Que sont les charges sociales ?

• Les charges sociales, ou retenues à la source, sont retenues sur le chèque de paie d’un employé et versées à l’IRS.
• Le taux de cotisation des employés est de 7,65 %, qui est versé à la sécurité sociale et à l’assurance-maladie.
• Les employeurs doivent retenir l’impôt fédéral sur le revenu en plus de tout impôt national ou local.
• Cet article s’adresse aux propriétaires de petites entreprises à la recherche de plus de détails sur les charges sociales et sur la manière dont elles s’y appliquent.

Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise aux États-Unis, vous devrez comprendre les charges sociales dès le moment où vous embaucherez votre premier employé. Datant du New Deal de Franklin D. Roosevelt, les charges sociales sont les impôts retenus sur les revenus d’un employé (y compris les salaires, les traitements, les primes ou les cadeaux en espèces de l’employeur) pour financer des programmes fédéraux tels que Medicare et la sécurité sociale.

Au lieu de taxer directement les employés, qui peuvent ou non payer leurs impôts à temps, le gouvernement oblige les employeurs à retenir un pourcentage sur les chèques de paie des employés. Par conséquent, il appartient aux propriétaires de petites entreprises de comprendre les tenants et les aboutissants des impôts. Les employeurs peuvent gérer ce processus par eux-mêmes, faire appel à un fiscaliste ou faire appel à un service de paie pour gérer toutes leurs responsabilités en matière de paie et de charges sociales.

Que sont les charges sociales ?

Les charges sociales ont deux composantes principales. La première partie est la partie du salaire d’un employé que l’employeur retient. C’est ce qu’on appelle la cotisation de l’employé et qui figure sur son bulletin de paie. La deuxième partie est le montant de la contribution des employeurs, qui est également basé sur la rémunération des employés.

Impôts fédéraux

• Sécurité sociale : les employeurs et les employés paient des cotisations de sécurité sociale et cotisent à hauteur de 6,2 % du salaire de l’employé.
• Medicare : comme les cotisations de sécurité sociale, l’employeur et l’employé paient des taxes Medicare – 1,45 % chacun du salaire de l’employé, pour un total de 2,9 %.
• Loi fédérale sur l’impôt sur le chômage (FUTA) : il s’agit d’une taxe réservée aux employeurs ; FUTA n’est pas retenu sur les salaires des employés comme les taxes de sécurité sociale et d’assurance-maladie.
• Loi sur la taxe sur le chômage de l’État (SUTA): Comme la taxe FUTA, la taxe SUTA est réservée aux employeurs dans la plupart des États. Cependant, en Alaska, au New Jersey et en Pennsylvanie, les employés sont tenus de contribuer aux impôts SUTA.

Impôts d’État

• Comme on peut s’y attendre, les impôts sur le revenu des États varient considérablement. En 2021, 41 États appliquent une forme d’impôt sur le revenu. L’Alaska, la Floride, le Nevada, le New Hampshire, le Dakota du Sud, le Tennessee, le Texas, Washington et le Wyoming n’ont pas d’impôt sur le revenu. Cependant, certaines localités, villes, comtés ou districts ont des impôts sur le revenu. Contactez votre administration locale pour déterminer si votre entreprise est censée payer certains impôts locaux sur le revenu.

Comment fonctionnent les charges sociales ?

Les charges sociales sont retenues sur le chèque de paie de chaque employé pour financer la sécurité sociale et l’assurance-maladie. Les employeurs sont responsables de retenir les impôts de leurs employés et de les soumettre, avec leur part d’employeur aux impôts de la Federal Insurance Contributions Act (FICA), à l’IRS.

Lorsque les employés déposent leurs impôts, ils n’ont pas à saisir manuellement leurs charges sociales à partir de chaque chèque de paie, car leur employeur le fera pour eux. Une fois que les employés ont déposé leurs impôts, ils peuvent obtenir une déclaration de revenus de l’IRS. Cela se produit lorsqu’un employeur surestime le montant dû par un employé et prélève ce montant sur son salaire. Le gouvernement rembourse le trop-perçu à l’employé.

Le saviez-vous? Si vous êtes marié et que vous produisez vos impôts conjointement, il se peut que vous n’ayez pas suffisamment d’impôts retenus par Medicare. Si votre revenu gagné est supérieur à 250 000 $, vous serez assujetti à un impôt supplémentaire. Cela s’applique également aux personnes mariées déclarant séparément si leur revenu est supérieur à 125 000 $, et cela peut être couvert en ajustant vos retenues à la source et en effectuant des paiements d’impôt estimés.

Que comprennent les charges sociales ?

Les charges sociales sont divisées en trois flux principaux : la sécurité sociale et l’assurance-maladie, qui sont mandatées par la FICA, et le revenu fédéral.

Les cotisations de sécurité sociale sont versées dans un fonds pour les prestations aux personnes âgées et l’assurance invalidité, tandis que Medicare fournit des soins de santé aux personnes âgées. En plus de retenir les impôts sur le salaire d’un employé, les employeurs doivent égaler les cotisations de sécurité sociale et d’assurance-maladie et émettre d’autres paiements tels que les taxes de chômage fédérales et d’État ou l’indemnisation des accidents du travail.

Sonya Muenchen, fondatrice de The Payroll Gal, est consultante en matière de charges sociales pour les petites entreprises depuis plus de 20 ans. Elle a dit qu’il est important que les propriétaires d’entreprise comprennent exactement de quoi ils sont responsables.

« En tant qu’employeur, vous êtes responsable de… garder une trace du temps, calculer la masse salariale sur la base des attestations fiscales des employés et déposer un chèque de paie sur une base hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle », a-t-elle déclaré.

Selon la Society for Human Resource Management, le plafond salarial imposable pour la sécurité sociale est généralement relevé chaque année en fonction des augmentations du salaire moyen national. En 2021, le maximum des gains assujettis à la taxe sur les salaires de la sécurité sociale augmente de 5 100 $, pour un total de 142 800 $.

Charges sociales et impôt sur le revenu

En plus des cotisations de sécurité sociale et d’assurance-maladie, qui sont versées dans des fonds spécifiques, les employés doivent payer un impôt fédéral sur le revenu. Le taux d’imposition d’un employé est déterminé par sa tranche d’imposition fédérale sur le revenu, qui est ajustée en fonction de l’inflation chaque année par l’IRS. Contrairement à la taxe FICA, l’impôt fédéral sur le revenu n’est versé à aucun fonds spécifique.

Selon votre emplacement, vous pouvez avoir des retenues à la source et des impôts sur le revenu supplémentaires.

« Les États et certaines localités ont également des charges sociales et incluent souvent des éléments tels que l’assurance invalidité de l’État », a déclaré Michael Law, expert-comptable agréé chez Canopy Tax. « Si l’un de vos employés gagne plus de 200 000 $, il y a une retenue supplémentaire de surtaxe Medicare sur eux. »

Plafonds salariaux et charges sociales

Pour 2021, la limite de base salariale est de 142 800 $. Si un employé gagne ce montant avec un employeur, ses charges sociales sont plafonnées à ce salaire. Si quelqu’un a plus d’un employeur et gagne plus que ce montant, il devra faire une réclamation en ajustant les cotisations de sécurité sociale payées en trop.

La taxe Medicare n’a pas de limite basée sur les salaires, car tous les salaires couverts y sont soumis. Cependant, si vous gagnez plus de 200 000 $ par an, votre employeur retiendra une taxe Medicare supplémentaire de 0,9 %.

À retenir : les charges sociales incluent les paiements pour la sécurité sociale et l’assurance-maladie. Il y a aussi des impôts fédéraux sur le revenu qui doivent être payés. Ces paiements ne vont pas dans un fonds spécifique comme le font les taxes de la sécurité sociale et de l’assurance-maladie.

Quel est le taux de la taxe sur les salaires ?

Obligations fiscales de l’employeur

Les employeurs sont responsables des impôts suivants sur leurs employés :

• Sécurité sociale : 2 % (pour un salaire maximum de 142 800 $ en 2021)
• Assurance-maladie : 45 % (plus 0,9 % pour les salaires supérieurs à 200 000 $)
• Impôt fédéral sur le chômage : varie selon l’État
• Taxe de chômage d’État : varie selon l’État

Obligations fiscales des employés

La cotisation salariale pour les charges sociales est calculée en pourcentage du salaire imposable. Pour certains employés, le salaire imposable sera inférieur au salaire brut – par exemple, s’ils cotisent à un 401 (k). Le salaire net fait référence au salaire net ou au salaire brut moins les impôts.

À partir de 2021, le taux d’imposition sur la masse salariale retenu sur les employés est de 7,65 %, plus l’impôt sur le revenu fédéral et d’État. Voici comment cela se décompose :

• Sécurité Sociale : 2% (pour un salaire maximum de 142 800$)
• Assurance- maladie : 45 % (plus 0,9 % pour les salaires supérieurs à 200 000 $)
• Impôt fédéral sur le revenu : Varie selon la tranche d’ imposition
• Impôt sur le revenu de l’État : Varie selon l’État

Principaux points à retenir : les employeurs et les employés ont chacun leurs propres obligations en matière de charges sociales Les employeurs paient des charges sociales pour la sécurité sociale, l’assurance-maladie, le chômage fédéral et le chômage des États. Les employés paient pour la sécurité sociale et l’assurance-maladie en fonction d’un pourcentage de leur salaire.

Payer les charges sociales

Law a déclaré que la fréquence à laquelle vous versez des charges sociales dépend généralement de la taille de votre entreprise, de la fréquence à laquelle vous effectuez la paie et du type d’employeur que vous êtes.

« Les employeurs familiaux avec de petites masses salariales ont les exigences de dépôt les plus clémentes, avec des dépôts annuels », a-t-il déclaré. « Ceux qui ont une masse salariale plus importante doivent effectuer des dépôts mensuels ou bihebdomadaires. »

Law a déclaré que les entreprises qui ont la malchance d’être prises dans une zone sinistrée déclarée par le gouvernement fédéral pourraient voir leurs paiements requis assoupli pendant une courte période.

Bien qu’il soit possible de remplir vous-même les charges sociales, cela peut être compliqué, surtout lorsqu’il s’agit de suivre les paiements et de retenir le bon montant d’argent.

« Le conseil le plus solide mais le plus basique que je donne aux propriétaires d’entreprise est d’obtenir une société de paie et de prendre l’habitude de déposer tout ce qu’ils vous disent de déposer », a déclaré Anthony Parent, propriétaire du cabinet de droit fiscal et de services fiscaux aux entreprises Parent & Parent LLP.

Point clé à retenir : la fréquence à laquelle vous payez vos charges sociales est généralement déterminée par la taille de votre entreprise, le type d’entreprise que vous dirigez et la fréquence à laquelle vous traitez la paie.

Gestion des charges sociales

Il existe plusieurs façons de gérer les charges sociales des employés et de vous assurer que votre entreprise est conforme à l’IRS :

• Faites-les vous-même . Remplissez les charges sociales pour chaque employé de votre entreprise. Cela implique d’analyser le formulaire fiscal W-4 de chaque employé, de calculer les indemnités, de se référer aux tables de revenus et de faire des calculs de base pour retenir le bon montant d’argent. N’oubliez pas que vous devrez calculer les retenues d’impôt sur les salaires des États et du gouvernement fédéral.
• Utilisez un service de paie . Les services de paie sont des sociétés tierces de traitement de la paie qui gèrent la paie des employés. Ces services sont entièrement intégrés avec la conformité fiscale, le traitement de la paie et diverses autres fonctionnalités. Ils gagnent de l’argent sur des frais mensuels ou sur les intérêts de l’argent qu’ils perçoivent pour les charges sociales. La tarification des services de paie comprend généralement à la fois des frais mensuels fixes et des frais par employé. Les coûts mensuels de base varient généralement de 20 $ à 100 $ par mois, les frais par employé allant de 1 $ à 15 $. Considérez notre examen de Paychex, l’un de nos meilleurs choix pour les services de paie.
• Travaillez avec un fiscaliste . En plus de travailler avec un service de paie, vous pouvez travailler avec un fiscaliste. Vous pouvez également discuter avec un comptable de la façon de remplir les charges sociales, bien qu’il puisse vous référer à un service de paie.

Si vous investissez dans un service ou travaillez avec un fiscaliste, plutôt que de vous occuper vous-même des charges sociales, vous pouvez passer plus de temps à gérer des projets et des problèmes importants au sein de votre entreprise.

Que se passe-t-il si vous ne payez pas vos charges sociales ?

S’assurer que les charges sociales sont payées aux bonnes agences et à temps n’est pas une tâche à prendre à la légère. Si vous n’effectuez pas vos paiements à temps, vous pourriez faire face à d’énormes amendes, voir votre entreprise fermer et éventuellement passer du temps derrière les barreaux.

Law a déclaré que tout argent que vous retenez sur les chèques de paie de vos employés pour les charges sociales appartient techniquement au gouvernement.

« Vous avez l’obligation fiduciaire de remettre ces fonds à l’agence gouvernementale compétente », a-t-il déclaré. « Vous n’êtes pas indemnisé pour la relation fiduciaire, mais vous êtes pénalisé si vous ne payez pas le montant dû à 100% du montant qui aurait dû être payé. »

Si vous ne payez pas les charges sociales correctes ou si vous envoyez des paiements plus tard que prévu, l’IRS peut vous rendre visite.

« Si vous prenez du retard dans le paiement des charges sociales, vous recevrez des avis de l’IRS et éventuellement une visite personnelle de l’IRS », a déclaré Law. « Le non-paiement continu des charges sociales entraînera la fermeture de votre entreprise par l’IRS et une éventuelle peine de prison. »

Parent a déclaré que l’IRS peut devenir agressif sur les charges sociales manquées. La structure des charges sociales signifie que lorsqu’une entreprise ne retient pas la bonne somme d’argent, le gouvernement peut manquer beaucoup de financement. Cela signifie que les responsables de l’IRS sauront si vous payez votre part d’impôts.

« Un agent des recettes sera probablement affecté et procédera à une inspection personnelle et approfondie de vos affaires », a déclaré Parent. « Beaucoup de gens, dont moi-même, pensent que sauter les dépôts de paie pour joindre les deux bouts est vraiment un pacte avec le diable. »

Les charges sociales sont une partie importante de votre entreprise. Bien qu’il puisse être facile de se concentrer sur vos opérations quotidiennes et d’oublier les aspects organisationnels de haut niveau, les charges sociales sont quelque chose que votre entreprise doit contribuer. Envisagez de vous associer à un service de paie ou de travailler avec un fiscaliste pour protéger votre entreprise de l’IRS.

Point clé à retenir : le fait de ne pas payer vos charges sociales correctement et à temps peut entraîner des amendes importantes de la part de l’IRS. Vous pouvez également être condamné à une peine de prison ou être contraint de quitter votre entreprise.

Siri Hedreen a contribué à la rédaction et au reportage de cet article. Des entrevues avec des sources ont été menées pour une version précédente de cet article.