Comment remplir et déposer un formulaire HCFA

2023/01/12

Le formulaire HCFA est ce que les praticiens non institutionnels utilisent pour facturer les compagnies d’assurance pour les services fournis.
Le formulaire HCFA comprend les codes de facturation médicale et les informations démographiques et d’assurance du patient.
Pour déposer un formulaire HCFA, remplissez les 33 cases et exécutez votre formulaire dans un épurateur de réclamations pour identifier les erreurs.
Cet article s’adresse aux médecins et aux émetteurs de factures qui cherchent à comprendre les formulaires utilisés pour déposer des réclamations médicales.

Étant donné que 92 % des Américains ont une assurance maladie , la facturation médicale fait inévitablement partie des tâches quotidiennes d’un cabinet. Bien sûr, la plupart des praticiens ne se sont pas lancés dans la médecine pour déposer des documents toute la journée, mais le formulaire HCFA – le principal formulaire de réclamation médicale – est relativement facile à remplir. Ce guide vous dira tout sur le formulaire et comment le remplir et le déposer.

Qu’est-ce que le formulaire HCFA ?

Le formulaire HCFA, également connu sous le nom de formulaire HCFA 1500 ou formulaire CMS-1500, est ce que les praticiens non institutionnels déposent auprès des payeurs (compagnies d’assurance). Ils constituent souvent la base des réclamations médicales.

L’abréviation « HCFA » signifie « Health Care Finance Administration ». Comme vous pouvez le deviner à partir de ce nom, le HCFA 1500 a des origines officielles. C’est le travail des Centers for Medicare & Medicaid Services (CMS), qui l’ont initialement conçu pour faciliter les remboursements de Medicare et Medicaid.

Le formulaire HCFA est si complet que les assureurs privés l’ont également adopté comme norme. De plus, la loi fédérale exige que les praticiens demandant un remboursement déposent ces formulaires ou les formulaires UB-04, ce que nous expliquerons plus loin dans cet article.

Comment fonctionne le formulaire HCFA ?

Les praticiens comme vous (ou, de manière plus réaliste, votre personnel de réception ou votre équipe de facturation médicale tierce) rempliront le formulaire HCFA après une rencontre avec un patient. Un formulaire HCFA complet comprendra les codes de terminologie procédurale actuelle (CPT) pour tous les services fournis. Il peut également inclure les codes de la Classification internationale des maladies, 10e révision (CIM-10) pour les diagnostics. Ces codes standardisent les services, afin que les payeurs sachent plus facilement quoi rembourser.

Votre formulaire HCFA doit également inclure les données démographiques et les informations de base de votre patient. Tout aussi important, le formulaire doit indiquer clairement les informations d’assurance de votre patient. De cette façon, les payeurs savent exactement lesquels de vos codes CPT et ICD-10 ils peuvent et ne peuvent pas rembourser.

Qui remplit un formulaire HCFA ?

N’importe lequel de ces types de praticiens individuels peut remplir et déposer des formulaires HCFA :

Médecins
Spécialistes
Infirmières praticiennes
Infirmières sages-femmes
Infirmières anesthésistes diplômées
Assistants médicaux
Psychologues cliniciens
Travailleurs sociaux cliniques
Services ambulanciers
Services de laboratoire

Pour votre information : Seuls les prestataires de soins de santé non institutionnels doivent remplir le formulaire HCFA. Les autres fournisseurs doivent utiliser le formulaire UB-04.

Qu’est-ce qui est inclus dans un formulaire HCFA ?

Le formulaire HCFA est composé de 33 cases. Si cela semble être un nombre écrasant, ne vous inquiétez pas – chaque case nécessite peu d’informations, dont la plupart sont rudimentaires. De plus, nous avons préparé le guide de facturation suivant pour HCFA afin que vous puissiez suivre facilement le processus. Chaque entrée numérotée dans ce guide correspond au même numéro de case sur le formulaire HCFA.

Informations sur l’assurance : indiquez Medicaid, Medicare ou l’assureur privé du patient à côté de son numéro d’assurance, qui figure dans la case 1a.
Nom du patient : Écrivez le nom légal complet du patient.
Sexe et date de naissance du patient : Écrivez le mois, la date et l’année sur deux chiffres chacun. Cochez la case appropriée pour le sexe attribué au patient à la naissance.
Nom de l’assuré : Si le patient utilise son propre régime d’assurance, vous pouvez laisser cette case vide. Si leur plan est au nom de quelqu’un d’autre, écrivez ce nom ici.
Adresse et numéro de téléphone du patient : Remplissez chaque case de cette section avec les informations appropriées.
Lien du patient avec l’assuré : Cochez la case appropriée. Vous ne devez cocher qu’une seule des quatre cases présentes.
Adresse de l’assuré : Encore une fois, laissez cette case vide si le patient est auto-assuré. Sinon, ajoutez ces informations pour la personne dont le nom figure sur le régime d’assurance.
Statut du patient : Cochez une case dans la première rangée (état matrimonial) et une case dans la deuxième rangée (statut d’emploi).
Autres renseignements sur l’assurance : Laissez cette section vide si le patient n’a que l’assurance primaire indiquée plus haut sur le formulaire. Si le patient a une assurance secondaire, incluez ici toutes les informations demandées.
État du patient et informations Medicaid : indiquez ici si les services que vous avez fournis étaient en réponse à des blessures ou à des maladies subies au travail, dans un accident de voiture ou dans un autre type d’accident. Dans la case « réservé à un usage local », ajoutez le numéro Medicaid du patient s’il en a un.
Numéro de police ou de groupe de l’assuré : Inscrivez ici le numéro de police, de groupe ou FECA du patient. Vous devez également inclure les informations d’identification demandées. Si vous avez ajouté des informations à la case 9, cochez « oui » dans la case 11d.
Signature du patient : Tous les formulaires HCFA nécessitent la signature d’un patient pour être soumis. Cette case est l’endroit où vous enregistrerez cette signature.
Signature de l’assuré : Vous ne devez remplir cette section que si le patient bénéficie d’une assurance secondaire, comme indiqué à la case 9.
Date de l’affection traitée : Écrivez la date à laquelle le patient a commencé à ressentir les premiers symptômes.
Rapports antérieurs sur l’état en cours de traitement : si la date de la rencontre avec le patient que vous facturez n’est pas la première occurrence de cet état chez le patient, enregistrez la première date ici à la place. Vous devez écrire la date de la consultation que vous facturez s’il s’agit bien de la première fois que le patient présente des symptômes.
Dates d’arrêt de travail : si l’état du patient l’a mis au chômage, indiquez les dates auxquelles le patient a été mis à l’écart.
Fournisseur référent : Si un autre praticien vous a référé le patient, indiquez le nom, le numéro d’identification et l’identifiant national du fournisseur (NPI) de ce praticien.
Dates d’hospitalisation : Si l’état du patient a entraîné son hospitalisation, indiquez ici les dates d’hospitalisation.
Réservé à un usage local : laissez cette section vide pour le destinataire du formulaire s’il en a besoin.
Frais de laboratoire extérieur : Si vous déposez une réclamation pour des tests de laboratoire tiers, cochez la case « oui » et notez le montant des frais.
Codes CPT : Listez les codes CPT correspondant aux services fournis. Vous pouvez utiliser les lignes de largeur de page sous « Pointeur de diagnostic » pour fournir des codes supplémentaires.
Code de resoumission Medicaid : si vous soumettez à nouveau une demande rejetée à Medicaid, écrivez ici le numéro de référence de la demande originale.
Numéro d’autorisation préalable : Si votre patient a apporté une autorisation préalable du payeur à son rendez-vous, ajoutez le numéro d’autorisation ici. Vous aurez également besoin d’un numéro IDE à sept chiffres pour les appareils expérimentaux et d’un code postal pour les services d’ambulance.
Détails du service : vous répertoriez ici les dates et le lieu du service, les services fournis et les montants des frais correspondants. Vous remplirez également la section de pointeur de diagnostic que vous avez rencontrée pour la première fois dans la case 21. Notez que vous pouvez laisser cette case vide pour les vaccins contre la grippe ou le pneumocoque.
Identifiant fiscal : fournissez votre numéro d’identification d’employeur (EIN) ou, si vous êtes un praticien indépendant sans EIN, votre numéro de sécurité sociale.
Numéro de compte du patient : Bien que remplir cette case soit facultatif, l’inscription du numéro de compte de votre patient dans votre cabinet peut vous aider à lier la demande de règlement au patient et à suivre les progrès en conséquence.
Accepter l’affectation : Cochez la case « oui » pour les services médicaux, de laboratoire, chirurgicaux, fournisseurs ou ambulanciers.
Frais totaux : Inscrivez le montant total du remboursement que vous demandez.
Montant payé : Si une partie de la demande a déjà été payée, indiquez ce montant ici.
Solde dû : Soustrayez la valeur de la case 29 de la case 28, puis écrivez ce montant ici.
Signature du fournisseur : signez votre formulaire HCFA ici.
Informations sur l’emplacement de l’établissement de service : écrivez l’adresse complète de l’endroit où les services ont été fournis.
Informations sur le fournisseur de services : Ici, indiquez à nouveau votre adresse à côté de votre NPI et de votre numéro de téléphone. Vous avez maintenant terminé avec votre formulaire HCFA.

Comment remplir un formulaire HCFA

Une fois que vous avez rempli votre formulaire, vous devez le faire passer par un épurateur de réclamations pour vérifier les éventuelles erreurs. Ces outils sont généralement disponibles via des prestataires de services de facturation médicale tiers. Une fois que vous avez corrigé les erreurs indiquées, vous pouvez soumettre à nouveau votre formulaire HCFA à une chambre de compensation appropriée, qui le remettra au payeur approprié.

Quelle est la différence entre UB-04 et HCFA ?

Alors que les praticiens individuels non institutionnels déposent des formulaires HCFA, les praticiens institutionnels soumettent le formulaire UB-04. Cette distinction signifie que les hôpitaux, les établissements pour patients hospitalisés, les établissements de soins infirmiers et les autres établissements médicaux utilisent le formulaire UB-04. Tous les autres praticiens utilisent le formulaire HCFA à la place.

Cette frontière entre le formulaire UB-04 et HCFA est certes un peu vague. Cependant, les experts en facturation médicale comprennent parfaitement la différence. Mieux encore, les experts en facturation médicale qui travaillent dans des sociétés tierces de facturation médicale (voir notre revue AdvancedMD pour un exemple) peuvent remplir et classer ces formulaires en votre nom.

Si vous préférez éviter le mal de tête de choisir les bons formulaires et de passer du temps sur la paperasse, visitez notre page des meilleurs choix de facturation médicale. Vous y trouverez nos recommandations pour les services de facturation médicale tiers en fonction de la taille de votre cabinet, de votre spécialité, de la complexité de la facturation et d’autres facteurs. Le processus de facturation médicale peut être fastidieux, mais avec la facturation médicale externalisée, il devient beaucoup plus facile.