Trello vs Asana : le meilleur outil de gestion de projet gratuit est…

Lors du choix d’un outil de gestion de projet gratuit, de nombreuses organisations (et même des particuliers entreprenants) se retrouvent confrontées au même choix : Trello contre Asana. Ce sont deux des plus grands noms du marché, et ils vous donnent tous les deux beaucoup de pouvoir de gestion de projet sans saper votre compte bancaire.

Décider entre les deux peut être difficile. Nous vous aiderons donc en décomposant les bases de chacun et en comparant ce que vous obtenez dans les plans gratuits. En fin de compte, vous verrez si Trello ou Asana sont meilleurs pour votre entreprise ou vos projets.

Trello : gestion de projet Kanban simple basée sur des cartes

Nous allons commencer par Trello. Si vous n’êtes pas familier avec la gestion de projet Kanban, vous pourriez être un peu confus quant à son fonctionnement. Mais l’idée sous-jacente est relativement simple. Voici le processus :

1. Vous établissez des colonnes, des catégories ou des étapes pour votre workflow.
2. Vous écrivez des tâches sur des cartes et les mettez dans une colonne.
3. Les membres de l’équipe travaillent sur ces cartes et les déplacent dans les colonnes.

La version originale de Kanban utilisait des Post-Its et des tableaux blancs. Mais aujourd’hui, nous utilisons des outils numériques pour accomplir la même chose. Cette méthode visuelle de gestion de projet vous aide à voir rapidement où se trouvent les tâches, qui y travaille et où elles iront ensuite.

C’est idéal pour les flux de travail linéaires qui suivent toujours (ou presque toujours) le même processus. Faire des calendriers éditoriaux dans Trello, par exemple, est courant.

Les idées se déplacent de gauche à droite, en passant par chaque étape nécessaire du processus. Bien sûr, vous pouvez également déplacer les cartes d’avant en arrière si nécessaire, par exemple, si un article doit être révisé ou mis à jour ou si un article préparé doit être mis en attente alors qu’une date d’embargo approche.

Voici un exemple de tableau de Trello qui montre à quoi pourrait ressembler un calendrier éditorial :

Un groupe de colonnes s’appelle un tableau. Vous pouvez avoir autant de planches que vous le souhaitez. Chaque tableau peut représenter une équipe, une division de votre organisation, un projet, une catégorie de tâches ou toute autre chose que vous pensez être une délimitation utile.

Chaque carte peut contenir une grande variété d’informations. Voici quelques-unes des options :

• La description
• Utilisateurs affectés
• Balises à code couleur
• Date d’échéance
• Liste des tâches (avec cases à cocher)
• Pièces jointes
• messages
• Notifications de mise à jour

Il y a aussi la possibilité d’ajouter des champs personnalisés. Ainsi, s’il y a plus d’éléments spécifiques au projet que vous devez suivre, vous n’avez pas besoin de vous fier entièrement aux champs pré-générés proposés par Trello.

Vous pouvez utiliser un tableau Trello pour vous aider à arrêter d’oublier des choses au travail. Cependant, la puissance de la plate-forme évolue vraiment lorsque vous invitez d’autres membres de l’équipe à travailler avec vous sur les tableaux.

Les utilisateurs peuvent parler de cartes en laissant des commentaires. Vous pouvez également appeler spécifiquement les membres de l’équipe afin qu’ils reçoivent une notification pour les mises à jour importantes de la carte. Ces conversations sont enregistrées sur la carte, où elles peuvent être référencées ultérieurement. Cela fait de la carte Trello un excellent véhicule pour communiquer sur des tâches spécifiques sans encombrer les boîtes de réception ou les clients de messagerie instantanée.

Gérer votre équipe avec Trello

Bien sûr, un bon outil de gestion de projet fait plus que simplement assigner des tâches. Il vous permet également de gérer votre équipe et de vous assurer que chacun a accès aux éléments dont il a besoin.

L’affectation des membres de l’équipe aux cartes n’est que le début. Vous pouvez également rendre vos tableaux visibles uniquement pour certains groupes, donner aux gens différents niveaux d’autorisation et modifier les autorisations de commentaire sur des cartes individuelles.

Trello permet aux membres de votre équipe de trouver facilement les cartes qui nécessitent leur attention. Ils peuvent filtrer par date d’échéance, voir uniquement les cartes auxquelles ils sont affectés ou consulter les cartes avec des balises spécifiques. Il est également facile de rechercher des cartes.

Alimenter Trello avec des intégrations

La nature visuelle de Trello et son flux de travail facile par glisser-déposer en font un outil puissant. Mais lorsque vous le combinez avec d’autres services, vous obtenez un système de gestion de projet qui se démarque vraiment. Trello appelle ces intégrations « Power-Ups ».

Vous pouvez toujours joindre des fichiers à partir de vos applications de stockage dans le cloud, mais la mise sous tension de Dropbox vous permet de voir des aperçus de vos documents et de les mettre à jour automatiquement. Le power-up Evernote vous permet de joindre des notes, ce qui signifie que vous pouvez combiner votre gestion de projet Evernote avec Trello. GitHub vous permet d’attacher des branches, des commits, des problèmes et des pull requests aux cartes.

Vous pouvez suivre votre temps, ajouter des liens vers des salles de chat vidéo dédiées, intégrer Slack (qui est lui-même un excellent outil de collaboration), afficher vos cartes Trello dans un diagramme de Gantt, et plus encore. Des dizaines de services majeurs s’intègrent à Trello. Si vous utilisez déjà un outil, il vaut la peine de vérifier s’il peut s’interfacer avec Trello.

Ce que vous obtenez gratuitement avec Trello

Le forfait gratuit de Trello vous offre un nombre illimité de tableaux, listes, cartes, membres, listes de contrôle et pièces jointes. Ces pièces jointes, cependant, ne peuvent atteindre que 10 Mo chacune. Vous obtenez également un power-up par carte.

Si vous passez au plan premium, qui coûte 10 $ par utilisateur et par mois, vous bénéficiez de bonus illimités, de collections de tableaux, d’arrière-plans de tableaux personnalisés et d’un support client prioritaire. Il existe également une option « Standard » moins coûteuse pour les petites équipes et un plan « Entreprise » plus robuste pour les organisations entières. Vous pouvez voir une liste complète des fonctionnalités sur la page de tarification Trello .

Vous pouvez utiliser Trello entièrement dans un navigateur ou en tant qu’application. Ainsi, que vous utilisiez un PC Windows, un Mac, un ordinateur Linux ou un Chromebook, vous pouvez facilement gérer vos projets.

Télécharger : Trello pour iOS | Android | Mac | Windows (Gratuit, abonnements disponibles)

Asana : polyvalence avec une courbe d’apprentissage

L’un des avantages les plus importants de Trello est que vous pouvez le lancer et être très habile à l’utiliser très rapidement. Asana prend un peu plus de temps à maîtriser, mais une fois que vous le faites, cela vous donne beaucoup de pouvoir de gestion de projet.

Dans le débat Trello contre Asana, une chose importante à propos d’Asana lui donne un avantage distinct : vous pouvez configurer à la fois des listes de tâches traditionnelles et des tableaux de style Kanban. La liste des tâches de base ressemble beaucoup à ce à quoi vous vous attendiez et comprend des fonctionnalités que vous trouverez dans la plupart des meilleures applications logicielles de gestion des tâches.

Vous obtenez des sous-tâches, des dates d’échéance, des descriptions et des commentaires, ainsi que la possibilité d’attribuer des tâches à des projets spécifiques (qui fonctionnent comme des tableaux dans Trello). Dans la version premium d’Asana, vous pouvez également marquer les dépendances des tâches, ce qui est utile lorsque certaines tâches dépendent d’autres.

La vue du tableau Kanban sur Asana ressemble beaucoup à Trello :

Encore une fois, vous avez des colonnes avec des cartes. Vous pouvez ensuite attribuer et ajouter des sous-tâches, des dates d’échéance et d’autres informations à chaque carte. Ils peuvent également être étiquetés avec des étiquettes à code couleur. Les sous-tâches attribuées dans les cartes s’affichent également dans la vue des tâches d’un utilisateur.

La possibilité de basculer entre ces deux vues différentes est idéale pour les grandes équipes qui ont différents types de projets. Avec Asana, vous pouvez configurer un calendrier éditorial Kanban, puis créer une liste de tâches totalement différente pour d’autres projets, comme l’optimisation des moteurs de recherche ou la révision d’anciens articles.

Et comme Trello, vous pouvez avoir plusieurs projets, ce qui est idéal pour éviter que les membres de l’équipe ne soient submergés.

Asana dispose également d’une bonne fonctionnalité de création de rapports : vous pouvez créer plusieurs tableaux de bord qui vous montrent l’état de différents projets pour vous-même ou les membres de votre équipe. Techniquement, vous pouvez également le faire avec Trello en utilisant différents tableaux, mais la fonction est beaucoup plus navigable sur Asana.

Gérer votre équipe avec Asana

Les fonctionnalités de gestion d’équipe d’Asana sont similaires à celles de Trello. Vous pouvez rendre des projets spécifiques visibles pour certains membres, empêcher les membres de voir les conversations d’équipe et modifier des autorisations spécifiques.

La création de tâches et de cartes que vous attribuez aux membres de l’équipe vous aidera à utiliser Asana efficacement et à réduire considérablement l’encombrement des e-mails. L’onglet Mes tâches permet également à chacun de voir facilement ce qui lui a été attribué. Et, bien sûr, laisser des commentaires sur les tâches facilite la gestion et la référence de la communication.

Alimenter Asana avec des intégrations

Asana s’intègre à bon nombre des mêmes services que Trello. Vous pouvez joindre des fichiers directement à partir du stockage cloud, envoyer des tâches et des cartes par e-mail, suivre votre temps, etc. Vous pouvez même intégrer Asana à bon nombre de ses concurrents, notamment JIRA et Pivotal Tracker. De nombreuses applications de service client fonctionnent également avec Asana, ce qui facilite la création de tâches lorsqu’un client fait une demande.

Il existe de nombreuses intégrations avec des applications traditionnellement associées au développement, comme GitHub, Slack, Microsoft Teams, et la plupart des navigateurs, fournisseurs de messagerie, fournisseurs de stockage en nuage, etc. Cela fait d’Asana un bon choix pour les organisations qui utilisent déjà une variété d’outils pour le suivi du développement. Consultez la page des intégrations d’applications Asana pour voir ce que vous pouvez faire d’autre avec d’autres applications.

Ce que vous obtenez gratuitement avec Asana

La version gratuite d’Asana vous offre un nombre illimité de tâches, de projets et de conversations. Cependant, vous ne pouvez avoir que 15 membres maximum. Vous aurez également accès aux tableaux de bord et à la recherche de base.

La version premium, au prix de 10,99 $ par utilisateur et par mois, vous offre un nombre illimité de membres, des tableaux de bord personnalisés, des capacités de recherche avancées, des dépendances de tâches, des champs personnalisés, des équipes privées et une assistance prioritaire. Il existe également un plan d’affaires de 24,99 $ avec des options de rapport et de gestion encore plus avancées. Obtenez tous les détails sur la page de tarification Asana .

Comme Trello, Asana est disponible dans le navigateur ou en tant qu’application.

Télécharger : Asana pour iOS | Android | Mac | Windows (32 bits) | Windows (64 bits) (Gratuit, abonnements disponibles)

Ce qui est mieux? Trello ou Asana ?

Avant de partager notre recommandation, examinons rapidement les fonctionnalités des deux :

Alors que différentes organisations ont des besoins différents, la polyvalence d’Asana en fait un excellent choix pour presque tout le monde. La possibilité de suivre les tâches dans une vue de liste de tâches traditionnelle ou sur un tableau Kanban lui confère un niveau de polyvalence que Trello n’a pas.

Bien sûr, cette polyvalence s’accompagne d’une courbe d’apprentissage plus abrupte. L’interface Asana est, par nécessité, plus complexe que Trello. Si vous êtes inexpérimenté avec l’application, trouver ce que vous cherchez peut prendre plus de temps.

Trello, cependant, est idéal lorsque tout ce dont vous avez besoin est un référentiel central pour les tâches et un système pour communiquer à leur sujet. Il est facile à apprendre et à utiliser, et de nombreuses personnes ont déjà au moins une familiarité passagère avec. C’est aussi fantastique comme outil de gestion de la vie personnelle. En fait, vous pouvez utiliser Trello pour à peu près n’importe quoi.

Trello contre Asana : le choix vous appartient

En fin de compte, Trello et Asana sont des outils fantastiques. Ce que vous utilisez pour votre organisation dépendra probablement des détails. Le format liste de tâches et tableau Kanban d’Asana vous plaît-il ? Ou voulez-vous garder les choses simples? Vous souhaitez gérer une grande équipe sans payer de frais mensuels ? Vos utilisateurs sont-ils des apprenants rapides ? Ou bénéficieront-ils d’un outil avec une courbe d’apprentissage plus facile ?

Vous devrez tenir compte de toutes ces questions lorsque vous choisirez Trello ou Asana. Mais deux choses devraient vous rassurer si vous avez du mal à prendre cette décision. Tout d’abord, les deux sont d’excellentes applications et vous aideront à gérer votre équipe. Si vous n’utilisez pas de logiciel de gestion de projet pour le moment, l’une ou l’autre des applications fera une énorme différence.

Et deuxièmement, vous pouvez utiliser Trello et Asana ensemble. Ils s’intègrent, vous pouvez donc transférer des données entre les deux, synchroniser vos tâches et vos cartes et utiliser les deux. Ou utilisez Migrator.xyz pour déplacer des données de l’un à l’autre lorsque vous souhaitez basculer. Vous n’êtes pas enfermé pour toujours.

Essayez-en un ou les deux !

Comme les deux applications sont gratuites, cela ne vous coûtera rien d’essayer les deux. Vous pouvez commencer avec Trello et voir si c’est suffisant pour vos besoins. Si vous trouvez cela trop simple, vous pouvez tout aussi facilement passer à Asana avec les outils de migration mentionnés précédemment. Ce faisant, vous obtiendrez une expérience de première main de ce que les deux applications de gestion de projet sont comme utiliser.

Et lorsque vous connaissez les différences entre Trello et Asana, vous pouvez prendre une décision finale et vous engager dans un abonnement. Alors, choisissez-en un, essayez-le et commencez à gérer vos projets plus efficacement.