Guide d’accréditation PEO

• Il existe trois grandes agences d’accréditation dans l’industrie PEO : l’ESAC, l’IRS et l’Institut de certification.
• Les PEO qui obtiennent l’accréditation de l’ESAC font partie des 5% des meilleurs PEO de l’industrie.
• L’accréditation de ces trois agences garantit des finances à toute épreuve, de bons programmes de gestion des risques et des pratiques RH éthiques pour garantir que votre entreprise s’associe à la bonne entreprise.
• Cet article s’adresse aux propriétaires de petites entreprises qui envisagent de travailler avec un PEO et qui veulent savoir pourquoi l’accréditation est vitale dans l’industrie du PEO.

Plus important encore, la nature du travail de PEO est très sensible. Vous faites confiance à une société tierce pour collecter et stocker les données des clients, traiter avec précision la paie à chaque période de paie et développer une politique RH qui peut dicter la culture de votre entreprise. Bien que décider de travailler avec un PEO puisse être simple, trouver le bon demande du temps et de l’attention.

Lors de la recherche du meilleur fournisseur de PEO, vous devez tenir compte d’un certain nombre de facteurs. La première étape consiste à définir les besoins de votre entreprise, puis à travailler avec quelques PEO différents pour comprendre quels services correspondent le mieux aux besoins de votre entreprise.

Un facteur important est l’accréditation. Bien qu’il existe de nombreux PEO aux États-Unis, seuls certains sont accrédités par les meilleures agences d’accréditation PEO. Ces agences examinent rigoureusement les PEO et leurs services sur une base annuelle pour s’assurer que les services sont à la hauteur.

L’Employer Services Assurance Corporation (ESAC) est l’une de ces agences. Il s’agit d’une organisation composée des meilleurs avocats PEO et CPA engagés à établir l’intégrité et la confiance dans l’industrie PEO. D’autres organismes d’accréditation pour PEO comprennent l’IRS, l’Institut de certification et l’Association nationale des organisations professionnelles d’employeurs (NAPEO). Bien que le NAPEO soit un groupe d’intérêt spécial qui représente l’industrie des PEO, il confirme également aux PEO qu’ils ont des états financiers audités examinés par un CPA indépendant.

Le saviez-vous? Il est courant de confondre les services PEO avec les services ASO, mais il existe de grandes différences dans la manière dont chacun soutiendra votre entreprise. Pour en savoir plus, consultez notre guide PEO vs ASO.

Qu’est-ce que l’agrément PEO ?

Les agences d’accréditation examinent rigoureusement les offres PEO pour s’assurer que les entreprises fournissent des services d’une norme exemplaire. Il existe plusieurs agences différentes. Bien que l’accréditation ne soit pas l’alpha et l’oméga de bons services de PEO, c’est un facteur important, en particulier pour les grandes entreprises qui fournissent des services d’emploi professionnels à des milliers d’entreprises à l’échelle nationale.

ESAC

L’ESAC est l’étalon-or des agences d’accréditation PEO. En tant qu’agence d’accréditation officielle de l’industrie PEO, l’ESAC dispose d’un conseil d’avocats de l’industrie PEO, de CPA et d’administrateurs indépendants. Ces professionnels ont plus de 100 ans d’expérience combinée dans l’industrie PEO. Cette agence examine les informations financières, les pratiques commerciales générales, les offres de logiciels et les normes réglementaires. Les PEO qui obtiennent ce niveau d’accréditation sont des entreprises certifiées qui sont financièrement stables et offrent des services éthiques aux petites entreprises à l’échelle nationale.

Les entreprises avec cette accréditation ont un avantage concurrentiel sur les autres PEO. Aux yeux d’un propriétaire de petite entreprise, travailler avec un PEO certifié garantit des services de qualité, tandis que les PEO non accrédités présentent plus de risques. Il permet également aux propriétaires de petites entreprises d’acheter des services PEO de manière plus économique. En comparant les prix, les services et d’autres pratiques parmi les PEO accrédités, les propriétaires d’entreprise peuvent s’assurer que, quelle que soit l’entreprise avec laquelle ils décident de s’associer, ils obtiennent des services de qualité.

IRS

Une PEO certifiée par l’IRS est connue sous le nom d’organisation d’employeurs professionnels certifiés (CPEO). Ces entreprises peuvent travailler directement avec l’IRS lors du traitement des informations fiscales des petites entreprises. Gardez à l’esprit que même si l’IRS « accrédite » les agences, la désignation CPEO reflète un programme global de l’IRS visant à rationaliser les pratiques de déclaration de revenus parmi les PEO et les petites entreprises.

Pour être répertorié en tant que CPEO, un PEO doit répondre « au statut fiscal, aux antécédents, à l’expérience, à l’emplacement de l’entreprise, aux rapports financiers, à la caution et aux autres exigences décrites dans la loi et les règlements », selon l’ IRS . Ce processus vérifie les états financiers du PEO et garantit que l’entreprise est qualifiée pour soumettre des informations financières au nom des petites entreprises.

Institut de certification

L’Institut de certification, comme l’ESAC, se spécialise dans l’examen des pratiques PEO pour garantir un fonctionnement commercial éthique et des situations financières stables dans l’industrie PEO. Elle se spécialise également dans l’examen de la gestion des risques pour les PEO, plus particulièrement en ce qui a trait à l’indemnisation des accidents du travail. La certification de cette organisation est particulièrement pertinente pour les petites entreprises qui ont besoin d’offres étendues de gestion des risques et d’indemnisation des accidents du travail, comme les entreprises de construction. Cette organisation profite à la fois aux petites entreprises et aux PEO en examinant les pratiques des PEO et en veillant à ce que les processus globaux conduisent aux pertes d’indemnisation des travailleurs les plus faibles possibles. Parmi les trois organismes de certification que nous avons examinés, l’Institut de certification a les processus d’examen les plus transparents et les plus complets.

Le saviez-vous? Le NAPEO offre un outil simple et intuitif pour trouver des PEO locaux et comprendre leurs accréditations.

À quelles normes les PEO accrédités doivent-ils se conformer ?

Une grande partie de la demande et du processus d’examen global de ces trois organismes d’accréditation n’est pas officiellement connue. Toutes ces organisations examinent les processus d’un point de vue de haut niveau et, en tant que propriétaire de petite entreprise, cela peut être la seule compréhension nécessaire pour vous assurer d’obtenir des services de qualité.

Bien que ces organisations certifient des services de référence, elles ne constituent pas une défense à toute épreuve contre les erreurs, les problèmes de service client ou tout autre problème auquel vous pourriez être confronté. Au lieu de cela, une certification doit être considérée comme une assurance de base que vous travaillez avec une entreprise honnête et réputée.

Normes ESAC

Bien qu’il existe plusieurs facteurs pour garantir des services de haute qualité, l’ESAC met en évidence les pratiques réglementaires pour garantir que les OPE fonctionnent de manière sûre et éthique. L’agence, qui examine les PEO depuis 1995, a détecté efficacement les problèmes de pratiques commerciales parmi les PEO avant qu’ils ne provoquent un défaut. Les normes de l’ESAC sont si rigoureuses que les États ont commencé à confier à l’ESAC l’examen et la certification des entreprises viables sur la base de réglementations spécifiques à l’État. Lorsqu’une entreprise est examinée et approuvée, elle est considérée comme étant en règle avec ses réglementations nationales ainsi qu’avec les normes de l’ESAC. De nombreux États acceptent même la certification ESAC au lieu des exigences de licence. L’agence fournit également plus de 15 millions de dollars en soutien financier aux PEO à l’échelle nationale, ce qui est inégalé par toute autre agence.

En termes d’exigences spécifiques, l’ESAC a plus de 40 meilleures pratiques de l’industrie, et il examine les entreprises accréditées sur une base trimestrielle. Ce processus d’examen comprend l’analyse des paiements de l’employeur, tels que les taxes fédérales et étatiques sur l’emploi, les primes de santé et d’indemnisation des accidents du travail et les programmes de régime de retraite.

Pour votre information : de tous les PEO opérant à l’échelle nationale, moins de 5 % de l’industrie atteint la norme de fiabilité de l’ESAC.

Normes IRS

L’IRS a une foule de règlements que les PEO doivent respecter pour devenir un CPEO. Nominalement, les PEO doivent satisfaire à certaines exigences en matière de statut fiscal, d’antécédents et de rapports financiers pour obtenir ce statut. Les PEO doivent postuler de manière indépendante et sont examinés par l’IRS pour atteindre le niveau de certification. Gardez à l’esprit que certaines entreprises peuvent ne pas être éligibles au statut de CPEO en raison des services qu’elles offrent.

Institut de certification

L’Institut de certification dispose d’une longue liste de qualifications et d’exigences pour les PEO , ainsi que d’un processus de candidature et d’examen. L’objectif de cette certification, cependant, est la gestion des risques. Quelques exemples d’exigences de l’Institut de certification sont un plan écrit de gestion des risques, des accords de services client, un manuel de l’employé, des politiques et procédures écrites pour les programmes d’indemnisation des accidents du travail et des politiques et procédures écrites pour les pratiques de gestion des réclamations. Certains de ces processus doivent également être revus et mis à jour chaque année selon l’Institut de certification.

Des exigences et des pratiques spécifiques sont décrites dans le manuel d’application de l’Institut de certification, mais le processus d’examen global implique un examen détaillé du programme global de gestion des risques d’un PEO.

Pour votre information : les PEO peuvent aider à protéger les entreprises contre les responsabilités commerciales courantes en instaurant des plans de gestion des risques de haut niveau pour résoudre tout problème qui survient.

Pourquoi est-il important de travailler avec un PEO accrédité?

Il existe des milliers de PEO dans tout le pays, et travailler avec un PEO accrédité signifie que vous vous associez à une entreprise qui souhaite faire examiner ses pratiques commerciales par des tiers. Si le PEO qui vous intéresse a obtenu l’accréditation de l’ESAC, il fait partie des 5 % de tous les PEO les plus performants du pays. S’il a également obtenu l’accréditation de l’IRS et de l’Institut de certification, il fait partie d’un groupe d’élite de PEO.

La nature du travail de PEO est sensible : une société tierce gérera les informations importantes sur les employés, les tâches RH vitales et les principaux programmes de rémunération. Vous devez vous associer à des entreprises en qui vous pouvez avoir confiance, ce qui signifie prendre en compte des éléments tels que l’accréditation par des tiers. Choisir le bon PEO signifie comprendre les besoins de votre entreprise, mais même si un PEO répond à toutes les exigences de votre entreprise, s’il n’est pas accrédité, vous pourriez exposer votre entreprise à des risques supplémentaires. En faisant des recherches, en travaillant avec plusieurs PEO pour trouver le bon et en priorisant l’accréditation, vous pouvez préparer votre entreprise au succès.