3 éléments de délégation que tous les managers devraient connaître

• La délégation, c’est quand un responsable assigne des tâches à d’autres membres de l’équipe. Les trois éléments de la délégation sont l’autorité, la responsabilité et l’imputabilité.
• Plusieurs outils peuvent vous aider à déléguer correctement, tout comme apprendre à votre équipe à gérer certaines tâches.
• Vous devez déléguer les tâches fastidieuses et les choses que vous n’aimez pas. Vous devriez également déléguer les tâches que vous savez qu’un autre membre de votre équipe peut faire mieux.
• Cet article s’adresse aux managers qui cherchent à perfectionner leurs compétences en matière de délégation.

En tant que gestionnaire, vous avez de nombreuses responsabilités qui peuvent parfois être écrasantes, mais c’est pourquoi vous avez une équipe. Vous n’êtes pas obligé de tout faire par vous-même. De nombreux nouveaux managers ont du mal avec cette transition, estimant qu’ils doivent encore effectuer toutes les tâches mineures de leur liste de tâches. Pour être un leader efficace, cependant, il est important d’apprendre l’art de la délégation.

Que vous veniez d’être promu ou que vous gériez une équipe depuis un certain temps, vous devez comprendre qu’une délégation efficace est bonne pour la productivité de votre équipe ainsi que la vôtre et peut même aider votre équipe à acquérir de nouvelles compétences tout en établissant une culture de confiance. .

Qu’est-ce que la délégation ?

La délégation est lorsque les gestionnaires utilisent leur autorité pour attribuer des responsabilités à d’autres personnes sur leur lieu de travail, comme leurs subordonnés directs ou leurs collègues. La délégation de tâches est importante car la planification stratégique de haut niveau dont vous êtes responsable prend du temps et de l’énergie. Vous n’aurez ni l’un ni l’autre si vous êtes embourbé dans un travail chargé.

Lors de la délégation de tâches pour cette campagne, un bon gestionnaire doit envoyer des instructions détaillées par e-mail ou via un outil de délégation. Assurez-vous d’inclure votre vision et vos objectifs dans les instructions. Dans cet exemple, le personnel suivant est parfait pour aider à la campagne :

• Graphiste : conçoit des images pour accompagner le contenu des e-mails
• Rédacteur : écrit et modifie le contenu, y compris la ligne d’objet
• Spécialiste du marketing : extrait la liste de diffusion d’une source, telle que Salesforce ou un autre outil de gestion de la relation client (CRM)

Une fois que chaque membre de votre équipe a terminé la tâche qui lui a été assignée, il doit vous l’envoyer pour examen. Vous assemblez ensuite tous les éléments et planifiez le déploiement de la campagne par e-mail.

3 éléments de délégation

Il existe trois principaux aspects de la délégation de responsabilité, connus sous le nom d’éléments de délégation :

1. Autorité : Il s’agit du droit d’un responsable de diriger les employés pour qu’ils effectuent certaines tâches dans le cadre de la compétence de leur équipe. Cela signifie que le gestionnaire a autorité sur le subordonné. Avant d’attribuer des tâches, les gestionnaires doivent utiliser leur autorité pour évaluer les compétences de leurs subordonnés et être conscients que parfois les subordonnés ont besoin de formation. En tant que figure d’autorité, vous devez également agir comme un leader et éviter la microgestion.
2. Responsabilité : Il s’agit de l’obligation qu’a un subordonné de mener à bien les tâches qui lui sont confiées. Une figure de gestion transmet un certain niveau de confiance à un subordonné pour accomplir efficacement des tâches.
3. Responsabilité : Pour une délégation réussie, les subordonnés doivent être responsables des tâches qui leur sont assignées. Avec ou sans l’aide d’un outil de délégation, les subordonnés doivent fournir aux responsables des mises à jour sur leur flux de travail. Les gestionnaires doivent également être responsables de la direction qu’ils fournissent; si les instructions ne sont pas claires, les managers ne peuvent pas s’attendre à ce que leurs subordonnés réussissent.

Comment déléguer efficacement

1. Utiliser les outils de délégation.

2. Maîtriser les compétences de délégation de base.

Lorsque vous déléguez, vous devez être clair sur vos attentes et votre vision des tâches à accomplir. Une bonne communication claire qui comprend des instructions explicites va très loin. Lorsque vous envoyez des e-mails de délégation, essayez d’utiliser un appel à l’action dans votre ligne d’objet (par exemple, « Newsletters Proofreading Review Needed »).

Dans le corps de votre e-mail, exposez vos attentes, y compris une date limite. En plus d’une excellente communication et d’attentes claires, les compétences de délégation précieuses incluent le soutien et le suivi. Faites toujours savoir à votre équipe quand ils font du bon travail et remerciez-les.

3. Enseigner.

Vous ne pouvez pas toujours supposer que vos subordonnés savent quelque chose ou peuvent le comprendre. C’est votre travail en tant que figure d’autorité d’enseigner de nouvelles compétences à vos employés. Plus vos employés en savent, plus ils pourront vous enlever votre assiette plus tard.

3 types de tâches que vous devriez déléguer

1. Des tâches fastidieuses qui n’impactent pas la croissance

Tout ce que vous et les membres de votre équipe faites est important pour le fonctionnement global de l’entreprise. Cependant, les achats de fournitures, la saisie de données, l’organisation des fichiers, le travail de bureau et d’autres tâches administratives ne sont pas les moteurs de la croissance de votre entreprise. Ce sont généralement des tâches simples qui ne nécessitent pas beaucoup d’expérience, et bien que vous puissiez facilement les remplir vous-même, vous gagnerez du temps en les déléguant à vos travailleurs.

« Une partie de mon travail en tant que manager consiste à m’assurer que la charge de travail est répartie uniformément pour fournir des résultats à temps », a déclaré Dan Westmoreland, ancien directeur du marketing entrant chez Deputy. « L’erreur de délégation n ° 1 que font les managers est de ne pas déléguer suffisamment. »

Cependant, a-t-il ajouté, cela ne s’applique pas aux tâches plus complexes et sensibles au rôle, comme l’embauche de nouveaux talents ou la supervision des affaires financières. La délégation vous aidera à gagner du temps pour ces responsabilités.

2. Les tâches qui vous épuisent

Lorsque vous étiez à un niveau inférieur à celui que vous avez maintenant, vous aviez probablement certaines tâches pour lesquelles vous n’étiez pas motivé. Puisque vous avez payé votre cotisation, vous pouvez maintenant vous tourner vers votre équipe pour assumer ces mêmes missions.

Cependant, vous ne voulez pas non plus que vos employés se sentent épuisés. Bien que vous puissiez confier certaines de ces tâches à votre personnel pour soulager votre tension mentale et émotionnelle, assurez-vous de ne pas simplement leur transmettre le stress.

« Si vous ne savez pas à qui déléguer la tâche, présentez la tâche à un groupe de vos collègues et demandez ouvertement qui pourrait être le meilleur pour s’en occuper », a déclaré Westmoreland. Différents travailleurs ont des intérêts différents ; ce qui est exigeant pour une personne peut être une promenade dans le parc pour une autre.

3. Tâches que quelqu’un d’autre peut faire mieux que vous

Être un leader ne fait pas automatiquement de vous la bonne personne pour un projet. Les membres de votre personnel ont leurs propres talents, dont certains peuvent combler vos lacunes, vous devez donc être assez humble pour voir et admettre que quelqu’un d’autre pourrait être mieux placé que vous pour une tâche.

« Votre travail en tant que manager est de développer les gens », a déclaré Westmoreland. « La délégation est le moyen par lequel vous faites ressortir le meilleur des personnes que vous avez. Chaque employé a ses propres compétences, sa personnalité et ses forces. Faire bon usage de leurs personnalités de travail uniques se traduira par une plus grande efficacité globale, et les gens excellent dans le travail qu’ils aiment faire.

Point clé : déléguer correctement implique d’éviter les tâches fastidieuses et de bas niveau et le travail que vous n’aimez pas. Cela implique également d’assigner à d’autres personnes des tâches qu’ils peuvent faire mieux que vous.

La délégation n’est peut-être pas toujours facile, mais c’est toujours la clé

La délégation peut être difficile pour les gestionnaires et les propriétaires d’entreprise, mais elle est essentielle pour la productivité. En tant que leader, tout faire par soi-même est difficile. Au lieu de cela, apprenez à vous appuyer sur votre équipe et faites-leur confiance pour faire le travail. En conséquence, vous verrez que votre entreprise peut accomplir davantage sans vous enliser.

Max Freedman et Sammi Caramela ont également contribué à cet article. Des entrevues avec des sources ont été menées pour une version précédente de cet article.