Qu’est-ce que le taux de frais généraux et pourquoi votre entreprise devrait-elle le suivre ?

• Le taux de frais généraux mesure ses coûts indirects par rapport à une mesure d’allocation.
• La mesure de répartition qu’il est préférable d’utiliser pour déterminer le taux de frais généraux varie selon l’entreprise.
• Il est important pour les entreprises de suivre les frais généraux afin de surveiller les coûts de back-office et de planifier en conséquence.
• Cet article s’adresse aux propriétaires d’entreprise et aux professionnels intéressés par les logiciels et les pratiques comptables.

Le taux de frais généraux est un ratio des frais administratifs d’une entreprise par rapport à d’autres intrants ou au volume des ventes. Ce taux est calculé en additionnant les coûts indirects d’une entreprise (également appelés charge) – coûts qui ne peuvent pas être attribués à une seule activité ou secteur d’activité – et en les divisant par une autre mesure – généralement les coûts directs, les heures de machine ou les ventes brutes.

Quel est le taux des frais généraux ?

Le taux de frais généraux d’une entreprise est son coût non pas pour produire un produit ou un service, mais simplement pour rester en activité, divisé par une autre mesure (ou mesure d’allocation). Les frais généraux de l’entreprise incluent toutes ses dépenses dans son compte de résultat, à l’exception de celles qui sont directement liées à la fabrication d’un produit ou d’un service.

Le taux de frais généraux représente le rapport des frais généraux de l’entreprise – loyer et autres frais administratifs – aux coûts directs, aux ventes ou à d’autres intrants, tels que les heures de machine. Il fournit aux propriétaires et dirigeants d’entreprise une indication des coûts indirects par rapport, par exemple, à ses coûts directs de fabrication ou de ventes brutes.

Formule de taux de frais généraux

Pour calculer le taux de frais généraux de votre entreprise, vous commencez par additionner tous ses coûts indirects. Ce sont des coûts qui ne sont pas directement liés à une certaine activité ou gamme de produits et comprennent des éléments tels que le loyer, les services publics, les fournitures de bureau et les salaires du personnel administratif. Vous pouvez faire tout cela assez facilement avec un bon logiciel de comptabilité pour petite entreprise, mais vous devez savoir ce que fait le système avant de l’essayer par vous-même.

Une fois les coûts indirects totalisés, la somme est divisée par une mesure de répartition. Il peut s’agir d’une mesure des coûts directement attribuables à des activités ou à des gammes de produits particulières, des ventes totales de l’entreprise ou d’une autre mesure.

Coûts indirects / Mesure d’affectation = Taux de frais généraux

Exemples de mesures de répartition des frais généraux

Comparaison des mesures de répartition des frais généraux

Main-d’œuvre directe

Une façon de mesurer les frais généraux consiste à diviser les frais généraux par le total des coûts de main-d’œuvre directs. Ce sont les coûts directement associés à la production d’un certain bien ou service. Pour de nombreuses entreprises, ce ne sera pas une mesure très révélatrice, mais cela peut être important pour des entreprises comme les usines de conditionnement, les exploitations agricoles et les fabricants proposant plusieurs gammes de produits dédiées.

Heures machines

Le nombre total d’heures pendant lesquelles une entreprise fait fonctionner ses machines sur une période peut également être une mesure de répartition pour établir le taux de frais généraux. En utilisant cette méthode comptable, une entreprise peut mesurer et suivre ses frais généraux par heure de fonctionnement de la machine. C’est une méthode idéale pour les grands fabricants, en particulier ceux qui amortissent leur équipement en fonction du nombre d’heures de fonctionnement ou des unités qu’ils produisent.

Ventes

Des trois, les ventes sont peut-être la mesure de répartition la plus applicable pour le plus grand nombre d’entreprises. En utilisant cette mesure, les entreprises peuvent comparer leurs dépenses administratives aux ventes brutes de produits ou de services. En suivant les frais généraux en pourcentage des ventes totales, les entreprises peuvent juger si leurs activités non génératrices de revenus sont trop importantes par rapport à leurs revenus bruts. Et ils peuvent plus facilement évaluer l’impact du volume des ventes sur leur rentabilité.

Frais généraux vs coûts directs

Lorsque vous calculez les frais généraux de votre entreprise, vous devez d’abord séparer tous ces coûts liés à des gammes de produits particulières, de sorte qu’il vous reste vos coûts totaux qui ne sont pas liés à des activités individuelles. Il s’agit de vos coûts indirects totaux (les coûts du simple fait de rester en affaires), y compris des éléments tels que les fournitures de bureau, le loyer, les services publics et les salaires du personnel administratif.

Comment calculer le taux de frais généraux

Pour voir comment les frais généraux sont calculés, prenons un exemple.

Disons qu’il y a une entreprise manufacturière qui fabrique une gamme de produits. L’entreprise paie 25 000 $ en loyer annuel; 10 000 $ en services publics ; 100 000 $ pour les matériaux nécessaires à la fabrication de ses produits ; 15 000 $ pour l’entretien des machines ; 18 000 $ pour l’emballage et le transport de ses produits ; 200 000 $ en salaires et avantages sociaux pour le personnel administratif; et 180 000 $ de salaire horaire aux travailleurs de son usine.

Dans cet exemple, le total des coûts indirects (frais généraux) de l’entreprise pour l’année serait de 235 000 $ (200 000 $ + 10 000 $ + 25 000 $), puisque le reste des coûts énumérés ci-dessus sont attribuables spécifiquement à la gamme de produits de l’entreprise. En d’autres termes, si l’entreprise arrêtait de produire son produit demain, elle cesserait d’engager ces coûts immédiatement, mais elle aurait encore 235 000 $ en dépenses d’entreprise si elle voulait rester opérationnelle.

Une fois que nous avons totalisé les frais administratifs, nous pouvons déterminer le taux de frais généraux en comparant les frais généraux à un certain nombre de mesures. Voici quelques façons potentielles de calculer les frais généraux pour l’entreprise :

• Heures de machines : supposons que l’entreprise ait fait fonctionner ses machines pendant 4 000 heures au cours de l’année. Si l’entreprise utilise les heures machine comme mesure d’allocation, son taux de frais généraux pour l’année serait de 58,75 $ par heure machine.
• Coûts de main-d’œuvre directs : L’entreprise pourrait également établir son taux de frais généraux en divisant les coûts administratifs par les coûts directs. Dans ce cas, le taux des frais généraux serait de 1,31 (235 000 $ divisé par 180 000 $). Cela informe l’entreprise qu’elle paie en réalité plus de coûts indirects que de coûts de main-d’œuvre directs associés à cette gamme de produits particulière, et qu’elle pourrait devenir trop lourde avec des coûts administratifs.
• Ventes totales : Disons que l’entreprise a réalisé 1 million de dollars de ventes brutes pour l’année. Dans ce cas, le taux des frais généraux pour l’entreprise serait de 23,5 %. Cela servirait d’indicateur pour l’entreprise de la part de ses ventes qui va à des activités non génératrices de revenus. Ceci est particulièrement utile lorsque les chefs d’entreprise souhaitent se concentrer sur la croissance des marges bénéficiaires.

Bien que chacun de ces taux de frais généraux soit différent, une entreprise peut utiliser n’importe lequel d’entre eux, selon celui qui fournira les informations les plus utiles et permettra à la direction de prendre les meilleures décisions commerciales.

Le saviez-vous? Un logiciel de comptabilité permet de calculer facilement votre taux de frais généraux et de le suivre sur différentes périodes.

FAQ sur les frais généraux

Quelle est l’importance du taux de frais généraux ?

Il est important que les entreprises mesurent et suivent le taux des frais généraux afin qu’elles puissent évaluer l’évolution de leurs coûts administratifs au fil du temps et si leur entreprise est surchargée de coûts administratifs plutôt que d’activités génératrices de bénéfices. Cela les aide également à savoir combien facturer leurs produits et à établir un seuil de rentabilité en termes de production.

À quelle fréquence devez-vous calculer les frais généraux ?

Il est bon pour les propriétaires et les gestionnaires d’entreprise de calculer et de suivre les frais généraux annuellement ou semestriellement, voire trimestriellement. Si votre entreprise se développe très rapidement ou change régulièrement d’activités ou de gammes de produits, vous voudrez peut-être calculer encore plus fréquemment. En supposant que votre entreprise ne change pas trop rapidement, cependant, une fréquence trimestrielle ou semestrielle est probablement suffisante.

Comment pouvez-vous réduire votre taux de frais généraux?

Il existe deux grandes façons de réduire les frais généraux de votre entreprise. L’une consiste à réduire les coûts administratifs. Cela peut être efficace, mais cela peut aussi se retourner contre vous. Il y a le potentiel pour les gestionnaires d’être sages et d’être fous, de couper les coins ronds inutilement et d’entraîner des problèmes encore plus importants.

L’autre grand moyen de réduire les frais généraux est de croître. Plus d’activité répartit les coûts fixes. Ainsi, bien que les coûts ne diminuent pas, les frais généraux sont effectivement dilués à la baisse.