Comment configurer un service de prise de rendez-vous pour votre entreprise

• Les services de prise de rendez-vous peuvent faire gagner un temps précieux aux entreprises en réservant automatiquement des rendez-vous avec des clients potentiels.
• Certains avantages des services de prise de rendez-vous sont une planification améliorée, une gestion plus facile des clients et des mises à jour 24h/24 et 7j/7.
• Vous devriez rechercher une entreprise qui propose des services de rédaction de scénarios créatifs et personnalisés pour les besoins uniques de votre entreprise.
• Cet article s’adresse aux propriétaires et gestionnaires d’entreprise souhaitant adopter ou passer à un nouveau service de prise de rendez-vous pour gagner du temps et rationaliser la planification.

Démarrer une entreprise et développer votre organisation demande énormément de temps et d’efforts. L’augmentation de votre clientèle est cruciale et nécessite un engagement client personnalisé à chaque étape de l’entonnoir de vente. Avec de nombreuses entreprises travaillant avec un personnel limité et un temps limité, accorder une attention adéquate à tous vos clients actuels et potentiels peut être difficile.

Les propriétaires d’entreprise et les bons gestionnaires savent à quel point il est essentiel d’exploiter en permanence des pistes de vente. Cependant, il n’est pas toujours possible d’avoir une réserve inépuisable de prospects en attente dans les coulisses. En fait, de nombreux propriétaires d’entreprise trouvent que l’aspect le plus difficile de la croissance d’une entreprise consiste à trouver un moyen efficace d’atteindre de nouveaux prospects et clients potentiels.

Pour gagner du temps et des efforts, de nombreuses entreprises sous-traitent une partie de ce travail à des services de prise de rendez-vous. Les services de prise de rendez-vous agissent comme des assistants personnalisés qui gèrent les bases de la prise de nouveaux rendez-vous afin que votre équipe de vente puisse se concentrer sur la conclusion de transactions.

Nous explorerons comment les services de prise de rendez-vous peuvent aider une entreprise à se développer et examinerons les caractéristiques à prendre en compte lors de la sélection de ce type de partenaire externalisé.

Qu’est-ce qu’un service de prise de rendez-vous ?

Fixer des rendez-vous avec de nouveaux prospects peut consommer une quantité excessive de temps et de ressources. Un service de prise de rendez-vous peut vous aider.

Les services de prise de rendez-vous permettent à votre équipe de vente d’éviter de passer au crible les prospects marginaux ou morts et de se concentrer sur la conclusion de prospects prometteurs lors d’appels ou de réunions préprogrammés. Ces services dirigent les prospects qualifiés vers votre personnel de vente en coordonnant les horaires et les calendriers pour organiser des réunions.

Les meilleurs services de prise de rendez-vous ont des commerciaux formés qui peuvent prendre des rendez-vous au nom de votre équipe de vente. Ils auront un certain niveau de connaissances sur vos produits et services et pourront répondre aux questions avec compétence, mais leur objectif est d’amener les prospects à des représentants commerciaux formés.

Quels sont les avantages d’utiliser un service de prise de rendez-vous ?

Avec le bon service de prise de rendez-vous, vos équipes de direction et de vente peuvent se concentrer sur leur travail principal et laisser le tri et la planification à un partenaire externalisé.

« Gérer votre entreprise en profitant d’un service de prise de rendez-vous vous aidera à gérer votre entreprise plus efficacement de diverses manières », a déclaré Conor Febos, directeur de compte chez Lewis Communications.

Voici quelques-uns des principaux avantages des services de prise de rendez-vous :

• Suivi de votre emploi du temps : un service de prise de rendez-vous peut se synchroniser avec votre plateforme de calendrier pour garantir que tous les rendez-vous sont définis et respectés. « Un service de prise de rendez-vous peut se synchroniser avec votre agenda Google et suivre toutes vos nouvelles réservations et rendez-vous », a déclaré Febos. « Cela peut aider à bloquer le temps sur votre calendrier, et tout le monde sera sur la même longueur d’onde pour atteindre de nouveaux prospects et clients potentiels. »
• Gestion de vos clients : les services de prise de rendez-vous vous permettent de rester facilement au fait des communications avec vos clients. « Avec un service de prise de rendez-vous, vous pouvez suivre l’historique de vos clients et les réservations à venir », a ajouté Febos. « Vous pouvez envoyer des rappels automatiques par e-mail et des factures professionnelles. De plus, vous pouvez également être averti chaque fois que vous recevez un nouveau message.
• Rester informé 24h/24 et 7j/7 : Avec un service de prise de rendez-vous, vous n’êtes jamais dans l’ignorance de vos réservations. « Vous pourrez savoir quand un prospect effectue ou annule une réservation, envoie un message ou visite votre site Web », a déclaré Febos. « Vous aurez la possibilité d’envoyer des mises à jour et de répondre à toute demande spéciale. »

Le saviez-vous ? : Les meilleures applications de calendrier partagé facilitent la collaboration avec les membres de l’équipe et la planification de réunions. Les meilleurs choix incluent Google Calendar, Asana, Calendly et Outlook.

Combien coûte l’utilisation d’un service de prise de rendez-vous ?

Pour trouver le bon service pour les besoins de votre entreprise, magasinez et obtenez des références d’amis et d’associés. Cherchez en ligne et recherchez diverses entreprises de prise de rendez-vous dans votre région.

Un service de prise de rendez-vous plus important et mieux établi peut avoir des frais plus élevés. Bien que ces entreprises puissent avoir des fonctionnalités étendues, ne négligez pas les nouveaux services. Les services moins établis peuvent être moins chers, être disposés à travailler avec vous pour créer un plan personnalisé et avoir encore une expérience de l’industrie avec d’autres entreprises.

À retenir : les meilleurs centres d’appels et services de messagerie vocale fournissent également des services généraux de prise de rendez-vous ainsi qu’un service client externalisé.

Quelles fonctionnalités rechercher dans un service de prise de rendez-vous ?

Bien que de nombreuses entreprises de prise de rendez-vous offrent des services similaires, recherchez ces fonctionnalités spécialisées qui pourraient profiter à votre entreprise.

• Les connaissances nécessaires pour mener une campagne efficace : recherchez un service de prise de rendez-vous avec une expérience dans la gestion de campagnes pour vous apporter des prospects qualifiés.
• Assistance à la rédaction de scénarios créatifs : les meilleurs services de prise de rendez-vous comptent des équipes de créatifs qui peuvent vous aider à créer un scénario personnalisé adapté à votre entreprise.
• Stratégies personnalisées en fonction de vos besoins : Un service de prise de rendez-vous expérimenté sait comment créer des stratégies personnalisées en fonction des besoins et des exigences de votre entreprise.
• Succès prouvé : Il est essentiel de lire les critiques et de consulter les travaux antérieurs pour évaluer dans quelle mesure des solutions créatives peuvent aider votre entreprise. Bien que certains anciens clients ou études de cas puissent inclure des informations sensibles ou exclusives, les meilleures entreprises de prise de rendez-vous proposant des logiciels et des solutions devraient être en mesure de fournir au moins un à trois projets antérieurs pour prouver leur succès.
• Expérience de l’industrie : les industries sont très différentes ; le processus de prise de rendez-vous dans l’automobile B2B est très différent de celui de l’industrie médicale. En tant que tel, le choix d’une entreprise de prise de rendez-vous avec une expérience éprouvée de l’industrie définit votre contrat pour le succès.
• Équipe d’assistance accessible : comme si vous aviez une bonne équipe créative derrière vous, vous voudrez vous assurer que l’entreprise emploie des développeurs utiles et accessibles pour résoudre tout problème technique pouvant survenir avec le logiciel de prise de rendez-vous. Après tout, ce logiciel sera l’un des principaux moyens de votre entreprise pour collecter des prospects.

Quels sont les meilleurs services de prise de rendez-vous ?

Si vous envisagez d’utiliser un service de prise de rendez-vous pour aider votre entreprise à transformer des prospects en clients, faites vos recherches et trouvez une entreprise avec laquelle vous êtes à l’aise et qui partage votre culture et vos valeurs d’entreprise.

Voici quelques excellentes entreprises à considérer.

• SalesRoads : SalesRoads se présente comme une solution de prise de rendez-vous B2B pour les industries manufacturières et technologiques. Ses services de prise de rendez-vous optimisent la gestion du pipeline avec des rendez-vous préqualifiés. En 2022, son client Bid Retriever a piloté 1 157 démos avec l’aide de SalesRoads.
• Martal Group : Basé à Oakville, au Canada, et à San Francisco et fondé en 2009, Martal Group sert principalement des entreprises technologiques dans les secteurs du SaaS, des logiciels d’entreprise et de l’informatique. Les clients tiennent ses solutions de prise de rendez-vous en très haute estime, beaucoup attribuant une note de 4,9 sur 5 à la volonté de se référer et à la planification globale.
• VSA Prospecting : Travaillant principalement avec des entreprises de taille moyenne, VSA Prospecting a une cote incroyablement élevée pour la satisfaction en matière de planification. Il travaille dans des secteurs variés, notamment le médical, la fabrication, l’automobile, les services aux entreprises et le commerce électronique. La société a été fondée en 2001 et est actuellement basée à Haddonfield, New Jersey, avec un bureau satellite à Philadelphie. Bien qu’il soit plus coûteux que d’autres options, l’expertise et les avis de VSA Prospecting en font un choix valable.
• Ziff Davis Performance Marketing (ZDPM) : ZDPM combine Salesify et DemandShore, qui sont collectivement présents dans l’espace B2B depuis le début de 2004. L’objectif principal de l’entreprise est de « [tirer parti] de la technologie et de l’innovation pour améliorer la qualité, les gains de productivité et l’amélioration de la qualité de la clientèle. de l’expérience. »
• eCoast Marketing : eCoast Marketing a débuté avec cinq employés en 2000 en tant qu’entreprise de génération de demande externalisée. Au fil des ans, elle est devenue une équipe d’experts dédiés à aider ses clients à réussir.
• Out2Bound : L’équipe dévouée d’ Out2Bound , composée de personnes motivées et partageant les mêmes idées, possède une expérience internationale, des expériences commerciales diverses et une passion pour les ventes et la technologie.
• Leadium : Leadium comprend un grand groupe de professionnels de la vente et du marketing qui utilisent leurs talents pour aider votre entreprise à atteindre ses objectifs. La société travaille avec des startups, des petites entreprises et des entreprises du Fortune 500.

John Riddle a contribué à la rédaction et au reportage de cet article. Des entrevues avec des sources ont été menées pour une version précédente de cet article.