Comment utiliser Copilot dans les réunions Teams

Dans son écosystème, Microsoft a continuellement amélioré les capacités de Copilot. Récemment, Copilot a été intégré à diverses applications Microsoft 365 dans le but de remplir une fonction spécifique pertinente pour chaque application. L’une de ces applications est Microsoft Teams, qui inclut désormais Copilot.

Au sein de Microsoft Teams, une plateforme de collaboration, Copilot s’efforce d’améliorer la collaboration en augmentant la productivité et l’efficacité. Copilot est accessible sur Windows, Mac, Web, iOS et Android et peut être utilisé avant, pendant et après les réunions.

Fonctionnalités de Copilot dans Teams

Copilot in Teams dispose d’un large éventail de fonctionnalités, avec des fonctionnalités supplémentaires à l’horizon.

Copilot a désormais la possibilité d’afficher à la fois les messages de discussion de vos réunions et les transcriptions des réunions.

L’assistant IA peut utiliser les discussions et le contenu des réunions pour fournir des informations et des recommandations. Il peut également proposer un bref résumé des réunions et des appels, identifier les tâches de suivi nécessaires, créer des ordres du jour et poser des questions pertinentes.

• Résumez la réunion : lors d’une réunion, il suit la conversation et garde la trace de qui a dit quoi. À tout moment au cours des réunions, il peut résumer les points clés à retenir afin que vous puissiez saisir efficacement tout ce que vous avez pu manquer.
• Garder une trace des opinions : il peut également suivre les progrès réalisés au cours de la réunion sur tout consensus de réunion. Il peut résumer clairement les opinions des gens afin que vous puissiez clairement évaluer la position de chacun sur un sujet.
• Proposer des questions non résolues : Copilot peut même identifier les questions non résolues lors des réunions. Ainsi, même si vous manquez des questions importantes ou des points critiques, Copilot peut les identifier et s’assurer qu’ils ne sont pas négligés.

De plus, Copilot indiquera clairement dans ses réponses quel contenu a été parlé (extrait de la transcription) et lequel a été écrit (extrait du chat de la réunion).

De plus, il est capable d’effectuer toutes ces tâches en temps réel !

Une fois la réunion terminée, Copilot générera un récapitulatif complet de la réunion qui comprend tout le contenu important, un résumé de la réunion et des notes, ainsi que toutes les actions à entreprendre. Cela vous permet de rester informé de tout, même si vous n’étiez pas présent lors de la réunion.

Après avoir créé le récapitulatif, vous pourrez lui poser les mêmes questions qu’en temps réel lors de la réunion en cours.

Copilot est également compatible avec les fils de discussion et est accessible via la zone de rédaction du chat. Il a la capacité d’identifier les personnes importantes mentionnées dans tous les fils de discussion dans lesquels vous êtes inclus, ainsi que de générer des résumés et des actions à entreprendre.

Copilot peut vous aider à réécrire les messages, à ajuster le ton et à ajouter des appels à l’action. Il a également la possibilité d’apporter des modifications en fonction d’instructions personnalisées. Dans un avenir proche, il aura même la capacité de générer des messages à partir d’une invite donnée.

De plus, Copilot est accessible dans Teams sans avoir à participer à une réunion ou à discuter en l’ajoutant en tant qu’application. Cette fonctionnalité vous permet d’utiliser Copilot pour des tâches telles que la préparation de réunions, la récupération de documents et l’assistance aux demandes, entre autres.

Utiliser Copilot pendant les réunions

Pour utiliser Copilot lors des Réunions, des prérequis spécifiques doivent être remplis au préalable.

Pour utiliser Copilot en réunion, certaines conditions doivent être remplies.

• La transcription ou l’enregistrement de la réunion doit être activé.

• Il devrait y avoir suffisamment de temps de réunion, avec suffisamment de participants parlant, c’est-à-dire que Copilot a besoin de suffisamment d’informations pour être utile et répondre aux invites.
• Copilot ne fonctionne que lorsqu’un membre de votre organisation a créé la réunion.

Pour utiliser Copilot pendant les réunions, vous avez la possibilité d’activer l’enregistrement au préalable ou d’activer la transcription/l’enregistrement au début de la réunion.

• Si un participant rejoint une réunion en retard (plus de 5 minutes depuis le début de la réunion), il recevra une notification pour obtenir le résumé de la réunion. Le résumé de la réunion apparaîtra automatiquement dans ce cas lorsque le participant ouvrira Copilot.
• Lors de la réunion, cliquez sur le bouton « Copilote » dans la barre d’outils de la réunion.

• Copilot s’ouvrira dans le panneau latéral de droite.
• Vous pouvez envoyer vos propres invites à tout moment pendant la réunion. Tapez des demandes comme Recap the meeting so far, List any action itemsou Show meeting notesdans le panneau Copilot et attendez que l’assistant IA réponde.

• Vous pouvez également inclure des invites plus détaillées, telles que Where do we have differing views on this subject?ou What are the current sentiments surrounding this topic?.
• Copilot ne peut être aussi utile que les invites que vous lui donnez. Pour obtenir plus d’idées d’invites, cliquez sur le bouton « Plus d’invites » sous la zone de rédaction.

• Copilot affichera également une notification vers la fin des réunions programmées pour vous aider à conclure la réunion.

Maximiser la productivité avec Copilot après les réunions

L’onglet ‘Récapitulatif’ offre également un accès à Copilot après les réunions.

• Basculez vers l’onglet « Chats » dans le menu de gauche de l’application Teams.

• Ensuite, ouvrez le chat de réunion pour lequel vous souhaitez utiliser Copilot.
• Une fois le chat de la réunion ouvert, cliquez sur l’onglet « Récapitulatif ».

• Dans l’onglet « Notes AI », vous trouverez les notes de la réunion générées par l’IA.

• Pour accéder à Copilot, cliquez sur le bouton « Copilot » dans le coin supérieur droit. Copilot apparaîtra dans le panneau de droite.

• Vous pouvez lui poser des questions pour avoir un aperçu de la réunion, commeWhat questions were asked in the meeting?
• Il peut même effectuer des actions avec des invites telles que :Write an email for all meeting participants with meeting summary and include action items.

Utiliser Copilot dans les conversations

Copilot peut également être utilisé dans des conversations individuelles ou en équipe sur Microsoft Teams.

• Accédez à l’onglet « Chat » de l’application Teams et accédez au chat dans lequel vous souhaitez utiliser Copilot.

• Copilot est disponible dans Chats à partir de deux points : la zone de rédaction et le panneau latéral, et tous deux ont des fonctions différentes.

• Avec le bouton Copilot dans la zone de rédaction, vous pouvez obtenir de l’aide pour réécrire vos messages. Il peut réécrire l’intégralité du message, ajuster le ton, comme le rendre formel, décontracté, etc., et modifier la longueur, comme rendre le message plus long, plus court, etc. Vous pouvez également fournir des instructions personnalisées sur la façon de modifier le message.

• Copilot dans le panneau latéral peut vous fournir des informations et des aperçus du chat de la réunion. Si vous avez manqué le chat des derniers jours, au lieu de parcourir toute la conversation par exemple, vous pouvez demander un résumé à Copilot.
• Vous pouvez même lui donner une invite comme Give me the summary for last 1 (or 7, 30, etc.) daysou Give me the action items that are still unresolved.

• Copilot fournira également des liens dans ses réponses afin que vous puissiez vérifier les messages qu’il utilise pour fournir les informations.

Collaborer avec Copilot dans un environnement d’équipe

Jusqu’à présent, Copilot s’est appuyé sur le contenu des réunions ou des discussions pour fournir des informations sur tous les scénarios que nous avons abordés. Cependant, vous avez également la possibilité d’utiliser Copilot seul.

• Accédez à l’option « Afficher plus d’applications » (menu à trois points) à gauche.
• Ensuite, recherchez « Copilot » dans les applications et ajoutez-le à votre application Teams.

• Copilot apparaîtra dans la barre de navigation à gauche.
• Ici, vous pouvez envoyer différents types d’invites à Copilot et même référencer des personnes, des fichiers, des réunions, des e-mails, etc., en utilisant /l’invite.

• Par exemple, tapez List the main bullet points fromet tapez « / » dans la barre d’invite.
• Dans le menu qui s’ouvre, vous pouvez sélectionner le fichier que vous souhaitez référencer et envoyer l’invite à Copilot.

Microsoft Copilot est un assistant IA très efficace au sein des équipes qui améliore la collaboration et la productivité des équipes. Avec des mises à jour et des améliorations continues, Copilot garantit que la collaboration dans Teams est toujours intelligente et efficace.