Word Online a une excellente nouvelle fonctionnalité de collaboration

Word Online existe depuis des années, mais il lui manque encore certaines fonctionnalités utiles par rapport à Google Docs. Heureusement, Microsoft fait un pas de plus vers la réduction de l’écart en ajoutant le partage du mode d’affichage.

Les documents Word peuvent déjà être partagés avec d’autres personnes dans l’un des deux modes suivants : affichage uniquement et mode d’édition. Bien que Word dispose de fonctionnalités de révision robustes qui permettent aux utilisateurs de faire des suggestions (ou de commenter les suggestions d’autres personnes) sans modifier le document, cette option n’est disponible que lorsque vous partagez avec une autorisation de modification complète. Il existe de nombreuses situations où vous pouvez autoriser quelqu’un à faire des suggestions sur un document sans lui donner un accès complet en écriture – Google Docs propose cette option depuis longtemps .

Microsoft associe désormais Google Docs à une troisième option de partage appelée mode d’affichage. Lorsque vous partagez un document avec quelqu’un en mode révision, l’autre personne n’a pas le contrôle total de l’édition, mais elle peut ajouter des suggestions sous forme de commentaires ou de suivi des modifications. Le propriétaire du document, ou tout autre utilisateur disposant d’un accès complet à la modification, peut approuver les modifications proposées.

La nouvelle option est disponible en cliquant sur le bouton Partager dans un document, puis en choisissant Peut afficher au lieu de Peut modifier ou Peut afficher. Vous pouvez accorder une autorisation de visualisation à toute personne disposant d’un lien vers le document ou la restreindre à certains contacts (ce qui nécessite qu’une autre personne se connecte). Si quelqu’un reçoit un document avec l’autorisation d’affichage, il s’ouvrira automatiquement en mode Word View.

Microsoft indique que la nouvelle fonctionnalité de partage est déployée sur Word Online et sera bientôt disponible sur Word pour Mac et Windows. La société a également mentionné qu’elle ne fonctionne qu’avec des documents stockés sur OneDrive.

Source : blog du bureau.