Aide-mémoire pour la visioconférence : Zoom, Skype, Microsoft Teams et GoToMeeting

Le travail à distance est maintenant plus courant que jamais et avec lui, un regain d’intérêt pour la téléconférence. Des programmes comme Zoom, Microsoft Teams, GoToMeeting et Skype ont des exigences minimales en matière d’équipement et permettent à vos employés de se connecter facilement avec leurs collègues. Tout ce dont ils ont besoin, c’est d’une webcam et d’un microphone – qui sont souvent intégrés à leur ordinateur portable – ou même simplement d’un smartphone ou d’une tablette.

Nous avons rassemblé quelques fonctionnalités spéciales et des conseils pour les meilleures applications de téléconférence d’aujourd’hui qui peuvent vous aider à devenir un utilisateur expérimenté en un rien de temps (bien que nous ne puissions pas garantir qu’ils garderont votre réunion vidéo entièrement sans distraction ) .

Zoom sur les fonctionnalités cachées

L’une des applications logicielles de téléconférence les plus populaires est Zoom. Sa fonctionnalité simple et son interface épurée – ainsi que son plan de base gratuit – le rendent accessible aux millions de personnes qui l’utilisent désormais pour le travail et l’école.

Zoom a des options amusantes cachées sous le capot qui font tout, de l’illumination de votre environnement à peut-être même vous rendre un peu plus présentable. Voici quelques fonctionnalités à essayer lors de votre prochaine réunion Zoom.

• Changez d’arrière-plan : il peut être amusant de partager votre environnement avec vos collègues si vous avez installé votre espace de travail à l’extérieur pour la journée, mais si votre bureau à domicile est ennuyeux ou désordonné et que vous voulez embellir les choses derrière vous, il y a un réglage pour ça. Si vous vous dirigez vers Paramètres et cliquez sur Arrière-plan virtuel, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour télécharger une image pour remplacer votre arrière-plan, ce qui donne l’impression que vous êtes sur une plage ou que vous flottez dans l’espace. Une chose que vous devez noter, cependant, est que cela ne fonctionne que sur l’application de bureau ou mobile et vous oblige à respecter certaines spécifications système .
• Utilisez les réactions emoji pour répondre en mode silencieux : parfois, vous préférez rester silencieux pendant une réunion parce que les enfants sont bruyants, ou que votre partenaire est également en réunion ou pour une autre raison. Si la personne qui tient la réunion a besoin d’une réponse de votre part mais que vous voulez lui épargner le bruit supplémentaire, vous pouvez lui donner un coup de pouce, des applaudissements ou tout autre type de réponse emoji avec la fonction Réactions. Pour l’utiliser, cliquez sur l’onglet Réactions en bas de l’écran de votre réunion et sélectionnez un emoji.
• Utiliser la vue galerie : cette fonctionnalité n’est pas nécessairement cachée dans Zoom, mais c’est néanmoins une excellente fonction. Si vous êtes en réunion avec de nombreuses personnes et que vous souhaitez voir autant de visages que possible à la fois, vous pouvez activer l’affichage de la galerie. L’option est située dans le coin supérieur droit de la fenêtre de la réunion et vous permettra de voir des dizaines de participants sur une seule page, transformant la réunion en segment d’introduction de The Brady Bunch . Si vous participez à une réunion particulièrement importante, vous devrez peut-être faire défiler plusieurs pages pour voir tout le monde. Vous pouvez revenir à la « Vue du haut-parleur » par défaut en cliquant sur ce même bouton.
• Désactivez votre micro et votre caméra par défaut : que faites-vous si c’est une journée de travail à domicile avec un pantalon de survêtement et un t-shirt miteux, mais que vous êtes soudainement convoqué à une réunion Zoom et que vous n’êtes pas prêt ? Si vous vous efforcez de vous donner une allure professionnelle, même si ce n’est qu’à partir de la taille, vous pouvez configurer votre application pour qu’elle n’allume votre micro et votre caméra que lorsque vous le souhaitez. Pour ce faire, accédez au menu Paramètres de l’application, accédez à la section Audio de votre micro et sélectionnez l’option « Mettre le microphone en sourdine lorsque vous rejoignez une réunion ». Si vous accédez à la partie Vidéo de votre menu Paramètres, vous pouvez également sélectionner l’option « Désactiver ma vidéo lorsque je rejoins une réunion ».
• Embellissez-vous : Si vous êtes toujours inquiet pour votre apparence mais que vous n’avez besoin que d’une retouche rapide, la fonction Retoucher mon apparence de Zoom peut vous aider. Ce filtre donne un coup d’œil à votre flux vidéo, lissant les ridules et réduisant l’apparence des poches sous les yeux. Pour utiliser cette fonctionnalité, retournez dans le menu Paramètres, sélectionnez Vidéo et assurez-vous que « Retoucher mon apparence » est activé.

Fonctionnalités GoToMeeting

L’application de visioconférence en ligne de GoToMeeting est une autre option populaire pour les entreprises. Bien que peut-être pas aussi flashy que Zoom ou même Slack, GoToMeeting est une plate-forme stable et facile à utiliser.

Les fonctionnalités suivantes vous aideront certainement à améliorer votre prochaine réunion sur GoToMeeting :

• Choisissez votre nom d’utilisateur : lorsque vous vous inscrivez à GoToMeeting, vous êtes généralement invité à saisir votre nom avant de participer à une téléconférence. Bien que s’en tenir à votre surnom normal soit généralement le meilleur pari, les noms peuvent changer. Le mariage peut changer le nom de famille d’une personne, bien sûr, mais que se passe-t-il si votre entreprise est suffisamment soudée pour que certaines personnes aient des surnoms amusants ou des blagues à l’intérieur ? Vous pouvez définir votre nom d’affichage sur votre ordinateur Windows en cliquant sur Fichier et en sélectionnant Modifier votre nom et votre adresse e-mail. Les utilisateurs de Mac peuvent faire de même en sélectionnant Préférences dans le menu Fichier et en modifiant le texte dans la zone Nom.
• Sélectionnez une photo de profil : GoToMeetings propose de nombreuses fonctionnalités en version bêta qui ajoutent un petit plus au programme. L’une de ces fonctionnalités est la possibilité d’attribuer une photo de profil lorsque vous n’utilisez pas de webcam. Pour ce faire, vous allez sélectionner le menu Fichier et passer la souris sur la section Labs. Une fois là-bas, vous verrez des photos de profil ; cliquez dessus, et vous pourrez ensuite télécharger une image à associer à votre compte.
• Définir un filtre de webcam : cette fonctionnalité repose sur votre webcam, mais elle n’est pas sans rappeler les filtres de caméra que vous trouverez sur les réseaux sociaux. Si vous souhaitez modifier la palette de couleurs de votre webcam ou ajouter un filtre à votre flux, vous sélectionnez l’option Préférences dans le volet Webcam du panneau de configuration. Une fois là-bas, cliquez sur l’option Avancé, où vous aurez accès aux filtres.
• Créer une réunion récurrente : étant donné que vous organisez probablement les mêmes réunions chaque semaine, il peut parfois être fastidieux de créer une nouvelle réunion à chaque fois. Pour contourner ce problème, sélectionnez simplement « réunion à tout moment » ou « réunion récurrente » lors de la création de votre prochaine réunion. Cela crée un ID de réunion unique qui n’expire ni ne change, bien que parfois le numéro d’appel le soit. Cela permet de réutiliser les mêmes informations, ce qui vous permet de planifier plus facilement plusieurs réunions avec les mêmes paramètres.
• Éliminez les « bips d’attente » : lorsque vous attendez que des personnes se présentent à l’une de vos réunions, vous serez probablement accueilli par un bip incessant. Pendant que vous attendez, ce bip peut devenir vraiment gênant. Heureusement, vous pouvez désactiver complètement ce bip sur une machine Windows en cliquant sur le volet Audio de votre panneau de configuration et en sélectionnant Modifier. Une fois là-bas, vous pouvez basculer entre avoir ou non des bips d’attente. Sur un Mac, cliquez sur la flèche vers le bas sur le côté droit du volet Audio et sélectionnez Préférences. Une fois là-bas, vous pouvez modifier le réglage.

Fonctionnalités de Microsoft Teams

Que votre bureau utilise principalement des PC Windows ou souhaite installer des logiciels Microsoft sur Mac, voici quelques conseils qui peuvent améliorer l’expérience :

• Envoyer un e-mail à un canal entier : Microsoft Teams s’intègre de manière transparente aux autres applications Microsoft et vous permet de transférer un e-mail à n’importe quel groupe Teams directement depuis Outlook. Pour ce faire, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit de la fenêtre de chat du groupe. À partir de là, sélectionnez « Obtenir l’adresse e-mail », ce qui créera une adresse e-mail pour la chaîne à laquelle vous souhaitez envoyer le message. Après cela, c’est aussi simple que d’aller dans Outlook et d’envoyer un e-mail à cette adresse.
• Messages de signet pour une utilisation future : nous sommes tous passés par là – quelqu’un mentionne une tâche que vous devez faire ou partage une information importante, mais vous n’avez pas pris de notes et c’est soudainement perdu dans l’éther. Teams aide à éviter cette situation en permettant aux utilisateurs de mettre en signet des messages importants. Pour ce faire, les utilisateurs doivent cliquer sur les trois points verticaux à côté de n’importe quel message et cliquer sur « enregistrer ce message ».
• Enregistrez et transcrivez instantanément les réunions : parfois, tout le monde ne peut pas assister à une réunion en ligne. Grâce à Teams, vous pouvez enregistrer une visioconférence et stocker la vidéo dans le cloud. Il peut également retranscrire la réunion pour vous. Une fois transcrits, les utilisateurs peuvent rechercher toutes les phrases importantes.
• Utilisez les commandes slash : les raccourcis clavier et les raccourcis clavier ne sont pas nouveaux, mais Teams utilise des commandes slash, qui nécessitent une barre oblique inverse suivie d’un seul mot. Ce style d’entrée de commande existe depuis les années 90, où il était utilisé dans les invites DOS et les salles IRC. Voici un échantillon des commandes slash qui pourraient s’avérer utiles :
  • /available : Définissez votre statut sur disponible. /Occupé et /absent fonctionnent de la même manière.
  • /call : démarrer un appel.
  • /files : accédez à vos fichiers les plus récents.
  • /keys : affiche une liste de raccourcis clavier.
  • /mentions : visualisez rapidement toutes vos mentions. Cette commande particulière filtre les messages, de sorte que vous ne voyez que les cas où les coéquipiers souhaitent attirer votre attention.
  • /goto : cette commande vous permet de passer rapidement à une certaine équipe ou à un canal au sein de votre organisation.

Fonctionnalités spéciales de Skype

Moins de gens comptent sur ce programme qu’auparavant, mais Skype est toujours un programme de vidéoconférence compétent utilisé par de nombreuses personnes dans le monde. En tant qu’application héritée, il n’y a pas vraiment beaucoup de fonctionnalités cachées qui n’ont pas déjà été retirées du logiciel et ajoutées à la base de connaissances générales. Néanmoins, voici quelques caractéristiques et fonctionnalités qui pourraient vous être utiles lors de votre prochaine réunion :

• Sauvegardez votre historique de chat : Pouvoir revenir en arrière et rappeler une conversation que vous avez eue avec un collègue ou un superviseur peut être utile pour de nombreuses raisons, mais, malheureusement, Skype supprime automatiquement son historique de chat au fil du temps. Pour résoudre ce problème, vous devez effectuer un travail supplémentaire en dehors de l’application. Tout d’abord, maintenez enfoncée la touche Windows de votre clavier et appuyez sur R pour afficher la fenêtre Exécuter. Une fois là-bas, tapez « % appdata% Skype » (sans les guillemets) et appuyez sur OK. Accédez au dossier avec votre nom Skype et copiez-le. Enregistrez la copie à un autre emplacement, et voilà. Vous pouvez utiliser cette sauvegarde pour transférer vos chats vers un autre ordinateur ou l’avoir pour la postérité.
• Masquez le fait que vous tapez : lorsque vous discutez avec quelqu’un par SMS, Skype fait savoir à l’autre personne que vous répondez. Bien que ce ne soit pas nécessairement un gros problème, vous ne voulez peut-être pas que l’autre personne se rende compte à quel point vous réfléchissez à votre réponse. Pour résoudre ce problème, allez dans le menu Outils et cliquez sur Options. Une fois là-bas, sélectionnez IM & SMS puis Paramètres IM. Sélectionnez Afficher les options avancées et décochez la case « Afficher lorsque je tape ».
• Partagez votre écran : contrairement aux deux autres programmes, le partage de votre écran est un peu plus complexe. Pour le faire sur Skype, vous devez cliquer sur le bouton « + » de la fenêtre de chat. Une fois là-bas, cliquez sur Sélectionner l’écran. N’oubliez pas qu’une fois que vous avez sélectionné cette option, votre écran sera visible par d’autres, alors assurez-vous que ce que vous avez est ce que vous voulez leur montrer. Pour arrêter le partage, sélectionnez l’option Arrêter le partage.

Des raccourcis à portée de main

Que vous travailliez sur un ordinateur portable ou de bureau, vous avez besoin d’une souris et d’un clavier pour tout faire. C’est dans cet esprit que les développeurs créent leurs programmes afin d’utiliser au mieux ces outils. Pointer et cliquer sur quelque chose avec la souris peut être le moyen le plus intuitif d’obtenir quelque chose pour la plupart des gens, mais les vrais raccourcis se trouvent entre les touches. Creusez un peu plus profondément dans vos menus et vous trouverez un monde plein de raccourcis clavier qui peuvent vous faire gagner du temps ou rendre les fonctions moins connues plus facilement disponibles.

Les raccourcis clavier des logiciels de téléconférence sont généralement destinés aux actions que vous effectueriez normalement pendant un appel. Plutôt que d’avoir à détourner votre attention de votre appareil photo pour trouver le bon menu avec votre souris, un utilisateur expérimenté peut s’attaquer à n’importe quel nombre d’actions en appuyant simplement sur quelques touches. Voici quelques raccourcis clavier importants pour Zoom, GoToMeeting et Skype.

Raccourcis clavier Zoom :

• Activer/désactiver le son : Windows : Alt+A (ou maintenez la barre d’espace enfoncée) | Mac : Commande(⌘)+Maj+A
• Activer/désactiver le son de tout le monde sauf l’hôte : Windows : Alt+M | Mac : Commande(⌘)+Contrôle+M (Rétablir le son : Commande(⌘)+Contrôle+U)
• Démarrer/arrêter la webcam : Windows : Alt+V | Mac : Commande(⌘)+Maj+V
• Démarrer/arrêter un nouvel écran de partage : Windows : Alt+Maj+T | Mac : Commande(⌘)+Maj+S
• Interrompre/reprendre le partage d’écran : Windows : Alt+T | Mac : Commande(⌘)+Maj+T
• Démarrer/arrêter l’enregistrement : Windows : Alt+R | Mac : Commande(⌘)+Maj+R
• Lever/baisser la main : Windows : Alt+Y | Mac : Option+Y

Raccourcis clavier GoToMeeting (Windows uniquement) :

• Activer/désactiver le son : Ctrl+Alt+A
• Démarrer/arrêter le partage d’écran : Ctrl+Alt+S
• Mettre en pause/reprendre le partage d’écran : Ctrl+Alt+P
• Démarrer/arrêter la webcam : Ctrl+Alt+W
• Basculer vers l’audio de l’ordinateur ou du téléphone : Ctrl+Alt+U
• Afficher/masquer le chat : Ctrl+Alt+C
• Afficher/masquer la liste des participants : Ctrl+Alt+L

Raccourcis clavier Microsoft Teams :

• Basculer en sourdine : Windows : Ctrl+Maj+M | Mac : Commande(⌘)+Maj+M
• Basculer la vidéo : Windows : Ctrl+Maj+O | Mac : Commande(⌘)+Maj+O (il n’y a pas de raccourci dans les applications Web.)
• Démarrer l’appel vidéo : Windows : Ctrl+Maj+U | Mac : Commande(⌘)+Maj+U
• Démarrer l’appel audio : Windows : Ctrl+Maj+C | Mac : Commande(⌘)+Maj+C
• Refuser l’appel : Windows : Ctrl+Maj+D | Mac : Commande(⌘)+Maj+D
• Accepter l’appel vidéo : Windows : Ctrl+Maj+A | Mac : Commande(⌘)+Maj+A
• Accepter l’appel audio : Windows : Ctrl+Maj+S | Mac : Commande(⌘)+Maj+S

Raccourcis clavier Skype :

• Activer/désactiver le son : Windows : Ctrl+M | Mac : Commande(⌘)+Maj+M
• Démarrer l’appel vidéo : Windows : Ctrl+Maj+K | Mac : Commande(⌘)+Maj+K
• Démarrer l’appel audio : Windows : Ctrl+Maj+P | Mac : Commande(⌘)+Maj+R
• Basculer la webcam : Windows : Ctrl+Maj+K | Mac : Commande(⌘)+Maj+K
• Raccrocher : Windows : Ctrl+E | Mac : Commande(⌘)+Maj+H
• Ajouter des personnes à appeler : Windows : Ctrl+Maj+A | Mac : Commande(⌘)+Maj+A
• Afficher/masquer la liste des participants : Ctrl+Alt+L | Commande(⌘)+Maj+A