Comment définir une absence du bureau dans Google Agenda

La notification d’absence de Google Agenda vous permet d’afficher votre disponibilité ou votre indisponibilité, selon le cas. Vous pouvez facilement faire savoir aux gens que vous n’êtes pas au bureau et combien de temps vous pourriez être absent. Lorsque vous utilisez cette fonctionnalité, Google Agenda refuse automatiquement les réunions jusqu’à votre retour.

Utilisation de la fonctionnalité d’absence du bureau de Google Agenda

Lorsque vous devez sortir de votre bureau, il est raisonnable d’informer les personnes qui pourraient avoir besoin de vous contacter. Il peut s’agir de clients ou de collègues. L’utilisation de la fonctionnalité d’absence du bureau de Google Agenda vous permet de le faire facilement.

Configuration sur ordinateur

À l’aide d’un ordinateur, vous pouvez facilement configurer Google Agenda hors du bureau. Conseil : Chrome vous permet d’accéder à toutes vos applications Google sur le nouvel onglet ou la page de la fenêtre.

1. Ouvrez Google Agenda.

   

2. Sélectionnez « Créer ».

   

3. Sélectionnez « Absent du bureau ».

   

4. Entrez les dates de l’événement. Vous êtes également libre d’ajouter une période spécifique.

   

5. Les paramètres de refus peuvent être modifiés et vous pouvez ajouter un message de refus.

   

6. Choisissez « Enregistrer ».

   

Configuration sur Android et iOS

Cette fonctionnalité de Google Agenda peut également être configurée facilement à l’aide d’appareils Android et iOS. Vous pouvez y travailler où que vous soyez.

1. Ouvrez Google Agenda.

   

2. Appuyez sur « Créer » en bas, indiqué par un signe plus.

   

3. Appuyez sur « Absent du bureau ».

   

4. Sélectionnez les dates auxquelles vous prévoyez d’être absent. Si vous le souhaitez, vous pouvez également spécifier l’heure.

   

5. Appuyez sur enregistrer

   

Cette fonction vous permet de programmer des événements d’absence du bureau qui se répètent au-delà de l’heure et du jour sélectionnés. En ajoutant l’absence du bureau dans votre calendrier Google en tant qu’événement, le calendrier refusera toutes les invitations à des événements qui chevauchent cette heure. Cette méthode d’absence du bureau vous permet de vous déconnecter et de ne plus recevoir de demandes de réunion.

Remarque : Cette fonctionnalité est disponible pour Google Workspace à l’école ou au travail. Cela ne fonctionne pas avec les comptes personnels.

Configuration de l’absence du bureau de Google Agenda pendant les heures de travail

Google Calendar vous permet de personnaliser la planification de vos heures de travail. Auparavant, vous deviez définir des heures de travail pour une seule période, puis les reproduire pour les autres jours de la semaine. Google Agenda vous permet de personnaliser les heures de travail pour chaque jour de la semaine. Les calendriers peuvent également être partagés.

Lorsque vous définissez vos heures de travail et que quelqu’un essaie de programmer une réunion en dehors de ces heures, une notification automatique sera envoyée pour l’informer de votre indisponibilité.

Une autre fonctionnalité utile est la capacité de Google Agenda à déterminer automatiquement les heures de travail. Ceci est basé sur votre historique de planification. Si les suggestions ne sont pas précises, elles peuvent être modifiées.

Lors de la configuration des heures de bureau, les fuseaux horaires n’ont pas d’importance. Au lieu de cela, Google déduit automatiquement les fuseaux horaires. Cela élimine toute confusion possible.

Configuration de la réponse automatique en cas d’absence du bureau

Certaines personnes appellent également une notification d’absence du bureau une réponse de vacances et il est prudent d’en ajouter une lorsque vous partez. La configuration de votre compte Gmail pour les réponses automatiques est relativement simple.

Configuration sur ordinateur

La configuration d’une réponse automatique sur votre ordinateur implique quelques étapes. Mais le faire correctement vous donne le résultat souhaité.

1. Ouvrez Gmail.
2. Sélectionnez l’icône d’engrenage en haut pour ouvrir les paramètres.

   

3. Sélectionnez « Voir tous les paramètres ».

   

4. Faites défiler jusqu’à « Répondeur de vacances ».

   

5. Cliquez sur « Répondeur de vacances activé ».

   

6. Entrez une plage de dates, une ligne d’objet et votre message.

   

7. Si vous souhaitez que votre réponse d’absence ne soit vue que par vos contacts, cochez la case sous votre message.

   

8. Sélectionnez « Enregistrer les modifications ».

   

Configuration d’un répondeur de vacances sur Android et iOS

De nombreux modèles sur le Web peuvent être utilisés pour rédiger un bon message de réponse automatique. Il doit être professionnel mais convivial.

1. Ouvrez Gmail.

   

   • Remarque importante : cette étape ne fonctionne pas sur l’application de messagerie préinstallée sur les appareils Apple.
2. Appuyez sur le menu hamburger à gauche.

   

3. Faites défiler vers le bas et appuyez sur « Paramètres ».

   

4. Sélectionnez le compte pour lequel vous souhaitez configurer des réponses automatiques.

   

5. Sélectionnez « Répondeur de vacances ».

   

6. Basculez le commutateur pour activer le répondeur.

   

7. Entrez une plage de dates, une ligne d’objet et votre message

   

8. Appuyez sur « Terminé » sur Android ou sur « Enregistrer » sur iOS.

   

Choses à noter lors de l’utilisation de la réponse automatique

En savoir plus sur cette fonctionnalité et son fonctionnement améliore votre expérience. Certaines des choses à retenir sur les réponses d’absence sur Gmail incluent :

• Les réponses automatiques sont effectives à partir de minuit lorsque vous planifiez un événement d’absence du bureau jusqu’à 23h59 le dernier jour prévu. Cela peut être changé avant que ce temps ne soit écoulé.
• Si vous recevez un message de spam, il n’obtient pas de réponse automatique. C’est également le cas pour les messages reçus dans le cadre de listes de diffusion.
• Si le compte Google Workspace que vous utilisez est un compte d’entreprise, vous pouvez faire en sorte que seuls les membres de l’entreprise reçoivent une réponse automatique.
• Si vous êtes contacté par une même personne plusieurs fois au cours de cette période, il est probable que la réponse automatique ne soit envoyée qu’après le premier e-mail. Cependant, il y a quelques exceptions ici :
  • Si la même personne vous contacte quatre jours après le premier e-mail et que vous n’êtes toujours pas disponible.
  • Si vous ajustez la réponse automatique et que la même personne envoie un autre e-mail.

Meilleures pratiques associées aux messages d’absence du bureau

Il est important de créer un message d’absence du bureau qui se lit de manière professionnelle. Il doit également être positif. Un bon message devrait inclure les éléments suivants :

• Les dates auxquelles vous prévoyez de vous absenter et celles auxquelles vous avez l’intention de revenir. Lors de la configuration de vos heures de bureau, vous devez être précis sur les heures et les jours où vous êtes disponible.
• Une estimation du temps qu’il faudra pour donner une réponse. Alternativement, vous pouvez rendre le calendrier visible par tous ou le partager afin que tout le monde puisse savoir quand vous serez ou êtes disponible.
• Ce que le destinataire doit faire en cas d’urgence. Cela devrait inclure un numéro de téléphone de quelqu’un qu’ils peuvent joindre à la place.
• Les messages doivent avoir une certaine personnalité. Bien que vous puissiez concevoir un message humoristique, intelligent et sarcastique, il est sage de le garder professionnel et concis dans de nombreux cas.
• N’oubliez pas d’utiliser d’autres systèmes comme Gmail pour noter également votre absence.

Une fois vos vacances terminées ou que vous revenez à votre bureau, vous devriez faciliter votre retour au travail en faisant plusieurs choses. Ceux-ci inclus:

• Désactivez tous les messages d’absence du bureau. Google gère cela automatiquement. Vous pouvez néanmoins contre-vérifier pour être sûr. De plus, vous pouvez désactiver manuellement les messages si vous revenez plus tôt que prévu.
• Consultez votre calendrier pour voir les rendez-vous et les tâches définis pour ce jour. Cela vous donne une chance de vous préparer.
• Après avoir vérifié vos rendez-vous et vos tâches, organisez-les par ordre de priorité. Commencez d’abord par les tâches importantes et laissez les autres suivre.
• Essayez d’y aller doucement. Cela peut prendre un certain temps pour tout rattraper pendant votre absence. Travailler avec une tête claire et un plan vous permet de vous rattraper plus facilement.
• Respectez les horaires : une fois qu’un horaire a été défini, respectez-le. Cela donne à vos clients, à votre famille et à vos collègues la certitude qu’ils peuvent vous joindre.

Adoptez l’automatisation et profitez des fonctionnalités de Google Agenda

La fonction d’absence du bureau de Google Agenda élimine une partie de l’incertitude associée à l’annulation manuelle des rendez-vous et des engagements. En profitant de cette fonctionnalité, vous pouvez profiter de votre temps libre sans vous soucier des messages importants qui ne reçoivent pas de réponse lorsque vous êtes hors ligne. La fonction d’absence du bureau leur permet de savoir quand vous serez absent, et toutes les invitations à des réunions, etc., sont automatiquement refusées.

Avez-vous essayé la fonctionnalité d’absence du bureau de Google Agenda ? Cela a-t-il bien fonctionné ? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous.