Que sont les passifs de paie?

• Outre les salaires des employés, les charges salariales d’un employeur comprennent les charges sociales, les retenues volontaires des employés et les coûts des services de paie.
• Les charges sociales sont payées à la fois par l’employeur et l’employé.
• Un logiciel de paie peut automatiser les processus de paie, rationaliser les rapports de paie et aider à prévenir la fraude à la paie.
• Cet article s’adresse aux employeurs qui souhaitent en savoir plus sur les charges sociales et sur la façon de les payer et de les suivre.

Les responsabilités font partie de la vie d’un propriétaire d’entreprise. Les charges salariales affectent non seulement la santé de votre entreprise, mais également les moyens de subsistance de vos employés. Ces dettes doivent être payées en temps opportun et suivies de près. Sinon, les entreprises pourraient risquer un roulement élevé du personnel, ainsi que des amendes de l’Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis.

Vous disposez d’options en matière de gestion de vos dettes salariales. Que vous choisissiez d’effectuer vous-même la paie, d’engager un comptable ou d’investir dans un logiciel de paie, ce guide vous aidera à apprendre les bases des passifs de paie, y compris les différents types et comment les suivre.

Types de dettes salariales

Salaires des employés

La responsabilité la plus évidente lorsque vous gérez la paie est le salaire des employés. Les employés peuvent recevoir une rémunération quotidienne, hebdomadaire, bimensuelle ou selon tout autre horaire convenu. Avant que la paie ne soit traitée, les salaires impayés sont des passifs, puisque vous devez de l’argent à vos employés pour le travail qu’ils ont déjà effectué.

Les salaires sont calculés différemment selon que les travailleurs sont salariés ou horaires.

• Travailleurs salariés : Divisez leur salaire annuel par le nombre de périodes de paie dans une année pour trouver le montant pour une seule période de paie. Les montants supplémentaires peuvent inclure des primes ou des incitations.
• Travailleurs horaires : Multipliez le nombre total d’heures travaillées par le taux horaire convenu. Les montants supplémentaires peuvent inclure la rémunération des heures supplémentaires ou des incitations.

Le saviez-vous? En tant qu’employeur, vous n’êtes pas assujetti à l’impôt lorsque vous travaillez avec des entrepreneurs ou des pigistes. Les travailleurs contractuels sont tenus de payer leurs propres impôts sur une base trimestrielle ou annuelle.

Congés payés (PTO)

Garder un compte de responsabilité PTO offre plus d’avantages que de simplement savoir quand vos employés ont pris un jour de congé. La principale raison de garder une trace de la prise de force des employés est de savoir exactement combien d’argent vous aurez en main si un employé démissionne sans utiliser sa prise de force.

Le suivi du PTO est simple lorsque vous utilisez le meilleur logiciel de paie. Tout d’abord, saisissez la formule que vous utilisez pour donner la prise de force aux employés. Par exemple, ils peuvent gagner 0,05 heure de prise de force pour chaque heure travaillée. Une fois que le taux de prise de force et les heures travaillées sont enregistrés, ce nombre est multiplié par le taux horaire de l’employé. La somme est l’argent dont vous seriez redevable si l’employé quittait sans utiliser sa prise de force.

Si votre entreprise n’autorise pas le report du PTO d’une année à l’autre, les charges à payer pour le PTO sont annulées à la fin de l’année. De même, si votre entreprise a une politique de prise de force illimitée, l’accumulation de prise de force ne s’applique pas.

Charges sociales

Chaque employeur doit retenir les charges sociales des employés et soumettre ces retenues à l’IRS avec leurs propres paiements d’impôts. Mais vous ne transférez pas automatiquement les taxes à l’IRS lorsque vous retenez ces fonds. Les charges sociales sont considérées comme des passifs jusqu’à votre date limite de transfert de fonds aux agences fédérales, étatiques et locales.

Les retenues à la source comprennent :

• Taxe fédérale sur le revenu. Il s’agit de toutes les retenues qui englobent le revenu annuel et le statut de dépôt de l’employé (marié, célibataire, etc.).

• Impôt sur le revenu de l’État. Selon l’État, il existe différentes règles de retenue et de paiement de l’impôt sur le revenu de l’État. Certains États ne facturent pas d’impôt sur le revenu.
• Taxe de sécurité sociale et d’assurance-maladie (FICA). Les cotisations de sécurité sociale et d’assurance-maladie sont retenues sur le salaire brut à un taux d’imposition FICA de 7,65 % (pour les employeurs et les employés). Tous les travailleurs indépendants paient les deux montants, pour un total de 15,3 %, mais peuvent déduire la moitié des impôts sur le travail indépendant lorsqu’ils remplissent leur déclaration de revenus.
• Loi fédérale sur l’impôt sur le chômage (FUTA) et Loi fédérale sur l’impôt sur le chômage (SUTA). Seuls les employeurs sont tenus de payer les taxes FUTA. Les employeurs paient des cotisations de chômage et, avec l’argent du gouvernement fédéral et des États, les employés peuvent percevoir des paiements hebdomadaires lorsqu’ils perdent leur emploi.
• L’assurance d’indemnisation des travailleurs. Si un État l’exige, l’employeur doit souscrire une assurance contre les accidents du travail. Cette assurance aide à protéger une entreprise contre la perte de revenus si un travailleur se blesse au travail. L’assurance contre les accidents du travail paie les frais médicaux et la perte de salaire de l’employé concerné. L’assurance est payée à 100% par l’employeur, et le coût peut varier selon l’industrie et le nombre de travailleurs employés.
• Saisies sur salaire. Si un employeur reçoit un avis indiquant que son employé fait l’objet d’une saisie-arrêt de salaire ordonnée par le tribunal, il doit retenir le montant exact de la paie de l’employé et transmettre l’argent à un tiers. Le tribunal fournit généralement ces informations. Les saisies sur salaire sont prises en fonction du revenu de l’employé avant toute déduction, à l’exception des impôts fédéraux, étatiques et locaux ; autres saisies sur salaire ; cotisations de retraite obligatoires; et la pension alimentaire pour enfants ordonnée par le tribunal.

Pour calculer avec précision les charges sociales des employés, vous devez demander à vos employés de remplir et de soumettre le formulaire W-4 .

Les autres types d’employés avec lesquels votre entreprise pourrait travailler comprennent les sous- traitants et les pigistes , qui facturent généralement un taux horaire ou un forfait. Ces travailleurs remplissent généralement un formulaire 1099 au lieu d’un W-4.

Le saviez-vous? En 2021, sept États ne prélèvent pas d’impôts sur le revenu : l’Alaska, la Floride, le Nevada, le Dakota du Sud, le Texas, Washington et le Wyoming.

Frais de service de paie

Si vous faites appel à un comptable, à un logiciel de paie ou à une organisation professionnelle patronale (OPE) pour gérer la paie, ces frais viendront également s’ajouter à vos charges salariales.

Les sociétés de paie facturent généralement les employeurs de trois manières : par fréquence, par employé et par mois (PEPM) et à prix fixe. La tarification PEPM est la plus populaire et peut être la plus rentable. Par exemple, si vous payez par fréquence et traitez la paie chaque semaine, vous paierez les frais de paie chaque semaine.

Si vous choisissez un plan de tarification fixe, vous payez peut-être plus de travailleurs que vous n’en avez. Par exemple, si le plan fixe facture 150 $ pour un maximum de 25 employés et que vous n’avez que neuf employés, un plan PEPM pourrait être beaucoup moins cher. De plus, les plans fixes ont souvent un plafond d’employés, ce qui n’est pas idéal pour les entreprises qui prévoient une croissance exponentielle.

Autres frais de personnel

En plus des responsabilités fiscales fédérales, étatiques et locales, en tant qu’employeur, vous êtes également responsable des déductions volontaires. Ceux-ci peuvent inclure les éléments suivants :

• Primes d’assurance maladie, dentaire, vision et vie. Toute contribution de l’employeur pour les régimes de santé des employés est une charge salariale. Le reste de la prime payée par l’employé est déduit du salaire avant impôt (avant toute déduction d’impôt). Si le total des frais médicaux annuels d’un employé dépasse 10 % de son revenu brut ajusté, il peut détailler ses frais médicaux à l’aide du formulaire 1040, annexe A : déductions détaillées .
• Cotisations de retraite. Les employés cotisent à leur propre régime de retraite. Les employeurs ne marquent les régimes de retraite comme une dépense que s’ils offrent une contrepartie de l’entreprise.
• Cotisations syndicales. La responsabilité de l’employeur est de déduire les cotisations syndicales du salaire du travailleur et de les transmettre au syndicat approprié. Les cotisations syndicales sont calculées après impôt, ce qui signifie qu’il n’y a pas d’avantages fiscaux. Cependant, les employés peuvent utiliser le coût des cotisations syndicales lorsqu’ils détaillent leurs impôts annuels en tant que déduction après impôt.

Toutes ces retenues sont des passifs jusqu’à ce que vous transfériez l’argent aux agences appropriées.

Dettes salariales et comment les payer

Comment suivre les dettes salariales

Il est essentiel de garder votre paie organisée et à jour. Cela garantira le bon fonctionnement de votre entreprise et pourra gérer les difficultés financières de croissance au fur et à mesure qu’elles surviennent.

1. Conservez des copies des documents de paie et assurez-vous de les dater. Garder des copies vous aidera à garder une trace des dates d’échéance.
2. Définissez des rappels pour respecter vos délais de responsabilité en matière de paie.
3. Ayez une réserve de trésorerie pour payer vos employés à temps même si vos ventes sont dans le rouge.
4. Ouvrez un compte de paie séparé si le paiement de vos employés à partir de votre compte professionnel devient trop compliqué.
5. Utilisez un logiciel de paie qui propose des calculs automatisés des salaires et des impôts. Certains services de logiciels de paie déposeront vos charges sociales pour vous. Vous pouvez en savoir plus sur certaines des meilleures solutions logicielles de paie dans notre revue OnPay et notre revue Rippling.

La plupart des solutions logicielles de paie sont abordables, car elles automatisent les processus et éliminent les erreurs humaines. Le logiciel de paie peut également aider à automatiser l’intégration des employés, la formation en entreprise, la déclaration de revenus, les erreurs de paie et de déduction, et plus encore.