Qu’est-ce qu’une ligne téléphonique virtuelle ?

• Vous pouvez obtenir un numéro virtuel seul ou dans le cadre d’un forfait de système téléphonique virtuel.
• De nombreux fournisseurs de téléphonie virtuelle vous permettent de transférer votre numéro de téléphone traditionnel vers un numéro virtuel.
• Avoir un numéro de téléphone virtuel peut vous rendre accessible par téléphone n’importe où, n’importe quand, tout en préservant la confidentialité de votre numéro personnel.
• Cet article s’adresse aux propriétaires de petites entreprises qui envisagent d’utiliser une ligne téléphonique virtuelle dans le cadre de leur système téléphonique professionnel.

Un système de communication téléphonique fiable est un outil que toute entreprise devrait avoir. Traditionnellement, cependant, un bon système téléphonique professionnel était coûteux et difficile à mettre en œuvre dans les petites entreprises.

Qu’est-ce qu’une ligne téléphonique virtuelle ?

Un numéro de téléphone virtuel, ou numérotation directe à l’arrivée (DID), est un numéro de téléphone qui n’est pas lié à un appareil ou à une ligne téléphonique spécifique et permet à l’utilisateur de rediriger et d’acheminer les appels d’un numéro vers un autre numéro, adresse IP ou appareil. Les lignes téléphoniques virtuelles sont également appelées « numéros en ligne ».

Traditionnellement, les numéros de téléphone étaient conçus pour fonctionner sur une seule ligne téléphonique qui était physiquement connectée de la compagnie de téléphone à votre domicile ou votre entreprise, et tous les appels passés à ce numéro ne pouvaient être envoyés qu’à cet emplacement physique spécifique. Les téléphones portables, bien que plus mobiles que les lignes fixes, dépendent toujours des tours de téléphonie cellulaire pour assurer la couverture. Un numéro virtuel donne à une entreprise plus de contrôle et de flexibilité dans la façon dont elle reçoit les appels en supprimant ces limitations physiques.

Comment fonctionnent les numéros de téléphone virtuels ?

Les numéros de téléphone virtuels reposent sur Internet au lieu d’une compagnie de téléphone ou d’une tour de téléphonie cellulaire pour fournir une couverture, ce qui permet aux utilisateurs d’être joints par téléphone ou par ordinateur. Il vous permet également de changer l’appareil que vous utilisez en temps réel. Par exemple, si vous ne souhaitez être disponible sur votre téléphone mobile qu’à certaines heures, vous pouvez acheminer tous les appels que vous recevez pendant les heures de travail vers une ligne téléphonique virtuelle.

Comment obtenir un numéro de téléphone virtuel

Les numéros de téléphone virtuels peuvent être achetés de plusieurs manières. Si votre entreprise dispose déjà d’un système Voice over Internet Protocol (VoIP), vous pouvez ajouter des numéros virtuels à votre forfait actuel via votre fournisseur VoIP. Cela coûte généralement 5 $ à 10 $ par mois et par numéro.

Si vous souhaitez acheter un système téléphonique virtuel, vous pouvez obtenir un forfait comprenant un numéro virtuel et un certain nombre d’extensions et de minutes. Les minutes sont engagées en fonction de la durée de votre conversation sur la « ligne métier ». Les coûts d’un plan de système téléphonique virtuel commencent à 10 $ à 12 $ par mois pour un ou deux numéros virtuels avec 300 à 500 minutes, allant jusqu’à 25 $ à 50 $ pour deux numéros virtuels avec 2 000 à 3 000 minutes.

Si vous ne disposez pas déjà d’un système téléphonique virtuel, vous pouvez passer par un fournisseur qui ne vend que des numéros virtuels. Voici quelques-uns des fournisseurs de lignes téléphoniques virtuelles les plus populaires :

• Google Voice fournit aux utilisateurs individuels un numéro de téléphone virtuel gratuit qui peut être utilisé pour les appels, les SMS et la messagerie vocale. Il dispose d’une application facile à utiliser pour les smartphones ou les ordinateurs, et vous pouvez lier le numéro virtuel à un numéro de téléphone mobile ou fixe. Les plans d’affaires commencent à 10 $ par mois et par utilisateur pour un maximum de 10 utilisateurs dans 10 emplacements nationaux.
• MightyCall est un système téléphonique virtuel basé sur le cloud qui propose des appels téléphoniques, des SMS et des messages vocaux, ainsi qu’un transfert d’appel intelligent et un enregistrement d’appel. Plusieurs plans d’abonnement sont disponibles, à partir de 219,99 $ par mois avec un essai gratuit de sept jours disponible.
• Grasshopper prend en charge les appels, les SMS et la messagerie vocale. Il propose trois plans de service, à partir de 26 $ par mois, vous permettant de choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise.
• 8 × 8 est un système de communications unifiées VoIP basé sur le cloud qui offre un service hautement fiable, des appels à trois, une messagerie vocale en ligne, un transfert d’appel et des groupes d’appels parmi ses nombreuses fonctionnalités. Il s’intègre également à des programmes de bureau tels que Salesforce et Slack. Les forfaits commencent à 12 $ par mois et par utilisateur. Lisez notre avis sur 8×8 pour plus de détails sur ses solutions VoIP.

Quels sont les avantages d’un numéro de téléphone virtuel ?

Les numéros de téléphone virtuels offrent une liste complète d’avantages et de fonctionnalités pour aider les petites entreprises à rivaliser avec les grandes organisations. Ils offrent une flexibilité matérielle, des options infinies de localisation et des tonnes de potentiel d’économies. Les numéros de téléphone virtuels ont beaucoup de sens pour les entreprises de toutes tailles par rapport aux lignes fixes professionnelles traditionnelles.

1. Possibilité de recevoir des appels n’importe où

Sans être lié à un emplacement physique, vous pouvez recevoir des appels n’importe où, n’importe quand et sur votre appareil préféré. Par exemple, si quelqu’un dans votre entreprise doit être absent et doit être joignable par téléphone mais ne veut pas donner son numéro de téléphone portable, vous pouvez attribuer un numéro virtuel à son téléphone portable.

2. Distribution des appels entrants

Les numéros de téléphone virtuels sont également avantageux pour les entreprises ayant plusieurs bureaux. Au lieu qu’un téléphone sonne dans un bureau, les appels entrants peuvent être envoyés aux téléphones de chaque bureau. Vous pouvez le faire en faisant de la destination de votre ligne téléphonique virtuelle une file d’attente d’appels ou un groupe de sonneries, qui sonnera les téléphones de tout employé désigné comme faisant partie de la file d’attente ou du groupe, soit simultanément, soit séquentiellement, selon vos préférences.

3. Numéros de téléphone localisés

Si votre bureau est situé dans une zone différente de celle de votre clientèle, vous pouvez attribuer un indicatif régional local à votre ligne téléphonique. Cela vous aide à établir une présence dans une zone clé et à réduire les coûts des appels entrants. Les clients sont plus susceptibles d’appeler et de répondre à des appels à partir d’un numéro local qu’à partir d’un numéro avec un indicatif régional qu’ils ne reconnaissent pas.

4. Intégrations avec des campagnes marketing

Vous pouvez également suivre les indicateurs clés des clients via votre ligne téléphonique virtuelle. De nombreux systèmes CRM vous permettent d’attribuer un numéro unique à une campagne spécifique, par exemple, afin que vous sachiez si quelqu’un appelle pour cette campagne en fonction du numéro uniquement. Ces données peuvent aider à évaluer l’efficacité d’une campagne.

5. Moins de frais d’équipement

Les lignes téléphoniques virtuelles peuvent faire économiser à votre entreprise des milliers de dollars en frais de téléphonie et d’équipement. Parce qu’elles sont 100% numériques, les lignes téléphoniques virtuelles ne nécessitent aucun matériel, équipement, installation ou maintenance.

6. Fonctionnalités avancées

Lorsque vous recherchez un fournisseur de téléphonie virtuel, vérifiez si l’entreprise que vous envisagez propose des fonctionnalités de messagerie texte et vocale en plus du service téléphonique. Les forfaits plus chers et plus complexes offrent généralement des fonctionnalités telles que les appels à trois, les groupes de sonneries, l’identification de l’appelant, l’attente et le transfert d’appels, l’enregistrement des appels et les transferts d’appels. Vous devez également voir à quel point le service est fiable en termes de disponibilité et si le support client est inclus dans votre plan.

Quels sont les inconvénients ?

Les avantages des lignes téléphoniques virtuelles l’emportent largement sur les inconvénients pour la plupart des utilisateurs professionnels, mais il existe quelques inconvénients potentiels par rapport aux lignes fixes traditionnelles.

1. Vous êtes toujours « disponible ».

La principale préoccupation est l’effet sur l’équilibre travail-vie personnelle, a déclaré Matt Schmidt, PDG de Diabetes365. « L’inconvénient, à mon avis, est que vous êtes accessible presque à tout moment où vous êtes éveillé. La plupart des gens sont des bourreaux de travail pour commencer, et avoir la possibilité de passer un autre appel depuis votre domicile ou n’importe où peut conduire à l’épuisement professionnel.

2. La qualité de l’appel dépend d’Internet.

Un autre inconvénient est la fiabilité incohérente des appels. Parce qu’un numéro de téléphone virtuel est purement basé sur Internet, la qualité de l’appel ne sera aussi forte que votre connexion Internet.

Conseil : Assurez-vous d’avoir un signal fort et fiable et que votre fournisseur d’accès Internet dispose d’un bon programme de service client lors de la mise en place d’un numéro de téléphone virtuel.

3. Les limites de données peuvent être coûteuses.

Si vous êtes sur un plan qui utilise des minutes, vous devez être conscient de la façon dont vous utilisez ces minutes, en vous assurant de ne pas les gaspiller en spam ou en appels non professionnels. Sinon, vous risquez de faire grimper vos coûts au-dessus de votre budget.

Foire aux questions sur les numéros de téléphone virtuels

Comment puis-je obtenir un numéro de téléphone virtuel gratuitement ?

Plusieurs fournisseurs de numéros de téléphone virtuels gratuits sont disponibles en ligne, tels que Google Voice pour un usage personnel. Choisissez simplement votre fournisseur préféré et ouvrez un compte, choisissez votre indicatif régional souhaité et commencez à utiliser votre numéro de téléphone virtuel. De nombreux fournisseurs de téléphonie virtuelle proposent un numéro de téléphone gratuit pour les particuliers, mais proposent des options payantes pour les entreprises.

Un numéro de téléphone traditionnel peut-il devenir votre numéro de téléphone virtuel ?

Oui, vous pouvez convertir votre numéro de téléphone traditionnel existant en un numéro virtuel. Ce processus est appelé « portage » et est disponible via la plupart des fournisseurs de numéros de téléphone virtuels.

Dans quels pays pouvez-vous obtenir un numéro de téléphone virtuel ?

Vous pouvez obtenir un numéro de téléphone virtuel dans la plupart des régions du monde, bien que les pays spécifiques puissent varier selon le fournisseur. Les services de la plupart des fournisseurs sont disponibles dans 50 pays ou plus, certains offrant une disponibilité dans plus de 100 pays.

Combien de temps durent les numéros de téléphone ?

Les numéros de téléphone virtuels suivent le même format à 10 chiffres qu’une ligne fixe américaine standard avec un indicatif régional à trois chiffres suivi du numéro de téléphone. Contrairement aux lignes fixes traditionnelles, les numéros de téléphone virtuels peuvent être achetés sans adresse physique liée à l’indicatif régional correspondant. Cela permet aux entreprises de créer l’apparence d’une présence locale dans une région géographique à partir de n’importe où dans le monde. Cependant, au lieu d’utiliser un indicatif régional, de nombreuses entreprises nationales optent pour un préfixe sans frais tel que 800, 888, 877, 866, 855, 844 ou 833 pour leurs numéros de téléphone virtuels.

Sean Peek a contribué au reportage et à la rédaction de cet article. Certaines interviews de sources ont été menées pour une version précédente de cet article.