Comment utiliser le calendrier Notion

Notion, connue pour son approche innovante de la productivité, a récemment dévoilé son dernier ajout : une application de calendrier autonome qui change la donne pour un usage personnel et professionnel.

Notion a acquis Cron, une application de calendrier, en 2022 et Notion Calendar est son évolution. Cette nouvelle application conserve les fonctionnalités de base de Cron mais la rapproche de l’écosystème Notion, offrant une expérience plus intégrée aux utilisateurs. Avec une interface utilisateur moderne et des fonctionnalités puissantes, il comble également le manque de fonctionnalités créé par la vue Calendrier existante dans Notion.

Fonctionnalités du calendrier Notion

Notion Calendar est une application de calendrier autonome de Notion. Il est disponible sous forme d’application de bureau pour Mac et Windows et d’application iOS pour votre iPhone, ainsi que d’application Web à laquelle vous pouvez accéder en accédant à calendar.notion.so. .

Le seul inconvénient pour le moment est que Notion Calendar propose uniquement une intégration avec Google Calendar. Même si la prise en charge d’autres calendriers comme Outlook et Apple Calendar sera bientôt disponible, elle est inexistante pour le moment. Donc, si vous utilisez l’un de ces calendriers à ce stade, vous n’aurez pas beaucoup de raisons d’être enthousiasmé, si ce n’est de voir tous les événements de votre base de données Notion dans une vue unifiée.

Intégration de la base de données Notion

La caractéristique la plus notable de l’application est peut-être l’intégration qu’elle offre avec Notion. Vous pouvez importer vos bases de données Notion dans le calendrier Notion et afficher tous les éléments de base de données avec une propriété Date dans votre calendrier.

Cela signifie que votre calendrier peut afficher non seulement vos réunions à venir, mais également toutes les échéances à venir sans aucun effort supplémentaire de votre part. Les modifications dans l’application Calendrier ou dans Notion se synchronisent en temps réel et se reflètent aux deux endroits.

Notion Calendar affiche également un compte à rebours pour les événements à venir dans votre barre de menus (uniquement lorsque vous téléchargez l’application de bureau).

Pages de notions de lien :

Vous pouvez également accéder à la page Notion à partir du calendrier à partir d’un événement extrait de la base de données Notion. Et l’intégration fonctionne dans les deux sens. Lors de la création d’un événement dans le calendrier, vous pouvez le lier à une page Notion existante ou en créer une nouvelle directement.

Calendriers professionnels et personnels en un seul endroit

Notion Calendar vous permet d’ajouter facilement plusieurs calendriers Google en un seul endroit. Ainsi, vous pouvez consulter vos calendriers professionnels et personnels sans avoir à effectuer de modifications, ce que vous ne pouvez pas faire facilement dans Google Calendars lui-même.

Vous pouvez même facilement bloquer du temps sur votre calendrier de travail pour vos événements personnels, et il affichera simplement « occupé » pour tout le monde.

Connectez-vous facilement avec vos coéquipiers

Notion Calendar facilite également la connexion avec vos coéquipiers, qu’ils soient juste à côté de vous ou n’importe où ailleurs dans le monde.

Il vous permet de planifier facilement des réunions en partageant automatiquement des liens de vidéoconférence pour Zoom ou Google Meet (selon vos préférences).

Vous pouvez même superposer les agendas de vos coéquipiers sur le vôtre pour trouver une heure qui convient à tout le monde lors de la planification de réunions.

L’une des fonctionnalités intéressantes de l’application est Disponibilité du partage. Vous pouvez mettre en évidence et bloquer des heures de réunion et envoyer ces heures par courrier électronique à d’autres personnes pour partager votre disponibilité avec d’autres. L’autre personne peut alors vous indiquer l’heure qui lui convient, ou mieux encore, réserver directement le créneau. Vous constaterez alors que l’événement apparaîtra automatiquement dans votre calendrier à l’heure choisie, et le reste des plages horaires que vous avez sélectionnées seront libérées.

Il vous permet même de planifier des réunions avec des personnes extérieures à votre organisation.

En dehors de cela, il facilite également de nombreuses autres fonctionnalités telles que la possibilité de faire glisser des événements sur plusieurs semaines, les raccourcis clavier, la gestion des règles, la gestion des participants et l’envoi d’e-mails depuis l’application.

Maintenant que vous avez une idée de ce que vous pouvez attendre de Notion Calendar, voyons comment l’utiliser.

Commencez avec le calendrier Notion

Vous pouvez soit télécharger l’application de bureau, soit accéder à l’application Web pour commencer.

• Sur le Web, accédez à calendar.notion.so et cliquez sur « Se connecter avec Google’. Connectez-vous au compte Google que vous souhaitez connecter à Notion Calendar.

• Vous devrez autoriser Notion à accéder à votre agenda Google ; vous pouvez sélectionner le niveau d’accès que vous souhaitez accorder.

• Enfin, cliquez sur « Continuer » et c’est tout. Vous avez commencé avec Notion Calendar.

• Pour l’application de bureau, accédez à la page de téléchargement, puis téléchargez et installez l’application pour votre système d’exploitation.
• Ensuite, cliquez sur « Connectez-vous avec Google » et connectez-vous à votre compte Google. Donnez les autorisations nécessaires à Notion Calendar pour continuer.
• Ensuite, si vous souhaitez voir les événements à venir dans votre barre de menu, cliquez sur « Afficher » dans le menu de configuration à droite.

• Vous devrez également activer les « Notifications d’événements » si vous souhaitez recevoir des rappels et le compteur d’événements à venir ; cliquez sur le bouton « Activer ».

• Vous pouvez également connecter davantage de comptes de calendrier, votre espace de travail Notion et des bases de données Notion au calendrier Notion à partir du menu de configuration ; vous pouvez aussi le faire plus tard.

Connecter votre espace de travail Notion

• Pour connecter votre espace de travail Notion à votre calendrier Notion, cliquez sur l’icône de votre profil en haut et sélectionnez « Paramètres » dans le menu. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl/ Cmd + ,.

• Dans la fenêtre des paramètres, accédez à l’onglet « Notion » sous « Intégrations » dans le menu de navigation de gauche.

• Ensuite, cliquez sur « Connecter » à côté d’Ajouter un espace de travail Notion.

• Il s’ouvrira dans un onglet du navigateur. Choisissez l’espace de travail que vous souhaitez connecter dans le menu déroulant (si vous en avez plusieurs). Vous pouvez également connecter plusieurs espaces de travail, mais l’espace de travail que vous connectez en premier sera celui par défaut. Cliquez sur « Autoriser l’accès » pour continuer.

Ajout de bases de données de notions dans le calendrier

Une fois que vous avez connecté votre espace de travail, vous pouvez ajouter vos bases de données au calendrier. Mais il y a un piège. Vous ne pouvez ajouter dans Notion Calendar que les bases de données qui ont des vues Calendrier ou Chronologie.

• Pour ajouter une vue calendrier ou chronologie à votre base de données, cliquez sur le bouton « Ajouter une vue » sur la base de données en question.

• Ensuite, choisissez « Calendrier » ou « Chronologie » parmi les options pour ajouter cette vue à la base de données et cliquez sur « Terminé ».

• Une fois que vous avez créé la vue, vous obtiendrez l’option « Ouvrir dans le calendrier » sur la base de données elle-même. Vous pouvez cliquer dessus.

• Ou, dans l’application Notion Calendar, appuyez sur la touche O (oh) de votre clavier.
• Ensuite, vous pourrez y trouver les bases de données avec la vue Calendrier/Chronologie. Cliquez sur celui que vous souhaitez ajouter à votre calendrier.

Affichage des événements de la base de données :

• Pour afficher/afficher les événements de la base de données que vous avez ajoutée, cliquez sur l’icône « œil » à côté dans la barre latérale gauche.

• Les événements de la base de données apparaîtront dans le calendrier. Notez que seuls les événements ayant une date apparaîtront dans le calendrier et qu’il n’existe actuellement aucun moyen d’afficher d’autres événements à partir de l’application de calendrier.
• Vous pouvez également modifier la couleur des événements de la base de données. Cliquez avec le bouton droit sur le nom de la base de données dans la barre latérale. Ensuite, sélectionnez la couleur souhaitée pour cette base de données.

Ajouter un compte Calendrier

• Pour ajouter un autre compte Google à votre calendrier Notion, cliquez sur le bouton « Ajouter un compte de calendrier » dans la barre latérale.

• La fenêtre des paramètres s’ouvrira. Cliquez sur le bouton « Connecter » à côté de l’option « Ajouter un compte Google Calendar ».

• Ensuite, connectez le compte Google en vous y connectant et en accordant les autorisations requises.
• L’autre compte Google sera connecté à Notion Calendar.
• Vous pouvez facilement afficher ou non les événements d’un calendrier en cliquant sur le bouton « Œil » à côté de celui-ci dans la barre latérale.

Marquage des événements d’un calendrier comme étant occupés

Maintenant, comme je l’ai mentionné ci-dessus, l’une des fonctionnalités les plus intéressantes de Notion Calendar est la possibilité de marquer les événements d’un calendrier, par exemple votre calendrier personnel, comme « occupés », afin qu’ils soient bloqués sur un autre calendrier, par exemple votre calendrier de travail. . Voici comment procéder :

• Accédez à un événement depuis votre calendrier personnel et faites un clic droit dessus.
• Dans le menu contextuel, allez dans « Bloquer sur le calendrier » et sélectionnez le calendrier sur lequel vous souhaitez bloquer l’événement, c’est-à-dire votre calendrier de travail dans ce cas.

• Une fenêtre contextuelle apparaîtra sur votre écran. Tout d’abord, vous pouvez choisir si vous souhaitez bloquer uniquement l’événement sélectionné ou tous les événements de votre calendrier personnel. Sélectionnez le bouton radio approprié. Dans ce cas, je choisis uniquement « Cet événement ».

• Ensuite, choisissez si vous souhaitez inclure les détails de l’événement ou si vous souhaitez uniquement le marquer comme « Occupé » sur votre autre calendrier. Si vous choisissez « Inclure les détails », toute personne consultant votre calendrier de travail pourra voir le nom de l’événement. Sinon, ils ne verront que « Occupé » écrit sur le calendrier. Cliquez sur votre choix selon votre préférence.

• L’événement apparaîtra aux autres personnes choisies par vous lorsqu’ils consulteront votre calendrier.

Voilà. Notion Calendar est un outil robuste et innovant qui s’intègre parfaitement aux bases de données Notion, offrant une vue unifiée des plannings professionnels et personnels. Cela change la donne pour ceux qui cherchent à rationaliser leur planification et à améliorer la productivité au sein de l’écosystème Notion.