Les meilleurs outils de collaboration de Google pour Docs, Sheets et Slides

La suite d’applications de productivité de Google comprend certains des outils de collaboration les plus utiles. Vous pouvez travailler ensemble sur un document en temps réel, ajouter et corriger des commentaires, attribuer des tâches et bien plus encore dans Google Docs, Sheets et Slides.

Partage de documents

La collaboration dans l’une des applications Google commence par le partage d’un document. Vous pouvez ajouter des collaborateurs et choisir leurs autorisations d’affichage et de modification.

Sélectionnez « Partager » dans le coin supérieur droit, puis entrez des personnes ou des groupes dans la fenêtre contextuelle.

À côté du groupe sur l’écran suivant, sélectionnez le privilège que vous souhaitez leur accorder, tel que Visualiseur, Commentateur ou Éditeur. Vous pouvez le configurer pour chaque personne après avoir envoyé une notification de partage à l’aide du bouton de partage dans le coin supérieur droit.

Ajoutez un message si vous le souhaitez, cochez la case pour informer tout le monde, puis cliquez sur envoyer.

Pour plus d’options, cliquez sur l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit. Vous pouvez alors décider ce que les éditeurs, les spectateurs et les commentateurs peuvent ou ne peuvent pas faire.

Cliquez sur « Terminé » lorsque vous avez terminé, puis profitez des fonctionnalités de collaboration suivantes dans Google Docs, Sheets et Slides.

Commentaires et options

Grâce aux commentaires, vous et vos collaborateurs pouvez facilement travailler ensemble. Sélectionnez le texte ou tout autre élément auquel votre commentaire se rapporte, puis effectuez l’une des opérations suivantes :

• Choisissez Insertion > Commentaire dans le menu.
• Faites un clic droit et sélectionnez « Commentaire ».
• Cliquez sur l’icône de commentaire dans le coin supérieur droit et sélectionnez le signe plus.
• Sélectionnez l’icône Commentaire dans la barre d’outils flottante.

Saisissez le texte dans le champ qui s’affiche et cliquez sur Commentaire.

Après avoir ajouté un commentaire, vous pouvez utiliser la coche pour le marquer comme résolu lorsque la tâche, la mise à jour ou l’ajout est terminé.

Mentionnez les collaborateurs et assignez les tâches

En plus d’ajouter et de résoudre des commentaires, vous pouvez mentionner un collaborateur spécifique et lui attribuer une tâche à partir d’un commentaire.

Pour attirer l’attention sur un collaborateur en particulier, vous pouvez le mentionner dans votre commentaire. Tapez simplement le symbole @ (At) suivi de leur nom ou de leur adresse e-mail, puis sélectionnez-les dans la liste des suggestions.

Pour créer un problème pour votre collaborateur à partir d’un commentaire, mentionnez-le d’abord, puis cochez la case « Attribuer [nom] ». La tâche reste ouverte jusqu’à ce que le co-auteur la marque comme terminée.

Émoticônes Réactions

Une autre façon de montrer votre approbation, votre désapprobation ou toute autre réaction à quelque chose dans un document consiste à utiliser des émoticônes. Sélectionnez l’élément du document auquel vous réagissez et cliquez sur l’icône emoji dans la barre d’outils flottante.

Noter. Depuis septembre 2022, cette fonctionnalité n’est disponible que dans Google Docs, pas dans Sheets ni Slides.

Sélectionnez l’emoji que vous souhaitez ajouter ou trouvez-le en haut de la fenêtre contextuelle. L’emoji s’affiche alors à droite à côté de l’élément sélectionné.

Comme pour les commentaires écrits, vous pouvez autoriser les réactions emoji. Cliquez sur les trois points à droite du smiley et sélectionnez Autoriser.

Mode offre

Lorsque vous travaillez sur un document dans Docs, Sheets ou Slides, vous êtes en mode Modifier par défaut. Il vous permet de créer, de modifier et de faire tout ce dont vous avez besoin dans un document. Mais lorsque vous collaborez avec d’autres, vous pouvez utiliser le mode suggestion.

Noter. Depuis septembre 2022, cette fonctionnalité n’est disponible que dans Google Docs, pas dans Sheets ni Slides.

En mode suggestion, les modifications que vous apportez deviennent des suggestions et non des modifications réelles. Sélectionnez la flèche déroulante du mode dans le coin supérieur droit, qui s’affiche très probablement sous la forme « Édition » ou une icône en forme de crayon, puis sélectionnez « Suggestion ».

Désormais, lorsque vous travaillez sur un document, vous verrez des modifications barrées et des ajouts de texte de différentes couleurs. Chaque suggestion est également enfermée dans une case à droite, indiquant ce que vous avez remplacé, supprimé ou ajouté.

Si vous souhaitez accepter la suggestion, cliquez simplement sur la coche dans la boîte de suggestion et la modification sera placée dans le document.

Historique des versions

Si vous et vos collaborateurs utilisez le mode édition au lieu du mode suggestion, vous pouvez voir toutes les modifications apportées par qui et quand. Vous pouvez ouvrir l’historique des versions du document pour afficher ces informations.

Choisissez Fichier > Historique des versions > Afficher l’historique des versions.

Vous pouvez alors voir le document actuel au centre avec toutes les modifications à droite. Les modifications montrent comment la version regardait la date et l’heure affichées dans le coin.

Vous pouvez également restaurer une version spécifique que vous voyez en sélectionnant une révision et en choisissant « Restaurer cette version » en haut.

Avis de modification et commentaires

Pour suivre les autres personnes travaillant sur le document, lorsque vous ne le faites pas, vous pouvez recevoir des notifications de modifications et des commentaires.

Noter. Depuis septembre 2022, cette fonctionnalité n’est disponible que dans Google Docs et Sheets, pas dans Slides.

Choisissez Outils > Paramètres de notification ou Règles de notification.

Sélectionnez les éléments pour lesquels vous souhaitez être averti et cliquez sur OK ou sur Enregistrer.

Vous recevrez ensuite un message à l’adresse e-mail associée à l’application Google lorsqu’un changement ou un commentaire se produit.

Courriel des contributeurs

L’un des outils de collaboration les plus pratiques qui vous permet de contacter tout le monde en même temps est la fonction Email Collaborators. En quelques clics, vous pouvez envoyer un e-mail à toutes les personnes avec lesquelles vous partagez un document et gagner du temps en ouvrant l’application de messagerie pour le faire.

Choisissez Fichier > E-mail > E-mail aux collaborateurs.

Lorsque la fenêtre contextuelle s’ouvrira, vous verrez tous les collaborateurs pré-remplis pour vous. Ajoutez simplement votre message et personnalisez éventuellement la ligne d’objet qui affiche le titre du document et cliquez sur Soumettre.

Approbation des documents

Si vous disposez d’un compte d’abonnement Google Workspace pris en charge , vous et votre équipe pouvez utiliser la fonctionnalité d’approbation de documents. Cela vous aidera à demander à votre personnel d’examiner et d’approuver votre document, ce qui est idéal pour sécuriser la copie finale.

Choisissez Fichier > Revendications pour ouvrir la barre latérale Revendications. Sélectionnez ensuite Faire une demande.

Dans la fenêtre contextuelle, ajoutez des approbateurs et incluez un message. Si vous le souhaitez, vous pouvez définir une date d’échéance, autoriser les approbateurs à modifier le document et verrouiller le fichier avant de soumettre la demande d’approbation.

Pour afficher l’état des approbations, revenez à Fichier > Approbations et affichez les révisions et les approbations dans la barre latérale.

Google a affiné ses applications de productivité au fil du temps pour inclure ces outils de collaboration utiles et faciles à utiliser. Alors, utilisez-les pour votre prochain document de groupe.