Prêt à louer un bureau ? Ce que vous devez savoir sur le crédit-bail

• Lors de la location d’un espace commercial pour la première fois, le processus peut être compliqué et déroutant.
• Pour réussir la location d’un espace commercial, prenez votre temps et relisez le contrat de location dans son intégralité avant de le signer.
• Il vaut également la peine de consulter un expert qui peut vous guider tout au long du processus de location.
• Cet article s’adresse aux propriétaires d’entreprise qui envisagent de louer un espace de bureau commercial.

Il y a beaucoup à considérer lors de la location d’un espace commercial, surtout si c’est la première fois que vous le faites. Le processus peut être compliqué et de nombreux facteurs peuvent influer sur votre décision quant à l’emplacement à louer et à quelles conditions. Cependant, si vous savez ce qu’il faut rechercher, vous pouvez trouver le bon espace de bureau pour votre organisation. Nous décomposons tout ce que vous devez savoir lorsque vous louez un espace commercial afin que vous puissiez trouver un bureau où votre entreprise prospérera.

Ce qu’il faut savoir sur la location d’un bureau

Si vous pensez être prêt à signer un bail commercial, voici les choses les plus importantes à savoir pour une expérience réussie.

Comprenez ce dont votre entreprise a besoin, maintenant et à l’avenir.

Tout comme l’achat d’une maison ou d’un appartement, la recherche d’un bureau peut être à la fois excitante et écrasante. Si vous songez à louer un espace commercial, faites le point sur les besoins de votre équipe avant de lancer officiellement votre recherche.

«Le locataire doit réfléchir à l’emplacement du bail par rapport au coût, aux conditions et à la durée du bail… et si l’espace de bureau… offre ou non des options de croissance ou d’expansion de l’entreprise», a déclaré Jeb Ory, observateur du conseil d’administration de Quorum.

La préparation peut atténuer le stress lié à la recherche du bureau idéal. Ne plongez pas dans le processus sans avoir une idée claire de ce que votre organisation veut et peut se permettre, a déclaré Bobby Goodman, responsable de la croissance chez NavigatorCRE, une entreprise qui aide les entreprises à trouver des bureaux.

« Pour que le processus soit transparent et réussi, je recommande de faire une pause et de se préparer avant la recherche », a-t-il déclaré. « Cela inclut de savoir comment vous utiliserez votre espace, quelles commodités sont souhaitées et de fixer des « garde-fous de prix » pour éviter de dépasser le budget. Chaque espace de bureau aura des caractéristiques différentes, il est donc important… de comprendre [vos] priorités.

Vous devez également tenir compte de la trajectoire et des objectifs de votre entreprise pour un avenir proche afin de vous assurer qu’un espace potentiel peut grandir avec votre organisation. « Avant de visiter des espaces, les entreprises devraient se demander où elles voient l’entreprise dans un, trois et cinq ans », a déclaré Goodman.

Prenez votre temps.

Lorsque vous avez besoin d’un nouveau bureau pour votre équipe grandissante, vous pourriez être tenté de louer le premier espace qui répond à vos besoins. Cependant, Ory a déclaré qu’il était préférable de prendre son temps et de conserver ses options aussi longtemps que possible, ce qui peut signifier adopter des baux à court terme pendant que vous recherchez votre espace idéal à long terme.

« Verrouiller un bail pluriannuel lorsque votre entreprise se développe rapidement peut inhiber la croissance et peut-être même vous obliger à ouvrir deux bureaux différents en même temps, ce qui peut créer des défis logistiques et des inefficacités de coûts », a-t-il déclaré.

Ory a noté que vous pourrez peut-être trouver des sous-locations de bureaux entièrement meublés et des espaces de coworking temporaires jusqu’à ce que vous soyez prêt pour un bail à long terme.

« Notre entreprise a déménagé quatre fois dans un seul espace de coworking WeWork avant de déménager dans notre propre bureau », a-t-il déclaré. « Nous avons économisé des dizaines de milliers de dollars en prenant notre temps pour trouver le bon espace plutôt que de déménager à la hâte. »

Relisez votre bail avant de le signer.

Après avoir évalué les besoins de votre organisation et, avec un peu de chance, trouvé un espace de bureau qui répond à ces besoins, il est temps de signer sur la ligne pointillée. Mais à moins que vous ne connaissiez bien l’immobilier commercial, vous allez probablement vous heurter à des phrases déroutantes dans le contrat de location.

« Une grande partie des informations nécessaires concernant la recherche de bureaux sont communiquées en termes industriels au lieu d’un langage courant que les locataires peuvent comprendre », a déclaré Goodman. « Par exemple, un locataire peut comprendre les ‘coûts totaux du loyer’ mais pas un ‘bail triple net’, ce qu’un courtier pourrait dire. »

N’ignorez pas ces termes inconnus ou ne les écartez pas – assurez-vous de parcourir le bail avec un peigne fin, a déclaré Eddie Navarette, PDG de FE Design & Consulting.

« L’ambiguïté peut être courante en ce qui concerne la terminologie des baux », a-t-il déclaré. « Il peut être difficile de savoir qui est responsable des paiements, et ces détails peuvent ne pas être découverts avant qu’il ne soit trop tard. N’ayez pas peur de poser des questions pour obtenir ce que vous voulez – personne ne se soucie plus de votre entreprise que vous. [Vous pensez peut-être acheter à la place ? Découvrez le meilleur moment pour acheter un bien immobilier commercial .]

Point clé : Ne précipitez pas le processus — prenez le temps de faire des recherches et de poser autant de questions que nécessaire afin de savoir exactement à quoi vous vous engagez avant de signer un bail commercial.

Plus de conseils sur la location de bureaux

Voici quelques autres éléments à garder à l’esprit si vous souhaitez louer un espace de bureau commercial.

Décidez si vous louez à long terme ou à court terme.

Lorsque vous déterminez ce que vous voulez dans un espace de bureau, déterminez s’il est dans votre intérêt de louer à long ou à court terme. De nombreux bailleurs s’attendent à ce que vous louiez leur espace pendant un à trois ans et peuvent vous fournir un contrat qui l’affirme. Si vous n’êtes pas disposé à prendre ce genre d’engagement, ajustez votre recherche en conséquence.

Consultez un expert.

Vous souvenez-vous de cette terminologie délicate que nous avons mentionnée ? Un expert en immobilier commercial, tel qu’un courtier ou un avocat de confiance, peut vous aider à donner un sens à tout ce que vous ne comprenez pas. Peu importe le nombre de recherches que vous effectuez, rien ne remplace une conversation avec quelqu’un qui travaille dans l’immobilier depuis de nombreuses années. Il y aura toujours des éléments du processus que vous ne saisirez pas ou ne comprendrez pas complètement, ce qui vous exposera à faire des faux pas majeurs et à vous retrouver avec des clauses abusives. Cependant, si vous consultez régulièrement un professionnel chevronné pendant le processus de location, vous pouvez minimiser ces risques.

Le saviez-vous ? : Vous pouvez louer du matériel pour votre entreprise comme vous le feriez pour un bureau. Cela peut être plus rentable que d’acheter de l’équipement directement.

Être flexible.

Même si vous faites un excellent inventaire des besoins de bureau de votre entreprise et que vous ne précipitez pas le processus, vous ne pourrez peut-être pas trouver un emplacement qui correspond à toutes les préférences de votre liste. Soyez prêt à apporter des ajustements et des modifications raisonnables à vos plans au besoin. Si vous êtes marié à 100% à une certaine vision et que vous refusez d’envisager d’autres options, vous risquez de passer à côté de superbes propriétés qui pourraient bien servir votre entreprise, même si elles ne correspondent pas à ce que vous aviez initialement prévu. De plus, au fur et à mesure que vous visitez divers espaces, vous remarquerez peut-être que vos priorités et vos désirs pour un espace de bureau changent.

Fais une liste.

Avantages et inconvénients de louer un bureau dans un monde de travail à distance

Comme les tendances du travail à distance suggèrent que de tels arrangements sont là pour durer, vous vous demandez peut-être si la location d’un espace de bureau commercial est logique pour votre entreprise de nos jours. Après tout, de nombreuses personnes préfèrent aujourd’hui les configurations virtuelles où elles peuvent travailler à domicile ou dans leur café préféré. Lisez la suite pour examiner les avantages et les inconvénients de la location d’espaces de bureaux commerciaux dans l’environnement de travail d’aujourd’hui.

Avantages de louer un bureau

Même pour les rôles axés sur le numérique, il y a certains avantages à travailler dans un bureau. Voici quelques raisons pour lesquelles votre organisation peut avoir beaucoup à gagner si vous louez un espace de bureau commercial.

• Avantages sociaux pour les travailleurs : selon une enquête Indeed auprès des personnes qui sont passées au travail à distance en 2020, 73 % ont déclaré ne pas avoir de socialisation avec leurs collègues. Les liens formés par des collègues au bureau peuvent être difficiles à reproduire dans un monde éloigné.
• Meilleur accès à l’équipement de bureau : si votre organisation a besoin de certains équipements pour mener ses activités, une configuration de bureau en personne peut être nécessaire pour s’assurer que chaque employé dispose des fournitures nécessaires à son rôle.
• Réunions d’équipe plus faciles : alors que de plus en plus de personnes subissent l’épuisement professionnel de Zoom, la collaboration en personne peut augmenter la productivité et mieux aligner votre équipe.

Inconvénients de louer un bureau

Il n’est pas surprenant que de nombreuses grandes entreprises réduisent leurs effectifs et vendent des espaces de bureau. Le besoin d’espaces de travail physiques étendus a considérablement diminué ces dernières années. Voici quelques raisons pour lesquelles compter sur un espace de bureau n’est pas idéal.

• Les employés veulent une option à distance : le travail à distance a aidé certaines personnes à atteindre un meilleur équilibre travail-vie personnelle. Une étude d’ Owl Labs a révélé que 80 % des travailleurs à temps plein interrogés s’attendaient à pouvoir travailler à distance trois fois par semaine.
• Plus de distractions : un bureau d’entreprise peut simplifier la collaboration, mais il augmente également les risques de distraction. Par exemple, des conversations à proximité dans un espace de bureau ouvert peuvent rendre la concentration difficile. Il en va de même pour la tentation de prendre quelques pauses de trop avec un ami de travail.
• Stress d’équipe plus élevé : Certains collègues trouvent l’environnement occupé d’un bureau stressant, ce qui peut diminuer leur productivité et affecter leur bien-être.

Prenez votre temps lors de la recherche d’un espace de bureau commercial

La signature d’un bail commercial est un gros engagement, il est donc important d’être diligent dans votre recherche. Si vous avez évalué les besoins de croissance de votre organisation et déterminé que le moment est venu d’ouvrir de nouveaux bureaux, ne vous pressez pas. Prenez tout le temps dont vous avez besoin pour rechercher, visiter les espaces et trouver un expert qui peut répondre à toutes vos questions. Un espace de bureau commercial peut être extrêmement avantageux pour votre entreprise, à condition que vous preniez le bon chemin pour le trouver.

Natalie Hamingson a contribué à la rédaction et au reportage de cet article. Des entrevues avec des sources ont été menées pour une version précédente de cet article.