Comment documenter votre processus de workflow en tant que pigiste

Dans la plupart des environnements de travail, vos processus de flux de travail sont généralement déjà en place et vous devez les suivre. En tant que freelance, cependant, c’est quelque chose que vous devrez développer et mettre en œuvre vous-même. Cela peut être intimidant au début, mais après quelques essais, la flexibilité de choisir votre propre documentation de flux de travail peut être stimulante.

Pourquoi s’embêter à documenter votre processus de workflow ?

Attendez, si personne ne vous oblige à documenter votre flux de travail, pourquoi s’en soucier ? N’est-ce pas ce que veut dire « être son propre patron » ?

C’est vrai : en tant que freelance, vous pouvez décider de ne pas documenter grand-chose si vous ne le souhaitez pas. Mais documenter votre processus de flux de travail peut vous aider à budgétiser votre temps, à entretenir de meilleures relations avec les clients et à facturer votre travail.

Vous pourriez essayer de vous passer de documentation pendant un certain temps. Mais au fur et à mesure que votre carrière de freelance se poursuivra, vous vous retrouverez probablement à documenter de plus en plus. Cela peut être un processus long et douloureux. Prendre du temps pour établir votre documentation est certainement la manière la plus simple et la plus douce.

Imaginer votre processus de flux de travail

Documenter votre processus de flux de travail peut sembler assez abstrait et désordonné si vous n’y êtes pas habitué. De plus, cela peut sembler assez différent selon le type de travail que vous faites. Vous pourriez envisager de suivre cet article en utilisant un projet que vous avez déjà terminé. Cela peut vous aider à comprendre comment un projet se décompose.

1. Décomposez votre tâche

La première étape consiste à diviser votre tâche en plusieurs parties. En tant qu’écrivain ou éditeur, cela pourrait être le plan d’un livre ou d’un article. Si vous êtes un artiste, il peut s’agir de plans ou de composants différents de la pièce finale. Quoi que vous fassiez, la tâche devrait généralement se décomposer en étapes quantifiables qui vont ensemble pour créer le projet final.

Décomposer votre tâche en plusieurs parties est important pour un certain nombre de raisons. Tout d’abord, il constituera les éléments mobiles de base de la documentation de votre flux de travail. De plus, cela peut vous aider psychologiquement. Même si vous n’êtes pas très doué pour la documentation, diviser une tâche en plusieurs parties peut aider un gros projet à se sentir plus gérable.

2. Créez une liste de contrôle et un organigramme visuel

Une fois que vous avez décomposé votre tâche, transformez chacune des parties en un élément sur une liste de contrôle. Tout comme la décomposition de votre tâche en premier lieu, la création d’une liste de contrôle a deux objectifs : elle vous aide à surveiller vos propres progrès et vous aide à communiquer vos progrès aux clients. Vous pourriez également trouver utile de transformer votre liste de contrôle en un organigramme visuel.

Ceci est particulièrement pratique si votre projet comporte plusieurs étapes. Par exemple, si vous éditez un livre, chaque chapitre devra peut-être être décrit, rédigé, cité et édité. Détailler quelque chose comme ça sur une liste de contrôle papier serait désordonné, en particulier si vous travaillez avec plusieurs tâches à la fois, ou si les tâches peuvent déplacer les étapes d’avant en arrière.

La solution que vous utilisez pour ce type d’installation peut dépendre de votre degré d’autonomie. Si vous travaillez plus ou moins dans le vide (comme le font certains pigistes), votre organigramme visuel peut être des notes autocollantes sur un tableau blanc. Si vous travaillez en étroite collaboration avec votre client ou avec d’autres sous-traitants, vous pouvez utiliser une plate-forme de flux de travail partageable comme Trello.

3. Définir les buts et les objectifs

Cette étape peut sembler un peu inutile. Pourquoi avez-vous besoin de buts et d’objectifs si vous avez déjà une liste de contrôle ?

Même avec une liste de contrôle, vous ne pouvez pas faire tout le projet en une seule fois. Vous devez toujours décider de la part de votre projet que vous souhaitez réaliser en une journée ou une semaine, ou juste entre les rendez-vous avec vos clients.

Pour revenir à l’exemple du livre, voulez-vous décrire tous les chapitres avant que l’un des chapitres ne soit rédigé ? Voulez-vous commencer à rédiger un chapitre alors que le chapitre précédent n’a pas encore été édité ? Ce sont des questions auxquelles vous seul pouvez répondre. Cependant, y répondre à l’avance peut vous aider à rester organisé.

Encore une fois, avoir des buts et des objectifs clairs peut vous permettre de rester au top de votre projet, mais peut également vous aider à communiquer avec votre client sur l’avancement du projet et sur la façon dont vous vous attendez à ce qu’il se déroule.

4. Budget et temps de suivi

Lorsque vous avez décidé de vos buts et objectifs, il est temps de commencer à budgétiser votre temps.

Combien de temps avez-vous pour terminer l’ensemble du projet ? Combien de temps avez-vous à consacrer à ce projet dans ce laps de temps ? Combien de temps devra-t-il être alloué à chaque objectif ? Avez-vous tout le temps du monde, ou avez-vous besoin d’établir des priorités et peut-être de vous passer de quelques extras pour respecter les délais ?

Si vous êtes payé à l’heure, vous suivrez naturellement votre temps. N’oubliez pas de noter combien de temps a été consacré à chaque étape du projet. De cette façon, vous aurez une meilleure idée du temps dont vous aurez besoin, à la fois pour l’avancement de ce projet et pour la budgétisation du temps pour les projets futurs.

Si vous êtes payé par projet ou par livrable, comme le font certains freelances, il peut être tentant de ne pas suivre du tout le temps. Cependant, encore une fois, comprendre comment vous utilisez votre temps peut vous aider à devenir un pigiste meilleur et plus efficace. Alors, envisagez de suivre et de budgétiser votre temps, même lorsque personne ne vous oblige.

Examiner, surveiller et optimiser

Tout au long des projets individuels et après chaque projet, prenez le temps de réfléchir à la documentation de votre processus de workflow. Y a-t-il des choses que vous vous êtes retrouvées à décomposer davantage au fur et à mesure que vous avanciez? Certaines tâches vous ont-elles pris plus ou moins de temps que prévu ? Vos objectifs étaient-ils trop grands pour être réalistes ou trop petits pour être utiles ?

Faire ce genre de travail pendant un projet peut vous aider à travailler aussi efficacement que possible pour le reste du projet. Faire ce genre de travail entre les projets peut vous aider à donner des devis plus précis aux futurs clients, tout en budgétisant votre propre temps de manière gérable et efficace.

Vous valez le travail

La plupart des clients ne demandent pas explicitement la documentation du flux de travail. Il peut être facile d’avoir une « vision tunnel de pigiste », qui est la contrainte de ne rien faire au-delà de ce que le client demande explicitement. Mais faire un travail supplémentaire pour affiner votre emploi du temps peut vous aider à devenir un pigiste plus efficace. Et c’est bon pour tout le monde.