Reconstruire votre entreprise après une catastrophe naturelle

• Les catastrophes naturelles peuvent être hors de votre contrôle, mais vous pouvez planifier à l’avance et être prêt à réagir et à vous en remettre.
• Ce que vous faites à l’avance peut être plus important que ce que vous faites après la catastrophe.
• Sachez qui appeler et quelles ressources et programmes sont disponibles pour aider votre entreprise.
• Cet article s’adresse aux propriétaires d’entreprise qui souhaitent apprendre à gérer une catastrophe naturelle.

Ces dernières années, il y a eu des incendies en Californie, des tremblements de terre au Mexique et des ouragans dévastateurs à Porto Rico, dans les Caraïbes et aux États-Unis. Toutes ces catastrophes naturelles peuvent avoir des conséquences importantes sur les personnes et les communautés. S’assurer que vous et vos proches êtes en sécurité après une telle crise est la priorité n ° 1, mais pour les propriétaires d’entreprise, s’assurer que vous pouvez reconstruire et reprendre vos activités après une catastrophe naturelle est la prochaine priorité. Heureusement, vous pouvez prendre des mesures spécifiques pour préparer votre entreprise au meilleur résultat possible.

Comment reconstruire votre entreprise après une catastrophe naturelle

Les catastrophes météorologiques et climatiques peuvent être accablantes, mais vous trouverez probablement ces crises plus faciles à gérer si vous avez un plan de match solide en place. Les experts de l’industrie ont offert les conseils suivants pour reconstruire votre entreprise après une catastrophe naturelle.

1. Communiquer avec les employés, les clients et les parties prenantes.

David Rusenko, ancien PDG de Weebly, a déclaré que la communication initiale et le partage d’informations sur ce qui est arrivé à votre entreprise et à son infrastructure sont essentiels.

« Il est difficile de savoir où donner la priorité lorsque votre entreprise est touchée par une catastrophe naturelle », a déclaré Rusenko. « Pendant que vous vous organisez et élaborez un plan, il est essentiel de communiquer aussi rapidement et de manière transparente que possible avec vos clients existants et les nouveaux clients qui vous recherchent en ligne. »

L’une de vos premières étapes, a-t-il suggéré, devrait consister à mettre à jour la page d’accueil ou le blog de votre site Web pour informer les clients de la manière dont vous avez été affecté par l’événement. La patience, l’empathie et le soutien des clients ne feront que se renforcer lorsqu’ils se rendront compte que l’une de leurs petites entreprises préférées a été touchée par la catastrophe naturelle.

Thomas Phelps, vice-président de la stratégie d’entreprise et directeur de l’information chez Laserfiche, a ajouté qu’il est essentiel d’utiliser le site Web de votre entreprise, les canaux de médias sociaux et les outils de marketing par SMS pour atteindre vos employés, clients, partenaires et fournisseurs. Tout le monde n’interagit pas avec votre entreprise de la même manière, vous devez donc vous assurer que vous fournissez des informations via plusieurs forums.

Il est également crucial de contacter les membres de votre équipe pour vous assurer qu’ils ne courent aucun danger immédiat à la suite de la catastrophe. Bien qu’il soit compréhensible que tout dommage causé au siège de votre entreprise soit une priorité, l’état de votre équipe est tout aussi important.

2. Contactez votre compagnie d’assurance.

Une fois que vous avez confirmé que vos employés sont en sécurité et pris en compte après une catastrophe, examinez les dommages causés à l’emplacement de votre entreprise, a suggéré Phelps. Contactez votre compagnie d’assurance pour déposer une réclamation. L’assureur vous demandera probablement de prendre des photos des dommages et peut envoyer un expert en sinistres pour évaluer la propriété.

Bien avant de vous retrouver dans cette situation, cependant, vous devriez faire des bilans de santé occasionnels pour vous assurer d’avoir une assurance et une couverture juridique adéquates pour les catastrophes majeures et leurs conséquences potentielles. Par exemple, des cambriolages et du vandalisme dans les bureaux peuvent survenir lors d’une catastrophe naturelle. Si quelqu’un vole du matériel informatique ou des documents papier contenant des informations personnellement identifiables et que les informations n’ont pas été cryptées, vous pouvez avoir l’obligation légale d’informer les clients, a déclaré Phelps. Pour plus de sécurité, cryptez toujours les données de vos clients, numérisez les documents papier et stockez toutes les données critiques dans un système de gestion de documents sécurisé basé sur le cloud. [Consultez notre guide des petites entreprises sur le cryptage informatique et le guide du cloud computing .]

Le saviez-vous ? : Les catastrophes naturelles (ou autres) sont l’un des nombreux risques d’assurance auxquels votre entreprise doit être préparée. Les risques particuliers auxquels votre entreprise pourrait être confrontée varient en fonction de votre secteur d’activité, de votre emplacement et de la technologie que vous utilisez. Il est donc important d’évaluer soigneusement les scénarios potentiels pertinents pour votre organisation lorsque vous choisissez une assurance pour petite entreprise.

3. Vérifiez vos données sauvegardées.

Phelps a déclaré qu’au cas où le pire se produirait, vous devriez déjà avoir sauvegardé et stocké en toute sécurité vos données les plus critiques : votre licence commerciale, vos principaux contrats et documents juridiques, vos déclarations de revenus et vos états financiers, ainsi que d’autres documents commerciaux et clients critiques. Après une catastrophe, assurez-vous que vos dossiers vitaux sont toujours accessibles en toute sécurité à partir des appareils que vous utilisez.

S’assurer que vos données les plus importantes sont sûres et sécurisées est un élément essentiel d’un plan de continuité des activités, qui devrait vous préparer à des scénarios de catastrophe importants, tels que la perte ou l’indisponibilité des systèmes informatiques, des personnes clés ou d’une installation tierce. Assurez-vous que le personnel approprié aura accès à votre plan de continuité des activités sur des appareils mobiles sécurisés immédiatement après une catastrophe, a déclaré Phelps.

4. Soyez flexible et compatissant avec les employés.

Bien que vous souhaitiez reprendre vos activités normales le plus rapidement possible, reconnaissez que vos employés peuvent être tiraillés entre le retour à leur travail et la gestion de leur situation personnelle, selon la gravité de la catastrophe à la maison. La flexibilité du lieu de travail est payante dans les bons comme dans les mauvais moments, il est donc sage de permettre aux employés de retourner au bureau à leur propre rythme ou peut-être de travailler à domicile si cela est possible. Les membres de l’équipe apprécieront votre compassion et votre compréhension.

5. Utilisez votre présence en ligne pour aider votre entreprise et la communauté.

Après une catastrophe naturelle, les gens sont enclins à tendre la main et à offrir leur aide, mais toutes ces personnes ne peuvent pas être sur place et fournir une assistance pratique.

« Donnez [customers] un moyen de soutenir votre boutique et votre communauté avec un don ou un achat », a déclaré Rusenko. « Les gens recherchent toujours des moyens d’aider les efforts de rétablissement, et soutenir une petite entreprise locale est un excellent moyen de soutenir une communauté en rétablissement. »

Pour y parvenir, a-t-il dit, assurez-vous que votre boutique en ligne est mise à jour avec les produits actuels. Non seulement cela vous permettra de continuer à faire des ventes, mais c’est aussi un excellent moyen de faire connaître les efforts de rétablissement personnellement et dans votre communauté. Peut-être pouvez-vous même vous engager à verser une partie des recettes à un fonds pour reconstruire le quartier de votre entreprise. [Découvrez comment vous impliquer dans votre communauté PME locale .]

6. Planifiez à l’avance.

L’une des meilleures façons de se remettre d’une catastrophe naturelle (ou autre) est de l’avoir planifiée. Outre l’élaboration d’un plan de continuité des activités, vous devez suivre certaines étapes essentielles avant que quelque chose ne se passe mal, car elles peuvent vous aider à récupérer et à reconstruire plus rapidement par la suite.

Par exemple, un élément clé de votre plan de continuité des activités devrait être un plan de reprise après sinistre. Alors qu’un plan de reprise d’activité est généralement plus large et vise à maintenir une entreprise opérationnelle après un sinistre de tout type, un plan de reprise après sinistre traite de la reprise des opérations normales le plus rapidement possible. Un plan de reprise après sinistre est également adapté à la catastrophe spécifique à laquelle il est destiné à répondre ; par exemple, se remettre d’une cyberattaque nécessite une approche très différente de celle d’un tremblement de terre. Ces plans doivent inclure des éléments tels que les procédures de gestion des dommages matériels, la restauration de l’infrastructure informatique et la récupération des données perdues, ainsi que les mesures de sécurité sur le lieu de travail à prendre en cas de catastrophe présentant un danger imminent pour les employés sur site.

Une autre partie importante de la planification consiste à établir des liens dans votre communauté locale. Les petites entreprises doivent cultiver des partenariats dans leurs quartiers locaux, y compris avec d’autres entreprises, les gouvernements locaux et les organisations à but non lucratif. Avoir ces relations en place à l’avance vous aidera à savoir à qui vous adresser lorsque les choses tournent mal.

Point clé : suivez notre plan pour créer un plan de reprise après sinistre qui permettra à votre entreprise de fonctionner à nouveau sans heurts aussi rapidement et efficacement que possible.

7. Évaluez vos fournisseurs.

Une autre façon de planifier à l’avance consiste à examiner les fournisseurs sur lesquels vous comptez. Même si vous avez d’excellents plans de continuité des activités et de reprise après sinistre, avez-vous une idée de ce que vos fournisseurs critiques prévoient de faire en temps de crise ? Vous devriez poser ces questions difficiles avant que la tempête (littérale ou figurative) ne frappe, pas après. Assurez-vous de discuter en profondeur des obligations contractuelles en cas d’urgence avec les fournisseurs et envisagez d’ajouter une clause à vos contrats décrivant les procédures d’urgence. Si l’un de vos fournisseurs tiers n’est pas préparé, vous pouvez travailler avec cette société pour améliorer sa préparation ou rechercher un meilleur fournisseur avec qui travailler à la place.

8. Sachez qui appeler.

Comme indiqué ci-dessus, appeler l’agence d’assurance de votre entreprise devrait être l’une de vos premières actions après une catastrophe naturelle. Mais la FEMA (Federal Emergency Management Agency) et la SBA (US Small Business Administration) valent également le détour. Vous pouvez contacter directement l’une ou l’autre organisation pour obtenir de l’aide à la suite d’une catastrophe naturelle. Consultez également leurs chaînes YouTube pour des vidéos informatives qui expliquent les ressources et les programmes de soutien disponibles.

Le saviez-vous? La SBA propose des prêts d’assistance en cas de catastrophe spécialement conçus pour aider les petites entreprises à se remettre d’une catastrophe. Les prêts SBA sont souvent plus faciles à obtenir que les prêts ordinaires et ont des taux d’intérêt plus bas et des durées plus longues. Pour en savoir plus, consultez notre guide pour obtenir un prêt SBA.

9. Évaluez votre modèle d’affaires.

Après une catastrophe naturelle, vous voudrez peut-être jeter un coup d’œil à vos opérations pour voir s’il existe des moyens d’étendre ou de modifier votre stratégie commerciale pour augmenter les ventes à l’avenir, a déclaré Rusenko.

« C’est le bon moment pour évaluer si vous explorez tous les canaux possibles avec votre entreprise – en ligne, hors ligne, prospects entrants, marketing par e-mail, marketing social, etc. », a-t-il déclaré. « Prendre du recul et apporter de petits changements peut vous aider à atteindre vos objectifs et à vous remettre d’une baisse potentielle des ventes. »

La préparation aux catastrophes est essentielle

Les catastrophes naturelles peuvent être dévastatrices pour votre entreprise, mais vous pouvez prendre certaines mesures pour minimiser leur impact et accélérer le processus de reprise des opérations normales. Les parties les plus importantes de la reconstruction de votre entreprise après une catastrophe devraient se produire bien avant que la catastrophe ne se produise. S’assurer que vous disposez d’un plan de continuité des activités et d’un plan de reprise après sinistre, une assurance qui couvre l’ensemble des sinistres susceptibles d’affecter votre entreprise, des fournisseurs bien préparés à un sinistre et que vos données les plus importantes sont stockées en toute sécurité, sauvegardées et accessible devrait être votre priorité absolue.

Il est crucial de favoriser de manière proactive des relations significatives avec d’autres entreprises et les membres de votre communauté, car cela crée un réseau de soutien mutuel en temps de crise. Lorsque cette crise se produit, vous devez communiquer avec toutes les parties concernées dès que possible et suivre les procédures que vous avez définies à l’avance. Alors que les catastrophes sont souvent hors de notre contrôle, la façon dont nous nous préparons et nous comportons après l’impensable peut nous aider à conserver autant de pouvoir et d’agence que possible face au chaos.

Jocelyn Pollock a contribué à la rédaction et au reportage de cet article. Des entrevues avec des sources ont été menées pour une version précédente de cet article.