Comment savoir qui a consulté votre Google Docs

Google Docs est un excellent outil de collaboration car il permet à plusieurs personnes de modifier et de travailler sur le même document en même temps sans perdre de vue qui fait quoi. Si vous ou votre organisation utilisez Google Docs, savoir qui dans l’équipe a consulté quel document et quand peut être une information utile. De s’assurer que tout le monde lit le brouillon, les termes et conditions, votre dernière candidature, les politiques et procédures ou tout autre document important, il est essentiel de pouvoir voir qui a fait quoi et quand.

Jusqu’à récemment, vous ne pouviez pas voir qui consultait vos documents Google. Vous pouviez voir qui l’avait édité, mais vous ne pouviez pas voir qui venait juste de le lire. S’ils n’ont pas enregistré, modifié ou laissé de commentaires, vous ne saviez pas du tout si une personne en particulier avait lu la dernière version du document. De plus, comme vous pouvez partager Google Docs en lecture seule, vous pouvez partager un document avec certaines personnes dans le but de visualiser le document sans y apporter de modifications.

Les versions actuelles de Google Docs vous permettent de personnaliser les paramètres afin que vous puissiez voir qui a consulté votre Google Docs. Voyons comment vous pouvez le faire vous-même.

Moniteur d’activité G Suite

G Suite est couramment utilisé par les organisations où la collaboration est importante. Si vous utilisez régulièrement G Suite pour collaborer avec d’autres personnes, vous pouvez utiliser Activity Monitor pour afficher votre historique de navigation pour n’importe quel fichier Google Docs.

Pour le faire, suivez ces étapes:

1. Ouvrez le fichier de feuille de calcul Google
   

   

2. Cliquez sur l’ icône de flèche en haut à droite ou accédez au menu déroulant Outils.
   

   

3. Ouvrir le panneau d’activité
   

   

4. Cliquez sur l’ onglet Tous les visualiseurs de votre organisation.
   

   

Ce processus vous permettra de garder une trace des vues dans le document, y compris la date et l’heure de la dernière vue pour chaque visionneuse.

Si vous ne voyez pas l’option Moniteur d’activité dans votre document Google, cela signifie probablement que vous êtes connecté à la version gratuite de Google Docs ou à un compte personnel et non à la version G Suite.

Tendances des spectateurs et des commentaires

En plus de pouvoir voir qui a consulté vos documents Google, Activity Monitor vous permet également de voir les tendances lorsque les gens ont consulté ou commenté votre document.

Afficher la tendance : affiche un histogramme du nombre de téléspectateurs uniques pour toute période de temps que vous choisissez, de 7 jours à tous les temps.

Tendance des commentaires : affiche les histogrammes des tendances des commentaires pour toute période allant de 7 jours à tous les temps.

Désactiver l’historique de navigation dans Google Docs

Si, pour une raison quelconque, vous souhaitez désactiver l’historique de navigation d’un document, vous pouvez également le faire en suivant ces étapes rapides :

1. Ouvrir la feuille de calcul Google
   

   

2. Cliquez sur la flèche de tendance haussière en haut à droite du document ou accédez à la section Outils dans le menu déroulant.
   

   

3. Ouvrir le panneau d’activité
   

   

4. Sélectionnez Paramètres de confidentialité .
   

   

5. Dans la section « Options du document », désactivez l’ option « Afficher l’historique de navigation de ce document  » .
   

   

Cette option est également disponible dans la version personnelle ou gratuite de Google Docs. Si vous travaillez sur un document mais que vous ne voulez pas que vos collaborateurs le sachent tant que vous n’êtes pas prêt à partager vos versions finales, vous pouvez désactiver votre historique de navigation.

1. Commencez par ouvrir Google Sheets et cliquez sur « Paramètres ».
   
2. Le menu Paramètres vous permet de désactiver votre historique de navigation via les paramètres de la barre d’activité. Une fois que vous l’avez mis en position  » Off « , cliquez sur  » OK  » pour enregistrer les modifications.
   

Comment savoir qui a apporté des modifications à votre document Google

Le contrôle de version est très important, surtout si vous êtes dans une industrie réglementée. Le contrôle de version est quelque chose que Google Docs fait bien depuis un certain temps. Les documents indiqueront qui a modifié le document, l’a enregistré ou l’a partagé. Cela fonctionne en fait non seulement avec G Suite, mais aussi avec Google Docs personnel.

Si vous êtes intéressé par le contrôle de version ou si vous voulez vous assurer que personne n’a apporté de modifications qui n’auraient pas dû être verrouillées, vous pouvez le savoir en procédant comme suit :

1. Ouvrez la feuille de calcul Google que vous souhaitez suivre.
   

   

2. Sélectionnez l’historique des fichiers et des versions
   

   

3. Sélectionnez Afficher l’historique des versions.
   

   

4. Une fenêtre devrait apparaître sur le côté droit de l’écran montrant chaque sauvegarde et modification du document en question.
   

Dans cette fenêtre, vous devriez également pouvoir afficher une version précédente du document avant que des modifications n’aient été apportées.

Ceci est important pour le contrôle de version, car vous disposez d’une piste d’audit des modifications apportées, de leur date et de leur auteur. C’est également utile si vous avez apporté des modifications, vous êtes endormi, avez changé d’avis et souhaitez les annuler.

Comment voir qui a partagé votre document Google

Vous pouvez également voir qui a partagé votre document Google et quand. Vous pouvez également afficher les paramètres de partage pour mieux contrôler qui a accès à votre document.

1. Allez sur drive.google.com
   

   

2. Cliquez sur « Mon Drive  » à gauche.
   

   

3. Cliquez sur le petit bouton i dans le coin supérieur droit.
   

   

4. Cliquez maintenant sur « Activité ».
   

   

5. Cliquez sur chaque fichier ou dossier individuellement ou affichez la barre de défilement à droite de l’écran. Cela vous montrera qui a partagé votre document.
   

   

Vous pouvez également vérifier le contenu du document en sélectionnant « Partager ». Les noms des personnes apparaîtront dans une fenêtre contextuelle. S’il y a plusieurs personnes, sélectionnez un nom et une liste de tous les noms apparaîtra.

Dernières pensées

Votre capacité à déterminer qui a consulté, partagé et modifié vos documents est limitée si vous n’avez pas accès à un compte G Suite ; cependant, il existe encore des moyens d’obtenir des informations de base.

En suivant les étapes de ce guide, vous pouvez rapidement et facilement savoir qui a consulté, modifié ou modifié votre document Google Docs de quelque manière que ce soit. Avez-vous des questions, des expériences ou des conseils concernant l’affichage de l’activité dans vos documents Google ? Laissez un commentaire dans la section ci-dessous.