Les avantages des kiosques patients

• Les bornes d’enregistrement des patients sont des dispositifs grâce auxquels les patients peuvent s’enregistrer sans aucune interaction avec le front-office.
• Les bornes d’enregistrement des patients peuvent réduire les temps d’attente des patients, fonctionner comme des plans d’installation et accélérer les paiements des patients.
• Bien que les bornes d’enregistrement des patients améliorent l’expérience des patients de multiples façons, leur sensation impersonnelle, le potentiel de temps d’arrêt et les coûts élevés peuvent être préoccupants.
• Cet article s’adresse aux propriétaires de cabinets médicaux qui envisagent de mettre en place des bornes d’enregistrement des patients.

Le processus d’enregistrement des patients est souvent fastidieux, tant pour votre personnel de réception que pour vos patients. La bonne nouvelle est que, comme pour la plupart des problèmes de pratique médicale, il existe une solution à ces problèmes. Dans ce cas, la solution réside dans les bornes d’enregistrement des patients, un dispositif simple à utiliser que même les nouvelles pratiques médicales peuvent facilement mettre en œuvre. Ces appareils sont polyvalents et présentent des avantages évidemment pratiques ainsi que d’autres moins concrets. Apprenez tout à leur sujet ci-dessous.

Qu’est-ce qu’une borne d’enregistrement des patients ?

Une borne d’enregistrement des patients est un dispositif situé dans la salle d’attente que les patients peuvent utiliser pour s’enregistrer numériquement pour leurs rendez-vous. Les bornes d’enregistrement des patients ont souvent des écrans tactiles, bien que certains modèles utilisent un clavier, une souris et un moniteur tout en gardant l’ordinateur hors de vue. Les modèles à écran tactile sont généralement équipés d’un support de bureau ou au sol pour maintenir l’appareil immobile et à une hauteur accessible à la plupart des patients.

Comment fonctionnent les bornes d’enregistrement des patients ?

Pour utiliser une borne d’enregistrement, un patient s’approche de l’appareil et tape son nom. Le kiosque ajoute des patients sans rendez-vous à votre file d’attente, et votre personnel de la réception peut s’occuper de tous vos clients sans rendez-vous dans l’ordre de leur arrivée. Si le patient arrive pour un rendez-vous planifié, il entre ses informations d’identification et le logiciel du kiosque place le patient dans la file d’attente d’arrivée.

Que peut faire une borne d’enregistrement des patients ?

Les bornes d’enregistrement des patients peuvent répondre aux besoins suivants du front-office :

• Enregistrement des patients : Évidemment, l’enregistrement des patients est une fonction principale d’un kiosque d’enregistrement des patients. Cependant, ce n’est qu’une des nombreuses fonctions disponibles.
• Formation de la file d’attente des patients : lorsque vous donnez aux patients des formulaires d’admission papier, ils peuvent oublier de remplir la feuille de connexion du presse-papiers près de votre bureau d’accueil. Cette omission rend plus difficile la mise en file d’attente de vos patients pour voir vos praticiens. Les bornes d’enregistrement des patients résolvent ce problème. Lorsque les patients s’enregistrent à un kiosque, ils s’ajoutent automatiquement à la file d’attente de vos praticiens.
• Accueil et enregistrement des patients : Oubliez l’impression et le stockage de paquets désorganisés de formulaires papier. Les kiosques gèrent numériquement l’admission et l’enregistrement des patients. Ils minimisent vos besoins de stockage physique, réduisent l’empreinte carbone de votre cabinet et rationalisent l’ajout d’informations sur les patients à vos dossiers. Ils sont particulièrement puissants pour la création de graphiques s’ils sont intégrés à votre logiciel de gestion de cabinet médical et à votre système EMR.

• Paiement de la facture du patient : lorsque les patients s’enregistrent, votre kiosque peut leur dire s’ils sont responsables d’une quote-part et afficher le montant dû. Le patient peut utiliser le kiosque pour entrer ses informations de carte de crédit. De cette façon, votre cabinet peut collecter les quotes-parts des patients avant même le début des rendez-vous – sans prendre le temps de votre personnel de réception.
• Cartographie des installations : les bornes d’enregistrement des patients peuvent également fonctionner comme des cartes des installations. Cependant, vous devez utiliser chaque kiosque individuel pour une seule fonction, pas les deux. Il peut être déroutant d’accéder à une carte à partir d’un écran d’enregistrement et vice versa. Au lieu de cela, placez votre borne d’enregistrement dans votre salle d’attente et vos bornes de cartes ailleurs dans votre établissement. Les patients peuvent utiliser les cartes pour se repérer. Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans les grands hôpitaux.

Pour votre information : les bornes d’enregistrement des patients peuvent fonctionner comme des plans d’installation, et pas seulement comme des dispositifs d’enregistrement et d’admission. Lisez notre revue des solutions médicales CareCloud si vous cherchez à mettre en place des kiosques patients pour votre cabinet.

Avantages et inconvénients de l’utilisation de kiosques pour l’enregistrement des patients

À ce stade, vous vous êtes probablement rendu compte que les bornes d’enregistrement des patients sont excellentes pour rationaliser les opérations de front-office de votre cabinet. Cependant, comme pour tout type de technologie de pratique médicale, ils ne sont pas parfaits. Lisez un résumé de leurs avantages et inconvénients ci-dessous.

Les avantages des bornes d’enregistrement des patients

• Réduction de la charge de travail du front office : Bien qu’il soit facile d’associer le personnel du front office aux tâches administratives, leur véritable devoir est d’être le premier point de contact de votre cabinet pour les patients. Étant donné que les bornes d’enregistrement des patients gèrent les tâches administratives, votre personnel peut plutôt se concentrer sur les interactions avec les patients. Le résultat est une meilleure expérience patient qui fidélise votre cabinet.
• Informations sur les patients plus cohérentes et à faible taux d’erreur : comme mentionné précédemment, les bornes d’enregistrement des patients rationalisent le processus de stockage des informations clés sur les patients. Le résultat est des graphiques plus précis que vous pouvez générer plus rapidement. De plus, étant donné que toutes les informations générées par le kiosque sont dactylographiées plutôt qu’écrites à la main, il n’y a aucune chance que vous, vos infirmières ou votre personnel de réception compreniez mal quoi que ce soit.
• Attentes plus courtes pour les patients : l’enregistrement sur papier à la réception n’est pas seulement un fardeau pour votre personnel de réception. C’est aussi un long processus pour les patients, qui veulent souvent voir leur médecin sans aucun obstacle. Les bornes d’enregistrement accélèrent et simplifient le processus, ce qui réduit les temps d’attente et offre une expérience plus agréable aux patients.

• Saisie des paiements plus rapide et plus facile : plus jamais votre personnel de réception n’obtiendra ce regard agacé de la part des patients lorsqu’il leur rappellera leurs quotes-parts. Les bornes d’enregistrement des patients collectent les quotes-parts avant même que les interactions avec la réception ne commencent. Cela permet des interactions plus agréables des deux côtés. Cela facilite également l’obtention de l’argent qui vous est dû.
• Navigation plus facile dans les installations : bien que cela ne s’applique pas toujours aux petits cabinets médicaux, les grands cabinets et les hôpitaux bénéficient des fonctionnalités de cartographie disponibles avec les bornes d’enregistrement. Leurs fonctionnalités de navigation garantissent que les patients vont là où ils doivent être et ne se perdent pas. Cette expérience est, bien sûr, plus agréable pour les patients également. Cela prend une importance supplémentaire dans les hôpitaux, où les couloirs encombrés peuvent constituer un obstacle majeur aux soins des patients, car les infirmières déplacent les patients entre les chambres.
• Une sensation plus moderne : les patients sont moins susceptibles de choisir des pratiques qui semblent anciennes et dépassées. Les bornes d’enregistrement des patients sont incontestablement une technologie moderne, et leur simple présence dans votre cabinet – avant même que les patients ne les utilisent – ajoute une touche d’actualité à votre espace. Avec cette esthétique moderne, vous aurez plus de facilité à retenir les patients et à impressionner les nouveaux visiteurs.

Les inconvénients des bornes d’enregistrement des patients

• Potentiel d’expériences impersonnelles pour les patients : bien que les patients s’attendent à une expérience moderne dans un cabinet médical, votre utilisation de la technologie ne doit pas se faire au détriment du fait que les patients se sentent pris en charge. N’utilisez pas les bornes d’enregistrement des patients pour remplacer entièrement les interactions du personnel de la réception avec les patients. Au lieu de cela, suivez l’enregistrement au kiosque avec une conversation rapide et amicale au front-office.
• Difficultés techniques : même les meilleurs matériels et logiciels sont sujets à des temps d’arrêt ou à d’autres types d’indisponibilité. Dans ces moments, votre établissement peut ne pas être en mesure d’enregistrer les patients. Si vous n’avez pas de formulaires d’inscription et d’admission papier sous la main, vous serez au point mort. Certes, ce problème devrait rarement se manifester compte tenu de la technologie avancée de la plupart des kiosques, mais cela vaut toujours la peine de s’y préparer.
• Coût : Les bornes d’enregistrement des patients peuvent être coûteuses à installer et à mettre en place. Cependant, au fil du temps, leurs nombreux avantages peuvent générer suffisamment de revenus pour couvrir leurs coûts initiaux. De plus, vous savez ce qui n’a pas de prix ? Une expérience patient moderne et simplifiée.

Les kiosques pour patients peuvent non seulement améliorer l’expérience des patients, mais aussi faire en sorte que les choses bougent efficacement, vous permettant de voir autant de patients que possible. Ils constituent un excellent complément pour les petites et les grandes organisations de soins de santé, à condition que vous puissiez gérer efficacement les besoins de maintenance et l’investissement initial.