Les choses à faire et à ne pas faire pour envoyer quelqu’un aux collections

• Attendez au moins 90 jours après l’échéance de votre facture pour envoyer un client non payant aux collections.
• Avant d’envoyer un client non payant aux recouvrements, vous devez prendre vous-même des mesures pour recevoir le paiement, comme appeler le client et lui envoyer des lettres de recouvrement de créances.
• Pendant le processus de recouvrement de créances, vous et l’agence de recouvrement devez vous abstenir de contacter le débiteur sur son lieu de travail, de contacter le débiteur s’il a engagé un avocat et de menacer de poursuites judiciaires.
• Cet article s’adresse aux propriétaires d’entreprise qui envisagent d’envoyer un client ou un client non payant aux recouvrements.

La décision d’envoyer quelqu’un aux collections est une décision qui devrait être sérieusement prise en considération. La loi fédérale régit la manière dont vous et les agences de recouvrement que vous engagez pouvez et ne pouvez pas tenter de recouvrer une dette.

Dans ce guide, nous expliquons les règles que vous devez suivre pour garder votre entreprise hors de l’eau chaude lorsque vous poursuivez des dettes impayées, et nous vous expliquons comment envoyer quelqu’un aux recouvrements tout en respectant la loi.

Qu’est-ce que cela signifie d’envoyer quelqu’un aux collections?

Envoyer quelqu’un aux recouvrements signifie engager une agence de recouvrement pour recouvrer la dette impayée de la personne envers vous. Si vous essayez d’atteindre vous-même un client ou un client qui ne paie pas par vos canaux de communication habituels, ou si vous avez envoyé plusieurs lettres à un client indiquant que son compte est en souffrance, cela ne l’envoie pas aux recouvrements.

Quand envoyer quelqu’un aux collections ?

De nombreux experts recommandent d’attendre 90 jours après la date d’échéance de votre facture pour envoyer quelqu’un aux recouvrements. Vous pouvez demander au client non payant de payer sa dette une fois la date d’échéance arrivée – vous ne pouvez tout simplement pas le renvoyer au recouvrement à ce moment-là. Au lieu de cela, vous pouvez prendre plusieurs mesures pour essayer d’être payé.

Étapes à suivre avant d’envoyer quelqu’un aux collections

Au cours de la période de 90 jours qui s’étend du moment où une facture est due et où vous référez le client aux recouvrements, envisagez de faire ce qui suit :

1. Appelez le débiteur.

Un appel téléphonique professionnel et précis peut rappeler au client sa dette et lui montrer que vous avez l’intention de recouvrer votre dette. Lors de l’appel, utilisez un ton amical mais ferme, évitez de gronder le client et expliquez-lui comment il peut payer sa dette.

2. Envoyez des lettres de recouvrement de créances.

Vous pouvez envoyer des lettres de recouvrement de créances à un client non payant soit après l’avoir appelé, soit passer directement à cette étape. Votre première lettre doit avoir le même ton amical mais ferme que vous utiliseriez au téléphone, tout en rappelant au client ses dettes. Des lettres ultérieures peuvent indiquer votre intention d’envoyer le client en recouvrement ou d’intenter une action en justice.

3. Renvoyez votre facture avec des frais de retard supplémentaires.

L’envoi d’une facture révisée avec des frais de retard supplémentaires (ou parfois avertir un client que vous prévoyez d’envoyer une telle facture) peut entraîner un paiement. Dans ce cas, vous n’aurez pas à envoyer le client aux collections.

4. Offrez un règlement.

Parfois, il est préférable de mettre fin à un différend avec un paiement qui, bien que inférieur à la dette initiale, résout le conflit. Compte tenu du coût élevé des recouvrements, un règlement pourrait vous rapporter plus d’argent.

5. Allez à la cour des petites créances.

Si les étapes ci-dessus n’ont pas abouti à un paiement, vous pouvez traduire votre client devant le tribunal des petites créances si la dette qui vous est due est inférieure au maximum des petites créances de votre État. Vous n’avez pas besoin d’un avocat pour comparaître avec vous à la Cour des petites créances, et si votre client ne comparaît pas, vous gagnez automatiquement la cause.

6. Engagez un avocat.

Si la dette est trop importante pour la Cour des petites créances, vous pouvez engager un avocat pour porter votre cause devant les tribunaux. Cette étape ne précède pas le processus de collecte – au lieu de cela, poursuivre votre client non payant remplace le processus de collecte. Cependant, opter pour le recouvrement, plutôt que de poursuivre un client, peut être préférable, car – bien que les deux options puissent être coûteuses – les agences de recouvrement peuvent coûter moins cher (tout en vous faisant gagner plus de temps).

Ce que vous ne devriez pas faire dans le processus de recouvrement

Que vous embauchiez une agence de recouvrement ou que vous vous occupiez vous-même des recouvrements, tous les processus de recouvrement de créances doivent être conformes à la loi fédérale sur les pratiques équitables de recouvrement de créances (FDCPA). La violation de cette loi peut vous faire paraître, vous et votre agence de recouvrement, indignes de confiance, et cela peut donner à votre débiteur un argument plus solide s’il décide de vous poursuivre en justice.

Assurez-vous que ni vous ni votre agence de recouvrement ne faites ce qui suit pendant le processus de recouvrement :

1. Appelez le débiteur 24 heures sur 24.

En vertu de la FDCPA, les appels de recouvrement de créances ne peuvent pas avoir lieu avant 8 h ou après 21 h dans le fuseau horaire du débiteur. Une exception, cependant, est si le débiteur demande de programmer un appel avec vous ou votre agence de recouvrement en dehors de ces heures.

2. Appelez le lieu de travail du débiteur.

Un débiteur peut demander que vous ou l’entreprise de recouvrement de créances ne le contactiez pas sur son lieu de travail. En vertu de la FDCPA, vous et votre agence de recouvrement devez vous conformer à cette demande.

3. Contactez directement le débiteur s’il a un avocat.

Le FDCPA stipule également que ni vous ni votre agence de recouvrement ne pouvez contacter directement le débiteur si le débiteur a engagé un avocat. Si tel est le cas, toutes les communications doivent se faire directement avec l’avocat, qui peut alors discuter des questions de recouvrement de créances avec le débiteur.

4. Contactez à plusieurs reprises la famille et les amis du débiteur.

En vertu de la FDCPA, vous ou l’agence de recouvrement ne pouvez contacter votre famille ou vos amis qu’une seule fois, et vous ne pouvez le faire que pour localiser le débiteur. À aucun moment, vous ou votre agence ne pouvez révéler que le débiteur vous doit de l’argent.

5. Négliger de vérifier la dette.

Les agences de recouvrement sont tenues d’envoyer au débiteur un avis de validation dans les cinq jours suivant le premier contact avec un débiteur. Avant d’engager une agence de recouvrement, vérifiez auprès de l’agence qu’elle est expérimentée dans l’envoi d’avis de validation de dettes.

6. Menacer des poursuites judiciaires au-delà des poursuites judiciaires.

Une agence de recouvrement ne peut pas poursuivre un débiteur en votre nom, ni saisir les biens d’un débiteur ou saisir son salaire. Il peut indiquer qu’un compte est en recouvrement sur le rapport de solvabilité du débiteur, et il peut contacter régulièrement le débiteur (sauf de la manière décrite ci-dessus), mais c’est tout ce qu’il peut faire. C’est à vous de décider si vous voulez porter l’affaire devant les tribunaux.

7. Faire de fausses déclarations ou envoyer des documents falsifiés.

Le FDCPA vous interdit, à vous ou à l’agence de recouvrement qui vous représente, de faire de fausses déclarations verbalement ou par écrit. Vous ne pouvez pas étiqueter le paiement retenu par le débiteur comme un crime ou prétendre être un avocat. De même, vous ne pouvez pas envoyer de documents faux et trompeurs qui donnent l’impression qu’un tribunal, un avocat ou un bureau d’État ou fédéral intente une action contre le débiteur.

Le saviez-vous : Pendant le processus de recouvrement de créances, ni vous ni l’agence de recouvrement de créances que vous avez embauchée ne devez contacter le débiteur de manière inappropriée, menacer de poursuites judiciaires ou faire de fausses déclarations.

Conseils sur l’embauche d’une agence de recouvrement pour gérer les dettes pour vous

Si vous décidez d’envoyer un client aux collections, voici quelques conseils à garder à l’esprit lors de l’évaluation de l’agence de recouvrement que vous devriez embaucher :

• Spécialités de l’agence. Une agence qui connaît bien le recouvrement des dettes des clients B2B peut avoir du mal à faire de même pour les dettes B2C.
• Diplômes et certifications. Une agence de recouvrement de créances digne de confiance appartiendra à la Commercial Collection Agency Association (CCAA), elle sera certifiée par la Commercial Law League of America (CLLA) et elle disposera également d’une licence d’État appropriée.
• Tactique. Demandez à votre agence de vous expliquer les techniques qu’elle utilise généralement pour recouvrer les dettes et comment elle communiquera avec vous tout au long du processus de recouvrement.
• Assurance . Le travail de recouvrement est risqué et agressif, vous voulez donc vous assurer que vous n’êtes pas tenu responsable des actions de l’agence. Vérifiez auprès de l’agence qu’ils ont une assurance erreurs et omissions; s’ils le font (et vous montrent la preuve), vous êtes tiré d’affaire.

• Contrats. Demandez à l’agence à quel point un contrat est contraignant et ce qui se passe si vous choisissez de le rompre. Demandez si vous pouvez revoir un contrat avant d’accepter de travailler avec eux.
• Frais. L’embauche d’une agence de recouvrement est un dernier recours. Les clients que vous envoyez aux recouvrements ne seront vraisemblablement plus vos clients. C’est aussi cher. Déterminez si l’envoi de la dette aux recouvrements vaut le montant que vous paierez pour que la dette soit recouvrée. Si ce n’est pas le cas, continuez à essayer les autres méthodes répertoriées ci-dessus, puis réévaluez votre meilleure voie à suivre.

Lisez notre article sur la façon dont les petites entreprises embauchent des agences de recouvrement et parcourez nos avis sur les agences de recouvrement.