Comment rappeler un e-mail dans Microsoft Outlook

« Oh non, je n’aurais pas dû envoyer cette lettre. » Cela nous est tous arrivé au moins une fois. La bonne nouvelle est que vous pouvez annuler ou rappeler un e-mail dans Microsoft Outlook. Pour vous aider à éviter ce scénario à l’avenir, nous vous expliquerons comment annuler l’envoi d’un e-mail et comment retarder les e-mails afin que vous puissiez les consulter.

Utiliser Annuler l’envoi dans Outlook pour le Web

Vous pouvez annuler l’envoi d’un e-mail dans Outlook pour le Web en un seul clic. Vous aurez jusqu’à 10 secondes pour le faire. Tout d’abord, vous devez vous assurer que la fonctionnalité est correctement configurée.

Tout d’abord, cliquez sur l’icône Paramètres (engrenage) et faites défiler la barre latérale résultante. Sélectionnez ensuite Afficher tous les paramètres Outlook.

Lorsque la fenêtre Paramètres s’ouvre, sélectionnez Courrier à l’extrême gauche, puis Composer et répondre à droite.

Dans le coin le plus à droite, accédez à la section « Annuler l’envoi ». Vous verrez une brève explication de la fonction avec un curseur pour ajuster le nombre de secondes jusqu’à 10.

Une fois que vous avez défini l’heure de désenvoi, assurez-vous de cliquer sur « Enregistrer » en bas.

Annuler l’envoi d’un e-mail

La prochaine fois que vous enverrez un e-mail dans Outlook pour le web, un court message apparaîtra en bas.

Cliquez sur « Annuler » pour empêcher l’envoi de votre e-mail au destinataire pendant la durée que vous avez définie ci-dessus.

Vous verrez alors l’e-mail comme un brouillon, comme lorsque vous l’avez créé pour la première fois. De là, vous pouvez le modifier ou le supprimer à votre guise.

Révoquer un e-mail dans Outlook sur ordinateur

Même si l’application de bureau Outlook est similaire, elle fournit une fonction de retrait plutôt qu’une option « Annuler l’envoi ».

La différence est que la lettre est toujours envoyée au destinataire ; cependant, vous pouvez le révoquer si votre destinataire n’a pas encore ouvert l’e-mail.

Il n’y a pas de délai pour retirer un message. Mais plus vous attendez, plus votre destinataire est susceptible d’ouvrir l’e-mail.

Noter. Vous ne pouvez rappeler un e-mail qu’après avoir cliqué sur « Envoyer » si vous et votre destinataire disposez d’un compte de messagerie Microsoft 365 ou Microsoft Exchange dans la même organisation.

Accédez au dossier Éléments envoyés de votre compte de messagerie si vous en avez plusieurs. Sélectionnez un message pour l’ouvrir dans une fenêtre séparée et cliquez sur l’onglet Message.

Dans la section Déplacer du ruban, cliquez sur la flèche de la liste déroulante Autres actions de déplacement. Sélectionnez « Rappeler ce message ».

Dans la boîte de dialogue « Rappeler ce message », cochez l’option permettant de supprimer les copies non lues de l’e-mail ou supprimez les copies non lues et remplacez-les par un nouveau message.

Si vous le souhaitez, cochez la case suivante si vous souhaitez être informé en cas de révocation réussie ou non. Cliquez sur OK.

Si vous sélectionnez l’option de remplacement de l’e-mail, une nouvelle fenêtre de composition s’ouvrira. Vous verrez votre message d’origine que vous pouvez modifier.

Sélectionnez « Soumettre » lorsque vous avez terminé de modifier votre e-mail.

Noter. Votre destinataire peut recevoir un e-mail dans lequel vous souhaitez retirer le message.

Créer une règle pour retarder l’envoi d’e-mails

Pour éviter qu’un e-mail soit accidentellement envoyé ou envoyé si rapidement que vous oubliez une pièce jointe ou un destinataire, vous pouvez créer une règle dans le client de bureau Outlook.

Cette règle retarde l’envoi des e-mails du nombre de minutes que vous spécifiez. Les e-mails restent dans la boîte d’envoi où vous pouvez les consulter avant de les envoyer.

Cliquez sur l’onglet « Fichier » et sélectionnez « Info » sur la gauche. Sélectionnez votre compte de messagerie en haut si vous en avez plusieurs. Cliquez ensuite sur Gérer les règles et les alertes.

Dans la zone Règles et alertes, assurez-vous que vous êtes sur l’onglet Règles de messagerie et que l’adresse e-mail correcte est affichée. Sélectionnez ensuite « Nouvelle règle » dans le coin supérieur gauche.

Lorsque l’assistant de règles s’ouvre, sélectionnez « Appliquer la règle aux messages que j’envoie », qui se trouve dans la section « Commencer avec une règle vide ». Cliquez sur Suivant. »

Vous pouvez ensuite sélectionner des conditions spécifiques pour votre règle si vous le souhaitez.

Par exemple, vous pouvez souhaiter qu’une règle s’applique uniquement aux messages marqués comme importants ou aux messages contenant certains mots dans la ligne d’objet.

Si vous n’avez sélectionné aucune condition, cliquez simplement sur « Suivant ». Vous verrez alors un avertissement confirmant que vous souhaitez que votre règle s’applique à chaque e-mail que vous envoyez.

Cliquez sur Oui pour confirmer et continuer.

Sur l’écran suivant, cochez la case « Différer la livraison du nombre de minutes ».

Cliquez ensuite sur le lien « quantité » dans la case « Étape 2 » en bas.

Dans la fenêtre contextuelle suivante, entrez le nombre de minutes que vous souhaitez utiliser et cliquez sur OK. Sélectionnez ensuite Suivant.

Si vous souhaitez appliquer des exceptions à votre règle, cochez ces cases à côté. Cliquez ensuite à nouveau sur « Suivant ».

Sur le dernier écran, donnez un nom à votre règle. Cochez « Activer cette règle » et éventuellement « Créer cette règle pour tous les comptes ».

Passez en revue la description de la règle ci-dessous. Si vous devez apporter des modifications, cliquez sur Précédent. Sinon, sélectionnez Terminer pour créer la règle.

Lorsque vous revenez à la fenêtre Règles et alertes, vous verrez votre nouvelle règle répertoriée. Sélectionnez Appliquer puis OK pour fermer la fenêtre et revenir à votre boîte de réception.

Pour afficher les e-mails en attente d’envoi, accédez à la boîte d’envoi de votre compte de messagerie. Vous avez alors le temps de modifier ou de supprimer l’e-mail avant qu’il ne soit envoyé au destinataire.

Lorsque vous envoyez un message sans pièce jointe ou contenant des informations qui ne devraient pas s’y trouver, vous disposez de moyens pour annuler l’envoi ou révoquer l’e-mail. Mais pour éviter que cela ne se reproduise, envisagez de configurer une règle de délai de livraison pour les e-mails Outlook que vous envoyez.