Un guide de démarrage rapide des modèles de projets et de tâches de Notion

L’avantage d’utiliser des logiciels comme ClickUp ou Asana est leurs tableaux de projet prêts à l’emploi qui nécessitent une personnalisation minimale. Mais si vous êtes un utilisateur de Notion, ou si vous souhaitez l’être, vous pouvez utiliser son modèle de projets et de tâches pour obtenir une planification en un rien de temps.

Vous ne savez pas comment cela fonctionne ? Voici un guide de démarrage rapide pour vous aider à démarrer.

Modèle de tâches dans la notion expliquée

Le modèle de tâche dans Notion est essentiellement une liste de tâches organisée par projet. Les projets apparaissent sous forme de groupes dans la base de données et les lignes ou pages que vous voyez dans un groupe sont des tâches.

Entre les pages des tâches et des projets, c’est là que vous ferez l’essentiel du travail. Au fur et à mesure que vous ajoutez de nouveaux groupes et tâches, ils s’affichent sur la page de vos projets, ainsi que toutes les modifications que vous apportez aux données et propriétés actuelles.

Les propriétés par défaut de votre page de tâche sont Nom de la tâche , Statut , Affecter , Échéance et Projet . Voici un bref aperçu de ce que chacun fait :

Nom de la tâche

Le nom de la tâche vous aide à identifier rapidement les tâches, vous voudrez donc être un peu descriptif et les rendre uniques. Vous pouvez également cliquer sur un nom de tâche pour afficher ou ajouter des informations pertinentes. Si vous ne souhaitez pas qu’elle s’ouvre en écran partagé, vous pouvez modifier le mode aperçu de votre page dans les paramètres de mise en page de votre base de données à côté d’ Ouvrir les pages dans . Vous pouvez le trouver en cliquant sur les trois points dans le coin supérieur droit de la base de données.

Statut

Le statut donne un aperçu rapide de la progression. Il existe plusieurs options de statut, classées par À faire , En cours et Terminé . Les tâches complètes telles que Terminé et Archiver rempliront la barre de progression sur la page de vos projets.

Attribuer et due

Attribuer indique à qui appartient la tâche. Due communique les délais et vous permet de définir des rappels. Ce sont des gardiens précis s’ils collaborent avec d’autres, délèguent des tâches ou créent un tableau de tâches ouvert.

Projet

Project est une propriété de relation qui lie la tâche à son projet respectif. Une tâche ne peut être liée qu’à un seul projet. Si vous trouvez que cette colonne n’est pas pertinente depuis que vous avez regroupé vos projets, cliquez sur son titre et sélectionnez Masquer dans la vue pour la cacher. La supprimer rompra la communication entre les pages.

Vues des modèles de tâches de Notion

En haut de votre base de données de tâches, sous son titre, vous verrez les vues Par projet , Mine et Personnes . Par défaut, vous êtes dans la vue projet, dans laquelle vous organisez vos tâches par projet.

La vue Mine crée une liste de tâches de toutes vos tâches, en les organisant dans une liste de contrôle. La seule propriété qui ne semble pas refléter ici est Status , mais si vous regardez au-dessus de votre colonne de cases à cocher, vous remarquerez qu’elle partage le même symbole que la colonne d’état dans l’autre vue. Et quand vous cochez quelque chose ici, cela le marque comme fait partout ailleurs.

La vue Personnes vous donne un aperçu rapide des tâches sur lesquelles vous et vos coéquipiers travaillez. C’est un excellent outil pour vérifier les uns avec les autres et s’assurer que la charge de travail de quelqu’un n’est pas trop lourde.

Une autre façon de trier les tâches consiste à utiliser des filtres. Vous pouvez les trouver sous vos options d’affichage en haut de votre base de données et les utiliser pour trier par propriété. Par exemple, tout afficher avec un statut Non commencé ou uniquement les tâches attribuées à des personnes spécifiques.

Modèle de projets dans la notion expliquée

Le modèle de projets est l’endroit où vous trouverez un aperçu rapide de tous vos projets. Il utilise une disposition de tableau plus visuelle où vous pouvez faire glisser et déposer des éléments entre les statuts.

Au premier coup d’œil, vous pouvez voir certaines des spécifications et l’avancement de vos projets actifs grâce à leurs propriétés. Si vous les remplissez, ils s’afficheront sur le tableau.

Si vous ne voyez pas une propriété dont vous avez besoin, cliquez sur le tableau pour ouvrir sa page, et vous trouverez ses propriétés sous le titre. Ici, vous pouvez modifier son statut, ajouter des personnes au projet, afficher la barre de progression et ajouter ou modifier la chronologie.

Sur la page du projet, vous verrez également son groupe de tâches, où vous pouvez ajouter d’autres informations et données pertinentes pour le projet.

Comment personnaliser le modèle de tâches et de projets

Bien sûr, vous voudrez personnaliser le modèle et le personnaliser. Voici comment vous pouvez le faire.

Ajout de propriétés dans la page des tâches

Pour ajouter des propriétés à votre page de tâches, cliquez sur le symbole d’ajout en haut à droite du groupe. Cela affichera une liste dans laquelle vous pourrez choisir, et à partir de là, vous cliquerez sur celle que vous souhaitez ajouter. Une fois qu’il est dans votre base de données, cliquez sur son titre pour lui donner le nom que vous voulez.

Modification des statuts sur la page des tâches

Pour modifier ou ajouter plus d’options à votre colonne d’état, cliquez sur l’état de la tâche pour afficher le menu et sélectionnez Modifier la propriété en bas. Dans le menu Modifier la propriété , vous verrez trois catégories d’états : À faire, En cours et Terminé. Vous pouvez soit cliquer sur les options actuelles pour modifier le nom et la couleur, soit sélectionner le symbole d’ajout à côté du titre de la catégorie pour ajouter quelque chose de nouveau.

Ajout de propriétés sur la page du projet

Le moyen le plus rapide d’ajouter des propriétés à votre page de projet est de cliquer sur l’un des tableaux. En haut de sa page, vous verrez l’option # plus de propriétés . Cliquez dessus et l’option Ajouter une propriété apparaîtra. Une fois que vous avez ajouté une propriété à un projet, vous la verrez également dans tous vos autres projets.

Modification des statuts sur la page Projet

Techniquement, la colonne de propriétés se cache sur la page de votre projet, il peut donc être difficile de savoir comment les modifier. Mais une fois que vous savez où chercher, c’est un jeu d’enfant.

Cliquez sur les trois points en haut à droite de votre base de données, sélectionnez Propriétés , puis choisissez État . Vous serez maintenant dans le menu Modifier la propriété , où vous pourrez cliquer sur les options actuelles pour les modifier et cliquer sur le symbole d’ajout pour en créer de nouvelles.

Organisez vos tâches et vos projets avec Notion

Bien que cela puisse sembler complexe au premier abord, lorsque vous divisez le modèle Projets et tâches de Notion en plus petites parties et que vous travaillez avec, vous saurez exactement ce que vous faites en un rien de temps. Le meilleur endroit pour commencer est de maîtriser le modèle tel quel et d’ajouter des extras plus tard.