Comment cloner ou créer des copies de brouillons dans Gmail

Pour beaucoup, la création d’un clone ou d’une copie d’un brouillon d’e-mail est une partie nécessaire de leur travail. Heureusement, cela est possible avec les modèles d’e-mail, une fonctionnalité déjà intégrée à Gmail.

Que vous essayiez de créer un e-mail standard pour des réponses automatisées aux demandes et aux paiements, ou que vous cherchiez simplement à réduire votre temps de réponse aux e-mails, Gmail a ce dont vous avez besoin. Dans cet article, nous vous expliquerons comment créer vos propres modèles d’e-mails sur la plupart des principaux appareils.

Modèles d’e-mails

Les modèles d’e-mails sauvent tous les propriétaires de petites entreprises ou ceux qui disent la même chose dans les mêmes e-mails. Je les utilise depuis que j’ai créé ma propre entreprise et ils m’ont fait gagner plusieurs centaines d’heures au fil des ans.

Les modèles d’e-mails vous aideront également à avoir l’air plus professionnel. Vous pouvez répondre plus rapidement, et un simple « Merci pour votre e-mail, un de nos collaborateurs vous contactera directement dans les 24 heures » peut faire en sorte qu’un client se sente valorisé. Compte tenu de la facilité avec laquelle il est possible de le faire, je recommande fortement de les utiliser.

Créer des modèles d’e-mails dans Gmail sur PC

Gmail appelle des modèles de réponses prêtes à l’emploi et vous devez activer cette fonctionnalité avant de pouvoir les utiliser. Après cela, vous pouvez créer autant de modèles d’e-mails que vous le souhaitez.

• Ouvrez Gmail et connectez-vous.
• Sélectionnez maintenant l’icône d’engrenage du menu Paramètres dans le coin supérieur droit de l’écran.

• Cliquez ensuite sur Afficher tous les paramètres.

• Cliquez maintenant sur « Avancé ».

• Ensuite, si ce n’est pas déjà fait, sélectionnez « Activer pour les modèles » et cliquez sur « Enregistrer les modifications ».

• Après avoir redémarré Gmail, cliquez sur Rédiger.

• Entrez le texte que vous souhaitez pour votre modèle, puis cliquez sur Plus (trois points verticaux).

• Cliquez ensuite sur Modèles > Enregistrer le brouillon en tant que modèle > Enregistrer en tant que nouveau modèle.

• Enfin, donnez un nom à votre modèle et sélectionnez Enregistrer.

Créer des modèles d’e-mails dans Gmail sur Android

Tout comme sur PC, vous pouvez créer un modèle sur votre appareil Android.

• Ouvrez l’application Gmail et cliquez sur le bouton Composer (+).
• Entrez maintenant votre adresse e-mail et cliquez sur le bouton « Plus » (trois points verticaux).
• Sélectionnez Enregistrer le brouillon dans le menu déroulant.

Créer des modèles d’e-mails dans Gmail sur iPhone

Vous devrez soit installer une application telle que des modèles d’e-mail pour travailler avec Gmail, soit utiliser l’application Notes intégrée pour créer des modèles d’e-mail.

• Ouvrez l’application Gmail, faites défiler vers le bas et cliquez sur le bouton Écrire (icône papier et stylo).
• Si vous avez installé des modèles d’e-mail, cliquez sur les points de suspension (trois points horizontaux) et sélectionnez Insérer à partir des modèles par cloudHQ.

Vous pouvez également créer un modèle à l’aide de l’application Notes.

• Dans le modèle d’e-mail que vous avez créé, cliquez sur l’icône dans le coin supérieur droit de l’écran et sélectionnez l’application Gmail.
• La note devrait maintenant être chargée dans le corps de l’e-mail.

Utilisation de votre modèle d’e-mail

Maintenant que vous avez créé votre modèle d’e-mail, il est temps de l’utiliser. Lorsque vous avez la première occasion d’utiliser le modèle, procédez comme suit :

• Ouvrez Gmail et cliquez sur Composer.

• Cliquez maintenant sur « Plus ».

• Allez ensuite dans Modèles > Insérer un modèle et sélectionnez un modèle d’e-mail.

• Effectuez ensuite les modifications nécessaires et cliquez sur Soumettre.

Vous pouvez également faire la même chose en utilisant Répondre.

Utilisation de votre modèle d’e-mail pour les réponses automatiques

Poussant le modèle d’e-mail un peu plus loin, que diriez-vous de définir une réponse préparée comme réponse automatique à un e-mail entrant. Vous devrez garder votre réponse générique, mais c’est un excellent moyen de confirmer des commandes ou des demandes et d’établir une bonne relation avec votre client.

• Cliquez sur l’icône dans la barre de recherche en haut de l’écran.

• Entrez maintenant vos critères de recherche et sélectionnez Créer un filtre. 

• Cochez ensuite la case « Soumettre un modèle », sélectionnez le modèle que vous souhaitez soumettre, puis cliquez à nouveau sur « Créer un filtre ».

Désormais, chaque fois que les critères de filtrage sont remplis, Gmail envoie automatiquement une réponse préparée. Ceci est idéal pour les confirmations ou les mises à jour et peut être déclenché de plusieurs façons. Je ne peux pas tous les énumérer ici, mais vous reconnaîtrez un modèle dans vos e-mails que vous pouvez utiliser. Par exemple, tous les e-mails sont envoyés à votre adresse e-mail « [email protected] » ou à tout e-mail contenant le mot « Commande ». Vous avez eu l’idée.