12 fonctions Excel essentielles que tout le monde devrait connaître

Microsoft Excel contient de nombreuses fonctionnalités qui vous permettent d’effectuer des tâches sans calculatrice ni travail supplémentaire. Mais si vous n’êtes pas familier avec les formules, cela peut sembler intimidant. Nous avons répertorié ici 12 fonctionnalités Excel simples mais utiles pour vous aider à démarrer.

1. Ajouter des nombres aux cellules : SOMME

L’une des choses les plus simples que vous puissiez faire avec les nombres est de les additionner. En utilisant la fonction SOMME dans Excel, vous pouvez ajouter des nombres dans des cellules.

La syntaxe est obligatoire et SUM(value1, value2,...)facultative . Ainsi, pour chaque argument, vous pouvez utiliser un nombre, une référence de cellule ou une plage de cellules.value1value2

Par exemple, pour ajouter des nombres aux cellules A2 à A10, tapez ce qui suit et appuyez sur Entrée :

=SUM(A2:A10)

Vous obtiendrez alors le résultat dans la cellule contenant la formule.

2. Nombre moyen dans les cellules : MOYENNE

La moyenne d’un groupe de nombres est une autre fonction mathématique courante.

La syntaxe de la fonction MOYENNE dans Excel est la même que pour la fonction SOMME, AVERAGE(value1, value2,...)avec un value1obligatoire et value2un facultatif. Vous pouvez entrer des références de cellule ou des plages pour les arguments.

Pour faire la moyenne des nombres dans les cellules A2 à A10, entrez la formule suivante et appuyez sur Entrée :

=AVERAGE(A2:A10)

Vous obtenez alors la valeur moyenne dans la cellule contenant la formule.

3. Trouver une valeur haute ou basse : MIN et MAX

Lorsque vous avez besoin de trouver la valeur minimale ou maximale dans une plage de cellules, vous utilisez les fonctions MIN et MAX.

La syntaxe de ces fonctions est la même que les autres, MIN(value1, value2,...)et MAX(value1, value2,...)est value1à la fois obligatoire et value2facultative.

Pour trouver la plus petite valeur minimale dans un groupe de cellules, tapez ce qui suit, en remplaçant les références de cellule par les vôtres. Appuyez ensuite sur Entrée :

=MIN(B2:B10)

Et pour trouver la valeur maximale, la plus élevée, utilisez :

=MAX(B2:B10)

Vous verrez alors la valeur la plus petite ou la plus grande dans la cellule de formule.

4. Trouvez la valeur moyenne : MÉDIANE

Au lieu d’une valeur minimale ou maximale, vous voudrez peut-être une valeur moyenne.

Comme vous pouvez le deviner, la syntaxe est la même, MEDIAN(value1, value2,...)avec un premier argument obligatoire et un second facultatif.

Pour la valeur moyenne dans une plage de cellules, tapez ce qui suit et appuyez sur Entrée :

=MEDIAN(A2:A10)

Vous verrez alors la moyenne de votre plage de cellules.

5. Compter les cellules contenant des nombres : COUNT

Vous souhaitez peut-être compter le nombre de cellules d’une plage contenant des nombres. Pour ce faire, vous devez utiliser la fonction COUNT.

La syntaxe est la même que les deux fonctions ci-dessus, COUNT(value1, value2,...)avec le premier argument obligatoire et le second facultatif.

Pour compter le nombre de cellules contenant des nombres compris entre A1 et B10, saisissez ce qui suit et appuyez sur Entrée :

=COUNT(A1:B10)

Vous obtenez alors votre score dans la cellule contenant la formule.

6. Insérez la date et l’heure actuelles : MAINTENANT

Si vous souhaitez afficher la date et l’heure actuelles à chaque fois que vous ouvrez la feuille de calcul, utilisez la fonction MAINTENANT dans Excel.

La syntaxe est celle-ci NOW()car la fonction n’a pas d’arguments requis. Cependant, vous pouvez ajouter ou supprimer la date et l’heure actuelles si vous le souhaitez.

Pour renvoyer la date et l’heure actuelles, saisissez ce qui suit et appuyez sur Entrée :

=NOW()

Pour renvoyer la date et l’heure cinq jours avant la date et l’heure actuelles, saisissez cette formule et appuyez sur Entrée :

=NOW()+5

Et voici à quoi ressembleront les résultats pour chacune des formules ci-dessus.

7. Arrondir à un nombre spécifique de chiffres : ROUND

Si votre feuille de calcul contient des nombres décimaux que vous souhaitez arrondir vers le haut ou vers le bas, utilisez la fonction ARRONDI dans Excel.

La syntaxe ROUND(value1, digits)requiert les deux arguments. Pour value1utiliser le nombre que vous souhaitez arrondir. Pour digits, utilisez le nombre de décimales pour arrondir le nombre.

Par exemple, pour arrondir le nombre 2,25 à une décimale, saisissez ce qui suit et appuyez sur Entrée :

=ROUND(2.25,1)

Et vous avez des résultats. Si vous souhaitez arrondir, utilisez simplement un nombre négatif comme argument de chiffres.

8. Réduisez le nombre en supprimant la fraction : TRUNC

Vous préférerez peut-être tronquer le nombre plutôt que de l’arrondir. À l’aide de la fonction TRUNC, vous pouvez supprimer une fraction d’un nombre.

Syntaxe TRUNC(value1, digits)avec value1obligatoire et digitsfacultatif. Si vous n’entrez pas de chiffres, la valeur par défaut est zéro.

Donc, pour raccourcir le nombre 7.2, tapez ce qui suit et appuyez sur Entrée :

=TRUNC(7.2)

Le résultat de cette formule sera le nombre sept.

9. Trouvez le produit en multipliant les cellules : PRODUIT

Si vous devez multiplier plusieurs cellules, il est plus efficace d’utiliser la fonction PRODUIT que d’utiliser le symbole de multiplication (*) dans une formule.

Syntaxe PRODUCT(value1, value2,...)avec value1obligatoire et value2facultatif. Vous pouvez utiliser value1pour une plage de cellules et value2pour une plage de cellules supplémentaire si nécessaire.

Pour trouver le produit des cellules de A2 à A10, tapez ce qui suit et appuyez sur Entrée :

=PRODUCT(A2:A10)

Comme vous pouvez le voir, c’est beaucoup plus facile que de taper A2 * A3 * A4, et ainsi de suite.

10. Utilisez le numéro de référence de cellule donné : COLONNE et LIGNE

Avec les fonctions COLONNE et LIGNE dans Excel, vous pouvez renvoyer le numéro de position d’une cellule. Ces fonctions sont utiles pour entrer une série de numéros de référence dans votre feuille de calcul, ou des numéros de ligne par exemple.

La syntaxe pour chacun est telle COLUMN(reference)et ROW(reference)où aucun argument n’est requis. Si vous n’entrez pas d’argument, la formule renverra une référence à la cellule contenant la formule.

Par exemple, si vous entrez la formule suivante dans la cellule B2, le résultat est 2 car B2 se trouve dans la deuxième ligne.

=ROW()

Mais si vous entrez la formule suivante avec un argument, vous obtiendrez le numéro de référence de la cellule.

=ROW(C5)

Vous pouvez voir ici; le résultat est 5 car C5 est dans la cinquième ligne.

11. Éliminer les lacunes : TRIM

Souvent, lors de l’insertion ou de l’importation de données, elles contiennent des espaces supplémentaires. La fonction TRIM supprime les espaces.

Syntaxe TRIM(reference)avec un argument requis pour faire référence à une cellule contenant des données.

Pour supprimer les espaces supplémentaires de la cellule A1, tapez ce qui suit et appuyez sur Entrée :

=TRIM(A1)

Vous verrez alors les données dans la cellule vers laquelle pointe le lien, sans espaces de début ou de fin.

12. Comptez le nombre de caractères dans une chaîne : LEN

Peut-être avez-vous besoin de trouver le nombre de caractères dans une chaîne de texte. Ici, vous devez utiliser la fonction DLSTR dans Excel.

Syntaxe LEN(reference)avec l’argument requis pour faire référence à une cellule contenant du texte.

Pour trouver le nombre de caractères dans la cellule A1, tapez la formule suivante et appuyez sur Entrée :

=LEN(A1)

Le résultat est 25 car « Utiliser les données de Finance » contient autant de caractères et notez que les espaces sont comptés comme des caractères.

Excel a de nombreuses autres fonctions utiles telles que VLOOKUP pour trouver une valeur et CONCATENATE pour concaténer des lignes de texte. Mais cette liste de bases devrait vous aider à effectuer des tâches simples et à vous familiariser avec l’utilisation des fonctions.