Comment configurer Google Agenda pour le travail hybride

Le travail hybride est devenu plus populaire au 21e siècle et présente plusieurs avantages. Les équipes peuvent poursuivre la collaboration en personne, tandis que les employés peuvent économiser de l’argent sur les déplacements et supporter moins de temps de trajet. Cependant, la mise en place des bons systèmes est essentielle pour réussir à long terme.

De nombreuses personnes dans le monde utilisent Google Agenda pour gérer leur journée de travail, et vous disposez de nombreuses options pour le configurer pour un travail hybride. Cet article vous montrera comment fonctionner plus efficacement sur plusieurs sites.

1. Partage du lieu et des heures de travail

L’un des moyens les plus simples de collaborer pour un travail hybride via Google Agenda consiste à partager votre lieu et vos heures de travail. Lorsque vous et votre équipe avez fait cela, il vous sera plus facile d’organiser des réunions, de comprendre pourquoi les gens n’ont pas répondu, et plus encore.

Si vous souhaitez partager les heures de travail pendant lesquelles vous êtes en ligne, vous pouvez simplement ajouter une note sur votre carte Google. Ici, vous pouvez également ajouter votre fuseau horaire. Vous pouvez également partager vos heures de travail en vous rendant dans vos Paramètres et partage > Heures de travail . Cochez la case Activer les heures de travail et personnalisez vos heures de travail pour chaque jour.

Une autre façon de partager votre fuseau horaire dans Google Agenda consiste à sélectionner l’agenda sur lequel vous et votre équipe travaillez. Allez dans Paramètres et partage avant de choisir votre lieu de résidence dans la section Fuseau horaire .

2. Utiliser le temps de mise au point dans Google Calendar

Si vous utilisez un iPhone, vous connaissez probablement les modes de mise au point. En bref, vous pouvez les utiliser pour limiter les notifications et autres éléments susceptibles de vous faire déraper dans votre travail. Le travail hybride peut amener de nombreuses personnes à essayer de vous contacter alors que vous devriez vous concentrer intensément sur une tâche, et Google Agenda dispose d’un outil pour vous aider à résoudre ce problème.

La fonction de temps de mise au point de Google Agenda vous permet de consacrer du temps à votre travail et vous pouvez également choisir de dire non automatiquement aux réunions auxquelles d’autres personnes vous invitent. Notez que seuls certains plans autoriseront l’accès à la fonction de temps de mise au point. Vous pouvez vérifier en créant un nouvel événement et voir si vous remarquez une option vous permettant de le faire.

3. Gardez une trace des calendriers de tout le monde

Avez-vous déjà eu quelqu’un qui vous a invité à un événement important, seulement pour que vous ayez déjà quelque chose d’autre sur votre calendrier ? Si c’est le cas, vous saurez à quel point cela peut être ennuyeux. La bonne nouvelle est qu’avec Google Agenda, vous pouvez limiter ce problème lorsque vous travaillez sur un modèle hybride.

Une façon d’arrêter les conflits d’heures de réunion est de savoir quand tout le monde est disponible. Lors de la création d’un nouvel événement, accédez à l’ option Rencontrer… sur le côté gauche et entrez les noms des personnes que vous souhaitez inviter.

Vous devriez pouvoir voir les agendas des personnes que vous invitez. Cependant, certains utilisateurs n’ont peut-être pas partagé les leurs. Si tel est le cas, vous devez essayer de vous assurer qu’ils changent cela (vous devrez peut-être également mettre à niveau leurs plans d’abonnement Google Workspace).

4. Utilisez des intégrations tierces

Lorsque votre équipe adopte un modèle de travail hybride, vous devez supprimer autant d’obstacles à la collaboration que possible. La bonne nouvelle est que Google Agenda dispose de plusieurs intégrations tierces, et celles-ci peuvent vous aider à utiliser plus de vos applications préférées ensemble. Avec Google, vous pouvez intégrer des outils de communication comme Zoom et d’autres applications pratiques, comme Rappel de rendez-vous.

Pour intégrer des applications tierces à Google Agenda, accédez à l’ icône + sur le côté droit de votre écran. Ensuite, recherchez ou sélectionnez les applications que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez ensuite choisir Installation administrative ou Installation individuelle , selon vos besoins.

5. Gardez à l’esprit les jours fériés des autres pays

Dans le cadre de votre modèle hybride, vous pouvez avoir des membres d’équipe travaillant dans différents pays. Et si vous opérez au-delà de plusieurs frontières, il est important de se rappeler que le monde entier ne fonctionne pas selon le même horaire.

Si vous essayez d’organiser des réunions, assurez-vous que ces événements n’entrent pas en conflit avec d’autres jours fériés. Par exemple, alors que le Royaume-Uni n’enlève pas le 4 juillet, les États-Unis le font. Vous pouvez demander aux membres de votre équipe, mais vous trouverez également de nombreux endroits en ligne ; tapez « [pays] jours fériés [année] » , et vous devriez pouvoir trouver une liste.

6. Limitez le nombre de réunions que vous avez

Si vous avez déjà occupé un emploi de 9 h à 17 h pendant une longue période, vous saurez probablement à quel point de nombreuses réunions sont inutiles. Et si vous ne partez pas avec un plan approprié, vous pouvez rapidement tomber dans un piège où votre équipe discute de la dernière réunion.

Avant de programmer une réunion, demandez s’il est nécessaire d’en organiser une. La plupart du temps, vous pouvez envoyer un message via Slack ou envoyer un e-mail aux membres de votre équipe à la place. Si vous avez besoin de tenir une réunion, ayez une liste claire des points de discussion et gardez-la aussi courte que possible.

7. Utilisez la fonction de tâche dans Google Calendar pour les échéances

Ne pas être constamment dans la même pièce que vos collègues peut être une bénédiction. Par exemple, vous pouvez souvent vous concentrer sur l’exécution de tâches qui nécessitent un effort cognitif important, sans vous soucier des autres qui vous distraient. Cependant, cela peut aussi causer des problèmes.

Un problème est que vous pourriez oublier des délais importants. Vous pouvez cependant utiliser Google Agenda pour atténuer ce problème. Garder une trace des délais est facile; vous pouvez aller dans Créer > Tâche et saisir tout ce que vous devez effectuer. Après cela, choisissez la date d’échéance.

En plus de Google Agenda, vous pouvez utiliser des outils comme Todoist et Microsoft To Do à des fins similaires.

8. Bloquez le temps pendant lequel vous allez travailler sur des tâches importantes

L’un des avantages du travail hybride est que vous avez plus de flexibilité dans votre emploi du temps. Le concept de « travail en profondeur » est tiré du livre de Cal Newport sur le sujet, et l’un des éléments essentiels consiste à travailler sur des tâches difficiles pendant des périodes chaque jour, sans distractions.

Le travail en profondeur n’est pas quelque chose que vous pouvez vous attendre à faire pendant une journée de huit heures, mais planifier des poches pour des tâches intensives est une bonne idée. Vous pouvez accéder à Créer> Tâche pour réserver du temps pour terminer vos projets, et vous pouvez également décider si vous souhaitez configurer des tâches répétitives.

Le blocage du temps est difficile au début, et nous vous recommandons de consulter nos meilleurs conseils de blocage du temps pour vous aider.

Google Calendar : un compagnon pratique pour vos efforts de travail hybrides

Le travail hybride peut profiter aussi bien aux employeurs qu’aux employés. Lorsque cela est fait correctement, vous pouvez favoriser un environnement de membres d’équipe capables de collaborer et d’innover, tout en donnant aux gens plus de liberté. En ayant plus de contrôle sur leur emploi du temps, vous remarquerez peut-être que les membres de l’équipe sont plus productifs.

Google Agenda peut résoudre de nombreux problèmes liés aux modèles de travail hybrides, tels que la transparence et la communication limitées. Essayez ces conseils et voyez s’ils fonctionnent pour vous.