veulent des compétences adaptées à leurs besoins.

Certaines entreprises peuvent se tourner vers des experts en codage et des développeurs, mais Amazon a rendu le processus de création de vos propres compétences relativement simple. À l’aide de ses plans de compétences, les personnes sans compétences de codage peuvent créer des compétences privées à utiliser exclusivement par leur organisation et leurs employés.

Selon Amazon, les compétences privées Alexa sont des capacités vocales qui améliorent l’expérience Alexa tout en restant privées pour les membres d’une organisation Alexa for Business.

« Avec Alexa for Business Blueprints, vous n’avez pas besoin d’écrire une seule ligne de code pour créer une compétence privée pour votre lieu de travail », écrit la société sur son site Web. « Sélectionnez l’un des dizaines de plans de compétences faciles à utiliser, ajoutez des informations telles que des questions et réponses courantes pour votre lieu de travail et publiez la compétence sur Alexa for Business en tant que compétence privée. »

Il existe deux principaux types de compétences commerciales que vous pouvez créer sans connaître aucun code : les questions-réponses commerciales et les guides d’intégration.

Compétences en questions-réponses

Les compétences de questions-réponses vous permettent de créer des questions (avec des réponses) que vos employés pourraient poser, telles que « Qui gère nos réseaux sociaux ? » ou « Quand le service d’assistance est-il disponible ? »

À l’aide de Blueprints, un administrateur se connecte et tape une question spécifique, ainsi que des variantes de la même chaîne de requête au cas où quelqu’un ne la poserait pas exactement comme elle est écrite. La réponse est fournie et peut être personnalisée avec des messages de bienvenue et de fin. Une fois la compétence nommée et publiée, elle ne peut être utilisée que par les utilisateurs inscrits au sein de votre organisation.

Guides d’intégration

L’autre principal type de compétences commerciales créées à l’aide d’Amazon Blueprints sont les guides d’intégration pour les nouveaux employés, qui sont essentiels pour éviter les dommages d’une mauvaise intégration. Au lieu de fournir aux nouvelles recrues un manuel imprimé ou un lien vers un site Web contenant des informations pertinentes, un guide d’intégration Alexa leur permet de poser des questions à Alexa qu’ils pourraient avoir.

Les questions courantes peuvent inclure « Alexa, comment configurer mon e-mail sur mon téléphone » ou « Alexa, comment envoyer un colis ? » Ils pourraient inclure des informations sur l’emplacement de la cafétéria ou de la salle de copie, ou les coordonnées de différents départements et employés.

Pour le guide d’intégration, incluez toutes les questions auxquelles vous souhaitez répondre, puis saisissez les étapes nécessaires pour répondre à chaque question. Une fois vos compétences privées publiées, vous pouvez décider dans quelles salles vous souhaitez qu’elles soient disponibles et si vous souhaitez que chaque utilisateur inscrit y ait accès depuis n’importe quel appareil.

La sécurité d’abord

Bien que cette technologie puisse vous aider à augmenter votre productivité et à faciliter certaines de vos tâches administratives, vous devez être conscient des informations à l’échelle de l’entreprise que vous incluez dans vos compétences. Sur la base de l’admission récente d’Amazon selon laquelle certaines conversations Alexa sont écoutées par des employés, évitez d’inclure des informations sensibles dans vos compétences.

« La vérité est qu’une menace malveillante pourrait également comprendre comment pirater Alexa », a déclaré Will Ellis, consultant informatique et fondateur de Privacy Australia. « La plupart des pirates ne se soucient pas de ce dont vous parlez à la maison, mais vous pouvez parier que certains se soucient de ce qui se passe dans un environnement professionnel. »

Neil Cumins a contribué à la rédaction et à la recherche de cet article. Des entrevues avec des sources ont été menées pour une version précédente de cet article.