Qu’est-ce que la gestion des contacts ?

• La gestion des contacts est le processus de stockage et de suivi des données sur les clients et les prospects.
• En plus de fournir un accès rapide aux données clients, investir dans la gestion des contacts peut vous aider à développer et à diversifier votre clientèle.
• La mise à niveau vers un logiciel de gestion de la relation client peut fournir des données avancées qui vous permettent d’accroître l’engagement entre votre entreprise et ses clients.
• Cet article s’adresse aux propriétaires d’entreprise qui souhaitent améliorer leurs relations avec leurs clients à l’aide d’un logiciel de gestion des contacts.

Fini le temps d’échanger des notes de serviette et des cartes de visite. Dans le monde des affaires d’aujourd’hui, il peut être difficile de se souvenir du nom de chaque client et de ses préférences individuelles. C’est pourquoi il est essentiel de stocker les données électroniquement, de les partager avec les membres de l’équipe en cas de besoin et de collecter en permanence des informations pour interagir avec succès avec les clients et les consommateurs.

La gestion des contacts, une méthode numérique de stockage des données, peut vous aider à développer et à diversifier votre clientèle. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, il deviendra plus difficile de collecter des données et de déterminer quelles informations sont précieuses pour vous, vos employés et la durabilité de votre entreprise.

Mais qui a le temps de saisir manuellement toutes ces informations ? Heureusement, les logiciels de gestion des contacts peuvent collecter et analyser automatiquement les données des achats, des campagnes marketing et des conversations précédentes.

Qu’est-ce que la gestion des contacts ?

La gestion des contacts est un moyen de saisir les données des clients et des prospects pour le stockage, l’accès rapide, l’édition et le suivi. La gestion des contacts peut être aussi simple qu’une feuille de calcul ou aussi complexe qu’un logiciel de gestion de la relation client (CRM).

En numérisant la gestion des contacts, vous pouvez donner à vos employés l’accès à de précieuses données clients. Tous les services peuvent afficher les mêmes données, ce qui vous permet d’accélérer la communication et de rationaliser les processus. Lorsque vous rendez la communication plus efficace, vous pouvez vous concentrer moins sur les tâches commerciales et davantage sur vos clients.

Dans l’environnement commercial d’aujourd’hui, vous devez faire plus que simplement personnaliser un e-mail de vente avec le nom de quelqu’un afin de conclure une vente. Les clients sont fidèles aux entreprises qui se souviennent de leurs préférences spécifiques et ils s’attendent à une expérience exceptionnelle chaque fois qu’ils passent une commande en ligne ou reçoivent un colis par la poste. Aller au-delà crée non seulement des ventes répétées, mais encourage également les références, ce qui pourrait réduire considérablement vos coûts globaux d’acquisition de clients.

Point clé : la gestion des contacts est la façon dont vous saisissez vos données clients et prospects pour le stockage, l’accès, l’édition et le suivi. Elle est donc essentielle pour développer et diversifier votre clientèle.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de contacts ?

Un logiciel de gestion des contacts peut conserver des informations sur vos prospects et clients actuels organisées dans un format consultable. Le logiciel peut gérer des informations de base, telles que des noms, des numéros de téléphone et des adresses e-mail. Il peut également suivre les interactions fondamentales entre l’entreprise et le contact, et suivre les événements importants du calendrier.

Logiciel de gestion des contacts vs gestion de la relation client (CRM)

Bien que les logiciels de gestion des contacts et les logiciels CRM se chevauchent dans certains domaines, il existe une différence : un système de gestion des contacts offre des fonctionnalités de base, tandis qu’un logiciel CRM fournit des outils avancés pour intégrer les tâches de vente, de marketing et de reporting. Avoir des objectifs commerciaux à l’esprit avant de comparer les deux types de systèmes vous aidera à décider quel logiciel vous convient le mieux.

Par exemple, alors qu’un système de gestion des contacts peut utiliser quelques coordonnées et les organiser pour un accès facile et des interactions essentielles, un CRM augmente la quantité de données que vous pouvez collecter sur les clients et les prospects, et utilise ces données pour segmenter votre audience et fournir des rapports. qui peuvent améliorer vos relations avec les clients. Alors que la gestion des contacts permet aux entreprises de stocker des informations sur les clients, les CRM permettent aux entreprises d’aller plus loin en prenant ces informations stockées et en créant et en entretenant des relations en temps réel.

Voici quelques-uns des avantages du logiciel CRM :

• Accès aux données en temps réel . En choisissant un CRM basé sur le cloud, vous pouvez accéder aux données clients en temps réel et tenir toute votre équipe informée de toute donnée supplémentaire ou modification des contacts. De plus, vous n’êtes pas lié au bureau ; les employés qui voyagent ou travaillent à distance peuvent également accéder aux données en temps réel.
  
• Intégrations. Les CRM ont souvent des intégrations tierces qui comblent automatiquement les lacunes de données. Vous pouvez même utiliser des applications tierces pour analyser les clients sur leurs comptes de médias sociaux. Les intégrations peuvent être bénéfiques non seulement pour gérer le service client, mais également pour suivre où vos clients passent du temps en ligne.
• Collaboration. Souvent en affaires, le remue-méninges apporte de nouvelles idées et peut aider à conclure une vente complexe. Les CRM permettent aux équipes commerciales et marketing de collaborer et de réussir ensemble, par exemple en créant un niveau de personnalisation plus élevé pour le client, des campagnes de test A/B et en mesurant le retour sur investissement.

Le saviez-vous? Alors que les logiciels de gestion des contacts et les systèmes CRM collectent et stockent des données, les CRM vous offrent des fonctionnalités avancées pour les ventes, le marketing et le reporting.

Avez-vous besoin d’une gestion des contacts ou d’un CRM pour votre entreprise ?

Si vous en êtes au stade de la planification d’entreprise ou si vous venez de lancer votre entreprise, un CRM n’est peut-être pas la bonne solution. Après tout, utiliser d’abord un système de gestion des contacts pour savoir qui sont vos clients fidèles vous aidera à réduire les contacts lorsque vous serez prêt à passer à la version supérieure. De plus, vous économiserez de l’argent sur les coûts logiciels mensuels, les intégrations, les employés et la formation tout en construisant les fondations de votre entreprise.

Mais si vous avez une entreprise établie ou si vous avez récemment constaté une augmentation de vos revenus, vous êtes peut-être prêt à passer d’un système de gestion des contacts à un CRM. Avant de signer un contrat de logiciel, posez-vous ces questions :

• Combien de clients fidèles avez-vous ?
• Combien d’employés sont disponibles pour saisir et analyser les données ?
• Est-il nécessaire d’enregistrer des informations détaillées et des interactions avec vos clients ?
• Votre industrie nécessite des ventes longues et complexes ?
• Votre industrie a-t-elle besoin d’achats rapides et répétés ?
• Votre entreprise vend-elle dans une zone géographique importante ?
• Vous attendez-vous à une croissance de l’activité à la hausse pour les prochaines années ?

Répondez attentivement aux questions ci-dessus pour peser le pour et le contre de l’utilisation d’un CRM. Si vous n’avez que quelques employés (même si c’est courant dans votre secteur), un CRM peut coûter plus cher qu’il ne vaut. Il en va de même pour les clients; une petite clientèle peut être plus facile à gérer via un système de gestion des contacts, car un CRM peut être complexe, avec des détails couvrant plusieurs pages. De plus, une entreprise avec moins de clients aura besoin de plus de données périodiques enregistrées, car elles peuvent être plus accessibles aux clients segmentés par quelques facteurs.

Si votre secteur nécessite des ventes longues et complexes ou des produits à courte durée de vie qui imposent des ventes rapides, un CRM peut vous aider à recueillir des données pour augmenter vos chances de succès. Un CRM peut également être bénéfique à l’échelle de l’État, nationale ou mondiale. Les données avancées peuvent segmenter les clients par emplacement afin que vous puissiez fournir les meilleurs produits et services pour chaque territoire.

Consultez nos critiques des meilleurs logiciels CRM pour les petites entreprises pour trouver une option qui peut aider votre entreprise à se développer.

Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de contacts ou CRM

Après avoir examiné vos objectifs commerciaux, il est temps d’affiner les options logicielles. Étant donné que la plupart des logiciels d’entreprise ont de nombreux concurrents, vous devrez les rechercher avant d’en choisir un. [Voir notre guide plus détaillé sur la façon de choisir un logiciel CRM.]

Voici quelques domaines à examiner dans votre recherche :

• Recommandations de collègues. Si vous avez un collègue de confiance qui travaille dans le même secteur ou qui suit un plan d’affaires similaire, contactez-le pour obtenir des commentaires sur la gestion des contacts et le logiciel CRM. Par exemple, demandez-leur quels systèmes offrent un meilleur service client, des plans de paiement et des intégrations. Consulter des collègues ou des mentors peut vous faire gagner du temps par rapport à l’essai de chaque système par vous-même.
• Avis en ligne. Recherchez les avis d’autres utilisateurs en effectuant une simple recherche sur Google. Recherchez des avis positifs sur le service client, les mises à jour fréquentes du logiciel et la facilité d’utilisation. Méfiez-vous des entreprises qui manquent d’avis à jour, qui se plaignent d’une fonctionnalité cassée qui est importante pour vous ou qui ont rencontré des problèmes de facturation.
• Essai gratuit. Les essais gratuits vous permettent d’explorer le tableau de bord, la navigation et les options de service client d’un système avant de payer. Recherchez un logiciel de gestion des contacts qui offre cette option afin que vous puissiez essayer avant d’acheter.
• Excellent service client. Choisissez un logiciel doté d’un service client réactif et professionnel. Un système avec un service 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 est idéal, mais recherchez une entreprise qui peut répondre à votre question en quelques heures ou qui fournit au moins une base de données de tutoriels FAQ en ligne pour les problèmes simples qui peuvent survenir.
• Intégration. Si vous n’avez jamais utilisé de logiciel de gestion des contacts ou de CRM, vous pouvez choisir une entreprise qui propose une intégration en personne ou virtuelle afin de tirer le meilleur parti du logiciel. Avoir quelqu’un pour vous guider à travers les fonctionnalités que vous prévoyez d’utiliser peut vous faire gagner du temps et de la frustration. De plus, vous voudrez bien maîtriser le logiciel si vous avez besoin de former des utilisateurs supplémentaires.