Prévenir les problèmes d’absentéisme des employés grâce à une politique de congé intelligent

• Une politique de congés payés est une combinaison de jours de congé qu’un employé peut prendre tout en étant payé.
• Chaque état a ses propres restrictions et exigences pour les politiques de prise de force.
• Une politique de prise de force doit inclure des options de congés payés et non payés, des détails sur l’accumulation et le roulement, les procédures de demande de prise de force et les conséquences en cas de violation.
• Cet article s’adresse aux propriétaires d’entreprise et aux responsables des ressources humaines qui souhaitent créer une politique de prise de force conforme à la loi.

Avez-vous un employé qui crie constamment « malade » ou qui prend des congés excessifs ? Alors que de nombreuses absences d’employés sont légitimes, l’absentéisme imprévu récurrent peut vraiment perturber une entreprise, surtout si l’employé prend des congés payés.

Votre premier réflexe pourrait être de discipliner l’employé, de l’accuser de profiter de l’entreprise ou même de menacer de le licencier. Mais si la raison de leur absence au travail est considérée comme une absence légalement protégée, vous pourriez vous retrouver dans l’eau chaude.

Tricia Meyer, fondatrice et avocate en chef chez Meyer Law, a noté qu’il est important que les employeurs comprennent les lois fédérales ou étatiques concernant les congés des employés afin qu’ils ne créent pas de politiques illégales ou ne fassent pas de demandes injustes à leurs employés. Découvrez les tenants et les aboutissants de la création d’une politique de congé intelligente et de la gestion des absences des employés.

Qu’est-ce que la prise de force ?

Les congés payés, autrement appelés PTO, sont exactement ce à quoi cela ressemble : il s’agit d’un avantage social dans lequel l’employeur paie l’employé pour un nombre de jours de congé chaque année. Les employeurs peuvent choisir parmi une variété d’options de congés payés comme les jours fériés fédéraux, les vacances flottantes, les jours de vacances, les congés de maladie, les congés parentaux, les congés de deuil, les fonctions de juré et les congés militaires. Les employeurs déterminent également les directives de la politique de prise de force, comme qui est éligible, combien de jours sont disponibles chaque année (fixe ou illimité) et comment la prise de force s’accumule. La meilleure politique de prise de force pour votre entreprise dépendra des besoins de votre organisation et de votre équipe.

Différence entre congé de maladie et prise de force

Points clés à retenir : PTO est un avantage social dans lequel l’employé est payé pour les jours où il n’est pas au travail.

Ce qu’il faut inclure dans votre police

Que vous rédigiez votre première politique en matière de congés ou que vous mettiez à jour votre politique existante, nos sources ont recommandé d’inclure quelques éléments clés.

1. Heures de travail des employés : Définissez les heures d’ouverture prévues et le nombre d’heures travaillées par semaine, ainsi qu’une procédure d’arrivée/de départ pour vous assurer que les employés répondent à ces exigences.
2. Options de congés payés et non payés : Outre les congés payés réguliers (y compris les jours de maladie, les jours personnels et les jours de vacances), listez les jours fériés payés (ou non payés), les périodes de congé (par exemple, deuil ou devoir de juré) et les absences protégées par le gouvernement fédéral comme la loi sur le congé familial et médical (FMLA) et le congé d’invalidité. Si votre entreprise a une politique de prise de force illimitée, expliquez ce que cela signifie et comment elle doit être utilisée. « Rédigez une description claire des congés payés et non payés disponibles pour les employés, y compris quand et comment ils sont éligibles pour un congé et combien de congés ils accumulent chaque semaine, période de paie, mois ou année », Jaime Lizotte, solutions de conformité RH et fiscale directeur de ComplyRight , a déclaré Business News Daily.
3. Politiques d’ accumulation et de roulement de prise de force : vous devez déterminer l’admissibilité des employés à votre plan de prise de force. Tous les employés commencent-ils chaque année civile avec une somme forfaitaire de jours de congé payés, ou l’accumulation de PTO se produit-elle tout au long de l’année ? De plus, certains de leurs jours de congé payés non utilisés sont-ils reportés à la nouvelle année, ou avez-vous une politique d’utilisation ou de perte ? Certains États interdisent les politiques d’utilisation ou de perte (par exemple, la Californie, le Montana, le Nebraska), il est donc important de vérifier les lois applicables de votre État pour voir quelles options de politique s’offrent à vous.
4. Paiement au moment de la résiliation : Aucune loi fédérale n’oblige les employeurs à payer à un employé ses vacances accumulées et non utilisées en cas de licenciement ; cependant, vous pouvez être soumis aux lois de paiement de la prise de force de l’État , selon l’emplacement de votre entreprise.
5. Procédure de demande de prise de force : quelle est la procédure pour appeler un malade ou informer l’entreprise lorsqu’un employé ne sera pas là ? Doit-on avertir quelqu’un si un employé sera en retard ? Les employés sont-ils responsables de trouver un remplaçant pour les congés imprévus ? « Assurez-vous d’expliquer la politique de demande de congé, y compris les délais pour les demandes de vacances et les périodes d’interdiction », a déclaré Lizotte. Votre politique doit être partagée entre tous les employés, superviseurs et gestionnaires. De plus, les cadres doivent être formés sur la façon de l’appliquer équitablement.
6. Conséquences des violations : la dernière partie de votre politique doit préciser les répercussions si un employé ne respecte pas la politique. Incluez les détails de votre politique et de vos directives de prise de force dans votre manuel de l’employé. « Écrivez les mesures qui seront prises pour diverses infractions, afin de protéger votre entreprise contre les accusations de favoritisme ou de discrimination », a déclaré Lizotte.

Les employeurs doivent-ils offrir des congés payés?

Il n’y a actuellement aucune loi fédérale qui oblige les employeurs à offrir des congés payés, mais cela ne signifie pas nécessairement que vous êtes tiré d’affaire. Chaque État a ses propres exigences de prise de force qui déterminent si les employeurs sont obligés d’avoir des politiques de congés payés ou non. C’est pourquoi il est important de vérifier les directives spécifiques de votre état avant de rédiger votre politique de congé.

Gardez à l’esprit que même si ce n’est pas légalement requis, il est généralement judicieux d’offrir un type de prise de force et une politique de congés payés. Offrir à vos employés la possibilité de s’absenter du travail pendant les jours dont ils ont tant besoin peut améliorer votre main-d’œuvre globale. Par exemple, offrir une paie de vacances peut vous aider à attirer et à retenir les meilleurs talents, et offrir des congés de maladie peut vous aider à maintenir un milieu de travail sain.

Le saviez-vous ? : Bien que le gouvernement fédéral n’exige pas que les employés proposent une prise de force, certains États ont leurs propres exigences.

Rester conforme à la loi

En tant qu’employeur, vous avez l’obligation légale de traiter les employés équitablement en ce qui concerne vos politiques de congé. Faites des recherches sur les lois fédérales telles que :

• La FMLA
• La loi sur les Américains handicapés (ADA)
• Loi sur les droits à l’emploi et au réemploi des services en uniforme (USERRA)
• Titre VII du Civil Rights Act de 1964 (Titre VII)

De plus, familiarisez-vous avec les lois sur l’indemnisation des accidents du travail de votre état.

« Vous devez vous assurer que vous ne réprimandez pas ou même ne niez pas l’absence d’un employé pour une raison protégée », a déclaré Lizotte. « Assurez-vous également que vous traitez chaque employé de la même manière afin de ne pas vous retrouver avec une discrimination ou une réclamation pour licenciement abusif. »

Il est toujours préférable de faire réviser vos politiques par un avocat expérimenté pour s’assurer qu’il n’y a pas de langage ou de règles problématiques.

« Les employeurs devraient consulter des professionnels pour s’assurer qu’ils se conforment aux diverses lois fédérales et étatiques en ce qui concerne leur politique et la mise en œuvre des meilleures pratiques », a déclaré Meyer. « La politique d’un employeur doit être clairement rédigée et envoyée à tous les employés pour examen/reconnaissance. »

Point clé : vérifiez les lois fédérales et étatiques et consultez un professionnel du droit pour créer une politique de prise de force conforme.

Suivi et gestion des absences des salariés

Les absences des employés sont plus qu’un simple problème de conformité, et la façon dont vous les gérez affecte les coûts, la rentabilité, la culture, le moral des employés, etc. de l’entreprise, a déclaré Raj Narayanaswamy, co-fondateur et co-PDG de Replicon.

« La façon dont vous choisissez de vous conformer à ces exigences d’absence peut avoir un impact considérable sur plus que votre service juridique, alors prenez le temps de bien comprendre comment le temps est déployé dans votre entreprise », a-t-il déclaré.

Lizotte a noté que les employeurs peuvent facilement suivre les absences des employés soit en créant un processus dans leur entreprise dans lequel ils documentent régulièrement les absences, comme avec du papier, soit en trouvant une solution électronique qui leur permet de saisir facilement les absences des employés au fur et à mesure qu’elles se produisent.

« Si l’employeur a l’intention de faire évoluer l’entreprise, je recommanderais d’utiliser un produit logiciel tiers pour le suivi, car il est généralement moins lourd sur le plan administratif que le suivi dans une feuille de calcul, est moins susceptible de contenir des erreurs et permet à l’employeur de garantir plus facilement la conformité aux lois nationales et fédérales », a déclaré Meyer.

Ensuite, Lizotte a dit de regarder l’attitude de votre entreprise envers l’absentéisme imprévu. Le tolérez-vous parce que tout le monde a besoin de temps en temps ? Vous sentez-vous abusé parce que vous ne savez pas comment le gérer différemment ? Ou est-ce mal vu, et les employés le savent, mais ça arrive quand même ?

« En effectuant cet audit et en répondant à ces questions, vous serez en mesure d’identifier… [et] de comprendre les problèmes d’absentéisme que votre entreprise pourrait avoir, et [puis] de mettre en œuvre un plan », a déclaré Lizotte.

Avant de prendre toute mesure disciplinaire contre un employé, nous vous conseillons de consulter un professionnel des ressources humaines et/ou un avocat pour vous assurer que vous restez en conformité avec la loi.

Reportage supplémentaire de Sammi Caramela et Skye Schooley. Certaines interviews de sources ont été menées pour une version précédente de cet article.