Votre guide du logiciel de gestion des stocks

• Le logiciel de gestion des stocks offre une visibilité sur votre stock, vous aidant à maintenir des quantités optimales pour continuer à exécuter les commandes sans détenir trop d’un article donné.
• Un logiciel de gestion des stocks automatise les tâches critiques et réduit les risques d’erreurs humaines, notamment grâce à des intégrations avec des systèmes clés tels que les logiciels de comptabilité et les solutions de point de vente.
• Votre industrie et vos opérations commerciales dicteront les fonctionnalités du logiciel de gestion des stocks dont vous aurez besoin.
• Cet article s’adresse aux propriétaires d’entreprise qui souhaitent améliorer les méthodes de suivi, de gestion et de commande des stocks tout en automatisant les tâches cruciales.

Une gestion efficace des stocks est vitale pour toute entreprise qui stocke des marchandises ou des matières premières. Alors que la gestion des stocks était historiquement un processus manuel, la technologie moderne a éliminé le besoin d’un système de gestion des stocks manuel à forte intensité de main-d’œuvre et sujet aux erreurs. Aujourd’hui, un logiciel de gestion des stocks est disponible pour rationaliser le processus, réduire les erreurs et aider les entreprises à optimiser la façon dont elles entretiennent et commandent les produits qu’elles vendent.

Nous examinerons un logiciel de gestion des stocks et partagerons comment choisir la bonne solution pour rationaliser vos opérations commerciales.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des stocks ?

Le logiciel de gestion des stocks automatise la gestion des stocks, rationalise les tâches nécessaires pour suivre efficacement les stocks, gérer les réapprovisionnements et mettre à jour les données comptables.

« Fondamentalement, un logiciel [de gestion des stocks] devrait vous permettre de savoir à tout moment ce qui se passe avec votre stock », a déclaré Mohammed Ali, responsable des produits pour Delhivery. “Ce logiciel est ce que nous appelons ‘critique’. Si cela ne fonctionne pas pendant quelques heures, vous êtes vraiment en difficulté.

Étant donné que les logiciels de gestion des stocks sont essentiels aux opérations quotidiennes d’une entreprise, il est essentiel de choisir une solution fiable et efficace avec les fonctionnalités dont vous avez besoin.

Comment fonctionne un logiciel de gestion des stocks ?

Aujourd’hui, la plupart des logiciels de gestion des stocks sont basés sur le cloud, offrant de nombreux avantages. « Vous devez avoir un système dans le cloud », a conseillé Ali. « [Le logiciel] doit être basé sur le cloud ou sur un navigateur Web, afin que vous puissiez le vérifier sur des appareils mobiles. »

Voici ce que vous devez savoir sur les logiciels de gestion des stocks :

• Le choix d’un fournisseur de logiciels de gestion des stocks de haute qualité est essentiel : un fournisseur de cloud tiers gère le logiciel, il est donc crucial de choisir un fournisseur avec des normes de service élevées. Un excellent partenaire fournisseur réduira considérablement le fardeau de la gestion des logiciels.
• Vous vous abonnerez généralement à un logiciel de gestion des stocks : vous pouvez vous attendre à payer un tarif d’abonnement mensuel pour l’accès au logiciel de gestion des stocks basé sur le cloud. Selon Ali, ces tarifs varient de 100 $ par mois pour les systèmes simples à 3 000 $ par mois pour les plates-formes avancées. De nombreux facteurs affecteront votre tarification, notamment la taille de votre entreprise, le nombre d’emplacements, le nombre de commandes que vous recevez et la taille de l’inventaire que vous maintenez à un moment donné.
• Le logiciel de gestion des stocks comporte diverses fonctionnalités : le logiciel de gestion des stocks comprend des fonctionnalités qui prennent en charge le suivi des articles à mesure qu’ils entrent et sortent de vos vitrines et installations de stockage – un processus connu sous le nom de contrôle des stocks. Les fonctions de contrôle des stocks vous aident à maintenir la bonne quantité de stock. De plus, ils incluent des intégrations qui peuvent suivre les commandes en temps réel et mettre à jour automatiquement votre logiciel de comptabilité.

Le saviez-vous ? : Premier entré, premier sorti (FIFO) et dernier entré, premier sorti (LIFO) sont des méthodes d’évaluation des stocks. Le FIFO valorise les stocks afin que l’entreprise soit moins susceptible de perdre de l’argent lorsque les produits expirent ou deviennent obsolètes. LIFO est meilleur pour les biens non périssables et utilise les prix actuels pour calculer le coût des biens vendus.

Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des stocks ?

Un logiciel de gestion des stocks peut rationaliser le contrôle des stocks, en suivant vos marchandises entrantes et sortantes, que vous soyez un détaillant, un fabricant ou un entrepôt. Un bon logiciel d’inventaire, soutenu par des processus complets de gestion des stocks, est mis à jour en temps réel pour vous donner une vue complète de votre inventaire existant, même s’il est dispersé sur plusieurs sites.

Voici les principaux avantages d’un logiciel de gestion des stocks :

• Suivi des stocks : le logiciel de gestion des stocks s’intègre à d’autres systèmes cruciaux pour améliorer le contrôle des stocks en suivant votre stock en temps réel, en vous montrant où il se trouve et comment il se déplace dans votre écosystème. Cela élimine l’erreur humaine, chose pour laquelle un système de tableur manuel est notoire.
• Réapprovisionnement : Le meilleur logiciel de gestion des stocks vous offre un enregistrement clair de votre inventaire complet et rationalise le réapprovisionnement pour vous assurer de ne jamais manquer d’articles critiques. Vous pouvez également le configurer pour vous aider à commander suffisamment d’articles pour continuer à exécuter les commandes sans détenir de « stock inutilisé » – un stock excédentaire qui peut expirer ou rester inactif sur vos étagères pendant une période prolongée.
• Intégration comptable : le meilleur logiciel de comptabilité s’intègre aux systèmes de gestion des stocks, empêchant la double saisie de données et éliminant une autre possibilité d’erreur humaine et de confusion. De plus, certains logiciels de gestion des stocks disposent de fonctionnalités de comptabilité autonomes.

Quelles sont les principales fonctionnalités du logiciel de gestion des stocks ?

Lorsque vous choisissez un logiciel de gestion des stocks, tenez compte de votre secteur d’activité et des circonstances uniques de vos opérations commerciales. Par exemple, certains logiciels de gestion des stocks sont conçus spécifiquement pour les détaillants et ne disposent pas des fonctionnalités clés dont les entreprises de fabrication auraient besoin. Vous devez comprendre vos besoins avant d’acheter.

Que doivent rechercher les détaillants dans un logiciel de gestion des stocks ?

Selon Bryce Bowman, consultant commercial indépendant et fondateur de People First Planning, les détaillants devraient rechercher les fonctionnalités suivantes dans un logiciel de gestion des stocks :

• Intégration du système de point de vente (POS) : Les meilleurs systèmes de point de vente s’intègrent avec un logiciel de gestion des stocks (ou ont leurs propres fonctionnalités de gestion des stocks) pour aider les détaillants à suivre automatiquement quand un produit se vend, que ce soit dans une vitrine physique, sur un commerce électronique plate-forme ou via un autre canal de vente. Lorsqu’un produit est scanné ou vérifié dans un panier en ligne, le système de point de vente met automatiquement à jour le système de gestion des stocks, comptabilisant la vente en temps réel. Couplée au réapprovisionnement automatisé, cette fonctionnalité permet aux détaillants de s’assurer qu’ils disposent toujours d’une quantité de stock appropriée pour exécuter rapidement les commandes.
• Catalogue d’inventaire : les détaillants doivent être en mesure de cataloguer l’inventaire par type d’unité et par caractéristiques distinctives telles que la taille, la couleur, etc. Par exemple, si vous vendez des chaussures, vous devriez pouvoir les restreindre à un type spécifique. Votre système devrait identifier si vous avez une quantité de 10 Nike Air Jordan 1 de taille 11 en noir, cinq Nike Air Jordan 1 de taille 10 en rouge et ainsi de suite.
• Réapprovisionnement automatisé : lorsque votre niveau de stock est bas, il est essentiel de commander davantage avec un délai suffisant pour éviter d’en manquer, en particulier pour vos articles les plus vendus. De nombreux systèmes de gestion des stocks proposent un réapprovisionnement automatisé. Définissez vos quantités minimales pour chaque article. Lorsque ce nombre est atteint, le système génère automatiquement un bon de commande à envoyer à votre fournisseur pour rafraîchir votre niveau de stock. Les systèmes intelligents de gestion des stocks peuvent également optimiser automatiquement vos points de réapprovisionnement et les quantités de réapprovisionnement par article en fonction des données de ventes historiques pour maintenir votre niveau de stock à des quantités idéales.
• Intégrations de commerce électronique : la plupart des détaillants vendent désormais sur tous les canaux de vente : vitrines physiques, sites Web de commerce électronique, places de marché en ligne comme Amazon Marketplace, etc. Votre logiciel d’inventaire doit suivre les ventes sur tous les canaux afin que vous n’essayiez pas accidentellement de traiter plus de commandes que vous n’en avez en stock. Les intégrations avec vos canaux de commerce électronique vous aideront à éviter ce problème.

Point clé : choisissez un système de point de vente avec des fonctionnalités de gestion des stocks pour améliorer la gestion de vos stocks, gagner plus d’argent et améliorer la satisfaction de vos clients.

Que doivent rechercher les fabricants dans un logiciel de gestion des stocks ?

Les fabricants ont tendance à avoir des besoins plus avancés car ils doivent suivre les matières premières et les produits finis. Selon Bowman, les fonctionnalités clés qui prennent en charge la gestion des stocks de fabrication incluent :

• Analyse du coût des produits : les outils d’analyse des coûts des produits suivent vos matières premières et vos produits finis, réorganisant les composants nécessaires lorsqu’ils atteignent des niveaux minimums. Ils aident également à prévoir les coûts de main-d’œuvre et d’exploitation, y compris les dépenses d’acquisition et d’entretien des machines. Recherchez un système de gestion des stocks capable de générer une nomenclature avec des descriptions de ces coûts.
• Prévision : La prévision de la demande est une technique de gestion des stocks dans laquelle vous analysez les données historiques de production et de vente pour prévoir vos besoins futurs en matière de gestion des commandes. Un outil de prévision peut aider à améliorer la précision de ce processus. Un logiciel doté d’une fonction de prévision analysera vos données pour déterminer les points de réapprovisionnement optimaux, les recommandations d’embauche et même les horaires de travail nécessaires pour atteindre vos objectifs et poursuivre votre croissance.
• Intégrations de commerce électronique : les outils de commerce électronique ne sont pas réservés aux détaillants. Aujourd’hui, de plus en plus de fabricants vendent directement aux consommateurs. Trouver un logiciel d’inventaire avec intégration du commerce électronique est essentiel pour les fabricants ― même s’ils ne vendent pas actuellement directement aux consommateurs en ligne ― car ils peuvent l’utiliser pour rationaliser les ventes aux clients de détail. De plus, ils vous permettent d’étendre les canaux de vente à l’avenir.

Qu’en est-il des fonctionnalités du logiciel de gestion des stocks d’entrepôt ?

La gestion des stocks d’entrepôt est un sous-ensemble spécifique de logiciels de gestion des stocks qui comporte des considérations importantes. Bowman suggère de rechercher les fonctionnalités suivantes dans un système de gestion des stocks d’entrepôt :

Le saviez-vous ? : Les codes-barres et la technologie RFID sont des méthodes standard de suivi des actifs pour les entreprises. D’autres incluent les balises GPS et le géorepérage.

Quelles sont les meilleures solutions logicielles de gestion des stocks ?

La gestion des stocks est un domaine en proie à la concurrence. Des grandes entreprises aux startups, votre entreprise dispose de centaines d’options. Il est crucial de rechercher vos options et de comprendre vos besoins.

En cas de doute, consulter d’autres propriétaires d’entreprise partageant les mêmes idées est toujours une bonne pratique. Une règle générale suivie par certains propriétaires de petites et moyennes entreprises (PME) est de faire confiance à des entreprises réputées et bien connues.

« J’éviterais les nouvelles entreprises que je ne connais pas », a conseillé Bowman. « Recherchez d’autres entreprises dans votre région. Qu’est-ce qu’ils utilisent? Parlez-leur et demandez-leur comment cela fonctionne pour eux.

Pour commencer, considérez les options suivantes, qui sont considérées comme faisant partie des meilleures solutions logicielles de gestion des stocks.

• Lightspeed : Lightspeed est un système de point de vente léger mais efficace avec un logiciel de gestion des stocks intégré bien adapté aux petites entreprises, en particulier celles du secteur de la vente au détail. Il propose des intégrations et des interfaces de programmation d’applications (API) avec de nombreux logiciels de comptabilité de premier plan. Lisez notre examen approfondi de Lightspeed pour en savoir plus.
• Oracle NetSuite : Le logiciel de gestion des stocks Oracle NetSuite est le meilleur pour les grandes entreprises, bien qu’il offre un package de tarification de base. Il comprend également une plate-forme comptable unifiée utile pour le suivi des finances. Lisez notre examen complet d’Oracle NetSuite pour plus d’informations.
• QuickBooks en ligne : le logiciel de comptabilité QuickBooks offre des fonctionnalités de gestion des stocks relativement limitées avec ses forfaits Plus et Avancé. Pour les PME qui utilisent déjà QuickBooks pour leur comptabilité, c’est une solution sensée. Lisez notre examen complet de QuickBooks en ligne pour en savoir plus.
• Acumatica : Acumatica est une plateforme complète de planification des ressources d’entreprise (ERP) qui comprend des fonctionnalités de gestion des stocks et de comptabilité. Visitez le site Web d’Acumatica pour en savoir plus.
• Cin7 : Le logiciel de gestion des stocks Cin7 convient aux moyennes et grandes entreprises qui ont besoin d’un système convivial pour prendre en charge le suivi, la réorganisation et la comptabilité des stocks. Visitez le site Web de Cin7 pour en savoir plus.
• SAP : SAP est le logiciel de gestion des stocks et la plate-forme ERP incontournables pour les grandes entreprises et les grandes entreprises. C’est complexe mais extrêmement complet. Visitez le site Web de SAP pour en savoir plus.
• Syspro : Syspro propose un logiciel de gestion des stocks flexible et une plate-forme ERP adaptée aux entreprises de toutes tailles. Il comprend un puissant outil de création de rapports qui peut être utilisé pour garder un œil sur votre inventaire et votre comptabilité. Visitez le site Web de Syspro pour plus d’informations.
• Zoho Inventory : Zoho Inventory est un logiciel de gestion des stocks qui s’intègre de manière transparente aux autres produits Zoho. Il est préférable pour les entreprises qui utilisent déjà la suite de solutions logicielles de Zoho. Visitez le site Web Zoho Inventory pour en savoir plus.

Pourquoi la gestion des stocks est importante

La gestion des stocks est un domaine où la technologie a révolutionné le fonctionnement des entreprises. Qu’il s’agisse d’obtenir une visibilité sur l’ensemble de votre stock ou de votre inventaire ou de réduire les erreurs humaines en automatisant les tâches critiques, la gestion des stocks peut simplifier l’exploitation de votre entreprise.

Trouver la bonne plateforme pour votre entreprise peut être difficile, en particulier avec d’innombrables options qui prétendent toutes être votre meilleure solution. En vous concentrant sur les besoins de votre entreprise et en les associant à des recherches et à des évaluations de partenaires fournisseurs potentiels, vous pouvez prendre la meilleure décision de gestion des stocks pour votre entreprise.

Matt D’Angelo a contribué au reportage et à la rédaction de cet article. Certaines interviews de sources ont été menées pour une version précédente de cet article.