Quand les indépendants doivent-ils faire appel à une agence de recouvrement ?

• Si vous êtes un pigiste, il est crucial d’être payé – en particulier lorsque vous débutez – vous devez donc avoir un plan de collecte des factures impayées.
• Épuisez toutes les autres options, y compris la clarification des conditions de paiement et la communication claire, avant d’engager une agence de recouvrement.
• Envisagez de faire appel à une agence de recouvrement si un client enfreint votre plan de paiement, si le paiement est en retard de 90 jours, si le client vous doit un montant important ou si votre client omet de payer à plusieurs reprises.
• Cet article est destiné aux indépendants qui ont du mal à percevoir les paiements de leurs clients.

Le travail indépendant, un produit de la tendance de l’économie à temps partiel, a monté en flèche alors que de plus en plus d’entreprises se tournent vers des entrepreneurs temporaires pour combler les postes vacants. Les États-Unis ont connu une forte augmentation du nombre de pigistes ces dernières années, Statista estimant que la moitié de tous les travailleurs seront des pigistes d’ici 2027.

Alors que le travail indépendant offre aux professionnels liberté, flexibilité et indépendance, la perception des paiements est un inconvénient important. Sans service comptable à sa disposition pour établir les factures et suivre les paiements, la charge du recouvrement des créances incombe au pigiste. Et avec de nombreux pigistes attendant 30 jours pour le paiement, il y a peu de coussin pour les retards de paiement et les dettes impayées.

Lorsque les clients ne paient pas leurs factures, les pigistes ont des options à poursuivre. Cependant, s’ils ont épuisé tous leurs efforts de recouvrement de créances, il est peut-être temps d’engager une agence de recouvrement. Nous explorerons les agences de recouvrement et ce que les pigistes devraient considérer avant de faire ce dernier effort pour recouvrer leur argent.

Qu’est-ce qu’une agence de recouvrement ?

Une agence de recouvrement est un tiers qui, moyennant des frais, tentera de recouvrer les factures impayées en votre nom.

Les meilleures agences de recouvrement se chargent de demander le paiement des factures et des dettes impayées de vos clients. Ils utilisent plusieurs stratégies pour obtenir votre argent, y compris la recherche de fonds, l’envoi de lettres de mise en demeure et le contact téléphonique avec le débiteur.

De plus, une agence de recouvrement peut ajouter un statut de « recouvrement » au rapport de solvabilité de votre client, ce qui pourrait affecter son pointage de crédit commercial. Il s’agit d’une capacité puissante, car les prêteurs qui voient un statut de recouvrement sur le rapport de crédit d’un emprunteur sont beaucoup moins susceptibles de l’approuver pour un financement. Les clients qui ne paient pas après qu’une agence de recouvrement les a contactés peuvent faire face à des ramifications au-delà de leur relation d’affaires avec vous.

En dernier recours, les agences de recouvrement peuvent engager des poursuites judiciaires pour recouvrer les dettes impayées. La menace d’être poursuivi pour une dette impayée incite souvent le débiteur à payer.

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Quand faire appel à une agence de recouvrement ?

L’embauche d’une agence de recouvrement peut être coûteuse et aliénera presque certainement le client. Assurez-vous d’avoir épuisé toutes les autres options avant de continuer.

Il est peut-être temps d’envoyer quelqu’un aux collections si l’une des situations suivantes se produit.

1. Envisagez de faire appel à une agence de recouvrement si le client a enfreint votre plan de paiement.

Avant d’accepter de travailler en freelance, établissez un plan de paiement pour vous assurer que vous et votre client êtes sur la même longueur d’onde. Si le client enfreint le plan, vous avez des raisons d’engager une agence de recouvrement et de vous battre pour votre argent. Tout document juridique qu’un client a signé puis cassé vous aidera à recouvrer la dette qu’il vous doit.

2. Envisagez de faire appel à une agence de recouvrement si vous avez attendu plus de 90 jours pour le paiement.

Si vous sentez que vous avez perdu trop de temps à attendre le paiement, il est temps de demander une aide extérieure.

Lorsqu’une facture impayée atteint la marque des 90 jours, agissez immédiatement. C’est généralement la dernière goutte pour les pigistes. Après ce point, la probabilité de recouvrer cette dette diminue.

3. Envisagez de faire appel à une agence de recouvrement si les factures impayées valent plus que le montant que vous paieriez à une agence de recouvrement.

Vous ne voudrez peut-être pas vous inquiéter d’une facture de quelques centaines de dollars seulement. Bien sûr, vous ne devriez pas laisser tomber chaque fois que vos clients ne vous paient pas, mais il est parfois préférable de réduire vos pertes et d’arrêter de travailler avec le client.

Les agences de recouvrement facturent généralement entre 10 et 50 % du montant qu’elles perçoivent. Demandez-vous s’il vaut la peine d’investir dans une agence qui prendra un pourcentage de votre dette. Pour les grosses factures, la réponse est probablement oui. Pour les plus petits, ce n’est probablement pas le cas.

4. Envisagez de faire appel à une agence de recouvrement si votre client a des antécédents de non-paiement.

Si la personne ou l’entreprise avec laquelle vous travaillez vous a déjà fait payer des factures, envisagez de faire appel à une agence. Le client a établi un modèle de comportement à ce stade, et vous ne devriez pas avoir à gérer les retombées.

Cependant, si cette facture impayée est sa première infraction, écoutez le client avant d’essayer de recouvrer. Ne supposez pas le pire; ils ont peut-être perdu la facture ou connu des moments difficiles. Vous ne voulez pas perdre les affaires d’un client à cause d’une simple mauvaise communication. Si vous faites un suivi respectueux et qu’ils refusent toujours de payer ou ne répondent pas, il est temps d’agir.

À quoi s’attendre lors de l’embauche d’une agence de recouvrement

Travailler avec une agence de recouvrement n’est pas toujours agréable ou peu coûteux, alors considérez-le comme un dernier recours. Une fois que vous avez pris la décision de faire appel à une agence, voici les étapes à suivre.

1. Trouvez une agence de recouvrement. Votre première étape consiste à trouver une agence de recouvrement qui vous convient. Demandez-leur s’ils ont une expérience de travail avec des entreprises de votre taille et s’ils sont ou non agréés (la plupart des États, mais pas tous, exigent qu’ils le soient). Vérifiez auprès du Better Business Bureau et de la Commercial Collection Agency Association pour vous assurer qu’ils sont en règle. Confirmez qu’ils sont assurés afin qu’ils soient responsables, plutôt que vous, en cas de problème.
2. Briefez votre point de contact. Une fois que vous êtes à l’aise avec l’ajustement et que vous avez embauché l’entreprise, parlez à votre point de contact. Cette personne aura besoin des détails de la situation – quel travail a été effectué, quand les factures et les suivis ont été soumis, qui est responsable du paiement et s’il y a des antécédents de non-paiement. Le processus sera beaucoup plus fluide si vous avez organisé ces informations.
3. Comprendre le plan de l’agence. Une fois que l’agence aura compris la situation et confirmé que les lois sur le recouvrement de créances sont de votre côté, elle établira un plan. Vous devez être à l’aise avec ce plan. L’agence commencera probablement par une approche simple et à moindre enjeu, comme une lettre de recouvrement de créances et des appels téléphoniques. Le client qui ne paie pas peut décider que la situation n’en vaut pas la peine et payer. Certaines entreprises passeront à des techniques plus invasives, mais vous n’êtes pas obligé d’accepter quoi que ce soit avec lequel vous ne vous sentez pas à l’aise.
4. Comprendre les frais et les conditions de l’agence. Les agences de recouvrement peuvent facturer entre 10 et 50 % de la dette qu’elles recouvrent. La difficulté de recouvrer la dette détermine généralement le pourcentage. Par exemple, si l’agence de recouvrement peut recouvrer une créance en envoyant des lettres ou en passant des appels, le coût sera moins élevé que si elle avait recours à une action en justice. Certaines agences de recouvrement exigent un montant minimum qui vous est dû avant de vous aider. D’autres vous aideront à recouvrer des dettes aussi basses que 50 $.

Conseil : si vous devez un montant important, si vous faites affaire avec de grandes entreprises qui vous doivent de l’argent ou si vous avez besoin d’une assistance juridique supplémentaire, envisagez de faire appel à un avocat spécialisé dans le recouvrement de créances.

Options à considérer avant d’engager une agence de recouvrement

Avant de prendre la décision coûteuse et potentiellement aliénante d’envoyer un compte aux collections, considérez les options suivantes :

• Clarifier les conditions de paiement. Vérifiez votre contrat pour confirmer quand et comment vous étiez censé être payé. Ces informations vous aideront à vous assurer que vous avez raison et à renforcer votre dossier.
• Gardez de bons dossiers. Conservez une liste détaillée de la date d’envoi de la facture et des demandes de suivi, et enregistrez chaque e-mail. Bien qu’un appel téléphonique puisse exercer une pression, créez une trace écrite en envoyant des e-mails de suivi (« Je vous écris pour confirmer ce que nous venons de convenir au téléphone… »).
• Intensifiez vos efforts de recouvrement de créances. La communication interne peut parfois être médiocre dans une grande entreprise. Peut-être que le service pour lequel vous avez travaillé ne sait pas que le service des finances ne vous a pas payé, ou que le responsable responsable ne sait pas que vous n’avez pas été payé. Envoyez un e-mail poli mais clair partageant les détails précis de la situation et mettez en copie les cadres supérieurs. Indiquer que le paiement est dû et n’a pas été livré dans un délai raisonnable. Si un e-mail ne fonctionne pas, essayez une lettre officielle.
• Faites des calculs mentaux. Si vous avez épuisé toutes les autres options, calculez rapidement combien vous devrez payer à une agence de recouvrement et combien de temps le processus prendra. Laissez tomber si le recouvrement de la dette ne vaut pas votre temps.

Le saviez-vous ? : Tout recouvrement de créances doit être conforme à la loi fédérale sur les pratiques équitables de recouvrement de créances (FDCPA). Si vous ne vous conformez pas, vous et votre agence pouvez sembler indignes de confiance et donner à votre débiteur un avantage dans le processus judiciaire.

Une solution désagréable mais parfois nécessaire

Si vous êtes indépendant, vous ne pouvez pas vous permettre de travailler gratuitement. Bien que vous deviez d’abord résoudre les factures impayées par les canaux standard, il est parfois nécessaire de faire appel à une agence de recouvrement. Cela peut nuire à la relation professionnelle, mais les clients qui ne paient pas de manière fiable ne valent pas votre temps et vos efforts.

Sammi Caramela a contribué au reportage et à la rédaction de cet article.