Comment utiliser Power Query dans Excel

Microsoft Excel propose plusieurs outils et fonctionnalités pour manipuler les données, et Power Query est l’un des meilleurs. Cet outil d’analyse commerciale vous permet d’importer des données provenant de diverses sources et de les transformer et de les manipuler facilement dans Excel selon vos besoins. Fondamentalement, cela élimine les tâches répétitives et peut contribuer à réduire les efforts et à gagner du temps.

Un avantage majeur de Power Query est que vous n’avez besoin d’aucune expertise ou connaissance en codage pour l’utiliser. Voyons comment vous pouvez l’utiliser pour manipuler des données dans Microsoft Excel.

Accéder à Power Query

Power Query est disponible dans toutes les versions de Microsoft Excel, à partir d’Excel 2010. À partir d’Excel 2016, il a été intégré directement dans l’application.

Dans Excel 2016 et versions ultérieures

• Lancez une nouvelle feuille de calcul Excel et cliquez sur l’onglet « Données » dans la barre de menu.

• Dans les options de l’onglet « Données », cliquez sur l’option « Obtenir des données » en haut à gauche, sous la barre de menu.

• Celui-ci contient tous les outils et options Power Query pour importer et transformer des données.

Dans Excel 2013 et 2010

Pour les versions Excel 2013 et 2010, Power Query est disponible sous forme de module complémentaire gratuit que vous pouvez télécharger sur le site Web de Microsoft.

• Accédez à la page de téléchargement de Power Query et cliquez sur le bouton « Télécharger » pour lancer le téléchargement de l’outil.

• Lorsque vous cliquez sur le bouton « Télécharger », vous verrez quelques options parmi lesquelles vous pourrez sélectionner celle qui convient en fonction de votre système.

• Après avoir sélectionné la bonne option, cliquez sur le bouton « Télécharger » pour télécharger l’outil.

Utilisation de l’outil Power Query

Avec une feuille de calcul Excel ouverte, vous pouvez accéder à l’outil Power Query à partir de l’onglet « Données », puis de l’option « Obtenir des données ».

Importation de données

• Lorsque vous cliquez sur l’option « Obtenir des données », les différentes sources à partir desquelles vous pouvez importer des données s’affichent. Il s’agit notamment des classeurs Excel, des fichiers texte ou CSV, des fichiers XML et JSON . En plus de cela, vous pouvez importer des données à partir de bases de données en ligne telles que SQL Server et Microsoft Access, entre autres. D’autres sources à partir desquelles vous pouvez importer des données incluent Microsoft Azure et les services en ligne, comme Salesforce et Facebook.
• Pour importer des données, cliquez sur l’une des options, telles que « Depuis un fichier », « Depuis une base de données », « Depuis Azure », « Depuis les services en ligne » et « Depuis d’autres sources ».

• Lorsque vous importez des données, Excel vous montrera une fenêtre contextuelle affichant un aperçu des données qui seront chargées. Cliquez sur le bouton « Charger » en bas pour terminer l’importation des données.

• Vous verrez maintenant les données dans votre feuille de calcul Excel et pourrez y appliquer différentes transformations.

Composants de l’éditeur Power Query

• Vous avez besoin de l’éditeur Power Query pour transformer les données importées selon vos besoins. Cliquez sur « Lancer l’éditeur Power Query » après avoir cliqué sur le bouton « Obtenir des données ».

• Cela lancera « l’éditeur Power Query », qui comprend six composants principaux. En haut, vous trouverez le « ruban de l’éditeur de requêtes », qui contient diverses commandes sous différents onglets.

• Sous le « ruban de l’éditeur de requêtes » sur le côté gauche se trouve la « Liste des requêtes », qui affiche toutes les requêtes du classeur. Il y aura également une section « Aperçu des données » au centre, qui montre toutes les transformations appliquées aux données.

• La ‘Barre de Formule’ permet d’éditer le code M de l’étape de transformation. Toutes les transformations sont enregistrées et apparaissent sous forme d’étapes dans la zone « Étapes appliquées ».

• La section ‘Propriétés’ vous permet de fournir des noms aux requêtes.

Appliquer des transformations

Vous pouvez appliquer diverses transformations aux données importées dans l’éditeur Power Query. Ceux-ci incluent la formation de texte, le découpage, la transposition, etc.

Transformations de texte

Le texte peut être transformé en majuscules ou en minuscules après l’avoir importé dans l’éditeur.

• Dans l’éditeur Power Query, accédez à l’onglet « Transformer » en haut et vous verrez plusieurs options, comme « Transposer », « Remplacer les valeurs », etc.

• L’option ‘Format’ est présente au centre, à côté de l’option ‘Diviser la colonne’. Cliquez dessus pour afficher les options de formatage disponibles.

• Cliquez sur n’importe quelle option, telle que « minuscule » ou « MAJUSCULE », pour transformer le texte de la colonne sélectionnée en minuscules ou en majuscules. De même, cliquer sur d’autres options transformera le texte en conséquence.

• L’option ‘Format’ vous permet également de supprimer tous les espaces blancs en utilisant l’option ‘Trim’. Lorsque vous cliquez sur le bouton « Découper », tous les espaces blancs supplémentaires du texte seront supprimés.

Fractionnement des colonnes

Outre la transformation du texte, l’éditeur Power Query permet de diviser les colonnes de différentes manières.

• Une fois que vous avez importé les données dans l’éditeur Power Query, cliquez sur l’en-tête de colonne pour sélectionner la colonne entière.

• Cliquez ensuite sur le bouton « Diviser la colonne » à gauche du bouton « Format ». Cela vous donnera une liste d’options permettant de diviser la colonne sélectionnée de différentes manières.

• Pour diviser la colonne par délimiteur, cliquez sur l’option correspondante. Cela affichera la fenêtre contextuelle de division par délimiteur, dans laquelle vous pourrez sélectionner le délimiteur, tel que la virgule, les deux points, le signe égal, etc.

• Cliquez sur le bouton « OK » pour diviser la colonne comme vous le souhaitez, et vous verrez que la colonne a été divisée.

Transposer des données

Avec l’option « Transposer », les utilisateurs peuvent basculer les données des lignes vers les colonnes ou vice versa. Pour ce faire, importez d’abord les données dans l’éditeur Power Query, comme expliqué précédemment.

• Après avoir chargé les données, allez dans l’onglet « Transformer » en haut, où vous trouverez l’option « Transposer ».

• Cliquez sur l’option « Transposer » pour convertir les lignes en colonnes.

Combinaison de requêtes

Power Query vous permet de combiner facilement plusieurs ensembles de données à l’aide des options « Fusionner » et « Ajouter ».

Utilisation de l’option de fusion

L’opération Fusionner vous permet de créer une nouvelle requête en combinant des requêtes existantes.

• Tout d’abord, importez les données dans la feuille de calcul Excel à partir d’un fichier, d’une base de données ou d’autres sources. Dans ce cas, vous n’avez pas besoin de charger les données dans l’éditeur Power Query mais vous devrez importer plusieurs ensembles de données.

• Vous verrez une autre option, « Combiner les requêtes », sous les options d’importation de données. Pointez votre curseur sur cette option et deux options seront disponibles – Ajouter et Fusionner.

• En cliquant sur le bouton « Fusionner », une nouvelle fenêtre contextuelle s’affichera dans laquelle vous pourrez sélectionner les ensembles de données qui doivent être fusionnés.

• La sélection des ensembles de données vous montrera un aperçu. En bas à gauche, vous pouvez sélectionner la manière dont vous souhaitez fusionner les ensembles de données avant de cliquer sur le bouton « OK ».

Utilisation de l’option Ajouter

L’option ‘Ajouter’ vous permet de créer une nouvelle table en combinant les lignes des requêtes précédentes.

• Suivez la même procédure que ci-dessus pour ajouter les ensembles de données à la feuille de calcul Excel, puis accédez à l’option « Ajouter » dans la section « Combiner les requêtes ».

• Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, sélectionnez les tables pour lesquelles les données doivent être combinées avant de cliquer sur le bouton « OK ». Les utilisateurs peuvent combiner les données de deux tables ou de trois tables ou plus.

• Les données combinées apparaîtront dans la fenêtre de l’éditeur Power Query, à partir de laquelle vous pourrez les importer dans la feuille de calcul à l’aide du bouton « Fermer et charger » en haut à gauche.

Chargement de données dans la feuille de calcul

Lorsque toutes vos opérations sont terminées dans l’éditeur Power Query, vous devrez charger les données dans votre feuille de calcul Excel.

• Il existe plusieurs façons de charger les données transformées dans votre feuille de calcul Excel, par exemple dans un tableau croisé dynamique, un tableau croisé dynamique, un tableau ou une connexion pour la requête. Cliquez sur l’option « Fermer et charger » en haut à gauche et vous verrez deux options : « Fermer et charger » et « Fermer et charger vers ».

• En cliquant sur la deuxième option, vous verrez les différentes options de chargement des données dans la feuille de calcul.

• Excel vous permet de choisir l’emplacement, comme une cellule dans une feuille de calcul existante ou une nouvelle feuille qui sera créée automatiquement. Il existe également une option « Ajouter ces données au modèle de données ».

Utiliser des formules et des fonctions

Power Query permet également d’utiliser des formules et des fonctions similaires aux feuilles de calcul Excel. Cela nécessite l’ajout de colonnes personnalisées dans lesquelles vous pouvez ajouter des formules et des fonctions.

• Lancez l’éditeur Power Query à partir de l’onglet « Obtenir des données » et accédez à l’onglet « Ajouter une colonne » en haut.

• Sur le côté gauche, vous verrez vos requêtes. Sélectionnez-en un en cliquant dessus et la « Colonne personnalisée » deviendra active. Créez une nouvelle colonne en cliquant sur l’option « Colonne personnalisée ».

• Dans la boîte de dialogue permettant de créer une colonne personnalisée, indiquez un nom pour la colonne.

• Dans la section « Formule de colonne personnalisée », ajoutez une formule pour créer la colonne. Par exemple, utilisez une formule comme [First Name]&""&[Last Name]. L’éditeur Power Query vérifiera s’il y a des erreurs dans la formule.

• S’il n’y a aucune erreur, cliquez sur le bouton « OK » et l’éditeur créera une colonne.

• Pour utiliser une fonction, répétez les étapes jusqu’à ce que la fenêtre contextuelle « Colonne personnalisée » apparaisse. Dans la section « Formule de colonne personnalisée », ajoutez une fonction, telle que Text.Upper([Full Name]), qui créera tous les noms en majuscules.

• Pour terminer l’ajout de la colonne, cliquez sur le bouton « OK » pour créer une colonne avec les noms en majuscules.

C’est tout ce que vous devez savoir pour démarrer avec Power Query. Cet outil facilite incroyablement la transformation des données dans Microsoft Excel selon vos besoins, afin que vous puissiez analyser et tirer des conclusions avec un minimum d’effort. Il peut être utilisé pour combiner différents ensembles de données, modifier leur formatage et effectuer d’autres actions. Et vous pouvez même utiliser des fonctions et des formules Excel avec l’éditeur, ce qui le rend encore plus utile.