Comment utiliser Copilot dans Outlook

Avec un abonnement Copilot Pro, les utilisateurs de Microsoft 365 peuvent bénéficier de l’aide du compagnon IA dans diverses applications Microsoft. Outlook fait partie de ces applications, avec Word, Excel, PowerPoint et OneNote.

Vous ne voyez pas Copilot dans Outlook ?

Il est possible que vous ne voyiez pas Copilot dans Outlook même si vous disposez d’abonnements Copilot Pro et Microsoft 365 Personnel ou Famille actifs. En effet, contrairement à d’autres applications, Copilot pour Outlook a des conditions préalables supplémentaires.

Premièrement, Copilot pour Outlook n’est disponible que pour les comptes professionnels ou scolaires et les comptes Microsoft utilisant actuellement les adresses e-mail Outlook.com, hotmail.com, live.com et msn.com. Si vous utilisez un fournisseur de messagerie tiers, comme Yahoo, Gmail, iCloud, etc., vous n’aurez pas Copilot dans Outlook.

Désormais, même si vous utilisez l’un des comptes pris en charge et que vous n’avez toujours pas Copilot dans Outlook, c’est parce que vous devez utiliser New Outlook sur Windows et la dernière version sur Mac pour l’utiliser. La version héritée d’Outlook sur Mac et d’Outlook classique sur Windows ne prend pas en charge Copilot.

De plus, vous pouvez utiliser Copilot dans Outlook sur le Web.

Si vous ne voyez toujours pas Copilot dans l’application Outlook, essayez de redémarrer l’application.

Utiliser Copilot dans Outlook

En utilisant Copilot dans Outlook, vous pouvez générer des résumés pour les e-mails, obtenir de l’aide pour rédiger des brouillons et même obtenir des commentaires de Copilot sur les e-mails que vous avez rédigés.

Les capacités de Copilot dans Outlook sont quelque peu limitées avec Copilot Pro par rapport à Copilot dans Microsoft 365 ; il ne peut pas aider à la planification et à la planification d’événements dans le premier cas.

Rédaction d’e-mails avec Copilot

Avec Copilot, vous pouvez obtenir de l’aide pour rédiger des e-mails dans Outlook, de la rédaction du contenu à l’affinement du ton.

• Ouvrez le bureau ou l’application Web Outlook.
• Cliquez sur le bouton « Nouveau courrier » dans l’onglet « Accueil ». Vous pouvez également ouvrir un brouillon ou répondre à une conversation en cours, selon la manière dont vous souhaitez envoyer l’e-mail.

• L’onglet « Message » deviendra actif. Cliquez sur l’icône « Copilote » dans le ruban Message.

• Parmi les options qui apparaissent, sélectionnez « Draft with Copilot ».

• La boîte de dialogue « Draft with Copilot » s’ouvrira. Écrivez l’invite, c’est-à-dire une description de ce que vous voulez que l’e-mail dise.

• Pour ajuster les paramètres de tonalité et de longueur, cliquez sur le bouton « Options de génération » en bas à gauche de la boîte de dialogue. Ici, vous pouvez sélectionner différents tons comme neutre, formel, décontracté, etc., ainsi que la longueur de l’e-mail.

• Ensuite, cliquez sur le bouton « Générer ».

• Copilot générera l’e-mail en quelques secondes. Vous pouvez cliquer sur le bouton « X » pour l’arrêter.

• Une fois l’e-mail généré, vous aurez quelques options à votre disposition.

• Si vous aimez le brouillon mais que vous souhaitez y apporter des modifications, accédez au champ de texte « Tout ce que vous souhaitez modifier », spécifiez votre demande et cliquez sur le bouton « Envoyer ». Copilot générera un nouveau brouillon intégrant votre demande.

• Vous pouvez comparer les différentes versions à l’aide des flèches ‘<‘ et ‘>’.

• Si vous souhaitez un tout nouveau brouillon, cliquez plutôt sur le bouton « Régénérer ».

• Mais si vous aimez l’e-mail rédigé par Copilot, cliquez sur le bouton « Conserver » et cliquez sur le bouton « Rejeter » si vous ne souhaitez pas l’ajouter à votre e-mail.

• En cliquant sur « Conserver », l’e-mail sera chargé dans votre boîte de rédaction. Terminez la rédaction de l’e-mail et envoyez-le.

Bénéficiez d’un coaching par e-mail par Copilot

En plus de rédiger des e-mails à partir de zéro, Copilot peut également vous aider avec les e-mails que vous avez déjà rédigés. Avec le coaching par e-mail, Copilot analysera le courrier que vous avez rédigé et proposera des suggestions qui le rendront plus professionnel. Voici comment cela fonctionne.

• Commencez à rédiger un nouveau courrier dans l’application Outlook et rédigez votre courrier électronique. Il doit contenir au moins 100 caractères pour que Copilot puisse l’analyser efficacement.
• Ensuite, cliquez sur le bouton « Copilote » dans le ruban et sélectionnez « Coaching par copilote » dans les options déroulantes.

• Copilot commencera immédiatement à analyser le contenu. Attendez qu’il termine l’analyse. Les catégories pour lesquelles il examine l’e-mail sont « Ton », « Sentiment du lecteur » et « Clarté ».
• Ensuite, en fonction du projet, il mettra en évidence ce qu’il pense être le problème dans chaque catégorie et fournira une suggestion qui pourrait vous aider à y remédier.

Si vous aimez les suggestions, vous pouvez les inclure manuellement dans votre e-mail.

Résumer les fils de discussion par e-mail avec Copilot

Si vous avez beaucoup d’emails à rattraper, Copilot peut être votre meilleur allié. Il peut générer rapidement des résumés et des points clés pour les e-mails et les fils de discussion, de sorte que vous n’avez pas besoin de parcourir chaque e-mail de la conversation individuellement.

• Ouvrez l’e-mail ou la conversation que vous souhaitez résumer dans Outlook.
• Dans le volet de lecture, cliquez sur le bouton « Résumé par copilote » ou « Résumer ».

• Attendez que Copilot génère le résumé et les points clés.
• Le résumé apparaîtra en haut du fil de discussion.

• Il peut également inclure des citations afin que vous puissiez accéder au fil de discussion correspondant dans la conversation directement à partir du résumé. De cette façon, vous pouvez vérifier les informations produites par Copilot sans vous y fier aveuglément.

En intégrant les capacités d’IA directement dans Outlook, Microsoft ouvre la voie à une expérience de messagerie plus intelligente et plus intuitive. Que vous soyez un professionnel occupé ou quelqu’un cherchant à rationaliser sa communication numérique, Copilot dans Outlook propose une suite d’outils convaincante pour améliorer la productivité et simplifier votre routine de messagerie.